Tabelele pivot sunt un instrument uimitor de raportare încorporat în Excel. Deși sunt utilizate de obicei pentru a rezuma datele cu totaluri, le puteți folosi și pentru a calcula procentul de modificare între valori. Și mai bine: este simplu de făcut.
Ai putea folosi această tehnică pentru a face tot felul de lucruri – aproape oriunde ai dori să vezi cum se compară o valoare cu alta. În acest articol, vom folosi exemplul simplu de calcul și afișare a procentului cu care valoarea totală a vânzărilor se modifică lună de lună.
Iată foaia pe care o vom folosi.
Este un exemplu destul de tipic de fișă de vânzări care arată data comenzii, numele clientului, reprezentantul de vânzări, valoarea totală a vânzărilor și alte câteva lucruri.
Pentru a face toate acestea, mai întâi vom formata gama noastră de valori ca tabel în Excel și apoi vom crea un tabel pivot pentru a face și a afișa calculele noastre de modificare procentuală.
Cuprins
Formatarea intervalului ca tabel
Dacă intervalul dvs. de date nu este deja formatat ca tabel, vă recomandăm să faceți acest lucru. Datele stocate în tabele au multiple avantaje față de datele din intervalele de celule ale unei foi de lucru, în special atunci când se utilizează PivotTables (citiți mai multe despre beneficiile utilizării tabelelor).
Pentru a formata un interval ca tabel, selectați intervalul de celule și faceți clic pe Inserare > Tabel.
Verificați dacă intervalul este corect, dacă aveți antete în primul rând al acelui interval, apoi faceți clic pe „OK”.
Intervalul este acum formatat ca tabel. Numirea tabelului va face mai ușor să vă referiți în viitor la crearea tabelelor pivot, diagramelor și formulelor.
Faceți clic pe fila „Design” de sub Instrumente tabel și introduceți un nume în caseta furnizată la începutul Panglicii. Acest tabel a fost numit „Vânzări”.
De asemenea, puteți schimba stilul mesei aici, dacă doriți.
Creați un tabel pivot pentru a afișa modificarea procentuală
Acum să continuăm cu crearea tabelului pivot. Din noul tabel, faceți clic pe Insert > PivotTable.
Apare fereastra Creare tabel pivot. Acesta va fi detectat automat masa dvs. Dar puteți selecta tabelul sau intervalul pe care doriți să îl utilizați pentru PivotTable în acest moment.
Grupați datele în luni
Vom trage apoi câmpul de dată după care dorim să îl grupăm în zona de rânduri a tabelului pivot. În acest exemplu, câmpul este numit Data comenzii.
Începând cu Excel 2016, valorile datei sunt grupate automat în ani, trimestre și luni.
Dacă versiunea dvs. de Excel nu face acest lucru sau doriți pur și simplu să schimbați gruparea, faceți clic dreapta pe o celulă care conține o valoare de dată și apoi selectați comanda „Grup”.
Selectați grupurile pe care doriți să le utilizați. În acest exemplu, sunt selectați numai ani și luni.
Anul și luna sunt acum câmpuri pe care le putem folosi pentru analiză. Lunile sunt încă denumite ca Data comenzii.
Adăugați câmpurile valorice în tabelul pivot
Mutați câmpul An din Rânduri și în zona Filtru. Acest lucru permite utilizatorului să filtreze Tabelul Pivot timp de un an, mai degrabă decât să aglomereze Tabelul Pivot cu prea multe informații.
Trageți câmpul care conține valorile (Valoarea totală a vânzărilor în acest exemplu) pe care doriți să le calculați și prezentați modificarea în zona Valori de două ori.
S-ar putea să nu arate încă mult. Dar asta se va schimba foarte curând.
Ambele câmpuri de valoare vor fi implicit la suma și în prezent nu au format.
Valorile din prima coloană pe care dorim să le păstrăm ca totale. Ele necesită totuși formatare.
Faceți clic dreapta pe un număr din prima coloană și selectați „Formatare numere” din meniul de comenzi rapide.
Alegeți formatul „Contabilitate” cu 0 zecimale din dialogul Formatare celule.
Tabelul Pivot arată acum astfel:
Creați coloana Modificare procentuală
Faceți clic dreapta pe o valoare din a doua coloană, indicați spre „Afișați valori”, apoi faceți clic pe opțiunea „Diferență % față de”.
Selectați „(Anterior)” ca element de bază. Aceasta înseamnă că valoarea lunii curente este întotdeauna comparată cu valoarea lunii precedente (câmpul Data comenzii).
Tabelul Pivot arată acum atât valorile, cât și modificarea procentuală.
Faceți clic în celula care conține Etichete de rând și tastați „Lună” ca antet pentru acea coloană. Apoi faceți clic în celula antet pentru a doua coloană cu valori și tastați „Varianță”.
Adăugați câteva săgeți de variație
Pentru a șlefui cu adevărat acest tabel pivot, am dori să vizualizăm mai bine modificarea procentuală adăugând câteva săgeți verzi și roșii.
Acestea ne vor oferi un mod minunat de a vedea dacă o schimbare a fost pozitivă sau negativă.
Faceți clic pe oricare dintre valorile din a doua coloană și apoi faceți clic pe Acasă > Formatare condiționată > Regulă nouă. În fereastra Editare reguli de formatare care se deschide, urmați următorii pași:
Selectați opțiunea „Toate celulele care arată valorile „Varianță” pentru Data comenzii”.
Selectați „Seturi de pictograme” din lista Stil format.
Selectați triunghiurile roșu, chihlimbar și verde din lista Stil pictogramă.
În coloana Tip, modificați opțiunea de listă pentru a spune „Număr” în loc de Procent. Aceasta va schimba coloana Valoare la 0. Exact ceea ce ne dorim.
Faceți clic pe „OK” și formatarea condiționată este aplicată tabelului pivot.
Tabelele pivot sunt un instrument incredibil și una dintre cele mai simple moduri de a afișa modificarea procentuală în timp pentru valori.