Supervizarea, administrarea, evaluarea și conducerea proceselor operaționale reprezintă elemente fundamentale pentru a stimula o îmbunătățire constantă și pentru a preveni riscurile de natură financiară.
Organizațiile apelează la controale interne, care sunt instrumente utilizate pentru a asigura protecția împotriva activităților ilegale, garantând în același timp o desfășurare lină a proceselor. Totuși, atunci când aceste mecanisme de control nu sunt aplicate corespunzător, ele pot deveni o amenințare pentru afaceri.
Conform unui studiu, 43% dintre companiile mici se confruntă cu fraude din cauza unor controale interne insuficiente, iar 20% dintre organizațiile mari se expun la fraude prin eludarea controalelor interne existente.
În acest context, Comitetul Organizațiilor de Sponsorizare (COSO) a dezvoltat un cadru menit să ajute companiile să-și monitorizeze și să-și gestioneze operațiunile. Acest cadru permite organizațiilor să alinieze procesele lor operaționale și să identifice și să diminueze riscurile în mod eficient.
Deși implementarea cadrului COSO nu este obligatorie, acesta oferă organizațiilor un instrument valoros pentru a se conforma standardelor de reglementare și pentru a preveni activitățile frauduloase, care, altfel, ar fi dificil de evitat. Eșecul în această privință poate crea dificultăți majore pentru organizații.
Așadar, dacă doriți să evitați astfel de scenarii negative, continuați să citiți. Acest articol analizează cadrul COSO, avantajele sale și modul în care organizațiile îl pot folosi pentru a minimiza riscurile.
Ce este Cadrul COSO?
Cadrul COSO reprezintă un set de directive și principii care asistă organizațiile în controlul și gestionarea proceselor lor operaționale.
Acest cadru a fost creat în 1992 de către Comitetul COSO, sub conducerea lui James Treadway, Jr., consilier general și vicepreședinte executiv, alături de alte organizații din sectorul privat, printre care:
- Directori Financiari Internaționali (FEI)
- Asociația Americană de Contabilitate (AAA)
- Institutul American al Contabililor Publici Autorizați (AICPA)
- Institutul Auditorilor Interni (IIA)
- Institutul Contabililor de Management (IMA), cunoscut anterior ca Asociația Națională a Contabililor de Costuri
În 2013, comitetul a actualizat cadrul, oferind o versiune modernizată, reprezentată de cubul COSO, așa cum este ilustrat mai jos.
Sursa: info.knowledgeleader.com
Această diagramă tridimensională evidențiază modul în care diferitele elemente ale sistemului de control intern conlucrează pentru a alinia procesele de afaceri.
În 2017, Comitetul COSO a publicat un cadru complementar, menit să faciliteze evaluarea și prioritizarea riscurilor, corelând performanța afacerii cu strategiile de management al riscului.
Așadar, o înțelegere aprofundată a cadrului COSO oferă organizațiilor beneficii semnificative, ghidându-le în gestionarea și implementarea eficientă a controalelor interne într-un mediu de afaceri complex. Procesele de control intern robuste garantează operațiuni etice, transparente și conforme cu standardele industriei.
Beneficiile Cadrului COSO
Stabilirea unei strategii de reducere a riscurilor, adaptabilă la schimbările din domeniul securității cibernetice și la noile provocări, este esențială pentru orice afacere.
Iată cum implementarea cadrului COSO poate sprijini companiile să anticipeze și să contracareze fraudele, protejând procesele operaționale și reputația lor.
#1. Evaluare îmbunătățită a riscurilor
O gestionare ineficientă reprezintă una dintre principalele cauze ale majorității problemelor de la locul de muncă. Astfel de incidente și riscuri apărute într-o zonă pot afecta semnificativ alte sectoare, impactând negativ performanța generală a afacerii.
Implementarea proactivă a cadrului COSO și evaluările eficiente ale riscurilor pot contribui la identificarea, gestionarea și prevenirea riscurilor potențiale, minimizând impactul negativ asupra afacerii.
#2. Controale interne îmbunătățite
Cadrul COSO oferă companiilor controale interne mai eficiente pentru a atenua riscurile, permite proceselor operaționale să funcționeze mai uniform în conformitate cu controalele stabilite și valorifică datele necesare pentru a lua decizii corecte.
#3. Detectare îmbunătățită a fraudelor
Cadrul COSO sporește eficiența detectării fraudei și a managementului riscurilor, indiferent dacă activitatea frauduloasă este inițiată de hackeri, infractori cibernetici, angajați sau clienți.
Cadrul ajută organizațiile să prevină mai ușor activitățile frauduloase prin stabilirea de controale interne pentru a identifica frauda și a reacționa prompt la astfel de incidente, diminuând impactul negativ înainte de a provoca daune majore.
#4. O mai bună guvernare
O supraveghere deficitară a performanțelor afacerii și o guvernanță slabă conduc la numeroase eșecuri și pierderi de venituri. Prin urmare, obiectivul fundamental al cadrului COSO este de a îmbunătăți funcția de guvernare corporativă, prin monitorizarea continuă a riscurilor pentru a asigura conformitatea cu politicile, legile și obiectivele stabilite.
#5. Securitate îmbunătățită a aplicațiilor
Pe lângă riscurile de fraudă și securitate cibernetică, organizațiile se confruntă cu amenințări constante de atacuri de securitate asupra aplicațiilor de afaceri. Cadrul COSO oferă companiilor și organizațiilor recomandări pentru a evalua și îmbunătăți mediul de control al aplicațiilor, permițând o mai bună detectare și prevenire a problemelor de securitate cibernetică.
#6. Flexibilitate îmbunătățită
Cadrul COSO poate fi adaptat cu ușurință la nevoile și cerințele specifice ale fiecărei organizații, indiferent de sectorul de activitate sau de dimensiune. Acest aspect îl face ideal și eficient pentru o varietate largă de procese operaționale.
#7. Performanță stabilă
Cadrul COSO facilitează anticiparea riscurilor și menținerea ritmului, limitând variabilitatea performanței. Ca rezultat, ajută organizațiile să-și maximizeze profitabilitatea și să minimizeze întreruperile, consolidând rezistența afacerii.
#8. Cost eficient
Implementarea adecvată a cadrului COSO permite organizațiilor să optimizeze procesele operaționale, să stabilească și să implementeze controale interne eficiente, să diminueze riscurile și să gestioneze costurile de conformitate.
Utilizarea cadrului COSO
Organizațiile utilizează în principal cadrul COSO pentru a concepe, dezvolta și implementa controale interne eficiente și pentru a le spori eficacitatea generală.
Cadrul COSO oferă organizațiilor îndrumări pentru a detecta și a atenua riscurile, a stabili obiective clare și a lua decizii eficiente, permițându-le să respecte cerințele etice și legale, cu accent pe managementul și evaluarea riscurilor.
Acest cadru este utilizat frecvent de firmele de contabilitate și finanțe, precum și de organizațiile cotate la bursă.
Cadrul COSO are o aplicabilitate practică și se utilizează în diverse contexte, incluzând:
#1. Operațiuni de extindere
Să presupunem că organizația dvs. intenționează să-și extindă activitatea în orașe sau țări noi și este necesar să se asigure că a identificat și a redus toate riscurile potențiale care ar putea amenința procesele operaționale. În acest caz, cadrul COSO vă poate oferi suportul necesar.
Cadrul COSO oferă o metodologie sistematică de identificare, gestionare și evaluare a riscurilor, precum și de dezvoltare a strategiilor de diminuare a acestora.
#2. Schimbarea strategiei
Să presupunem că organizația dvs. plănuiește să implementeze schimbări semnificative în procesele și operațiunile de afaceri, cum ar fi lansarea unui nou produs sau serviciu sau modificarea strategiilor de afaceri. În acest caz, aplicarea cadrului COSO poate fi de mare folos.
Vă poate ajuta să planificați și să gestionați eficient transformările semnificative ale afacerii, oferind o metodă de identificare a riscurilor asociate cu schimbările și de elaborare a planurilor pentru a le gestiona.
#3. Rămâneți înaintea concurenței
Identificarea modalităților de a menține un avantaj competitiv, în contextul provocărilor din partea rivalilor sau al pierderilor de afaceri, este crucială pentru a spori competitivitatea. O metodă eficientă este înțelegerea preferințelor și cerințelor clienților.
Cadrul COSO ajută organizațiile să înțeleagă și să combată această provocare, oferind o abordare structurată a cercetării de piață și a analizei clienților.
Cinci componente esențiale ale cadrului COSO
Cele cinci componente ale cadrului COSO, cunoscute și ca elemente de control intern, sunt adesea denumite acronimul „CRIME”, format din:
- Mediul de control
- Evaluarea riscurilor
- Informație și comunicare
- Activități de monitorizare
- Activități de control existente
Să analizăm fiecare dintre aceste componente în detaliu.
Mediul de control
Mediul de control constituie fundamentul tuturor sistemelor de control intern, reprezentând ansamblul de procese, standarde și structuri care asigură un sistem eficient de control intern în cadrul organizației.
Acesta include parametri precum structura organizațională, valorile etice ale managementului și autoritatea delegată.
Un mediu de control solid insuflă disciplina în cadrul organizației, garantează respectarea politicilor și a cerințelor de conformitate cu reglementările și reduce posibilitatea ca angajații să se implice în activități frauduloase.
Având în vedere creșterea frecvenței fraudelor în epoca actuală, mediul de control este considerat una dintre cele mai importante și critice componente ale cadrului COSO.
Evaluarea și managementul riscurilor
Evaluarea și managementul riscurilor, denumite uneori și managementul riscului la nivelul întreprinderii, includ procese care ajută la identificarea și evaluarea riscurilor care ar putea afecta negativ afacerea și ar putea compromite obiectivele sale principale.
Riscurile pot fi de natură internă sau externă. Riscurile interne includ delapidarea și frauda, în timp ce riscurile externe pot proveni din modificările condițiilor de piață sau din dezastre naturale.
Informație și comunicare
Sistemele de informare și comunicare sunt esențiale pentru ca o organizație să funcționeze eficient, asigurând că atât comunicările interne, cât și cele externe respectă valorile etice, cerințele legale și practicile standard din industrie.
Aceste sisteme garantează că informațiile relevante sunt disponibile la momentul potrivit pentru cei care au nevoie de ele și că comunicarea acestora respectă cele mai bune practici pentru a facilita atingerea scopurilor și obiectivelor de afaceri.
Comunicarea este un proces continuu de iterare, obținere, distribuire și furnizare de informații la timp, din surse interne și externe, permițând managementului superior să comunice eficient importanța controalelor interne.
Activități de monitorizare
Este crucială monitorizarea regulată a tuturor controalelor interne, prin evaluări continue și separate, pentru a verifica și a asigura funcționarea lor corectă. Activitățile de monitorizare ajută la evaluarea eficacității sistemelor de control intern, permițând organizațiilor să ia măsuri corective atunci când este necesar.
Monitorizarea controalelor interne oferă organizațiilor posibilitatea de a identifica continuu riscurile, problemele și punctele slabe ale sistemelor, astfel încât acestea să poată fi corectate prompt.
Activități de control existente
Activitățile de control reprezintă procese, politici și proceduri, atât cu rol de prevenire, cât și de detecție, care ajută la diminuarea riscurilor în cadrul unei organizații și garantează un control adecvat.
Acestea se manifestă la toate nivelurile organizației, cu scopul principal de a asigura că procesele operaționale se desfășoară într-un mod care permite organizației să își atingă obiectivele fără a introduce riscuri nejustificate în cadrul proceselor.
Exemple de activități de control includ controale fizice, precum camerele de securitate, separarea sarcinilor și cerințele de autorizare.
Cum să implementăm cadrul COSO?
Iată pașii necesari pentru a implementa cadrul COSO, pentru a dezvolta sisteme eficiente de control intern și pentru a îmbunătăți managementul și întreținerea acestora.
#1. Înțelegerea cadrului COSO
Organizațiile care doresc să aplice cadrul COSO trebuie să desemneze o echipă dedicată care să înțeleagă structura acestuia și să fie responsabilă de implementare.
Echipa trebuie să cunoască avantajele cadrului, utilizarea, aplicațiile și principiile unui sistem eficient de control intern.
#2. Elaborarea unui plan
După înțelegerea adecvată a cadrului, echipa trebuie să dezvolte un plan de proiect sau o foaie de parcurs, care să includă domeniul de aplicare, părțile interesate, resursele, structura organizațională și termenele.
#3. Evaluarea implementării unui cadru
Implementarea cadrului COSO variază de la o companie la alta, iar evaluarea sistemelor de control intern va ajuta organizațiile să identifice riscurile care necesită atenție și diminuare.
Echipa de implementare trebuie să definească obiective de afaceri clare, să investigheze și să analizeze sistemul actual de controale interne și să identifice lacunele prin consultarea angajaților de la toate nivelurile, pentru a aduna o varietate de perspective și a dezvolta sisteme de control intern robuste.
#4. Remedierea soluțiilor
Indiferent de punctele slabe și vulnerabilitățile identificate în timpul evaluării, acestea trebuie abordate în această etapă. Este esențial să se dezvolte controale interne și soluții de remediere pentru a aborda deficiențele identificate.
Se poate începe cu soluții pentru riscurile cu probabilitatea cea mai mare și cu un impact semnificativ, folosind cele mai bune software-uri de gestionare a vulnerabilităților, urmând apoi să se continue cu celelalte.
#5. Testarea, raportarea și optimizarea soluțiilor
Organizațiile trebuie să proiecteze soluțiile în detaliu și să efectueze verificări pentru a testa și a raporta eficiența acestora.
Părțile interesate responsabile trebuie să fie informate despre rezultatele testelor pentru a oferi feedback și sugestii de îmbunătățire pentru soluțiile ineficiente.
Acesta este un proces continuu și repetitiv, în care evaluările periodice permit identificarea timpurie a semnalelor de avertizare și luarea de măsuri imediate privind modificările din mediul de control.
Limitări ale cadrului COSO
Deși cadrul COSO oferă multiple beneficii organizațiilor, acesta vine și cu propriile provocări și limitări, cum ar fi:
- Dificultatea implementării: Una dintre cele mai mari provocări ale cadrului COSO este dificultatea implementării, mai ales în organizațiile care nu au mai lucrat cu acesta înainte. Cadrul COSO necesită un angajament puternic din partea angajaților și a managementului superior pentru a reuși.
- Dificultatea utilizării: Cadrul COSO nu este ușor de utilizat și de înțeles, deoarece include mult jargon tehnic și poate fi dificil de interpretat în majoritatea cazurilor, în special pentru cei care nu sunt familiarizați cu cele mai recente tehnologii și terminologii de afaceri.
- Necesită mult timp: Înțelegerea și implementarea cadrului COSO poate necesita mult timp, în special în organizațiile și companiile mari, deoarece necesită multă planificare și coordonare între echipe și departamente.
Cuvinte finale
Cadrul COSO este un cadru cuprinzător de management și diminuare a riscurilor, care oferă organizațiilor și companiilor îndrumări privind îmbunătățirea sistemelor lor de control intern.
Se bazează pe cinci componente intercorelate și esențiale care conlucrează pentru a atinge obiectivele organizaționale, ajută la identificarea și prevenirea fraudei, protejează activele și asigură conformitatea cu legile și cerințele de reglementare.
Așadar, dacă intenționați să creați un sistem de control intern sau căutați modalități de a-l îmbunătăți pe cel existent, optați pentru implementarea unui cadru COSO eficient, care reprezintă alegerea potrivită.
Apoi, consultați un ghid cuprinzător despre calitatea datelor.