Lumea devine digitală și fără hârtie, de la documente oficiale, examene și plăți, până la semnături.
Digitalizarea a revoluționat viețile și locurile de muncă, oferindu-vă opțiunea de a alege o semnătură electronică.
Semnarea documentelor folosind un stilou devine învechită. Pandemia covid-19 a adăugat combustibil focului prin stimularea lucrului de la distanță, unde semnăturile electronice părea să fie singura opțiune.
De aceea, nu este practic să folosiți semnăturile tradiționale pentru uz personal și de afaceri, mai ales atunci când lucrați cu oameni de la distanțe uriașe.
Ca să nu mai vorbim că semnăturile fizice necesită întâlniri în persoană, scanarea, imprimarea, trimiterea prin poștă sau faxul documentului către personalul în cauză. Întregul proces este plictisitor, necesită timp și necesită multă muncă.
Aici este util software-ul de semnătură electronică! Automatizează procesul și te scutește de bătăi de cap.
Așadar, dacă doriți să vă îmbunătățiți productivitatea și fluxurile de lucru, evitând în același timp problemele asociate cu practica veche a semnăturilor, iată șansa dvs.
Pregătiți-vă să aflați mai multe despre semnăturile electronice, împreună cu unele dintre cele mai bune software-uri pentru aceasta.
Cuprins
Ce este o semnătură electronică?
O semnătură electronică (eSignature) este o formă codificată a unei semnături, care indică aprobarea unui contract electronic sau a unui document. Iar software-ul care permite oamenilor să semneze un document online poate fi numit software de semnătură electronică.
Puteți încărca un document prin computer, tabletă sau smartphone și apoi îl puteți trimite mai multor persoane folosind software-ul. În acest fel, ei îl pot semna online fără a fi nevoiți să treacă prin procesul tradițional.
Cu software-ul eSignature, puteți colecta și stoca fără efort semnăturile adăugând formulare de intrare în documente.
Și nu vă faceți griji pentru securitatea acestuia, deoarece aceste tipuri de software vă permit să verificați semnătura și să protejați toate datele introduse în interiorul acesteia printr-o criptare puternică. Furnizorii de software buni pot oferi, de asemenea, mai multe caracteristici de securitate, cum ar fi jurnalele de audit, autentificarea și multe altele.
De exemplu, este posibil să fi semnat numele dvs. în timp ce primiți coletul printr-un serviciu de curierat folosind un mobil sau o tabletă. Este exact o semnătură electronică.
Voila! O știai.
Câteva cazuri de utilizare:
- Contracte de vânzare
- Acorduri cu furnizorii sau furnizorii
- Formulare proaspete pentru clienți
- Aprobarile clientilor
- Schimbați comenzile
- Integrarea angajaților
- Documente legale, cum ar fi lenjerie de proprietate intelectuală
- Verificarea vârstei și acordul părinților
- Acorduri și canale de nedezvăluire
Sunt legale semnăturile electronice?
O altă întrebare importantă care vine în minte aproape tuturor cu privire la semnăturile electronice este – sunt acestea legale?
Da. Prin toate mijloacele.
Semnăturile electronice sunt obligatorii din punct de vedere juridic.
În anul 2000, SUA au pus în aplicare Legea ESIGN, făcând legală semnăturile electronice pentru orice utilizare virtuală. În mod similar, alte regiuni de pe glob, cum ar fi elDAS din Europa, au urmat și ele exemplul.
Acum, companiile și soloprenerii nu trebuie să rămână limitate să execute contracte pe hârtie.
Cum vă poate ajuta afacerea?
Popularitatea semnăturilor electronice crește ca un incendiu. Conform Statistatranzacțiile cu semnătura electronică au crescut de la 200 de milioane în 2014 la aproximativ 754 de milioane în 2017. Se estimează că va crește cu 39% și poate ajunge la peste 9.073 USD milioane spre 2023.
Care este motivul?
Să înțelegem.
Flux de lucru rapid pentru a economisi timp ⏱️
Folosind eSignature, timpul consumat este mai mic deoarece documentele pot fi atribuite instantaneu online. Nu trebuie să așteptați sosirea persoanei în cauză și apoi să o semnați, ceea ce împiedică fluxul de lucru prin menținerea sarcinilor pentru o perioadă îndelungată.
Această tehnologie este în special o binecuvântare pentru asistența medicală și pentru alte afaceri critice pentru care aprobarea trebuie făcută imediat.
Confort sporit 💯
Călătorind în locuri îndepărtate doar pentru a primi aprobarea pare o practică veche acum. Când aveți puterea internetului și a software-ului eSignature, puteți obține aprobări în cel mai scurt timp, ceea ce crește confortul pe ambele părți.
Ecologic 🌲
Tone de hârtie sunt utilizate în fabricarea hârtiei în fiecare an, ceea ce degradează mediul. Nu aveți hârtie pentru a salva copacii și mediul, astfel încât următoarea generație să vadă un ecosistem mai verde decât noi.
Economisiți resurse ✂️
Semnăturile electronice nu numai că economisesc timp, ci și costuri. Nu vă irosiți resursele cu cheltuieli de călătorie sau cumpărând mai multă cerneală și hârtie. În plus, puteți elibera o parte din forța de muncă implicată în scanarea, imprimarea și livrarea documentelor pentru a lucra la alte activități importante.
Acum sunteți familiarizat cu lucruri simple care vă pot ajuta foarte mult atunci când alegeți eSignature în locul semnăturilor fizice.
Dacă sunteți convins, atunci uitați-vă la unele dintre cele mai bune software de semnătură electronică de pe piață pentru a beneficia de beneficiile acestuia.
eversign
Automatizați atât semnăturile pentru client, cât și cele interne, precum și aprobările folosind eversign. Semnarea cu acest instrument este sigură și ușoară folosind orice dispozitiv și ajută companiile pentru orice scară și dimensiune.
Dispune de un editor încorporat care vă oferă instrumente utile pentru a modifica, semna și trimite toate documentele în cel mai scurt timp. eversign are, de asemenea, un API REST complet și puternic, bazat pe JSON, pentru a automatiza funcționalitățile.
Caracteristicile sale sunt similare cu cele pe care le-ați văzut în instrumentele anterioare, cum ar fi șabloane, piste de audit, semnare în persoană, integrare, conformitate etc. Pentru securitate, oferă SSL pe 256 de biți, plus că îl gestionează îndeaproape cu un monitor monitorizat. infrastructură.
De asemenea, puteți programa orice document cu expirare automată, îl puteți elimina definitiv sau îl puteți exporta în altă parte privată. Puteți adăuga până la 25 de membri într-o echipă sau puteți gestiona mai multe afaceri.
Folosiți-l gratuit pentru 5 documente în fiecare lună și 3 documente API. Sau, utilizați planurile sale plătite începând de la 9,99 USD/lună pentru documente nelimitate și funcții extinse.
semnează acum
Luați ajutorul lui semnează acum pentru a genera semnături electronice pentru o varietate de cazuri de utilizare și pentru a vă stimula fluxul de lucru. Trimiteți documente pentru a le semna de mai mulți destinatari sau semnați propriile fișiere în doar câteva clicuri. API-ul lor puternic și simplu vă ajută să încorporați cu ușurință semnăturile electronice pe site-ul sau aplicația dvs. în câteva minute.
Chiar dacă nu aveți o conexiune la internet, vă puteți eSign documentele oriunde. Vă permite să faceți o solicitare pentru informații sau documente suplimentare, să setați notificări la finalizare, să invitați în bloc mai mulți destinatari și să setați ordine de semnare specifice pentru șabloanele dvs.
Puteți crea un link unic de semnare pentru semnarea documentelor, puteți solicita secțiuni de plată opționale în formularele care pot fi completate și puteți personaliza mesajele de invitație pentru semnare. Adăugați o copie certificată (CC) unor destinatari care ar putea avea nevoie de notificări împreună cu o dată de expirare. signNow vă anunță și în cazul în care un destinatar refuză să vă semneze documentul.
Este compatibil cu PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II și 21 CFR Part 11 și are capabilități avansate de protecție împotriva amenințărilor. signNow are un API RESTful uimitor care poate fi integrat rapid cu alte instrumente.
PandaDoc
Sigilați-vă ofertele cu semnături electronice convenabile și obligatorii prin utilizarea PandaDoc.
Peste 20.000 de companii folosesc deja această soluție pentru a-și economisi timpul și resursele. Utilizați PandaDoc pentru a trimite propuneri, cotații, contracte, încasări de plăți care necesită aprobări.
Puteți profita de această soluție utilizând-o oriunde și pe orice dispozitiv; vă place să simplificați rapid munca. PandaDoc nu face niciodată compromisuri în ceea ce privește securitatea și și-a construit tehnologia eSignature cu respectarea deplină a UETA și ESIGN. Ei furnizează, de asemenea, un certificat electronic cu fiecare document semnat.
Evitați presupunerile; în schimb, utilizați analiza documentelor și notificările pentru a obține o perspectivă instantanee atunci când prospectul dvs. deschide documentele pe care le-ați trimis sau le vede și comentează. Ele oferă peste 200 de șabloane cu aspect profesional care sunt concepute pentru a crea o impresie veșnică asupra afacerii dvs.
PandaDoc se integrează și cu un număr mare de integrări pentru a vă accelera fluxul de lucru. Include HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack etc.
Semnul Nitro
Oferiți clienților potențiali o experiență de eSigning cu adevărat convenabilă folosind Semnul Nitro.
Elimină nivelurile de utilizare, depășirile și nu vă costă pe semnătură. Indiferent dacă lucrați cu contracte, foi de calcul, formulare, planuri și alte documente, Nitro vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a simplifica eSigning.
Este compatibil cu mai multe browsere web și dispozitive mobile. Nitro Sign este sigur și în conformitate cu legislația SUA privind semnătura electronică. Facilitează colaborarea fără întreruperi prin partajarea documentelor online, revizuirea și adnotarea acestora în cloud.
Puteți invita cu ușurință pe alții să comenteze documentele și să urmărească fluxurile de lucru prin vizualizarea analizelor și a notificărilor în timp real. Pentru a vă proteja documentele și datele, Nitro Sign utilizează autentificare în doi factori, piste de audit și certificări de conformitate sofisticate de la HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield etc.
Impulsați-vă proiectele și oferiți o experiență mai bună clienților dvs. prin crearea, combinarea, conversia și organizarea fișierelor PDF pe dispozitivul dvs. Prin urmare, ajută la eliminarea erorilor umane implicate în proces.
Completati
Aceasta este probabil cea mai bună și cea mai completă soluție de semnătură electronică disponibilă în acest moment. De asemenea, este probabil cea mai ușoară metodă prin care puteți completa fișiere PDF și, de asemenea, trimite semnături care ar rezista în instanță. Unul dintre cele mai bune lucruri despre Completati este că poate fi folosit pe aproape orice computer, iOS sau chiar dispozitive Android. Acest lucru ajută cu adevărat la funcționalitatea și accesibilitatea multiplatformă.
Utilizatorii Fill pot fi, de asemenea, siguri că sunt pe mâini sigure. Fill este capabil să îndeplinească standardele globale de securitate și, de asemenea, standardele de confidențialitate. Ei urmează, de asemenea, cele mai bune practici atunci când vine vorba de securitate. Acesta este motivul pentru care Fill este utilizat pe scară largă în industrii precum asistența medicală, aplicarea legii, imobiliare și servicii financiare.
Utilizatorii vor fi bucuroși să afle că datele lor sunt stocate extrem de sigur cu o criptare de grad militar și care respectă HIPAA. Fill oferă, de asemenea, utilizatorilor săi câteva analize inteligente. Acest lucru poate fi de mare folos pentru o mulțime de afaceri diferite.
DocuSign
Accelerați-vă munca de la contracte, scrisori de ofertă și deschideri de conturi, până la facturi prin efectul de pârghie DocuSign. Trimiteți acorduri și semnați-le online cu siguranță, indiferent de dispozitivul pe care dvs. sau cealaltă parte utilizați.
Eliminați sarcinile manuale repetate și economisiți dolari cheltuiți inutil; în schimb, folosiți ofertele lor fără întreruperi și caracteristicile impresionante. Oferă aplicații pentru trei platforme – Android, Windows și iOS, astfel încât să puteți lucra de oriunde.
Aflați starea acordului dvs. cu privire la cât de departe a ajuns în proces și setați mementouri pentru a primi notificări automat la fiecare pas. Puteți include câmpuri standard în acordul dvs., cum ar fi data și semnătura, sau puteți crea câmpuri personalizate și le puteți salva.
DocuSign permite utilizatorilor să se semneze în 43 de limbi și să trimită documente în 13 limbi. Standardizați întregul proces și economisiți timp prin stocarea documentelor pe care le utilizați frecvent și reutilizarea direcționării destinatarului, câmpurile personalizate etc. utilizate în acele lucrări.
Conectați și integrați semnăturile electronice cu instrumentele și software-ul pe care le utilizați, deoarece DocuSign acceptă peste 350 de integrări și API-uri de top, inclusiv Salesforce, produsele Google, SAP etc. Infrastructura rezistentă a DocuSign le permite să ofere o disponibilitate de 99,99%, foarte necesară pentru munca dvs.
Nu vă faceți griji cu privire la securitate, deoarece DocuSign îndeplinește standardele de securitate stricte utilizate la nivel global, inclusiv UE și SUA și, de asemenea, utilizează tehnologii puternice și avansate pentru criptarea datelor. Respectă organismele de reglementare precum UETA, US ESIGN Act și EU elDAS. De asemenea, acestea stochează și generează trasee de audit precise pentru documentele dvs.
Prețul său începe de la 10 USD pe lună.
Adobe Sign
Adobe Sign este o altă opțiune bună pentru tine. Acest instrument simplist vă ajută să trimiteți documente cu ușurință, la fel ca e-mailurile. Tot ce trebuie să faceți este să încărcați un fișier, să introduceți adresa de e-mail a semnatarului și să apăsați butonul „trimite”.
Pe partea semnatarului, aceștia pot face clic pe linkul pe care l-ați trimis și pot semna acolo ei înșiși folosind un browser de pe orice dispozitiv, indiferent dacă este smartphone sau computer. Pentru comoditatea lor, Adobe nu le cere să se înregistreze sau să descarce neapărat.
Puteți vedea starea semnăturii, puteți trimite mementouri, puteți vedea audituri detaliate sau puteți anula cererile pentru tranzacțiile dvs. Adobe Sign poate lucra fără efort cu diferite instrumente, astfel încât să puteți trimite documente din instrumente precum Microsoft 365, Dropbox, Box și multe altele.
Pentru securitate, este compatibil cu standarde precum PCI DSS, SOC 2 Type 2 și ISO 27001. De asemenea, acceptă diferite formate de fișiere, inclusiv Adobe PDF și alte PDF-uri, MS Word, Excel și PowerPoint, Text, WordPerfect, grafice precum PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF și BMP; împreună cu HTML și HTM.
SignEasy
Cu mai mult de 10 ani de inovație consecventă, SignEasy a ajutat deja peste 35.000 de organizații să automatizeze procesul de semnătură cu semnături electronice. Uitați de imprimarea, scanarea și trimiterea prin fax a documentelor; în schimb, utilizați acest instrument ușor de utilizat, care oferă o experiență excelentă de semnare.
Doar introduceți semnături într-un document folosind degetul, stiloul sau mouse-ul. Sau, puteți încărca și imaginea semnăturii de mână luată pe hârtie. Vă permite să trimiteți documente într-o secvență paralelă sau în serie către mai multe persoane. De asemenea, puteți permite oamenilor să le semneze într-o anumită ordine, unul câte unul sau deodată.
Puteți revizui progresul trimiterii documentelor verificând cine trebuie să le semneze sau cine a făcut-o deja. Trimiteți notificări push sau e-mailuri ca memento și primiți notificări când are loc o acțiune. Alte caracteristici includ integrare largă, conformitate, recunoaștere globală, securitate avansată cu autentificare cu amprentă, coduri de acces și certificare SSL.
Acceptă formate de fișiere precum MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG etc. De asemenea, permite salvarea documentelor neterminate, astfel încât să puteți reveni mai târziu și să faceți modificări, împreună cu opțiunea de a accesa fișierele offline. Importați documentele din cloud, carduri SD, e-mailuri și alte aplicații.
Calitatea semnăturilor este, de asemenea, ridicată, asemănătoare cu semnăturile fizice. Puteți reutiliza șabloanele existente, puteți adăuga imagini, adnotări, inițiale, în afară de texte și puteți seta câmpuri personalizate și subsoluri de e-mail pentru o muncă mai rapidă. SignEasy este disponibil în 24 de limbi. Pentru garanție, puteți lua proba lor gratuită de 14 zile.
HelloSign
În care mii de persoane și companii din întreaga lume au încredere, HelloSign este o soluție de semnătură electronică fără efort. Acum, este deținut de Dropbox, astfel încât să puteți folosi puterea ambelor platforme uimitoare.
Este disponibil sub forma unei interfețe web unice, a unui add-on Salesforce sau a unui API prietenos pentru dezvoltatori.
Aveți opțiunea de a reutiliza documentele de semnătură ca șabloane, împreună cu o grămadă de funcții precum branding personalizat, atașamente pentru semnături, etichetare albă, management sofisticat al echipei, semnături electronice încorporate și integrare Salesforce. HelloSign este o reclamație către HIPAA, așa că nu trebuie să vă faceți griji.
Prețul său începe de la 15 USD/lună când plătiți anual. De asemenea, puteți testa HelloSign gratuit fără a introduce detaliile cardului dvs. de credit.
Docsketch
Docsketch este un instrument gratuit pentru semnare mai rapidă și creează semnături electronice într-un mod extrem de intuitiv. Acesta este motivul pentru care acest instrument este ușor de utilizat pentru toți cei cu orice set de abilități. Arhivează și protejează documentele dvs. semnate, astfel încât nimeni să nu le poată manipula în niciun caz.
Docsketch respectă atât legile SUA, cât și legile globale privind semnătura electronică. Setați procesul de semnare pentru a le cere unul câte unul; alegerea este a ta! Dacă setați o anumită ordine, atunci persoana în cauză va fi notificată automat când îi vine rândul. De asemenea, vă va ajuta să vedeți câte persoane au mai rămas pentru a vă semna documentul.
Puteți transforma un document într-un șablon reutilizabil, astfel încât să îl puteți accesa oricând și oriunde. Cu fiecare dosar semnat, primești și un raport detaliat cu informații juridice. Dispune de detectare automată a liniilor goale în fișierele dvs., ceea ce vă ajută să poziționați corect câmpurile. În consecință, configurarea documentelor pentru a le completa devine ușoară și mai rapidă.
Folosind funcția „Trimite ca document de vânzare”, puteți obține anumite tipuri de documente aprobate, cum ar fi oferte, estimări și propuneri. Dacă destinatarul este gata să aprobe, acesta poate face clic pe butonul „Aprobare” și apoi va fi ghidat prin pașii următori.
Sfaturi bonus pentru a alege un software bun de semnătură electronică
S-ar putea să găsiți că aceste software oferă un set similar de caracteristici, dar sunt unice prin modul în care oferă soluții. Prin urmare, poate fi confuz să alegi între. Prin urmare, înțelegeți câteva lucruri și apoi luați decizia.
- Volumul documentelor: stabiliți cât de des trimiteți documente care necesită semnături electronice. Dacă este de foarte puține ori într-un an, atunci nu are rost să obțineți software care oferă o lățime de bandă foarte mare. În schimb, alegeți intervalul în funcție de cerințele dvs. de volum.
- Conformitate: Nu aveți încredere orbește într-o soluție. Verificați nivelul de securitate și conformitatea reglementărilor pe care le respectă. Trebuie să verifice autenticitatea, să furnizeze piste de audit și alte caracteristici importante care să-i demonstreze autenticitatea.
- Integrari și API: verificați cât de perfect este software-ul pentru a se integra cu instrumente terțe pe care le utilizați deja. De asemenea, aflați dacă oferă un API deschis personalizabil pentru a încorpora funcționalitatea de semnătură electronică direct în aplicația sau site-ul dvs. web.
- Multiplatformă: asigurați-vă că software-ul pe care îl alegeți este compatibil cu ușurință cu diferite platforme. Nu trebuie să întâmpinați dificultăți dacă trimiteți un contract de pe smartphone-ul Android, iar destinatarul folosește un macOS.
- Tipuri de documente: software-ul eSignature trebuie să accepte mai multe tipuri de documente și formate, astfel încât să nu întâmpinați probleme la jumătatea drumului.
Concluzie
Semnăturile electronice au devenit esențiale atât pentru întreprinderile moderne, cât și pentru persoanele fizice. A fost acceptat pe scară largă de companii și are binecuvântările reglementărilor de conformitate, care sunt foarte necesare atunci când aveți de-a face cu clienți din diferite țări.
Astfel, dacă încă nu ați folosit această tehnologie, nu este prea târziu. Obțineți un software de semnătură electronică acum și accelerați-vă fluxul de lucru mai repede decât oricând!
Apoi, generați semnătura de e-mail.