Adoptarea unei platforme UCaaS performante nu numai că aduce avantaje imediate afacerii tale, dar te și poziționează pentru a beneficia de progresul tehnologic în viitor.
Soluții precum UCaaS sunt extrem de căutate în prezent datorită adaptabilității, comodității, scalabilității, optimizării costurilor și altor beneficii esențiale pentru companiile moderne care operează într-un mediu competitiv intens.
Aceste platforme s-au dovedit a fi indispensabile în perioade critice, cum ar fi pandemia recentă, când angajații au fost nevoiți să lucreze de la distanță.
Dotarea forței de muncă remote cu instrumente și resurse avansate contribuie la o productivitate sporită, simplificarea fluxului de lucru și succesul general.
În acest articol, vom explora conceptul UCaaS și vom analiza cele mai bune platforme disponibile pentru a optimiza comunicarea în cadrul afacerii tale.
Ce reprezintă UCaaS?
Comunicarea Unificată ca Serviciu (UCaaS) este un model de furnizare bazat pe cloud, utilizat pentru comunicațiile de afaceri. Aceasta facilitează accesul și disponibilitatea serviciilor de comunicații unificate prin intermediul cloud-ului, fiind accesibilă atât întreprinderilor mari, cât și IMM-urilor.
UCaaS face parte din suita de servicii „Anything-as-a-Service” (XaaS), alături de SaaS, PaaS, IaaS și altele. De asemenea, este un element cheie al transformării digitale, promovând adoptarea serviciilor cloud la nivel global, în diverse industrii. UCaaS suportă șase funcții majore de comunicare:
- Telefonie pentru companii
- Mesagerie unificată
- Mobilitate
- Mesagerie instantanee, împreună cu funcționalitatea de prezență pentru echipe și angajați individuali
- Soluții de întâlnire, inclusiv conferințe video, audio și web
- Procese activate de comunicații, cum ar fi colaborarea în fluxul de lucru, platformele de comunicare și centrele de contact
Datorită naturii sale bazate pe cloud, UCaaS poate fi ușor implementat de către companii de toate dimensiunile. Oferă avantaje precum scalabilitate facilă, configurare simplă, economii de costuri și multe altele.
Cum funcționează UCaaS?
Infrastructura UCaaS, găzduită în cloud, este furnizată, deținută, operată și întreținută de un furnizor de servicii. Prin urmare, clienții nu trebuie să se preocupe de instalarea sau configurarea infrastructurii necesare. Câteva dintre caracteristicile sale sunt:
- Arhitectură multi-tenant, în care diferite entități partajează aceeași infrastructură de comunicații unificate (centre de date, calculatoare, rafturi, echipamente comune, rețea)
- Un portal web self-service pentru a gestiona și monitoriza utilizarea și performanța serviciilor
- Serviciile sunt disponibile printr-un abonament lunar recurent
UCaaS eficientizează serviciile și soluțiile de comunicare într-o organizație. Oferă chat, SMS, videoconferințe, centre de contact și alte capabilități. Toate acestea sunt disponibile prin intermediul internetului; prin urmare, nu mai este necesar hardware VoIP suplimentar. Furnizorii UCaaS gestionează toate aspectele tehnice, telefonie, funcții și securitate.
Pentru a înțelege mai bine funcționarea UCaaS, este important să discutăm despre VoIP (Voice over Internet Protocol), care stă la baza funcționalității vocale a UCaaS. VoIP transformă sunetul în pachete de date și le transmite către un furnizor de servicii de telefonie cloud. De asemenea, notificările de mesagerie vocală și numerele de telefon funcționează cu ajutorul protocolului universal de inițiere a sesiunii (SIP).
UCaaS utilizează la maximum tehnologia VoIP, eliminând complexitățile. Aceasta permite angajaților să efectueze apeluri cu ușurință și să lucreze remote prin intermediul aplicațiilor instalate pe dispozitivele lor mobile și computere.
În plus, centrele de date UCaaS sunt concepute pentru a rezista la condiții meteorologice nefavorabile, fluctuații de tensiune și pene de curent, asigurând continuitatea și scalabilitatea afacerii, aspecte dificile și costisitoare pentru companiile care își construiesc propria platformă UCaaS.
Mai mult, serviciile UC sunt ușor de utilizat prin intermediul aplicațiilor de colaborare, mesagerie și video. Totul este conceput pentru a reduce complexitatea și a oferi comunicații fluide și unificate în cadrul organizației, fie că angajații lucrează la sediu sau de la distanță.
Componentele UCaaS în detaliu
UCaaS include diverse instrumente de comunicare, de la conferințe audio și telefonie, până la partajarea fișierelor, schimbul de e-mailuri și videoconferințe.
O platformă UCaaS performantă ar trebui să ofere toate aceste capabilități, alături de o interfață intuitivă pentru navigare ușoară și productivitate sporită. De asemenea, ar trebui să integreze un centru de contact, comunicații încorporate, chat, video și voce.
Componentele cheie ale UCaaS sunt:
Telefon sau sistem telefonic
Platformele UCaaS oferă un sistem telefonic de calitate, dotat cu funcții esențiale precum redirecționarea apelurilor, rutarea, înregistrarea, blocarea ID-ului, însoțitorul automat, mesageria vocală și gestionarea apelurilor. Acestea utilizează cloud PBX și VoIP pentru a permite companiilor să efectueze și să primească apeluri prin internet. Soluțiile avansate pot include, de asemenea, inteligența artificială pentru o mai bună eficiență și analize detaliate.
Videoconferința
Videoconferința a devenit indispensabilă pentru companiile moderne, în special după pandemia de COVID-19. Angajații pot lucra de oriunde, iar dacă este necesară o discuție importantă sau o ședință, acest mod de comunicare este ideal, indiferent de locația participanților.
Soluțiile UCaaS pot facilita apeluri telefonice și video cu mai mulți participanți, oferind suport pentru ședințe, webinarii, prezentări, chat-uri și multe altele. Acest lucru promovează colaborarea, indiferent de distanță.
E-mail și mesagerie instantanee
Prin mesageria instantanee, membrii echipelor pot comunica online în timp real. Aceasta este utilă pentru scurte informări, memento-uri și comunicări regulate. De asemenea, este ideală pentru suportul clienților, deoarece este convenabilă, eficientă și neintruzivă.
Similar, e-mailul rămâne un instrument util pentru companii și un mod eficient de comunicare profesională. Puteți folosi e-mailurile alături de alte canale de comunicare pentru a eficientiza fluxul de lucru și a oferi angajaților și clienților modalitatea preferată de comunicare.
Instrumente de colaborare
Platformele UCaaS includ diverse instrumente de colaborare pentru a îmbunătăți munca în echipă și comunicarea. Acestea oferă funcții precum programarea rapidă, partajarea ecranului, partajarea fișierelor, înregistrarea, instruirea, precum și gestionarea proiectelor, clienților și angajaților.
Cloud și bazat pe client
UCaaS este o soluție bazată pe cloud, ceea ce înseamnă că fiecare platformă și serviciu UCaaS este găzduit în cloud sau pe internet de către furnizorul de servicii, în centrele sale de date. Acest lucru permite accesul la aceste servicii de oriunde, folosind orice dispozitiv și lucrând de la distanță.
Beneficiile UCaaS pentru companii și lucrători remote
După cum am discutat, UCaaS oferă numeroase beneficii atât pentru companii, cât și pentru utilizatori, inclusiv pentru lucrătorii remote. Unele dintre aceste avantaje sunt:
Scalabilitate
UCaaS permite scalarea ușoară a software-ului și resurselor de afaceri, în funcție de cerințe. De asemenea, puteți adăuga sau elimina utilizatori instantaneu, fără a planifica în prealabil. Această scalabilitate este o provocare în cazul soluțiilor locale. În cazul acestora, ar fi necesară o investiție semnificativă în tehnologie. În UCaaS, scalarea se realizează cu un simplu click.
Flexibilitate și accesibilitate
Soluțiile UCaaS sunt ușor accesibile oricui și de oriunde. Acest lucru oferă flexibilitatea de a lucra de acasă sau din orice alt loc, făcându-le ideale pentru lucrătorii remote. Deoarece aplicațiile și soluțiile UCaaS sunt implementate pe internet sau în cloud, puteți accesa toate instrumentele de comunicare de pe orice dispozitiv, fie că este smartphone, laptop, desktop sau tabletă.
Economii de costuri
UCaaS este oferit clienților ca o soluție bazată pe abonament. Plătiți o sumă fixă într-o perioadă specifică și aveți acces la toate funcțiile și instrumentele de comunicare, fără a fi nevoie să instalați hardware sau software costisitor sau să cheltuiți pentru întreținerea acestuia.
Tot ce este necesar este o investiție în sisteme împreună cu o lățime de bandă de calitate pentru a accesa soluțiile UCaaS. În plus, toate serviciile și caracteristicile vor fi definite pentru planul ales, protejându-vă de cheltuieli neprevăzute sau fluctuații. Acest lucru ajută la gestionarea costurilor și la îmbunătățirea rentabilității investiției.
Cu UCaaS, se pot economisi costurile facturilor de telefon printr-o taxă lunară fixă pentru apeluri nelimitate, fără costuri inițiale. Funcțiile UCaaS avansate sunt incluse în abonament, fără a genera costuri suplimentare. De asemenea, nu este necesar personal IT pentru monitorizare și întreținere, deoarece totul este gestionat de furnizorul de servicii.
Economie de timp
În afaceri, fiecare secundă contează, iar oportunitățile pot apărea oricând. Prin urmare, trebuie să fiți mereu pregătiți.
Dar ce se întâmplă dacă cheltuiți timp și resurse semnificative pentru a construi totul de la zero, inclusiv întreținerea, securitatea, conformitatea, funcționalitatea etc.?
Funcționalitatea de bază și activitatea dvs. ar putea fi afectate, în special dacă vă confruntați cu lipsa de forță de muncă sau cu un buget limitat.
Optând pentru UCaaS, veți beneficia de toate serviciile fără bătăile de cap asociate gestionării și întreținerii. Puteți lăsa toate aceste aspecte în seama furnizorului de servicii.
Colaborare și productivitate
Instrumentele de comunicare performante, furnizate în cloud, ajută angajații, în special pe cei remote, să colaboreze eficient. UCaaS promovează o cultură de lucru sănătoasă, unde toți sunt conectați și pot partaja informații, indiferent dacă sunt din același departament sau din departamente diferite.
În mod similar, UCaaS contribuie la creșterea productivității angajaților, oferind acces la informații printr-o soluție cloud și facilitând o comunicare și colaborare eficientă între angajați și clienți.
Conform Cisco, 75% dintre utilizatori au raportat o creștere a productivității folosind UCaaS în timp ce lucrau în diverse locații.
Pe lângă cele menționate anterior, utilizarea platformelor UCaaS oferă și alte avantaje, cum ar fi:
- Redundanță încorporată a soluțiilor de voce pentru o mai bună fiabilitate
- Gestionare și raportare simplă a utilizării
- O experiență simplificată a angajaților și utilizatorilor cu instrumentele existente
- Un singur punct de contact pentru depanare prin furnizorul UCaaS
- Securitate și conformitate cu reglementările precum HIPAA, PCI-DSS, SOC etc.
Termeni cheie UCaaS
Telecommuting
Telecommuting este un termen des întâlnit în mediul de afaceri modern, referindu-se la posibilitatea angajaților de a-și îndeplini sarcinile de la distanță, folosind instrumente de telecomunicații, cum ar fi apeluri telefonice, videoconferințe etc. Aceștia pot colabora de oriunde în lume, cu o conexiune stabilă la internet.
Birou virtual
Un birou virtual este o configurație care permite unei persoane să-și îndeplinească sarcinile de la distanță, având acces la resurse, site-uri web, fișiere de birou și alte instrumente prin intermediul unui dispozitiv (smartphone, iOS, desktop etc.). Acest birou poate fi personalizat astfel încât să reflecte un mediu profesional și modern.
Spațiu de lucru colaborativ
Un spațiu de lucru colaborativ este un mediu care pune accent pe colaborarea dintre angajați, cu scopul de a reduce complexitățile, de a îmbunătăți comunicarea și de a promova un mediu de lucru sănătos. Angajații dintr-un astfel de spațiu se simt parte a organizației și sunt încurajați să performeze la maximum, fie că lucrează de la birou sau de la distanță.
Dacă sunteți în căutarea celei mai bune platforme UCaaS, iată câteva recomandări:
Vonage
Obțineți comunicații unificate printr-o singură aplicație – Vonage – care integrează mesageria, vocea, social media, faxul și video. Oferă peste 50 de funcții, soluții integrate, scalabilitate, prezență globală, conectivitate, productivitate îmbunătățită, un uptime de 99,999% și calitate a serviciului (QoS).
Caracteristici cheie:
- Vonage Meetings, un instrument intuitiv de colaborare video
- Portal de administrare pentru gestionarea sistemelor telefonice
- Aplicații mobile și desktop pentru a menține echipele conectate
- Mesagerie pentru afaceri, care permite rezolvarea problemelor mai rapid prin SMS, Facebook Messenger și MMS
- Un asistent virtual cu inteligență artificială, care oferă clienților opțiuni de self-service prin voce
- App Center pentru a integra aplicații de mare valoare, care îmbunătățesc productivitatea și experiența utilizatorului
- Blocarea ID-ului apelantului
- Câmp luminos ocupat, pentru a identifica telefoanele care sunt utilizate
- Anunțul apelului pentru a afla motivul apelului și a apela conferința
Vonage este ușor de configurat, rapid de scalat și ușor de adoptat. De asemenea, permite angajaților să interacționeze cu clienții și între ei, practic oricând și oriunde.
Zoom
Unificați întâlnirile, chatul și vocea printr-o singură soluție – Zoom – care oferă flexibilitate în comunicare și facilitează colaborarea.
Caracteristici cheie:
- Întâlniri: audio și video HD securizate, soluții de colaborare integrate și integrare în calendar
- Chat: conexiune instantanee cu clienții și simplificarea comunicării cu angajații, programarea și efectuarea de apeluri și întâlniri ad-hoc, urmărirea sarcinilor și partajarea fișierelor
- Telefon: utilizarea telefonului Zoom, transformarea unui apel în video și folosirea telefonului VoIP în cloud de pe laptop, mobil, desktop și tabletă
- Webinarii video: seminarii web Zoom, scalabile până la 50.000 de persoane, inclusiv peste 100 de membri ai grupului video, cu o calitate video și audio excelentă, opțiunea de a personaliza configurarea, transmiterea în direct și înregistrarea
- Zoom Rooms: o sală de conferințe pentru a colabora de la distanță sau de la birou
- Securitate: criptare AES-GCM pe 256 de biți și alte funcții de securitate în timpul întâlnirii
- Platforme suportate: macOS, Windows, Linux, Android OS și iOS
Folosind Zoom, beneficiați de o calitate audio clară, comunicații cloud criptate și securizate, mesagerie rapidă și o stivă tehnologică simplificată.
Nextiva
Nextiva facilitează comunicarea, permițând conectarea sistemelor telefonice cu aplicații de afaceri, automatizare și inteligență artificială pe o singură platformă pentru a gestiona eficient afacerea.
Caracteristici cheie:
- Automatizare pentru sarcinile repetitive de comunicare, cum ar fi răspunsurile automate, trimiterea de e-mailuri, realizarea de sondaje etc., pentru a economisi timp
- Analize pentru a obține informații detaliate despre afacere și clienți
- Instrumente integrate pentru echipele de vânzări și servicii
- PBX în cloud cu rutare a apelurilor
- Apeluri telefonice HD
- Partajarea ecranului
- Integrări CRM
- Funcții avansate, inclusiv înregistrarea apelurilor, cozile, transferurile, redirecționarea, ID-ul, muzica în așteptare, însoțitorii automati etc.
Nextiva permite interacțiunea cu clienții și angajații prin intermediul mai multor platforme de comunicare, cum ar fi telefon, e-mail, video, text și rețele sociale.
Microsoft Teams
Utilizați platforma populară Microsoft Teams pentru a conecta persoanele de la serviciu, de acasă și de la școală.
Caracteristici cheie:
- Suport pentru toate dispozitivele, de la desktopuri și laptopuri, la smartphone-uri și tablete
- Criptarea datelor pentru fișiere, apeluri, chat-uri și întâlniri
- Partajarea fișierelor, sondajele și automatizarea sarcinilor
- Stocare în cloud
- Găzduirea webinarilor, înregistrări, întâlniri cu clienții etc.
- Instrumente de raportare
- Integrare cu instrumente precum Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint etc.
Teams vă conectează cu colegii, prietenii și familia și oferă acces la resurse partajate, permițând învățarea și inovația prin apeluri, partajarea video și conversație prin chat.
Dialpad
Comunicați cu clienții și angajații prin voce, întâlniri și mesaje folosind Dialpad, o platformă care oferă un spațiu de lucru eficient pentru a construi relații semnificative. Aceasta unifică comunicațiile, fiind disponibilă indiferent de locația echipelor și clienților.
Oferă funcții și integrări valoroase, cu inovare continuă pentru soluții îmbunătățite.
Caracteristici cheie:
- Întâlniri video bazate pe inteligență artificială, comunicare de vânzări și centru de contact
- Extindere în peste 70 de țări cu numere gratuite și locale
- SLA cu un uptime de aproape 100%
- Opțiunea de a colecta CSAT la toate apelurile clienților
- Recunoaștere vocală integrată și procesarea limbajului natural (NLP)
- Peste 74 de integrări disponibile
- Probă GRATUITĂ de 14 zile
Puteți conta pe această platformă de nivel enterprise pentru toate nevoile de comunicare, indiferent de tipul și dimensiunea afacerii dumneavoastră.
GoTo
Mențineți legătura cu colegii, clienții și persoanele importante folosind o soluție simplă – GoTo. Acest sistem telefonic bazat pe cloud este sigur, proiectat pentru munca flexibilă și de la distanță.
Caracteristici cheie:
- Un editor vizual drag-and-drop pentru o configurare ușoară
- Cloud PBX și apeluri internaționale
- Dirijarea apelurilor, conferințe video HD, însoțitor automat, director arbore de telefon etc.
- Portarea numerelor curente sau adăugarea unui număr gratuit
- Planuri de apelare personalizabile și rutare a apelurilor
- Flux de lucru simplificat al centrului de contact
- Uptime de 99,999%, arhitectură cloud distribuită și utilizare redusă a lățimii de bandă
GoTo este compatibilă cu toate dispozitivele, oferind tranziții ușoare între aplicațiile desktop, telefoanele de birou sau aplicațiile mobile.
Concluzie: De ce este UCaaS vital pentru viitor?
Investiția într-o platformă UCaaS adecvată va îmbunătăți comunicarea în organizația dumneavoastră, atât între angajați, cât și cu clienții. Aceasta va oferi, de asemenea, scalabilitate, fiabilitate, flexibilitate și rentabilitate mai bune.
Conform unui raport IDC din 2021, piața UCaaS a ajuns la 47,2 miliarde de dolari în 2020. Datorită creșterii și utilizării crescute de-a lungul anilor, se preconizează că aceasta va continua să crească în anii următori. Așadar, alegeți platforma UCaaS potrivită și beneficiați de avantajele sale pentru afacerea dumneavoastră.