Optimizarea activității echipei prin utilizarea software-ului dedicat
Implementarea unui software specializat pentru managementul echipelor reprezintă o strategie eficientă pentru a îmbunătăți comunicarea și coordonarea sarcinilor, conducând la creșterea productivității generale și la o calitate superioară a muncii.
Chiar și instrumente de bază, precum aplicațiile de monitorizare a timpului sau platformele de gestionare a sarcinilor, pot aduce beneficii semnificative. Însă, în anumite situații, este necesară o soluție cuprinzătoare pentru a avea un control total asupra conducerii echipei.
Gestionarea eficientă a echipei presupune mult mai mult decât crearea de liste de sarcini și programarea întâlnirilor. Combinarea diferitelor funcții software oferă posibilitatea de a îmbunătăți colaborarea și de a stoca informații cruciale despre proiecte, clienți, sarcini și alte activități și resurse.
Numărul de funcții software necesare variază în funcție de dimensiunea echipei și de tipul de activitate desfășurată.
Pentru a atinge potențialul maxim, o echipă ar putea avea nevoie de următoarele funcționalități:
- Planificarea activităților, incluzând alocarea sarcinilor, stabilirea priorităților și utilizarea unui calendar comun.
- Instrumente de comunicare și colaborare, precum chat-uri și partajarea de fișiere.
- Managementul proiectelor, care implică alocarea de resurse și responsabilități, precum și monitorizarea progresului.
- Stocarea centralizată a datelor, pentru acces rapid la informații despre clienți, contacte, echipă și alte aspecte relevante.
- Generarea de rapoarte și analize, inclusiv rapoarte de activitate și proiect, monitorizarea timpului și tablouri de bord.
În general, aveți de ales între două opțiuni principale:
Provocarea principală constă în faptul că există numeroase programe și instrumente cu o singură funcție, în timp ce opțiunile cuprinzătoare sunt mai limitate. Astfel, vom analiza în continuare unul dintre cele mai performante software-uri de management al echipei de pe piață, „Teamwork”.
Prezentarea generală a platformei Teamwork
Teamwork este o companie de software cu sediul în Cork, Irlanda, specializată în dezvoltarea de soluții web pentru gestionarea sarcinilor și colaborarea în echipă. Compania este deținută de un grup privat.
Începând cu 2016, platforma Teamwork era utilizată de peste 370.000 de organizații, incluzând nume mari precum Disney, Spotify și HP, având peste 2,4 milioane de utilizatori. Compania a fost fondată în 2007.
Teamwork facilitează estimarea timpului necesar pentru finalizarea sarcinilor și monitorizarea timpului efectiv petrecut lucrând la proiecte.
Odată cu experiența, acuratețea estimărilor se va îmbunătăți, permițând determinarea precisă a timpului necesar pentru diverse activități.
Teamwork nu este doar un simplu software de pontaj, ci o soluție complexă pentru gestionarea proiectelor, care include și funcții de comunicare în echipă, precum Teamwork Chat, aflat în prezent în versiune beta. Teamwork reprezintă o platformă all-in-one pentru managementul timpului și al proiectelor echipei.
Teamwork oferă o varietate de servicii cloud, inclusiv aplicațiile Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM și Teamwork Chat.
Platforma Teamwork a fost lansată publicului pe 4 octombrie 2007, oferind inițial funcții de gestionare a timpului, gestionare a etapelor cheie, partajare de fișiere, urmărirea timpului și chat.
Teamwork se integrează cu diverse aplicații de marketing, precum HubSpot, și cu alte instrumente de productivitate, cum ar fi Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox și QuickBooks.
Funcționalitățile platformei Teamwork
Platforma Teamwork dispune de o gamă largă de funcții care economisesc timp și îmbunătățesc colaborarea, sporind eficiența și practicitatea procesului de gestionare a proiectelor.
#1. Portofoliu
Instrumentul de management al portofoliului de proiecte Teamwork permite o vizualizare rapidă a mai multor proiecte simultan. Acesta este util pentru accesarea informațiilor esențiale și pentru o actualizare a stării generale a proiectului.
#2. Managementul resurselor
Gestionarea eficientă a resurselor echipei este crucială pentru a finaliza proiectele clienților la timp și în bugetul alocat. Aceasta include atât planificarea pe termen lung, cât și adaptarea la capacitatea zilnică.
Teamwork facilitează managementul resurselor echipei în timp real. Platforma oferă o imagine de ansamblu asupra disponibilității fiecărui membru, simplificând realocarea sarcinilor și eliminarea blocajelor.
#3. Automatizarea
Automatizarea proceselor de management al proiectelor eliberează timp pentru eforturi mai strategice și creative.
#4. Aplicații mobile
Cu aplicațiile Teamwork pentru iOS și Android, puteți continua munca chiar și în afara biroului.
Aplicațiile mobile oferă toate funcționalitățile necesare pentru a realiza o muncă de calitate și a gestiona eficient proiectele, indiferent de locație.
#5. Urmărirea timpului
Pentru o gestionare eficientă a muncii, a orelor facturabile și a proiectelor, este esențial să aveți o înțelegere clară a modului în care și unde vă petreceți timpul.
Teamwork oferă un instrument de urmărire a timpului integrat, care ajută utilizatorii să se concentreze, să respecte termenele limită și să obțină o perspectivă mai profundă asupra activităților lor.
#6. Diagrama Gantt
Cu Teamwork, puteți crea diagrame Gantt online pentru a vă asigura că proiectele respectă termenele limită. Utilizarea acestei funcții vă ajută să gestionați mai bine intervalele de timp și să livrați o muncă de calitate.
#7. Colaborarea
Software-ul utilizat pentru managementul proiectelor trebuie să fie capabil să preia o parte semnificativă din sarcinile administrative.
Teamwork oferă toate instrumentele necesare pentru a menține munca organizată, a comunica eficient cu echipa și a facilita colaborarea. Acest lucru permite echipei să se concentreze pe sarcinile prioritare, oferindu-vă mai mult timp pentru activitățile esențiale.
#8. Echipe
Optimizarea procesului de planificare și înființare a proiectelor prin alocarea sarcinilor către diferite echipe și sub-echipe. Această funcție economisește timp și oferă o imagine de ansamblu asupra responsabilităților și volumului de lucru al fiecărei echipe.
#9. Vizualizarea Kanban
Cu Teamwork, puteți utiliza panouri Kanban pentru a vizualiza fluxul de lucru, a obține o imagine de ansamblu asupra stadiului actual al activităților și a automatiza fluxurile de lucru.
Această funcție permite monitorizarea progresului în timp real al sarcinilor și o perspectivă completă asupra logisticii proiectului.
#10. Utilizatori clienți gratuiti, nelimitați
Teamwork permite includerea clienților în proiecte fără costuri suplimentare, oferind o colaborare îmbunătățită, vizibilitate sporită și o experiență mai eficientă.
Această funcție face din Teamwork o soluție ideală pentru agenții de publicitate și alți furnizori de servicii profesionale.
Funcționalitățile sunt structurate în funcție de cei cinci pași ai managementului de proiect și subcategorizate corespunzător:
#1. Planificarea
- Calendar
- Responsabilul proiectului
- Etape cheie
- Șabloane de liste de sarcini
- Sarcini și subsarcini
#2. Colaborarea
- Caiete
- Fișiere și versiuni
- Urmăritori
- Mesaje
- Confidențialitate
- Permisiuni
#3. Execuția
- Bugetul cheltuielilor
- Bugetele listei de sarcini
- Bugetul proiectului
- Facturare
- Registru de riscuri
- Înregistrarea timpului
#4. Raportarea
- Rentabilitatea proiectului
- Filtre
- Tablou de bord
- Actualizări ale proiectului
- Istoricul sarcinilor
#5. Integrarea
- Teamwork Spaces
- Teamwork Desk
- Teamwork CRM
- Teamwork Chat
Cum contribuie funcțiile Teamwork la managementul echipei?
Printre numeroasele funcții ale Teamwork, crearea de liste de sarcini se dovedește deosebit de utilă pentru managementul echipei, deoarece permite stabilirea priorităților.
De asemenea, sarcinile pot fi împărțite în subsarcini, pentru a oferi mai multe detalii și claritate. Monitorizarea în timp real a progresului sarcinilor oferă acces la informații actualizate.
Teamwork semnalează eventualele probleme, finalizarea sarcinilor, blocajele și alte aspecte importante. Această funcție se dovedește extrem de utilă pentru managerii de echipă, facilitând supravegherea activității întregii echipe.
Cu ajutorul funcției de etape cheie (milestones), este ușor de determinat dacă echipa se află în grafic sau în urmă. Această funcție permite monitorizarea tablourilor de bord care compară termenele limită cu rezultatele existente.
Etapele cheie ajută echipa să îndeplinească toate sarcinile, permițând stabilirea unor obiective clare, atașarea listelor de sarcini și urmărirea progresului.
Teamwork oferă o platformă centralizată pentru stocarea tuturor fișierelor de proiect relevante și încărcarea facilă a noilor versiuni, facilitând urmărirea evoluției proiectului.
Funcția Followers din Teamwork permite clienților să monitorizeze progresul proiectelor în timp real. Aceasta este utilă pentru clienții interesați de evoluția proiectelor.
Planurile de prețuri Teamwork
Prețurile software-ului de management al echipei Teamwork sunt structurate în patru categorii: gratuit (Free Forever), Delivery, Grow și Scale, adaptate diferitelor companii, în funcție de nevoi și resurse.
Teamwork oferă două opțiuni de frecvență de plată: lunară și anuală, planul anual fiind mai economic.
| Plan | Lunar/Utilizator | Anual/Utilizator |
| Free Forever | 0 USD | 0 USD |
| Delivery | 13,99 USD | 119,8 USD |
| Grow | 24,99 USD | 215,8 USD |
| Scale | Contactați Teamwork | Contactați Teamwork |
Alternative la Teamwork
Wrike
Wrike este un instrument performant de comunicare și management de proiect, conceput special pentru echipe. Wrike este o platformă online pentru managementul sarcinilor și proiectelor.
Compania, deținută acum de Citrix, continuă să se extindă, introducând funcții conexe.
Aplicația include acum funcții de inteligență artificială, care prevăd întârzierile potențiale și evidențiază cauzele riscului.
Wrike este mai ușor de instalat și utilizat în comparație cu alte aplicații similare de management de proiect, însă prețul său se află la un nivel superior.
SmartSuite
SmartSuite este o platformă colaborativă de management al muncii, care permite echipelor să planifice, să măsoare și să gestioneze orice flux de lucru, fie că este vorba de proiecte, procese în desfășurare sau activități zilnice. Prețul per utilizator pornește de la 10 USD pe lună, fiind disponibile 15 limbi diferite.
Platforma SmartSuite oferă toate instrumentele necesare pentru dezvoltarea unui sistem unificat de gestionare a proiectelor.
Puteți urmări starea actuală a proiectelor prin managementul sarcinilor, etapelor, proprietarilor și resurselor. Rapoartele și vizualizările cronologice oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului.
Părerea autorului despre Teamwork
Teamwork este un software ușor de utilizat, dotat cu diverse funcții, inclusiv facturare și facturare, fiind potrivit pentru echipele care gestionează munca facturabilă a clienților.
Chiar dacă prețul său a crescut treptat, Teamwork rămâne o investiție excelentă. Aplicația mobilă pentru dispozitivele iOS și Android permite tuturor membrilor echipei să rămână la curent cu proiectele și sarcinile, indiferent de locație.
Aplicația mobilă Teamwork oferă o imagine de ansamblu asupra stării actuale a muncii și a intervalelor de timp asociate.
Totuși, aplicația mobilă nu include toate funcțiile disponibile în versiunea online. Prin urmare, este utilă pentru menținerea legăturii cu echipa prin actualizarea stării și înregistrarea orelor, dar nu este un substitut pentru aplicația online.
Concluzie
Teamwork oferă posibilitatea de a crea rapoarte, a vizualiza munca folosind Kanban, a atribui sarcini, a face liste, a gestiona timpul și a interacționa cu alți utilizatori, toate prin intermediul unei interfețe simple și intuitive.
Cu Teamwork, puteți executa proiecte cu succes și atinge rezultatele dorite, indiferent de experiența dumneavoastră în managementul proiectelor. Cel mai important, puteți începe să utilizați Teamwork gratuit.