Dacă folosești Microsoft Teams ca platformă principală de comunicare și colaborare, este foarte probabil ca și echipa ta să utilizeze Planner pentru a organiza și distribui sarcinile. Acest ghid îți va arăta cum să integrezi Planner în Teams, astfel încât să poți vizualiza sarcinile direct lângă conversațiile echipei tale.
Microsoft dorește ca Teams să fie un centru de comandă unic, unde poți accesa toate activitățile tale într-un singur loc. În acest sens, au fost adăugate integrări cu alte aplicații din suita Office 365 (O365), precum Word, Excel, Forms, Sway, dar și cu o varietate de aplicații terțe.
Printre aplicațiile care pot fi integrate se numără și Planner, instrumentul de gestionare a sarcinilor oferit de Microsoft. Acesta este un instrument robust, cu funcții utile și o integrare puternică cu alte aplicații O365, cum ar fi Outlook. Planner este util și de unul singur, dar devine cu adevărat eficient atunci când este utilizat de o echipă, permițând mutarea sarcinilor între categorii, alocarea acestora și stabilirea termenelor limită.
Dacă folosești Teams pentru colaborare și Planner pentru gestionarea sarcinilor, legătura dintre ele este esențială. Astfel, poți vedea planurile direct în Teams, adăuga planuri noi sau afișa planurile existente, și poți vizualiza toate sarcinile într-un singur loc. În plus, poți deschide planul în aplicația Planner pentru a realiza acțiuni de administrare care nu sunt disponibile în Teams.
Pentru o experiență optimă, vom folosi aplicația desktop Teams, în detrimentul versiunii web.
Cum să adaugi un plan nou în echipa ta
Teams utilizează un sistem de file, similar cu cel al unui browser. Pentru a adăuga un plan nou, selectează canalul dorit, apoi apasă pe butonul cu semnul plus (+) din dreapta filelor.
În fereastra „Adăugați o filă”, alege opțiunea „Planificator”.
În fereastra Planificatorului, selectează opțiunea „Creați un plan nou”, introdu un nume pentru plan, și bifează caseta „Postați pe canal despre această filă” dacă vrei să anunți echipa despre crearea noului plan. Apoi, apasă pe „Salvați”.
Planul tău este acum creat și vizibil în noua filă.
Acum poți începe să creezi și să aloci sarcini, exact ca în aplicația Planner.
Cum să adaugi un plan existent în echipa ta
Adăugarea unui plan existent este puțin diferită. Un plan creat direct în Planner sau într-un grup Microsoft 365/Office 365 (M365/O365) are permisiuni specifice. Persoanele care pot vedea și edita planul pot fi diferite în echipa ta, astfel că nu poți adăuga planul direct în Teams.
Chiar dacă echipa și planul au permisiuni identice în momentul actual, acestea sunt gestionate în locuri diferite. A oferi cuiva permisiunea de acces la un plan înseamnă a-i acorda permisiunea de acces la întregul grup M365/O365 în care a fost creat. Teams nu poate integra planul în această situație, deoarece nu poate determina ce permisiuni să acorde atunci când o persoană nouă este adăugată în echipă.
Există totuși o altă metodă de a integra un plan: folosind un link.
Deschide planul pe care dorești să-l integrezi în Teams. Apasă pe punctele de suspensie (…) din partea de sus a planului, și alege „Copiați linkul către plan”.
Vei vedea o notificare în colțul stânga jos, care te informează că linkul a fost copiat în clipboard.
Acum, deschide Teams și apasă pe semnul plus (+) din dreapta filelor.
În fereastra „Adăugați o filă”, alege opțiunea „Site web”.
Oferă un nume filei, inserează URL-ul copiat din Planner, apoi apasă pe „Salvați”.
Planul tău va fi adăugat în echipă. S-ar putea să fie nevoie să te conectezi la O365 prima dată când faci acest lucru, dar nu vei mai fi nevoit să te conectezi de fiecare dată când accesezi fila.
Spre deosebire de adăugarea unui plan nou, aceasta este pagina web reală a Planner-ului pentru planul respectiv, încorporată în Teams. Poți realiza aceleași acțiuni ca în aplicația Planner.
Dacă un membru al echipei se conectează la O365, dar nu poate vedea planul, în mod normal este pentru că nu a primit permisiunea de acces. Va trebui să accesezi Planner și să acorzi acelei persoane calitatea de membru al grupului.
Vizualizarea tuturor planurilor și sarcinilor în Teams
Deși este util să ai mai multe planuri, poate fi obositor să navighezi de la o filă la alta pentru a vedea toate sarcinile. Din fericire, Teams are o aplicație care te poate ajuta.
Apasă pe punctele de suspensie (…) din bara laterală. În fereastra care se deschide, apasă pe „Planificator”.
Un buton Planificator va fi adăugat în bara laterală, care va afișa sarcinile din toate planurile la care ai acces.
Aici vei vedea sarcinile din planurile integrate în Teams, dar și din orice alt plan unde ți-au fost alocate sarcini.
Odată ce apeși pe un alt buton din bara laterală, butonul Planificator dispare. Pentru a-l menține fix, fă clic dreapta pe butonul Planificator și alege „Fixați”.
Acum, butonul Planificator va rămâne vizibil în bara laterală.
Acțiuni disponibile doar în aplicația Planner
Dacă ai adăugat planul folosind un link, poți face tot ce poți face în aplicația Planner, deoarece planul este încorporat ca pagină web.
Dacă ai creat planul direct în Teams, poți realiza majoritatea operațiunilor disponibile în Planner: crearea, alocarea și editarea sarcinilor, vizualizarea informațiilor analitice în fila Diagrame, vizualizarea calendarului în fila Programare, etc.
Totuși, pentru următoarele acțiuni, va trebui să accesezi aplicația Planner:
- Adăugarea unui plan ca favorit
- Ștergerea unui plan
- Copierea unui plan întreg
- Publicarea planului pentru a-l afișa în Outlook
Pentru a deschide Planificatorul din Teams, apasă pe pictograma globului din partea dreapta sus a unei file care conține un plan.
Teams și Planner funcționează perfect împreună atunci când lucrezi în echipă. Integrarea dintre aceste aplicații este clar un efort al Microsoft de a simplifica procesele de lucru. Așadar, economisește timp și menține-ți sarcinile într-un singur loc, integrând planul în echipa ta.