Scopul documentului de lucru vă ajută să evitați presupunerile și comunicările greșite într-un proiect și să îl mențineți pe drumul cel bun atunci când colaborați cu clienți externi.
Afacerile de astăzi colaborează cu mai multe părți înainte de a finaliza un proiect. Pentru o astfel de muncă în colaborare, afacerile au nevoie de un document profesional. Așa că se pot referi la el mai târziu dacă părțile externe colaboratoare nu livrează livrabilele proiectului conform specificațiilor convenite.
Un astfel de document de afaceri este domeniul de activitate. Ai nevoie de el ori de câte ori preiei proiecte de la altcineva sau colaborezi cu terți.
Continuați să citiți pentru a învăța să scrieți un document de lucru într-un limbaj clar și ușor de înțeles. De asemenea, veți explora câteva resurse online care oferă diferite tipuri de sfera de aplicare a șabloanelor de lucru și constructori bazați pe formulare.
Cuprins
Introducere
Scopul lucrării, alias document SoW, este o lucrare în care sunt descrise informații detaliate despre fundamentul unui proiect. Mulți oameni îl consideră, de asemenea, un contract scris între ei și alte părți interesate ale unui proiect, inclusiv agenți, furnizori de servicii și subcontractanți.
Documentul explică de obicei modul în care fiecare sarcină sau fază a unui proiect este finalizată, livrabilele, rezultatele așteptate, graficele de plată și procesul. Folosind aceasta, freelancerii sau echipele pot menționa clar și concis la ce se pot aștepta părțile interesate de la un proiect.
În caz de neînțelegere, aceasta funcționează ca opțiune pentru toate părțile. Din aceasta, toată lumea știe ce trebuie să facă pentru ca proiectul să funcționeze pentru ambii. Documentul SoW este, de asemenea, o modalitate fantastică de comunicare eficientă, lipsa căruia poate duce la eșecul unui proiect și al relației client-părți interesate.
Componente esențiale
În funcție de tipul de proiect și de industria dvs., documentul va varia. Cu toate acestea, acestea sunt elementele comune pe care trebuie să le includeți în aproape tot SoW pentru transparență.
Informatie cheie
În fiecare document SoW, trebuie să includeți detaliile de bază ale unui proiect, astfel încât cititorii să-și dea seama imediat despre ce este vorba. Includeți numele proiectului, numele autorului, numele clientului, data și alte informații esențiale.
Obiectivele proiectului
Adăugarea unei scurte descriere a proiectului în SoW este întotdeauna de ajutor. Asigurați-vă că includeți fundalul proiectului, obiectivele, declarația problemei și persoanele implicate, dar în mod concis.
Descrierea bunurilor și serviciilor sub formă de listă
Acum, veniți la partea cea mai importantă a acestui document – bunurile și serviciile pe care le veți livra sau executa în cadrul proiectului.
Este mai bine să împărțiți livrabilele în bucăți mai mici și să le enumerați ca sarcini și subsarcini. Indiferent dacă este un proiect independent sau un proiect de echipă, prezentați sarcinile într-un tabel împreună cu datele de finalizare proiectate și persoanele de contact.
Rezultatele proiectului
S-ar putea să nu fie necesar pentru toate documentele SoW, dar menționarea a ceea ce va primi clientul odată ce proiectul se încheie este benefică. Astfel, ei vor ști la ce să se aștepte de la tine și echipa ta.
Timpul proiectului
Timpul joacă un rol crucial în toate proiectele; prin urmare, trebuie să includeți timpul de finalizare. Menționați când veți începe să lucrați la el și când îl veți termina. De asemenea, nu uitați să menționați orice repere sau realizări pe care doriți să le realizați pe parcurs.
O listă în afara domeniului de aplicare
O altă componentă opțională a documentului SoW îl va duce la nivelul următor. În această secțiune, includeți orice nu veți include în proiectul dvs., dar clienții s-ar putea aștepta să faceți acest lucru. Acest lucru va clarifica lucrurile și vă va ajuta să evitați orice neînțelegere.
Protocol pentru modificări
Pe măsură ce creați SoW înainte de a începe un proiect, s-ar putea să apară mai târziu necesități de a face modificări domeniului proiectului pe care îl menționați în acest document. Din acest motiv, trebuie să adăugați un protocol prin care să-l puteți modifica.
Termeni de plată
Toate proiectele plătite ar trebui să conțină o secțiune în care trebuie să descrii cheltuielile proiectului și modurile de plată. Dacă proiectul necesită să investești bani pentru bunuri, forță de muncă, infrastructură sau orice alte costuri generale, include-le în această secțiune. De asemenea, menționați programele de plată, plățile de referință și alte detalii în documentul dvs. SoW.
Termeni si conditii
Trebuie să includeți toți termenii și condițiile proiectului în această secțiune. Aici, puteți explica, de asemenea, termenii folosiți în SoW și orice condiții pe care nu le-ați clarificat mai devreme.
Acceptare
În cele din urmă, adăugați această secțiune care va transforma acest lucru într-un contract executoriu din punct de vedere legal. Aici, includeți semnătura clientului și oferiți spațiu pentru semnăturile altor părți interesate.
Cazuri de utilizare
Orice afacere de punere în funcțiune a unui proiect între un client și o parte de externalizare ar trebui să se realizeze printr-un document SoW. Găsiți mai jos câteva cazuri de utilizare din lumea reală a domeniului de aplicare a documentelor Word și șabloanele acestora:
#1. Lucrari de arhitectura de constructii
Deoarece lucrările de arhitectură pentru clădirile de afaceri și personale implică multe cheltuieli, riscuri și investiții de timp, trebuie să utilizați un document standard SoW pe care îl folosesc majoritatea firmelor de construcții.
Șablonul de mai jos este un document SoW standardizat care include toate componentele vitale, cum ar fi definiția proiectului, informații despre client și proiect, procesul de selecție a arhitectului, calendarul proiectului, cerințele de aprobare, obiectivul general etc.
Descărcați: șablon de lucrări arhitecturale pentru MS Word/Google Docs gratuit
#2. Renovare interioară și exterioară
Diverse agenții și antreprenori de decorațiuni interioare folosesc acest document SoW pentru a finaliza ofertele de renovare a proiectelor individuale sau de afaceri. Puteți folosi un șablon dacă sunteți un nou participant în acest domeniu și nu aveți idee cum să creați unul.
Următorul model de document SoW a fost elaborat în funcție de nevoile antreprenorilor generali din SUA pentru renovarea clădirilor comerciale sau rezidențiale. Conține tot conținutul „în domeniul de aplicare” pentru lucrările de renovare. Cu toate acestea, puteți adăuga mai multe sau șterge unele în funcție de proiectul la care lucrați.
Descărcați: șablon de lucrări de renovare gratuit pentru MS Word/Google Docs
#3. Proiecte de amenajare rezidentiala si comerciala
Proiectele de amenajare a teritoriului includ o mulțime de lucrări umede, precum și expoziții profesionale. Documentul SoW este șansa de a vă arăta creativitatea și gusturile de design, astfel încât partea de punere în funcțiune să obțină un alt punct solid pentru a vă angaja agenția.
Acest șablon SoW de amenajare a teritoriului constă din blocuri de imagini în care puteți plasa un logo al mărcii, palete de culori ale mărcii, pictograme și exemple de lucru. Există o pagină goală suplimentară pe care o puteți folosi pentru a scrie mai mult conținut. Pentru fiecare pagină, puteți schimba exemplul de imagine peisagistică.
Descărcați: șablon SoW de amenajare a teritoriului pentru MS Word/Google Docs gratuit
#4. Social Media Marketing
A ajuta companiile cu reclamele pe rețelele sociale și campaniile de marketing este profitabilă. Diferiți freelanceri și agenții de marketing digital sunt interesați de asta. Dacă sunteți și în acest domeniu, atunci un document SoW vă poate ajuta pe termen lung.
Găsiți mai jos un șablon SoW de marketing pe rețelele sociale organizat, clar și profesional, pe care agențiile și freelancerii îl pot folosi comercial. Conține componentele obligatorii ale documentului SoW, cum ar fi detalii despre clienți, descrieri ale proiectelor, detalii ale campaniei, produse cheie, tabele campaniei etc.
Descărcați: șablon SoW de marketing în rețelele sociale pentru MS Word/Google Docs gratuit
#5. Contracte guvernamentale
Un document SoW este extrem de necesar pentru lucrările contractuale pe care le-ați putea obține de la federal, de stat, municipalități și județe. De asemenea, veți găsi că domeniul de aplicare al contractului guvernamental al documentelor de lucru este cel mai elaborat în conținut și domenii.
Aici găsiți un exemplu de șablon SoW pentru proiecte contractuale guvernamentale. Vă permite să adăugați logo-ul agenției și alt conținut SoW, cum ar fi numele organizației, numele proiectului, detaliile autorului, fundalul și obiectivele proiectului, descrierea proiectului, orarul/programul, propunerea de cost a furnizorului etc.
Poate fi necesar să adăugați sau să excludeți conținut, în funcție de proiectul contractului guvernamental care vă interesează. Parcurgeți cerințele proiectului pentru un format de document SoW înainte de a trimite proiectul final.
Descărcați: șablon SoW de contracte guvernamentale pentru MS Word/Google Docs gratuit
Dos to Write SOW Document ✔
- Includeți detalii explicite cu privire la job, plată, resurse, termen limită, etape etc.
- Adăugați elemente vizuale, cum ar fi imagini ale produsului sau serviciului final pe care îl așteptați, grafice, diagrame, tabele etc.
- Dacă documentul conține jargon de afaceri, asigurați-vă că dvs. și partea semnatară le definiți înainte de a pune în funcțiune proiectul.
- Dacă este un proiect pe termen lung cu multe livrabile complexe care depind de timp, includeți un program de revizuire a SoW la intervale lunare sau trimestriale.
- Documentul ar trebui să conțină și definiții ale succesului proiectului. Când finalizați proiectul, clientul poate revizui cu ușurință definițiile succesului și nu va exista niciun spațiu pentru revizuiri și reproiectări inutile.
- Păstrați SoW-ul clar, concis și concis. Nu utilizați materiale de umplutură inutile pentru a prelungi documentul.
- Trebuie să redactați documentul colaborând cu părțile interesate externe și interne. De exemplu, părțile interesate interne vor fi echipa dvs. de proiect, iar părțile interesate externe vor fi clienții și furnizorii terți.
- Menționați servicii strâns legate care nu vin odată cu proiectul, cum ar fi găzduirea după dezvoltarea site-ului web, publicarea aplicației după dezvoltarea aplicației etc., cu excepția cazului în care clientul plătește pentru serviciu.
Acum, să trecem la ce nu trebuie să scriem pentru a scrie un document privind domeniul de lucru (SOW).
Nu trebuie să scrieți documentul SOW ❌
- Nu ezitați să utilizați șabloane de documente SoW și exemple ale unui proiect relevant atunci când îl creați. Va economisi timp și efort.
- Nu includeți conținut vag și ambiguu în document pe care subcontractanții, vânzătorii și alte terțe părți îl pot folosi în avantajul lor și vă pot cauza daune bănești.
- Nu grăbiți procesul de redactare a unui document de lucru. Stați cu colaboratorii dvs. și planificați meticulos documentul, incluzând toate definițiile, reperele, limitările, bugetul etc.
- Nu uitați să subliniați în mod clar rezultatele dintr-un proiect care sunt „în afara domeniului de aplicare” și „în domeniul de aplicare”.
- În cazul în care proiectul necesită anumite durate de pregătire profesională, nu uitați să le includeți în document împreună cu costurile.
- Unelor documente SoW le lipsește fluxul de lucru pas cu pas privind modul în care clientul ar trebui să auditeze livrabilele, astfel încât să poată declara finalizarea proiectului. Asigurați-vă că nu faceți această eroare. Includeți pași preaprobați care definesc proiectul ca fiind finalizat conform termenilor de punere în funcțiune.
- Proiectele pe termen lung pot necesita diversiuni, modificări ale domeniului de aplicare, modificări ale livrabilelor etc. Nu uitați să menționați astfel de posibilități în documentul SoW.
În plus, verificați resursele șablonului gratuite pentru documentele SOW.
Resurse șabloane gratuite
Smartsheet
Pe Smartsheet, utilizatorii pot găsi o varietate de șabloane de lucru gratuite pentru uz personal. Aici, șabloanele sunt disponibile în Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs și Google Sheets.
Marketingul digital, construcția comercială, dezvoltarea de software, designul interior, designul web și remodelarea sunt câteva industrii populare în care puteți utiliza aceste șabloane ale acestei platforme.
Arhiva de șabloane
Arhiva de șabloane este un alt site web unde puteți găsi resurse gratuite pentru crearea domeniului de aplicare a documentelor de lucru. Șabloanele sunt de diferite modele și formate, astfel încât să puteți alege în funcție de marca sau proiectul dvs. Mai mult, le puteți descărca și edita cu ușurință pentru a crea un document SoW unic.
FormSwift
FormSwift vă permite să creați un document de lucru pentru următoarea propunere de proiect în două moduri. Mai întâi, descărcați un șablon generic în Microsoft Word sau Adobe PDF de pe site-ul său web. Apoi, puteți completa spațiile libere pentru a crea un document SoW personalizat.
În al doilea rând, puteți trece printr-un constructor SoW ghidat în care introduceți detaliile relevante, iar constructorul continuă să creeze documentul. Este nevoie de aproximativ 20 de minute pentru a crea documentul online pe această platformă.
Cuvinte finale
Așadar, acum cunoașteți domeniul de aplicare al documentului de lucru, componentele sale și ce trebuie să faceți și ce nu trebuie să faceți pentru a crea un document SoW profesional pe care clientul dvs. îl va iubi. Mai mult, ați descoperit și câteva cazuri de utilizare în care puteți utiliza documente SoW.
Pentru a vă ajuta în continuare, articolul a subliniat o serie de domenii online ale generatorilor de documente de lucru și bibliotecilor de șabloane. Puteți crea un document SoW online folosind oricare dintre platformele de mai sus, fie urmând un ghid pas cu pas, fie descarcând și personalizând un șablon.
Ați putea fi, de asemenea, interesat de instrumentele de top pentru semnarea electronică a documentelor, cum ar fi domeniul de lucru sau comenzile de lucru.