Inteligența artificială (AI) are potențialul de a eficientiza întâlnirile, de a rezolva problemele subiacente în timpul întâlnirilor și de a le face mai productive.
Întâlnirile, fie online, fie offline, sunt importante pentru fiecare profesionist și business. Acest lucru permite echipelor să discute probleme sau strategii cruciale în timpul unei scurte discuții.
Cu toate acestea, pregătirea pentru o întâlnire și reușita acesteia nu este atât de ușoară. Este nevoie de multă brainstorming, crearea de agende, documentarea, editarea, prezentarea, programarea și multe altele.
Dacă le faci pe toate manual, ar putea consuma mult timp și efort și poate implica anumite ineficiențe și erori.
Acest lucru ar putea afecta întâlnirea și rezultatul. Prin urmare, aveți nevoie de o soluție pentru toate provocările întâlnirii cu care vă confruntați.
Puteți profita de potențialul inteligenței artificiale pentru a vă alimenta întâlnirile, a le gestiona ca un profesionist și a le face de succes.
În acest articol, voi discuta câteva dintre provocările asociate întâlnirilor și cum le poate rezolva AI.
Să începem!
Cuprins
Gestionarea timpului
Uneori, întâlnirile online se pot întinde dincolo de timpul alocat. Acest lucru ar putea fi obositor și incomod pentru participanți, deoarece ar putea avea alte angajamente după întâlnire.
În mod similar, dacă întâlnirea nu începe la momentul potrivit, creează probleme. Acest lucru îi face pe oameni să aștepte, ceea ce nimănui nu-i place în această lume în ritm rapid. Acest lucru ar putea, de asemenea, să sugereze că gazda nu este atât de serioasă în a prețui timpul altora. Ca urmare, unii dintre ei ar putea părăsi sesiunea, ceea ce vă poate afecta agenda.
Prin urmare, este necesar să gestionați corect timpul de întâlnire. Acest lucru va permite tuturor participanților să se alăture întâlnirii, să aibă o discuție grozavă, să o finalizeze la momentul potrivit și apoi să se întoarcă la angajamentele lor.
Soluție AI: AI vă poate ajuta să vă gestionați întâlnirile online și să faceți evenimentul de succes. Pentru aceasta, există instrumente AI pentru a monitoriza progresul întâlnirilor dvs. online, astfel încât să vă puteți asigura că timpul corect este menținut de la început până la sfârșit.
Pe lângă monitorizare, instrumentele AI pot trimite mementouri când este timpul să închei. Astfel, puteți încheia întâlnirea în mod corespunzător, în loc să o faceți în grabă.
Programarea ședinței
Fie că este vorba despre o întâlnire online sau offline, programarea poate fi cu adevărat dificilă. Este necesar să găsiți o dată și o oră potrivite pentru toți participanții. Și având în vedere cât de ocupați sunt toți în zilele noastre, devine dificil să îi aduceți pe toți împreună, chiar dacă este online.
În plus, există și alte provocări în timpul procesului de programare, cum ar fi referirea la calendare, coordonarea cu echipa dvs., rezolvarea conflictelor și multe altele.
Soluție AI: Cu AI, procesul de programare a unei întâlniri devine mai ușor. Nu numai că poate eficientiza procesul de programare, dar îl poate face și mai eficient. Puteți obține un instrument de programare de încredere, alimentat de AI, pentru a simplifica acest proces. Poate analiza programul fiecărui participant și, în funcție de disponibilitatea acestora, poate sugera ore de întâlnire preferate.
În plus, aceste instrumente AI sunt concepute pentru a lua în considerare alți factori ai participanților, cum ar fi fusurile orare cărora le aparțin, timpul de călătorie etc., pentru a sugera ore potrivite pentru întâlniri. În plus, instrumentul poate rezolva conflictele legate de programare și poate trimite automat invitații participanților.
Pentru programare, puteți folosi instrumente precum Reclaim.ai, Clockwise etc.
Stabilirea unei agende clare
Uneori, agenda unei întâlniri poate să nu fie clară pentru participanți sau pentru gazdă. Aceasta înseamnă că nimeni nu înțelege clar care este subiectul discuției, ceea ce sfidează scopul general de a participa la o întâlnire în primul rând.
De asemenea, a veni cu o agendă eficientă nu este atât de ușoară. Este nevoie de ore întregi de cercetare amănunțită, discuții, organizare, documentare și corecții.
Drept urmare, oamenii se pot abține cu ușurință de la discuție sau pot avea așteptări diferite de ceea ce se întâmplă cu adevărat în sesiune. Acest lucru poate face întâlnirea contraproductivă, iar scopul întâlnirii ar părea îndepărtat de atins.
Soluție AI: AI vă poate ajuta să vă creați agenda întâlnirii chiar și cu prioritate. Poate automatiza procesul de construire a agendei pentru a economisi mult efort și timp. Vă poate ajuta să cercetați, să organizați, să documentați, să formatați și să vă corectați agenda automat.
În plus, instrumentele AI pot prezenta agenda într-un mod bine organizat și ușor de citit. Acest lucru vă scutește de colectarea și formatarea manuală a datelor.
Gestionarea sarcinilor repetitive
Desfășurarea unei întâlniri implică o mulțime de sarcini repetitive și consumatoare de timp, cum ar fi planificarea, cercetarea, introducerea manuală a datelor, documentarea, organizarea, trimiterea invitațiilor etc. Deci, dacă investești cea mai mare parte a timpului în aceste sarcini banale, nu vei au timp suficient pentru creativitate și îmbunătățiri. Astfel, va afecta creșterea organizației dumneavoastră.
Soluție AI: dacă utilizați instrumente AI pentru a automatiza aceste procese repetitive, vă puteți economisi mult timp. Folosind un asistent de întâlnire AI, puteți eficientiza pregătirile întâlnirii, trimiteți invitații și urmăriri și alte sarcini.
Vă poate ajuta cu generarea agendei, documentarea detaliilor întâlnirii, programarea întâlnirilor, trimiterea invitațiilor, trimiterea de alerte și notificări și multe altele.
Înregistrarea sesiunii
Dacă unele lucruri esențiale sunt discutate în cadrul întâlnirii, s-ar putea să doriți să reveniți la el și să le implementați ulterior în învățările sau în proiectul dvs. Motivul este că multe lucruri ar putea fi discutate în cadrul întâlnirii și nu este posibil să ne amintim totul. Pentru aceasta, poate doriți să înregistrați o întâlnire în curs, astfel încât să vă puteți întoarce la ea și să faceți referire la punctele discutate în ea.
Cu toate acestea, nu toate serviciile de întâlnire online oferă această caracteristică de înregistrare a sesiunilor de întâlnire. Deci, este posibil să pierdeți pentru totdeauna discuții sau puncte importante. Acest lucru vă poate afecta proiectul sau înțelegerea unui subiect sau subiect despre care învățați.
Soluție AI: instrumentele AI vă pot ajuta să înregistrați întreaga întâlnire, astfel încât să nu pierdeți nimic din discutat în ea. Puteți reda din nou sesiunea înregistrată și puteți înțelege subiecte importante. Acest lucru vă va ajuta să vă finalizați proiectele și sarcinile dacă procedurile treptate sunt explicate în cadrul întâlnirii.
Unele instrumente AI pe care le puteți utiliza pentru a înregistra sesiunile de întâlnire includ Loom, Fathom, Fireflies etc.
Rezumat întâlnirea
Dacă nu ați putut participa la o întâlnire din orice motiv, obținerea unui rezumat al punctelor discutate în aceasta poate fi cu adevărat de ajutor. Și chiar dacă ați participat la întâlnire, un rezumat poate fi de ajutor.
Un rezumat cuprinzător și bine conceput al întâlnirii va include elemente cheie de acțiune, decizii, rezultate, proceduri etc. Dar dacă încercați să rezumați singur întâlnirea, ar putea consuma mult timp și efort și poate provoca anumite erori și inexactități. .
Soluție AI: puteți utiliza AI pentru a rezuma întâlnirea. Un instrument de inteligență artificială vă poate ajuta să realizați acest lucru, astfel încât să puteți surprinde punctele importante, deciziile și alte detalii și să le utilizați în învățare sau muncă.
Puteți utiliza acest instrument doar pentru a obține un rezumat cuprinzător, bine formatat și documentat. Astfel, indiferent dacă ați participat sau nu la întâlnire, puteți înțelege întregul esenț al întâlnirii parcurgând acest rezumat. Acest lucru vă va oferi claritate completă asupra subiectelor discutate cu acuratețe.
Acest lucru îl face, de asemenea, fără probleme pentru participanți, astfel încât aceștia să nu fie nevoiți să ia notițe în timpul sesiunii și să piardă detalii importante în proces. Aceștia pot participa la întâlnire cu atenție deplină și pot îndeplini obiectivul de a se alătura întâlnirii.
Unele dintre instrumentele pe care le puteți utiliza pentru rezumarea întâlnirilor sunt MeetGeek, Otter, Sembly etc.
Analizarea datelor
Este important să obțineți informații despre performanța întâlnirilor dvs. Vă va ajuta să găsiți problemele de bază în timpul întâlnirii, indiferent dacă sunt legate de ordinea de zi, programare, timp, coordonare sau orice altceva.
Puteți analiza aceste date pentru a remedia aceste probleme și pentru a vă îmbunătăți întâlnirile. Se va asigura că participanții vor avea o experiență de întâlnire fără conflicte sau bătăi de cap.
Deci, când întâlnirea este încheiată, trebuie să utilizați câteva modalități de a măsura cum a decurs întâlnirea și aspectele pozitive și negative ale sesiunii. Dar dacă nu măsurați aceste date, nu veți afla niciodată despre problemele care vă pot afecta următoarele sesiuni.
Soluție AI: analizele bazate pe inteligența artificială vă pot ajuta să culegeți analize și informații utile pentru a vă îmbunătăți întâlnirile și a le face mai eficiente. Multe instrumente de pe piață vă pot ajuta să colectați date de întâlnire virtuală, cum ar fi video, audio, note, prezență, implicare, participare, rezultate, managementul timpului, eficiență, utilizarea agendei și multe altele.
În plus, instrumentele de analiză bazate pe inteligență artificială pot prezenta aceste informații într-un format structurat ușor de înțeles. În acest fel, devine mai ușor să înțelegeți datele privindu-le. Astfel, puteți găsi rapid problemele, puteți urmări progresul întâlnirilor dvs. în timp și puteți face îmbunătățirile necesare.
În plus, instrumentele AI pentru a prelua detaliile vă permit să aveți o imagine mai mare a întâlnirilor dvs. virtuale, evaluând cum decurg întâlnirile și ce lucruri au funcționat și ce nu. Acest lucru poate duce la întâlniri mai bune și la eficiență în viitoarele întâlniri.
Unele instrumente de inteligență artificială pentru a colecta analize ale întâlnirilor sunt Gong, Chorus.ai și multe altele.
Colaborare și comunicare eficientă
Lacunele de comunicare între participanții la o întâlnire pot duce la o coordonare redusă. Dar ideea generală a conducerii unei întâlniri este de a avea o discuție sănătoasă pentru a ajunge la o concluzie și scopul întâlnirii.
Uneori, limbajul poate fi bariera între participanți sau anumite dizabilități fizice. De asemenea, participanții la o întâlnire pot fi noi unul pentru altul, așa că începerea unei conversații poate părea o provocare pentru ei. Pentru aceasta, gazda trebuie să se asigure că creează un astfel de mediu în care toată lumea să se poată întâlni virtual și să se simtă confortabil să se angajeze într-o discuție.
Dar dacă acest lucru nu este menținut, va afecta colaborarea în echipă. În mod similar, dacă desfășurați o clasă online, va trebui să vă asigurați că toți elevii dvs. au un mediu de învățare sănătos și instrumente pentru a comunica cu dvs. în nevoie.
Soluție AI: software-ul alimentat de AI poate reduce decalajul de comunicare între participanții la o întâlnire. Oferă capabilități precum procesarea limbajului natural, recunoașterea vorbirii, traducerea limbii etc.
Pentru a face întâlnirea mai productivă, familiarizați-i pe participanți cu agenda în avans, trimițându-le o agendă bine documentată. Acest lucru le va permite să se pregătească pentru întâlnire și să rămână concentrați în timpul sesiunii.
În plus, puteți folosi instrumente AI pentru colaborare în timpul întâlnirilor. Vine cu funcții precum partajarea datelor, comunicare în timp real și editare de documente, tablă virtuală, management de proiect și multe altele. Cu aceste funcții, puteți permite echipelor dvs. să lucreze împreună în mod eficient.
Astfel, dacă cineva dintre participanți dorește să adauge ceva, poate folosi o funcție de ridicare a mâinii (multe software acceptă această caracteristică). Gazda poate activa sunetul participanților și le poate permite să vorbească. În mod similar, prin editarea documentelor în timp real, mai mulți utilizatori pot accesa și edita un singur document pentru corectări sau pentru a face unele sugestii.
Unele dintre instrumentele AI pe care le puteți folosi pentru îmbunătățirea comunicării și a colaborării sunt ClickUp, Spacemaker, Voice App pentru traducere etc.
Luarea deciziilor informate
De multe ori, luarea unei decizii bune devine dificilă pentru echipe, chiar și după ore întregi de discuții. Și dacă nu poți lua o anumită decizie sau iei decizii în grabă fără să măsori totul, întregul scop al unei întâlniri pare să nu aibă sens.
O decizie proastă poate afecta întreaga organizație și aspectele acesteia. De aceea, este necesar să luați decizii informate și corecte la momentul potrivit.
Soluție AI: AI poate ajuta la eficientizarea procesului de luare a deciziilor. Folosind instrumente AI, puteți obține date în timp real, puteți efectua analize precise și puteți utiliza modelarea predictivă pentru a lua decizii mai informate, bazate pe date.
În plus, AI poate ajuta la îmbunătățirea întâlnirilor prin:
- Activarea traducerii în timp real a limbii
- Luarea notițelor întâlnirii
- Transcrierea automată a întâlnirilor
- Integrarea mai multor instrumente, astfel încât utilizatorii să poată accesa diverse instrumente dintr-o singură interfață
- Securizarea întâlnirilor cu criptări avansate, MFA și alte metode
- Ajutându-vă să mențineți conformitatea cu reglementări precum GDPR, HIPAA etc.
Instrumentele AI pe care le puteți utiliza pentru luarea deciziilor includ Rationale, Scaler etc.
Asistenți de întâlnire AI
Acum, să vorbim pe scurt despre câteva instrumente AI care vă pot ajuta să vă eficientizați întâlnirile și să le faceți mai eficiente.
#1. MeetGeek
Utilizați MeetGeek, un asistent de întâlnire AI all-in-one care funcționează cu toate platformele, inclusiv Zoom, Teams și Google Meet. Va spori valoarea întâlnirilor, a apelurilor clienților și a interviurilor de angajare.
Instrumentul AI poate înregistra automat videoclipuri ale întâlnirilor și poate rezuma întâlniri, le poate transcrie și poate împărtăși informații despre acestea. MeetGeek poate automatiza totul, de la luarea de note și transcrierea până la coordonarea deciziilor.
Instrumentul organizează în siguranță toate detaliile întâlnirii într-o locație care poate fi căutată și vă permite să vă îmbogățiți bibliotecile adăugând fișiere audio și transcrieri. Se integrează cu peste 2000 de aplicații prin Zapier, împreună cu multe alte instrumente.
#2. Vidra
Faceți-vă întâlnirile extrem de productive și profitați la maximum de ele cu Otter. Oferă concluzii cheie, note și transcrieri live. De asemenea, vă va ajuta să vă planificați și să vă programați întâlnirile conectând Otter cu Microsoft sau Google Calendar.
Otter funcționează cu platforme precum Teams, Zoom și Google Meet. Puteți să captați înregistrări în timp real pentru a le face referire mai târziu și să vă etichetați colegii cu diverse acțiuni pentru a le oferi o idee despre întâlnire. Otter poate crea, de asemenea, rezumate automate cu hyperlinkuri și le poate trimite prin e-mail participanților.
#3. Laxis
Laxis poate împuternici echipele simplificând întâlnirile și captând informații cheie din interacțiunile cu clienții. Peste 20.000 de profesioniști au încredere în acest asistent de întâlnire AI, care vă poate ajuta să rămâneți concentrat asupra întâlnirilor, să semnalați elemente pentru a le urmări mai târziu și să captați comentarii.
Instrumentul surprinde, de asemenea, rezultatele întâlnirilor și vă ajută să luați decizii clare. Oferă șabloane personalizate pentru a se concentra pe conversații. De asemenea, oferă transcripții în timp real, etichetare, editare de clasă mondială, funcții audio-text și integrare cu instrumente populare.
Concluzie
Cu inteligența artificială, vă puteți face întâlnirile productive și de succes, deoarece vă poate ajuta să eficientizați aproape fiecare aspect al întâlnirilor. De la planificare, crearea agendei și documentare până la programarea întâlnirii, invitarea membrilor și conducerea întâlnirii, AI vă poate ajuta pe tot parcursul.
De asemenea, puteți explora unele dintre cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri mai productive.