Un lucru este consecvent în operațiunile dvs. de afaceri – cerința pentru generarea de documente.
În era bazată pe tehnologie, companiile au trecut de la documentele pe hârtie la fișierele electronice bazate pe cloud, care nu numai că reduc consumul de hârtie, ci și eficientizează procesul de generare a documentelor.
Procesele dvs. de lucru de zi cu zi vor depinde și mai mult de generarea documentelor dacă lucrați în industriile legale, de asigurări sau bancare.
Facturile, propunerile, contractele, prezentările clienților, bugetele și declarațiile de politică internă sunt documente esențiale pe care compania dumneavoastră se va baza întotdeauna pentru a-și desfășura operațiunile și pentru a comunica cu clienții, personalul și furnizorii.
Va trebui să lucrați rapid pentru a pregăti și livra documente de politică, dezvăluiri de cont, dosare în instanță și alte comunicări esențiale.
În acest articol, vă vom explica de ce generarea de documente este esențială și cum vă poate ajuta să creșteți eficiența companiei dumneavoastră. Așa că haideți să începem imediat, fără alte prelungiri!
Cuprins
De ce aveți nevoie de software de generare a documentelor
Utilizarea software-ului de generare a documentelor a devenit vitală pentru companii din următoarele motive.
Echipa ta va beneficia de economii de timp
Proiectarea, editarea, crearea și importarea documentelor sunt doar câteva sarcini accelerate de un excelent sistem automat de generare de documente. Acest lucru eliberează resursele umane critice și reduce nevoia de a constrânge echipa de dezvoltare să creeze și să depaneze procesul.
Elimină erorile și omisiunile
Automatizarea oricăror proceduri care includ numeroși pași de introducere manuală a datelor reduce automat probabilitatea unei greșeli umane. Același lucru este valabil și pentru crearea documentelor.
Angajații învață mai repede și pot produce în mod regulat hârtii de un calibru mai mare atunci când în platforma de vânzări este oferită o soluție ușor de utilizat pentru a crea documente de înaltă calitate.
Branding-ul tău devine consistent
Un aspect și o senzație uniforme în toate comunicările corporative sunt esențiale pentru brandingul eficient al companiei. Acest lucru este valabil pentru documentația pe hârtie și electronică a companiei dvs., nu doar pentru materialele de marketing.
Angajații pot produce rezultate foarte personalizabile pentru un anumit client, păstrând în același timp o imagine corporativă consecventă folosind un sistem de generare a documentelor audio.
Caracteristicile software-ului de generare a documentelor
Un software bun de generare de documente include următoarele caracteristici:
Formatare automată și formatare multiplă
Puteți modifica rapid orice document pentru a modifica fontul, dimensiunea sau tipul documentului (PDF, Docx, CSV) și nu va compromite integritatea documentului.
Deoarece mulți clienți au preferințe specifice cu privire la tipul de format de document pe care îl folosesc, aceasta este o funcție crucială. Asigurați-vă că soluția pe care o selectați oferă o gamă largă de opțiuni de formatare.
Integrare simplă
Puteți îmbina rapid documente din multe aplicații diferite, inclusiv JSON și XML și să le integrați cu alte programe pe care le utilizați frecvent.
Ca rezultat, rutarea datelor devine mai superficială și mai rapidă și este mai ușor să produci un produs finit știind că totul a fost făcut corect.
Conținut dinamic
Unul dintre elementele cruciale ale unui instrument de creare a documentelor este capacitatea de a combina intervale dinamice pentru a vă crea documentul. Pentru a personaliza mesajul după cum este necesar și pentru a ajunge la publicul potrivit, ar trebui să optați pentru un instrument care să culeagă datele corecte și să le includă în documentul dvs.
Conformitate și securitate
Cele mai bune soluții vor oferi posibilitatea de a alege protocoalele de securitate și conformitate, în funcție de necesitate sau pe bază de document. Asigurați-vă că soluția aleasă utilizează conexiuni SSL sigure și firewall-uri de încredere.
Acum că știți cum arată software-ul sofisticat de generare de documente, mai jos este o listă a unora dintre platformele de generare de documente utilizate pe scară largă de companii.
SmartDocuments
Să începem cu SmartDocuments, o platformă automată de creare a documentelor care permite implementarea de șabloane inteligente capabile să inoveze fluxul de lucru pentru documente, îmbunătățind astfel productivitatea.
Poate fi integrat cu ușurință cu Microsoft Teams și Sharepoint și salvează automat documentul.
SmartDocuments este capabil să insereze automat datele despre clienți și despre produse din SAP în documente, reducând o perioadă considerabilă de timp.
Folosind instrumentul la îndemână SmartWizard, puteți crea și gestiona cu ușurință șabloanele standard de documente, puteți introduce datele din sisteme externe și vă puteți consolida identitatea corporativă.
Datorită capacităților de creare a documentelor și de gestionare a șabloanelor, platforma își găsește utilizarea în diferite industrii precum guvern, juridic și recrutare pentru a reduce timpul și riscurile implicate în crearea documentelor.
Docmoza
Docmosis oferă un proces de generare a documentelor rapid, fiabil și scalabil folosind abordarea inteligentă bazată pe șabloane. Puteți utiliza caracteristicile platformei pentru a crea scrisori personalizate, facturi, propuneri, contracte, declarații și rapoarte în formatele PDF și Word.
Este echipat cu un motor de generare de documente auto-găzduit care se integrează cu succes cu aplicații software personalizate și aplicații terțe. Docmosis oferă o serie de caracteristici pentru eficientizarea procesului de creare a structurilor complexe de documente.
- Utilizați Microsoft Word sau LibreOffice Writer pentru șabloanele de documente.
- Introduceți sau adăugați substituenți de text simplu pentru tot conținutul dinamic.
- Adăugați text, imagini și tabele, cod de bare, cod QR și multe altele.
- Adăugați rapoarte personalizabile la șabloane.
Fastdok
Fastdok este un software versatil de creare de documente care își găsește utilizarea în diverse sectoare, inclusiv IT, Afaceri, Educație, Resurse Umane și multe altele, pentru crearea documentelor necesare.
Acest software de generare de documente bazat pe cloud este rapid și ușor și se dovedește eficient în crearea de documente în diferite scopuri.
Ceea ce este unic la Fastdok este procesul său de automatizare care vă prezintă documente gata de utilizare pe baza listei de întrebări la care răspundeți.
Fastdok ghidează procesul de documentare digitală oferind un set de chestionare concentrate, un set clar de exemple și explicații cu intenția de a vă ajuta să generați documentele în cel mai ușor mod posibil.
Edocgen
Edocgen oferă un proces flexibil de generare a documentelor, susținând automatizarea documentelor bazată pe date și oferind o gamă de șabloane simple până la complexe pentru a îmbunătăți productivitatea echipei.
Acest software de generare de documente este ușor de utilizat și garantează transformarea procesului de creare a documentelor, oferind clienților o comunicare și o experiență mai bune.
Caracteristicile cheie ale Edocgen sunt următoarele:
- Acesta generează mii de documente în vrac prin popularea datelor din mai multe surse precum JSON/XML/Excel, baze de date și multe altele.
- Generează automat formulare web din șabloane pentru a crea documente.
- Acceptă generarea la cerere folosind API-ul REST și descarcă declarații în timp real.
- Poate fi implementat cu ușurință on-premises sau în cloud pentru a rula pe Azure, GCP sau AWS.
- Oferă șabloane de documente în format PPTX, Microsoft Word, PDF completabil și Excel.
Caseta de bifat
Cu încredere nume precum Deloitte, KPMG și BMW, Checkbox este un software puternic de creare și gestionare a documentelor all-in-one care ușurează procesul obositor de creare a documentelor prin reducerea efectivă a timpului petrecut cu redactarea și gestionarea manuală a documentelor, permițând managementului să concentrați-vă pe activități mai importante legate de strategie.
Checkbox examinează și elimină erorile, dacă există, din document prin validarea acestuia în raport cu șabloanele standardizate. Checkbox vă permite, de asemenea, să obțineți informații instantanee, să vizualizați starea aprobării, să obțineți semnături electronice și să primiți rezultate automate cu privire la documentul pe care tocmai l-ați creat.
Instrumentul facilitează, de asemenea, procesul de negociere și de conectare, îmbunătățind timpul de finalizare a documentului și ajutând la luarea deciziilor bazate pe date.
Docshifter
Docshifter este un software centralizat de automatizare a documentelor care ajută la gestionarea tuturor documentelor bazate pe șabloane și le convertește în format PDF.
Instrumentul este rapid, scalabil și compatibil, iar procesul automatizat elimină necesitatea de a copia și lipi datele în șabloanele de document și vă salvează valoarea.
Docshifter nu este doar o platformă de creare de documente; este, de asemenea, un software de conversie PDF care preia mai multe formate de fișiere de la întreprindere ca intrare, îmbogățește fișierele și le convertește în PDF. Unele dintre caracteristicile celebre ale Docshifter sunt următoarele:
- Conversie PDF de 10 ori mai rapidă, cu costuri reduse de licențiere și infrastructură
- Se poate integra cu instrumentele existente folosind conectori nativi sau API-ul Rest
- Proiectați șabloanele în Microsoft Word pentru a reduce costurile.
Templafy
Templafy este instrumentul pe care trebuie să îl implementați pentru gestionarea întregii activități legate de documente ale întreprinderii dumneavoastră. Platforma oferă un set de module și șabloane care pot fi folosite și pentru a proiecta o soluție care să îndeplinească nevoile întreprinderii dumneavoastră.
Templafy oferă un centru de administrare robust pentru întreprinderi pentru a gestiona toate aspectele procesului de creare a documentelor de afaceri. Facilitează gestionarea și distribuirea ușoară a șabloanelor pre-proiectate, a documentelor, a fonturilor și a semnăturilor de e-mail.
Consolidați infrastructurile IT și oferiți mai multă valoare cu integrări sigure la aplicațiile existente pentru conținutul documentelor. Templafy oferă companiilor următorul set de funcții pentru a satisface nevoile individuale ale afacerilor:
- O bibliotecă bogată de șabloane și elemente ale companiei în cadrul aplicațiilor pentru documente.
- Tehnica inteligentă de automatizare pentru a ajuta la crearea dinamică și precisă a documentelor.
- Scanați automat documentele și prezentările pentru a afla conținutul învechit și pentru a verifica conformitatea cu regulile.
- Partajați, colaborați și accesați informații utile pentru a optimiza performanța documentului.
Nintex
Treceți la Nintex pentru a crea și partaja automat toate documentele legate de întreprindere, cum ar fi contractele, comenzile de lucru și facturile, direct din Salesforce sau Office 365. Acest lucru ajută la eliminarea necesității de a copia și lipi datele și minimizează erorile, oferind astfel documente precise și conforme către destinatarii vizați.
Nintex vă ajută să automatizați procesul de creare a documentelor, oferind următoarele caracteristici:
- Automatizați crearea documentelor fără a scrie cod pentru a îmbunătăți eficiența.
- Utilizați șabloane pre-proiectate în diferite limbi pentru a crea documente în formate de fișiere Word, Excel, PowerPoint și PDF.
- Eficientizați procesul de generare a revizuirii interne și de semnare a documentelor prin automatizarea direcționării documentelor.
- Asociați în mod dinamic datele din orice sursă folosind șabloane de documente și soluții de stocare în cloud, cum ar fi Salesforce, SharePoint și Box.
Pandadoc
Pandadoc este software-ul pe care ar trebui să vă bazați pentru crearea, trimiterea și gestionarea documentelor conforme cu HIPAA, FERPA și GDPR, fără a cheltui mult timp. Acest instrument Do-It-Yourself oferă tone de șabloane de marcă și teme personalizate pentru a accelera procesul de creare a documentelor importante.
Pandadoc se străduiește să simplifice procesul de generare a documentelor și, în același timp, se asigură că vocea și stilul mărcii sunt păstrate.
Acordă o atenție sporită creativității și detaliilor și, prin urmare, oferă șabloane de marcă și teme personalizate, împreună cu integrarea Canva care vă permite să glisați și să plasați elemente de design uimitoare cu ușurință.
Pandadoc vă permite să încorporați videoclipuri uimitoare, GIF-uri animate și un tabel inteligent de prețuri care oferă clientului puterea de a alege serviciile la care doresc să se înscrie.
Documentele făcute ușor
Cu ajutorul Salesforce, Docs Made Easy vă dă putere să creați documente robuste, sofisticate și dinamice care accelerează procesul de creare a documentelor în organizația dvs.
Platforma vă permite să creați prezentări, rapoarte, cotații, facturi, contacte și multe altele prin transferul datelor de la un obiect standard în șabloane preformatate.
Docs Made Easy îmbunătățește productivitatea profesioniștilor, oferindu-le puterea de a realiza documente eficiente folosind următoarele capabilități.
- Sincronizează în mod elegant datele forței de vânzări pentru a automatiza generarea de documente.
- Extrage date din CRM și obiect personalizat și se îmbină cu șabloane preformatate.
- Transportează și livrează fără probleme documente cu aspect profesional, rapid și ușor, în doar câteva clicuri.
- Primiți notificări instantanee când un client interacționează cu documentul dvs.
Formstack
Formstack este o altă opțiune pe care o puteți verifica pentru automatizarea procesului de generare a documentelor pentru organizația dvs. Instrumentul minimizează cerințele de documente pentru crearea de documente profesionale și atractive din punct de vedere estetic, care pot fi trimise cu ușurință practic oriunde.
Datorită creatorului și editorului simplu de documente care acceptă gestul de glisare și plasare, puteți crea nenumărate documente, cum ar fi propuneri, aplicații, acorduri și contacte, în câteva minute. Formstack vă permite să accesați următoarele caracteristici:
- Adăugați secțiuni condiționate pentru a afișa sau ascunde conținutul pentru spectator.
- Generați mai multe documente dintr-o singură sursă de date.
- Partajați documentele oriunde sau încărcați-le într-o altă aplicație direct din interfața Formstack.
- Utilizați șabloane pre-proiectate din bibliotecă pentru a proiecta rapid documente de afaceri.
SDocs
În cele din urmă, pe listă, avem SDocs, un software de generare de documente incredibil de rapid și ușor, construit pe Salesforce, care oferă securitate de încredere organizațiilor. Instrumentul se bazează pe mai multe companii pentru îmbunătățirea eficienței, reducerea erorilor și eliminarea lucrărilor obositoare legate de documente.
Deoarece SDocs este o soluție nativă de creare de documente pentru Salesforce, datele nu părăsesc ecosistemul, asigurând mai multă securitate și livrarea mai rapidă a serviciilor. De asemenea, este posibil să modificați setările de vizibilitate a documentelor ale profilurilor de utilizator și să filtrați documentele pe care le este permis să le creeze.
Platforma este plină de putere cu toate caracteristicile de care veți avea nevoie vreodată pentru a eficientiza procesul de automatizare a documentelor. Editorul de documente încorporat este ușor de utilizat și ușor de utilizat, fără a necesita instruire suplimentară pentru a finaliza sarcinile.
Concluzie
Articolul aruncă lumină asupra unora dintre instrumentele robuste de creare a documentelor disponibile pe piață. Când optați pentru unul pentru organizația dvs., cel mai bine este să analizați cerințele afacerii dvs. și apoi să comparați instrumentele și caracteristicile oferite de aceste instrumente de automatizare a documentelor.
Interesant este că cele mai multe dintre opțiunile enumerate aici oferă o probă gratuită pe care o puteți utiliza pentru a înțelege dacă livrează promisiunea sau nu.