Afacerile, mari și mici, nu pot funcționa fără acorduri. Contractele sunt de acord cu părțile executorii din punct de vedere juridic prin crearea, definirea și guvernarea drepturilor și obligațiilor reciproce între ele.
Contractele au fost folosite cu mult înainte de industrializare și a luat naștere o economie capitalistă. În epoca regilor și a imperiilor lor, acordurile decideau termenii înțelegerii, iar părțile trebuiau să respecte termenii.
Pe măsură ce deceniile au trecut și lumea a suferit schimbări insurmontabile, fundamentele din spatele contractelor au rămas aceleași. Managementul contractelor este procesul de gestionare a contractelor. Include gestionarea acordurilor, de la sursa pana la executarea lor de catre partea aleasa si eventuala reziliere a contractului.
Deoarece contractele au mai multe fațete în sine, managementul contractelor a introdus diferite niveluri/etape pentru a reprezenta fiecare aspect al acordului. Elementele semnificative ale managementului contractului implică analiza performanței pentru a maximiza performanța operațională și financiară, identificând și atenuând, de asemenea, riscul financiar și reputațional suportat din cauza nerespectării condițiilor contractuale.
Cuprins
Fundamentele managementului contractelor
Pentru a gestiona munca și oamenii implicați într-un contract, echipa trebuie să înțeleagă clar munca, resursele și timpul necesar pentru a finaliza munca. O înțelegere clară a tuturor acestor aspecte este fundamentul managementului contractelor.
Beneficiile managementului contractelor
- Calitatea muncii este menținută: Întregul proces de gestionare a contractelor are ca scop păstrarea calității muncii efectuate. Acesta asigură că munca este efectuată eficient în timpul potrivit și că resursele sunt utilizate cel mai eficient din punct de vedere al costurilor. Se asigură că compania obține cel mai bun raport calitate-preț din fiecare contract pe care îl încheie. Se realizează prin identificarea și atenuarea riscurilor financiare și de reputație.
- Control mai bun al proiectului: Managementul proiectului este esențial pentru gestionarea lucrărilor în etapa de inițiere. Se asigură că lucrarea este inițiată corect.
- Venituri crescute: Venituri mai mari sunt generate atunci când managementul contractului este implementat. Se întâmplă în două moduri. În primul rând, compania poate rămâne competitivă pe piață și poate câștiga mai multe contracte. În al doilea rând, munca pe care o face compania este de o calitate superioară. Produce rezultate de calitate superioară, iar afacerea poate percepe o primă.
Managementul contractelor vs. Administrarea contractelor
Domeniul Managementului Contractelor cuprinde întregul ciclu de viață, de la crearea acestuia, până la încetarea acestuia. Cu toate acestea, Administrarea Contractelor încorporează procesele care intră în proiectarea contractelor între cele două părți. Ciclul de administrare a contractului se încheie atunci când contractul este convenit și semnat. Totodată, gestiunea contractului începe după semnare și se încheie cu rezilierea contractului.
Administratorii de contract sunt responsabili să se asigure că ambele părți sunt mulțumite de contractul pe care l-au creat împreună. Pe de altă parte, managerii de contract se asigură că toate părțile din acord respectă toți termenii.
Etapele managementului contractului
După cum am menționat mai devreme, managementul contractelor înseamnă mult mai mult decât semnarea acordurilor. Acesta implică o serie de acțiuni care ghidează și dezvoltă procese pentru gestionarea fiecărui nod din acord. Este posibil prin păstrarea totul clar și minuțios în contract.
Etapa de creație
Știm că planificarea joacă un rol crucial în succesul oricărei strategii. Un manager bun își planifică întotdeauna proiectul. Etapa de creare a managementului contractelor presupune construirea unei foi de parcurs flexibile pentru a prelua câteva neprevăzute.
Etapa de creare este pasul inițial în drumul lung și temeinic al managementului contractului. În această etapă, evaluezi nevoile și resursele companiei. Include brainstormingul elementelor critice ale strategiei contractului. Acest lucru menține toți pașii următori la fața locului și a erorilor și îi face pregătiți pentru improvizații în timpul situațiilor neprevăzute. Caracteristicile care trebuie avute în vedere în timpul etapei de planificare sunt:
- Tipurile de contracte care urmează a fi gestionate
- Standarde utilizate în acorduri
- Responsabilitate pentru fiecare etapă
- Cerințe pentru performanța optimă a muncii
- Probleme/ blocaje pentru fiecare pas și soluțiile ulterioare
- Resurse necesare pentru implementarea strategiei contractului
Etapa de creație pune bazele următoarelor etape/nivele de urmat.
Etapa de colaborare
Etapa de colaborare vine după Creație, prin care s-a constituit fundația de management al contractelor. În primul rând, ajută la implementarea bazei stabilite pentru contracte noi și noi. De asemenea, implică dezvoltarea de noi acorduri tipice pentru situații cotidiene și banale. Provocarea proeminentă cu care se confruntă managerii de contracte în această etapă este crearea unei ecuații care oferă ceea ce este necesar, reducând în același timp riscurile.
Scena devine cea mai ușoară pentru situațiile de zi cu zi. Toți managerii trebuie să găsească tipul de contract potrivit și să introducă informațiile relevante în timp ce nu fac modificări sau modificări minore în documentul contractului. Cu toate acestea, sarcina devine dificilă atunci când sunt în discuție situații mai complexe, caz în care, o nouă înregistrare este pregătită de la zero, obținând conformitate, standarde și drepturi. O semnătură electronică urmează Statul Precontact pentru a finaliza contractul.
Etapa de semnare
Etapa de semnare este următorul pas cel mai important în managementul contractelor. Aici încercați să executați strategiile pe care le-ați planificat în etapa anterioară. Este, de asemenea, etapa în care implementați software-ul de gestionare a contractelor pentru a ajuta la executarea sarcinilor legate de contract. Software-ul este cunoscut și pentru migrarea contractelor cu un depozit centralizat.
Software-ul de management al contractelor este un instrument digital care permite utilizatorilor să urmărească și să gestioneze contractele prin diferite etape ale ciclului lor de viață. Acest software permite, de asemenea, companiilor să reînnoiască notificările, să gestioneze conformitatea, să capteze semnături digitale și să gestioneze șabloanele de contracte.
O altă caracteristică semnificativă a etapei de implementare este integrarea. Se asigură că fiecare parte la contract înțelege viziunea și obiectivele contractului și managerului de contract și, de asemenea, se simte confortabil cu instrumentele utilizate.
După finalizarea Etapei de Implementare, urmată de semnătura electronică a ambelor persoane, vine etapa de predare, în care se asigură că contractul este lipsit de erori și vicii. Fiecare rol, responsabilitate, piatră de hotar și obiectiv este confirmat.
Etapa de urmărire
Este atunci când toate obiectivele descrise în contractele tale prind viață. Este, prin urmare, și etapa în care ar trebui să acordați o atenție mai mare tuturor condițiilor prevăzute în acord și să efectuați o monitorizare regulată a acestora pentru a vă asigura că totul se întâmplă așa cum ar trebui.
Rolul managerilor în etapa contractului este de a se asigura că totul este pe drumul cel bun și conform condițiilor prevăzute în contract. Aceștia sunt responsabili pentru identificarea problemelor și pentru implementarea unor sisteme de avertizare timpurie.
Managerii se pot inspira din etapa de planificare pentru aceasta. S-ar putea elabora o listă ordonată corespunzător a tuturor elementelor contractului care trebuie verificate și verificate. Nu numai că nu va lăsa nicio parte a contractului să fie lăsată neverificată, dar va fi o modalitate rapidă de a găsi abateri între elementele convenite și lucrarea executată.
Etapa de reînnoire
Etapa de Reînnoire nu este în esență o etapă. Cu toate acestea, devine pertinent să-i acordăm atenție după etapa contractului. Dar principiile etapei de reînnoire ar trebui aplicate în toate locațiile.
Etapa de reînnoire în managementul contractului este în primul rând o situație din ciclul de viață al contractului în care decideți dacă doriți să vă reluați contractul sau să îl reziliați. Întrucât există clauze de penalități sau acțiuni în nerespectare, în cazul nerespectării acordului, devine mai important să luați în considerare încheierea contractului în mod proactiv în celelalte decizii contractuale.
Reînnoirea implică evaluarea performanței contractului și mai multe decizii care includ reînnoirea și modificarea contractului, dacă este necesar. Părțile interesate ar trebui să cunoască datele de reziliere și reînnoire și să se asigure că ambele părți au timp suficient pentru a culege informații înainte ca deciziile să fie blocate într-un alt contract.
Etapa post-contract
Etapa post-contract este încheierea contractului. Urmează rezilierea contractelor. In aceasta etapa, menajul se asigura ca totul se face corect, emitand sau platind facturile finale si arhivand contractele.
În plus, mulți manageri de contracte tind să efectueze o autopsie asupra contactelor lor pentru a afla despre concluziile pentru următoarele contracte. Acest post-mortem oferă informații și învățăminte valoroase care vor îmbunătăți cu siguranță rezultatele contractelor viitoare.
Concluzie
Contractele sunt la fel de bune ca și persoana care le gestionează. Indiferent cât de buni sunt termenii din contracte, nicio parte a contractelor nu ia acasă o afacere bună dacă nu este abordată în mod adecvat. Prin urmare, este esențial să urmați instrucțiunile într-un mod disciplinat pentru a obține cele mai bune rezultate din contractele dvs.
De asemenea, puteți vedea de unde să obțineți șabloane de documente legale pentru contractele dvs.