Te confrunți frecvent cu dificultăți legate de compatibilitate, dispozitive, securitate, costuri și risipa de hârtie în procesul de printare la birou? Eliberează-te de aceste neplăceri și explorează programele de gestionare a imprimării, concepute pentru a economisi bani și a spori satisfacția angajaților și utilizatorilor.
Administrarea printării este un concept tot mai popular, întrucât companiile și centrele de copiere caută să reducă costurile operaționale pentru a-și îmbunătăți rentabilitatea. De asemenea, reprezintă o măsură de protecție pentru a preveni divulgarea documentelor confidențiale către persoane neautorizate. Totuși, selectarea celui mai bun software de gestionare a imprimării poate fi o provocare, necesitând investigații amănunțite.
Continuă să citești pentru a afla mai multe despre gestionarea imprimării și despre cele mai performante aplicații pe care le poți utiliza, evitând astfel timpul pierdut cu cercetarea pieței.
Ce este managementul imprimării?
Managementul imprimării se referă la utilizarea unor tehnici diverse, incluzând monitorizarea imprimantelor, a dispozitivelor de calcul, urmărirea outputului de imprimare, protecția datelor sensibile, optimizarea cheltuielilor cu imprimarea și analiza procesului de imprimare. Dezvoltatorii de software modern integrează toate aceste funcționalități într-o singură soluție de management al imprimării.
Atât startup-urile, cât și IMM-urile folosesc cel puțin o unealtă de bază pentru a controla activitățile de printare. În contrast, companiile mari utilizează soluții complete de gestionare a imprimării, implementate local sau în cloud, pentru a coordona operațiunile globale de printare.
Beneficiile managementului imprimării
Mai jos sunt prezentate motivele și avantajele implementării unei soluții standard de gestionare a imprimării:
#1. Reducerea costurilor de printare
Companiile alocă sume considerabile anual pentru imprimare, acoperind costul echipamentelor, consumabilelor (toner și hârtie). Studiile evidențiază că o organizație poate economisi semnificativ prin utilizarea unui sistem de gestionare a imprimării pentru a limita printarea inutilă.
#2. Protejarea documentelor confidențiale
Este esențial să se controleze accesul angajaților la imprimarea documentelor de afaceri confidențiale. Este necesară o documentare a printării documentelor secrete, stabilind responsabilitățile pentru distrugerea lor după finalizarea sarcinilor. Software-ul de management al imprimării oferă securitatea necesară datelor.
#3. Eficientizarea operațiunilor de printare
Managerii observă adesea angajații pierzând timp stând la coadă pentru a-și ridica materialele printate. Aceste situații neproductive pot fi evitate prin eficientizarea procesului de imprimare. Angajații vor aprecia această schimbare pozitivă.
#4. Facilitarea imprimării de la distanță
Angajații care lucrează remote pot trimite comenzi de printare prin soluții de gestionare a imprimării bazate pe cloud. Copia fizică poate fi ridicată ulterior de la sediul firmei. Aceste soluții garantează siguranța informațiilor de afaceri prin criptarea pachetelor de date în timpul transferului.
#5. Diminuarea risipei de hârtie
Producția de hârtie implică tăierea copacilor, acțiune ce dăunează mediului. Implementarea unui sistem solid de gestionare a imprimării va controla eficient consumul de hârtie, contribuind la protejarea naturii.
Acum să analizăm cele mai performante programe de management al imprimării pentru afacerea ta.
PaperCut
Când vine vorba de instrumente de gestionare eficientă a imprimării pentru întreprinderi, atât mici, cât și mari, PaperCut se distinge ca un nume de referință. Serviciile sale, bazate pe cloud, sprijină organizațiile de toate dimensiunile în diminuarea risipei. În același timp, antreprenorii nu mai trebuie să se preocupe de securitatea datelor, deoarece printarea rapoartelor confidențiale este protejată.
Cu PaperCut, printarea devine o experiență plăcută. Angajații utilizează diverse dispozitive la birou, cum ar fi smartphone-uri, tablete, Chromebookuri, laptopuri etc. Pentru administratorii IT, poate fi complicat să asigure prezența tuturor driverelor necesare pentru printarea simplă de pe toate aceste dispozitive.
PaperCut abordează eficient această problemă prin intermediul serviciilor sale Easy Print, cum ar fi trimiterea comenzii de printare într-o singură coadă și ridicarea copiei de la orice imprimantă, un ecran tactil comun MFD pentru toate modelele de imprimante, etc.
De asemenea, serviciile sale permit implementarea unui sistem de printare extrem de sigur. PaperCut folosește o protecție triplă:
- Permite securizarea infrastructurii de printare, controlând ce anume se poate imprima, cine are dreptul de a imprima etc.
- În timpul printării, autentificarea în doi pași și eliberarea sigură a copiei prin card sunt opțiuni disponibile.
- Odată ce printarea este finalizată, se pot implementa măsuri precum filigranarea, audit trail, semnături digitale și arhivarea printurilor, pentru protejarea datelor sensibile.
PaperCut oferă și câteva instrumente gratuite, precum un instrument alternativ Google Cloud Print PaperCut Mobility Print, QRdoc pentru ștampilarea documentelor de afaceri și PaperCut Views pentru analiza procesului de printare.
Print Conductor
Cu Print Conductor, poți imprima peste 90 de tipuri de documente, fără a deschide fișierele individual. Acesta dispune de un motor de imprimare rapid și fiabil, împreună cu o interfață simplă și intuitivă, ideală pentru imprimarea în masă. În plus, poți organiza documentele de imprimat, previzualiza documentele, gestiona lucrările de imprimare în lot și face modificări rapide setărilor, totul dintr-o singură aplicație.
Instrumentul este compatibil cu toate imprimantele moderne din rețelele locale, extinse sau cloud. În plus, pe lângă imprimantele fizice, îl poți utiliza și pentru gestionarea printurilor pe imprimante virtuale, precum cele PDF sau OneNote.
Similar concurenților săi, Print Conductor oferă un modul de analiză a printurilor. Acesta facilitează estimarea necesarului de hârtie și cerneală înainte de printarea unor loturi mari. Estimările sunt disponibile în secțiunea Detalii Raport și Raport.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 revoluționează managementul imprimării, oferind companiilor un control, acces și informații superioare despre operațiunile lor de printare. Dezvoltatorii acestui instrument și-au perfecționat programul de-a lungul anilor de utilizare în diverse companii.
Acesta reprezintă un software de ultimă generație pentru gestionarea printurilor, oferind suport și tehnologie de top pentru utilizatorii finali. Implementând acest instrument în organizația ta, poți reduce costurile cu materialele de printare, risipa de hârtie și poți obține informații îmbunătățite despre printare la nivelul departamentelor.
Iată câteva dintre caracteristicile remarcabile ale acestui software de gestionare a imprimării:
- Administratorul IT poate verifica în timp real printurile unui angajat, stații de lucru, imprimantă, rețea și costuri.
- Stația de eliberare, cu card de identificare sau plată, simplifică printarea în cazul serviciilor de tipărire.
- Opțiunile de cotă și buget permit economii, prin limitarea printurilor în funcție de persoană, stație de lucru sau imprimantă.
Print Manager Plus 9.0 promovează o politică ecologică, susținând un mediu de lucru mai sustenabil. Diminuând risipa de cerneală, energie și hârtie, contribuie la reducerea amprentei de carbon a companiei tale.
uniFLOW
Un alt instrument pentru a prelua controlul asupra infrastructurii de imprimare este uniFLOW. Organizațiile mari și companiile de tipărire care utilizează sisteme avansate de imprimare (Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta etc.) folosesc acest instrument pentru gestionarea printurilor, scanărilor și a documentelor.
Dispune atât de aplicații locale, cât și de aplicații cloud pentru managementul printurilor. Ambele versiuni funcționează ca un portal integrat, facilitând scanarea, printarea și managementul dispozitivelor, cu maximă siguranță.
Printarea securizată și driverul universal de la uniFLOW sunt dezvoltări notabile. Tehnologia de printare securizată permite alocarea unor conturi individuale pentru fiecare angajat. Angajații eliberează printurile cu cardul de identitate sau PIN-ul. În plus, utilizatorul trebuie să fie prezent la imprimantă pentru a-și colecta printul.
Driverul Universal asigură compatibilitatea aplicației cu diverse dispozitive și imprimante. Utilizatorii pot trimite printuri către orice imprimantă din rețea, de pe orice dispozitiv (telefoane mobile sau laptopuri).
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud este un alt instrument apreciat pentru gestionarea interfeței desktop virtual (VDI) și a printurilor la nivelul întreprinderii, oferind o soluție adaptabilă. Fiind un instrument independent, aplicația comunică eficient cu orice imprimantă sau dispozitiv modern, în scopul printării.
Soluția UniPrint este potrivită pentru afaceri de toate dimensiunile, de la startup-uri la corporații multinaționale. Oferă servicii specializate, locale și în cloud, pentru sectoare precum cel bancar și financiar, asigurări, furnizori de servicii gestionate (MSP), furnizori de servicii cloud, guvern, organizații non-guvernamentale (ONG) și cel medical.
Soluția sa principală include funcții standard, cum ar fi un model flexibil de consum și licențiere, printare fără server, analize, urmărirea printurilor, printare de oriunde și printare fără contact.
PrinterAdmin
Poți încerca și PrinterAdmin, dacă ai nevoie de o soluție comodă pentru gestionarea imprimării într-o instituție de învățământ sau o afacere. Instrumentul permite monitorizarea detaliată a aspectelor legate de printare: utilizatori, imprimante, stații de lucru și rambursări.
Include un instrument de analiză a printurilor, care furnizează informații despre volumul de printare, consumul de cerneală și costurile totale ale printurilor.
Instrumentul PrinterAdmin include și funcționalități avansate:
- Print Job Manager, pentru setările de imprimare, crearea de conturi, activarea driverelor etc.
- Stația de eliberare a documentelor, reduce risipa și sporește securitatea, prin eliberarea printurilor doar în prezența utilizatorului.
- Instrumentul Print Watermarking permite capturarea detaliilor de imprimare.
Toate aplicațiile oferă o perioadă de testare gratuită de 30 de zile. Poți beneficia de această ofertă pentru a evalua dacă instrumentul este potrivit pentru afacerea ta.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro vine cu o instalare printr-un singur click, permițând începerea gestionării printurilor în câteva minute. Datorită configurării și funcționării simple, angajații sau clienții tăi beneficiază de cele mai bune servicii.
Este o soluție inteligentă de management al imprimării, care comunică eficient cu toate tipurile de imprimante și dispozitive moderne de calcul, minimizând timpul de inactivitate datorat problemelor de drivere sau incompatibilităților.
Sistemul său robust de urmărire oferă informații detaliate despre nivelul de toner, contoare, numărul de pagini, instalările imprimantelor și alertele de service. În plus, poți configura instrumentul să trimită notificări pentru completarea cu cerneală sau să adauge automat citirile contoarelor imprimantelor la facturi.
Cuvinte finale
Mai sus găsești o selecție de programe populare și eficiente de management al printurilor. Poți utiliza oricare dintre aceste aplicații pentru biroul de acasă, locul de muncă, magazine, edituri sau centre de copiere.
Fiind aici, poți analiza și aceste instrumente performante pentru a transforma pagini web în PDF, economisind astfel bani, evitând printarea acolo unde nu este necesară.