Un sistem de administrare a documentelor vă ajută să economisiți timp valoros prin organizarea eficientă a actelor și facilitarea căutării rapide a fișierelor.
Organizațiile cu un număr mai restrâns de angajați se confruntă adesea cu dificultăți în gestionarea volumului mare de documente și înregistrări comerciale. Adoptarea unui sistem robust de administrare a documentelor (DMS) le poate simplifica procesul de păstrare a documentelor organizate.
În plus, aceste instrumente contribuie la creșterea eficienței echipei, oferindu-le acces rapid la informațiile de care au nevoie.
Ce presupune managementul documentelor?
Managementul documentelor se referă la administrarea, stocarea și monitorizarea documentelor (fie ele documente Word, PDF-uri sau alte formate) într-un format digital. Prin intermediul acestui sistem, companiile pot stoca documentele în siguranță și pot centraliza întregul proces.
Avantajele sistemelor de management al documentelor
Productivitate sporită
Productivitatea este esențială pentru succesul oricărei companii. Un sistem de management al documentelor organizează eficient și în siguranță fișierele companiei. Astfel, echipa se poate concentra mai puțin pe gestionarea documentelor și mai mult pe sarcinile prioritare. Știind că toate fișierele sunt stocate în siguranță, veți avea liniștea necesară pentru a fi productiv.
Securitate îmbunătățită
Orice companie dorește să își protejeze datele importante și confidențiale. Într-un sistem de gestionare a documentelor, puteți stoca documente sensibile și puteți controla accesul la ele. Astfel, managementul documentelor devine mai transparent, iar istoricul auditului poate fi utilizat ulterior, dacă este necesar.
Spațiu de stocare redus
Nu mai este nevoie să mențineți dulapuri de fișiere, coșuri de depozitare și cutii. Cu un DMS, puteți renunța la hârtie și puteți gestiona documentele digital, fără a ocupa spațiu fizic.
Regăsire rapidă a documentelor
Căutarea și regăsirea documentelor poate fi un proces consumator de timp. Cu un sistem de gestionare a documentelor, puteți localiza rapid fișierul dorit și puteți economisi timp prețios. Un DMS vă permite să căutați fișiere după nume, metadate și conținut, utilizând tehnologii avansate.
Colaborare eficientă în echipă
Majoritatea soluțiilor de gestionare a documentelor vă permit să colaborați cu colegii. Puteți stoca fișiere colectate din diverse surse, iar membrii echipei le pot accesa de la distanță. Unele instrumente permit accesul autorizat chiar și pentru utilizatorii externi.
Vă invităm să citiți în continuare pentru a descoperi cele mai utile aplicații de gestionare a documentelor pe care IMM-urile le pot folosi.
iManage
iManage este un sistem de gestionare a documentelor care vă ajută să transformați datele în informații valoroase prin conectarea documentelor. Salvează toate documentele într-un singur folder și le clasifică în funcție de proiect sau client.
Utilizatorii pot crea, căuta și partaja informații rapid și eficient pe iManage. De asemenea, facilitează găsirea oricărui document, crescând astfel productivitatea.
Acest instrument se poate integra cu diverse aplicații de productivitate Office 365 și Google Workspace, pentru o gestionare eficientă a documentelor.
Box
Cu Box, companiile pot stoca, gestiona și colabora în siguranță asupra conținutului, indiferent de tipul de dispozitiv. Funcția de gestionare a ciclului de viață al documentelor asigură respectarea reglementărilor, a politicilor de păstrare a datelor și a cerințelor de descoperire.
Puteți configura permisiunile corespunzătoare pentru fiecare document, astfel încât accesul să fie restricționat doar la persoanele autorizate. Box vă ajută, de asemenea, să monitorizați activitatea utilizatorilor pentru o vizibilitate și un control complet.
Box se integrează perfect cu API-uri deschise și aplicații enterprise. Datorită atributelor sale, precum istoricul versiunilor, link-urile partajate și comentariile, colaborarea între membrii echipei devine facilă. În plus, utilizează metadate personalizate pentru a clasifica și organiza documentele.
Folderit
Căutați o soluție de gestionare a documentelor care să vă ofere un sistem de stocare și administrare rezistent pentru documente digitale? Atunci, alegeți Folderit. Este un sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud, care vă ajută să faceți tranziția la un mediu fără hârtie, într-un mod simplu și intuitiv.
Folderit stochează în siguranță metadatele și versiunile anterioare ale unui fișier sau document. Utilizatorii pot căuta fișiere folosind numele, metadatele, cuvintele cheie și conținutul documentului. De asemenea, acceptă fluxul de lucru de aprobare, legarea fișierelor, reținerea automată, mementouri, numerotarea documentelor, istoricul auditului și backup local.
Puteți controla cu ușurință accesul la documentele digitale prin setarea diferitelor permisiuni. Puteți integra aplicațiile Office 365 și DocuSign cu acest instrument.
OpenKM
OpenKM este o soluție de gestionare a documentelor de afaceri care vă permite să controlați crearea, stocarea și distribuirea documentelor digitale. Cu ajutorul acesteia, puteți avea un control mai bun asupra fluxului de documente și puteți îmbunătăți eficiența echipei.
Această aplicație oferă diverse instrumente administrative, cum ar fi definirea rolurilor utilizatorilor, căutarea avansată, controlul accesului, nivelul de securitate al documentelor, jurnalul detaliat de utilizare, configurarea automatizării și cota utilizatorilor.
Aici, puteți crea conținut relevant pentru luarea rapidă a deciziilor și generarea de cunoștințe. În plus, cu acest DMS, puteți colecta date din orice sursă digitală și puteți colabora cu colegii.
eFileCabinet
eFileCabinet este un sistem puternic de gestionare a documentelor pe care IMM-urile îl pot utiliza pentru a organiza online datele, indiferent de volumul documentelor.
Pentru a stoca un fișier, pur și simplu încărcați-l pe această platformă. Utilizatorii pot găsi orice fișier folosind numele acestuia sau șablonul de folder. De asemenea, eFileCabinet vă permite să accesați rapid documentele utilizate frecvent.
Facilitând colaborarea între membrii echipei, acest instrument vă permite să adăugați diferite niveluri de securitate pentru un acces controlat. De asemenea, acceptă integrarea cu instrumente terțe, cum ar fi MS Office, DocuSign și Salesforce.
Printre alte funcții se numără fluxul de lucru automatizat, autentificarea cu doi factori, partajarea fișierelor criptate, autentificarea bazată pe locație sau IP și permisiunile bazate pe roluri.
DocuWare
DocuWare este o platformă care vă permite să digitalizați documentele și să le securizați de pe orice dispozitiv, oricând. În plus, vă ajută la procesarea facturilor și la gestionarea angajaților. Este extrem de utilă pentru companiile care se bazează pe echipe aflate la distanță sau au o forță de muncă distribuită.
DocuWare oferă un depozit sigur pentru toate documentele esențiale ale companiei, cum ar fi contractele, informațiile despre angajați și înregistrările financiare. După ce stocați un fișier pe această platformă, dumneavoastră sau colegii dumneavoastră puteți edita sau adnota direct acel document, în cadrul aceleiași platforme.
În plus, are instrumente inteligente de productivitate, astfel încât utilizatorii să poată căuta, monitoriza și colabora cu ușurință. Această aplicație folosește datele index pentru a vă organiza documentele în mod ordonat.
Alfresco
Alfresco este o platformă care oferă funcții precum managementul documentelor, managementul conținutului web, managementul înregistrărilor și imaginilor și depozitul de conținut pentru a optimiza fluxul de lucru organizațional.
Acest instrument open-source este compatibil cu sistemele de operare Windows și Unix. Deși este ușor de personalizat, noii utilizatori au nevoie de ceva timp pentru a învăța cum să îl folosească.
Concluzie 📃
Cu o soluție eficientă de gestionare a documentelor, nu veți mai fi nevoiți să căutați prin numeroase dulapuri pentru a găsi dosarul de care aveți nevoie. Acest articol a prezentat cele mai bune instrumente care vă pot ajuta să construiți un sistem eficient de gestionare a documentelor pentru organizația dumneavoastră.
Aceste instrumente oferă funcțiile necesare pentru a răspunde cerințelor diverselor industrii. Similar, puteți afla mai multe despre instrumentele de gestionare a activelor digitale.