Având în vedere că prezentările Microsoft PowerPoint sunt în general însoțite de tone de imagini, gif-uri, videoclipuri încorporate, diagrame, grafice și alt conținut, nu este surprinzător că obțineți niște fișiere destul de mari. Iată câțiva pași pe care îi puteți face pentru a reduce dimensiunea fișierului unei prezentări.
Fișierele mari pot fi enervante. Acestea ocupă o mulțime de spațiu prețios pe disc, încetinesc performanța redării și pot face ca e-mailurile să revină din cauza depășirii limitei de dimensiune a fișierului. Puteți preveni toate aceste lucruri reducând dimensiunea fișierului prezentării dvs.
Am menționat-o înainte, dar primul lucru la care te-ai gândi când te gândești la reducerea dimensiunii fișierului sunt imaginile – și pentru un motiv întemeiat. Fișierele imagine pot fi destul de mari. Există pași pe care îi puteți face pentru a reduce dimensiunea, cum ar fi comprimarea imaginilor din prezentare. Dacă bănuiți că motivul pentru care fișierul PowerPoint este atât de mare se datorează imaginilor, atunci asigurați-vă că citiți articolul pe care l-am scris despre cum să reduceți dimensiunea documentelor Office care conțin imagini.
Avem câteva sfaturi suplimentare de adăugat dacă ați urmat acești pași, dar trebuie totuși să reduceți dimensiunea fișierului prezentării.
Cuprins
Convertiți-vă prezentarea în format PPTX
Microsoft a lansat formatul PPTX în Office 2007. Cu toate acestea, nu este neobișnuit să vedeți fișiere PPT plutind. Deci, care este diferența dintre un fișier PPT și PPTX? Versiunea PPTX comprimă tot conținutul din prezentare. Dacă aveți un fișier PPT și îl convertiți într-un fișier PPTX, veți observa o scădere a dimensiunii fișierului.
Convertirea fișierului este la fel de simplă ca apăsarea unui buton și alegerea tipului de fișier. Continuați și deschideți fișierul PPT, mergeți la fila „Fișier”, apoi faceți clic pe „Convertire”.
Va apărea Windows File Explorer. Veți observa că tipul Salvare ca este setat ca „Prezentare PowerPoint”. Acesta este tipul de fișier PPTX. Faceți clic pe „Salvați”.
Fișierul dvs. PPT va fi acum convertit într-un fișier PPTX. După cum puteți vedea, dimensiunea fișierului a fost redusă.
HTG Presentation 2 este fișierul nostru PPT, iar HTG Presentation 3 este fișierul nostru PPTX. Simpla conversie a tipului de fișier a redus dimensiunea cu 335 KB.
Deși aceasta nu este o scădere uluitoare a dimensiunii fișierului, am reușit să reducem dimensiunea fișierului unui document Word de la 6.001 KB la 721 KB. Totul depinde de ceea ce se află în fișier. Cu ceva noroc, acesta va fi singurul pas pe care trebuie să-l faci. Dacă nu, continuă să citești.
Inserați-vă imaginile—Nu copiați și lipiți
Este tentant să copiați și să lipiți o imagine în PowerPoint în loc să utilizați funcția de inserare. Aceasta nu va fi o problemă dacă nu sunteți îngrijorat de dimensiunea fișierului, dar dacă sunteți așa, aveți grijă la copiere și inserare – este posibil să vă reformatați imaginea în BMP sau PNG. De ce este aceasta o problemă? Ambele formate de fișiere sunt mai mari decât JPG.
Puteți vedea în captura de ecran de mai sus că fișierul PNG are 153 KB în comparație cu fișierul JPG de 120 KB al aceleiași imagini. De fiecare dată când copiați și lipiți un fișier JPG în PowerPoint și acesta este convertit în PNG, adăugați un pic de dimensiune inutilă a fișierului în prezentare. Folosirea funcției de inserare vă va asigura că imaginile sunt inserate așa cum este prevăzut.
Efectuați modificări de imagine într-un editor de imagini – nu în PowerPoint
Când inserați o imagine în PowerPoint, cel mai bine este să vă asigurați că nu are nevoie de modificări. Dacă necesită modificări, este mai bine să o faci într-un editor de imagini. De ce? Când utilizați PowerPoint pentru a vă edita imaginea, acesta stochează toate aceste modificări ca parte a prezentării. De exemplu, când schimbați o imagine în alb-negru, PowerPoint păstrează și imaginea color. Sunt o mulțime de mușcături suplimentare care sunt stocate.
Dacă nu ai un editor de imagini (ai) sau pur și simplu trebuie să folosești PowerPoint, asigurați-vă că îi spuneți PowerPoint să renunțe la toate acele date în exces salvate din editări. Nu vă va economisi la fel de mult spațiu precum lucrul într-un editor dedicat, dar vă va ajuta.
Comprimați toate imaginile din prezentarea dvs
Puteți comprima imaginile în PowerPoint una câte una sau toate deodată. Dacă vrei să faci asta din urmă, iată cum.
Deschideți prezentarea, mergeți la fila „Fișier”, apoi selectați „Salvare ca” în panoul din stânga.
Apoi, selectați „Mai multe opțiuni”, pe care îl veți găsi sub zona în care ați denumi fișierul și alegeți tipul de fișier.
Va apărea fereastra „Salvare ca”—de data aceasta cu câteva opțiuni suplimentare disponibile pentru dvs. Lângă butonul „Salvare”, faceți clic pe „Instrumente”.
În meniul derulant care apare, selectați „Comprimați imagini”.
Va apărea fereastra „Comprimați imagini”. Aici, puteți alege tipul de rezoluție al imaginilor (pe baza PPI) din prezentare. De asemenea, veți observa că nu puteți selecta opțiunea „Aplicați numai la această imagine” din grupul „Opțiuni de compresie”. Asta pentru că, din cauza modului în care am accesat acest instrument, această opțiune nu este disponibilă.
Notă: Dacă doriți să comprimați o singură imagine, selectați-o și apoi mergeți la Format Instrumente imagine > Comprimați imagini.
După ce sunteți mulțumit de selecția dvs., faceți clic pe „OK”.
Asigurați-vă că vă salvați prezentarea după aceea.
Nu utilizați fonturi încorporate
Înțelegem de ce ați putea dori să încorporați fonturi – este posibil să faceți o prezentare tematică Star Wars și, în consecință, oricine cu care ați putea partaja prezentarea nu este probabil să aibă acele fonturi speciale disponibile. Încorporarea fonturilor în prezentarea dvs. ar putea preveni problemele în continuare, dar are prețul măririi dimensiunilor fișierelor.
În general, dacă nu sunteți sigur că trebuie să afișați un anumit font, vă recomandăm să dezactivați încorporarea fontului.
Mergeți la fila „Fișier” și selectați „Opțiuni” în partea de jos a panoului din stânga.
În fila „Salvare”, debifați caseta de selectare „Încorporați fonturi în fișier”, apoi faceți clic pe „OK”.
Am salvat o copie a prezentării noastre cu toate fonturile încorporate, fără fonturi încorporate și doar cu fonturile utilizate în prezentare încorporate. Uitați-vă la diferența dacă dimensiunea fișierului:
Inca convins?
Link către fișiere în loc să le încorporați
Luați în considerare diferența de dimensiune a fișierului dacă încorporați un întreg videoclip YouTube în prezentarea dvs. în loc să vă conectați înapoi la acesta. Încorporarea unui videoclip întreg va crește semnificativ dimensiunea prezentării. Există cu siguranță câteva beneficii valoroase atunci când încorporați un fișier față de conectarea la acesta (cum ar fi atunci când destinatarul ar putea să nu aibă acces la internet pentru a reda videoclipul), dar dacă dimensiunea fișierului este o problemă, pur și simplu nu o faceți.
Nu stocați o miniatură pentru prezentare
În trecut, când Office vă permitea să salvați imagini în miniatură ale prezentării, astfel încât să puteți obține o previzualizare a fișierului atunci când îl căutați în File Explorer. Windows a devenit mai sofisticat, așa că nu mai are nevoie de ajutorul aplicațiilor Office pentru a face acest lucru. Dar, opțiunea este încă disponibilă.
Am efectuat un mic test pentru a vedea diferența de dimensiune a fișierului cu și fără această opțiune activată. Iată rezultatele:
Cu opțiunea de miniatură activată, dimensiunea fișierului nostru a fost de 2.660 KB. Fără opțiunea activată, dimensiunea fișierului a fost redusă la 2.662 KB, economisind un total de 7 KB.
Aceasta este o salvare destul de mică, dar când am testat-o cu un document Word, diferența a fost semnificativă, arătând 721 KB fără opțiunea activată și 3.247 KB cu opțiunea activată.
Deși acesta este un decalaj mare între aplicații și nu este clar de ce diferența este atât de mare, este totuși o opțiune care merită explorată. Pentru a dezactiva funcția, deschideți prezentarea, mergeți la fila „Fișier”, apoi selectați „Proprietăți” din partea dreaptă, apoi „Proprietăți avansate”.
Acum veți fi în fila „Rezumat” a ferestrei „Proprietăți”. În partea de jos a ferestrei, debifați caseta de lângă „Salvați imaginea de previzualizare”, apoi faceți clic pe „OK”.
Eliminați informațiile personale și ascunse din prezentarea dvs
Microsoft Office va stoca informațiile dvs. personale (cum ar fi numele autorului) și proprietățile ascunse în prezentarea dvs. Eliminarea acestor informații vă poate economisi puțin spațiu.
Deschideți prezentarea, mergeți la fila „Fișier”, selectați opțiunea „Verificați probleme”, apoi selectați „Inspectați documentul”.
Va apărea fereastra „Inspector de documente”. Asigurați-vă că caseta „Proprietăți document și informații personale” este bifată, apoi faceți clic pe „Inspectați”.
În fereastra următoare, selectați „Eliminați tot”. Informațiile vor fi acum eliminate, economisindu-vă câțiva KB de spațiu.
Dezactivați AutoRecover
Nu recomandăm neapărat acest lucru și ar trebui folosit doar ca efort de ultimă instanță. AutoRecover este un instrument esențial în Office și, dacă ați pierdut vreodată un document înainte de a salva, atunci înțelegeți exact la ce ne referim.
De fiecare dată când Office folosește AutoRecover, se adaugă puțin la dimensiunea fișierului. Pentru a dezactiva AutoRecover, mergeți la fila „Fișier” și selectați „Opțiuni” din partea de jos a panoului din stânga.
În fila „Salvare” a ferestrei „Opțiuni”, debifați caseta de lângă „Salvați informațiile de recuperare automată la xx minute”.
Dacă salvați și ieșiți imediat din prezentare, nu veți observa nicio diferență. În timp, însă, pe măsură ce continuați să progresați prin prezentare, caracteristica AutoRecover va adăuga KB la fișierul dvs.
Copiați totul într-o prezentare nouă
În timp ce vă creați prezentarea, PowerPoint va salva diverse lucruri în fundal pentru a vă ajuta. Am menționat cum să dezactivați multe dintre aceste funcții, să ștergeți datele pe care PowerPoint le salvează și așa mai departe, dar există întotdeauna o șansă să scape ceva prin fisuri, iar PowerPoint să stocheze unele informații de care nu aveți nevoie. Copierea conținutului într-o nouă prezentare poate fi o soluție bună la problemă.
Acest lucru poate fi o bătaie de cap, totuși, deoarece, cu PowerPoint, va trebui să copiați și să lipiți fiecare diapozitiv (și diapozitivele master). Odată ce faci, totuși, noua prezentare nu va avea niciuna dintre salvările anterioare de fundal, informații de recuperare automată sau versiuni anterioare ale fișierului. Ca rezultat, ar trebui să vedeți o modificare a dimensiunii fișierului.
Deși nu vă putem spune exact cât de mult va reduce acest lucru dimensiunea fișierului, deoarece fiecare prezentare va fi diferită, merită să încercați.
O posibilitate: dezarhivați prezentarea și comprimați-o
După cum am menționat mai devreme, un fișier PPTX este un fișier comprimat (de aceea dimensiunea este mult mai mică decât un fișier PPT de școală veche). Aceasta înseamnă că îl puteți deschide cu un instrument precum 7-Zip sau WinRar, puteți extrage toate fișierele din PPTX, le puteți adăuga la o arhivă comprimată și apoi redenumiți arhiva la o extensie de fișier PPTX.
Totuși, am avut câteva probleme aici.
În testarea lui Rob cu documentul său Word, acesta a redus cu succes dimensiunea fișierului de la 721 KB la 72 KB. Cu toate acestea, a corupt fișierul în acest proces. În testarea mea cu fișierul meu de 2.614 KB, nu l-a corupt, dar l-a redus doar la 2.594 KB – un total de doar 20 KB. Nu suntem siguri ce este în joc aici, așa că, dacă doriți să încercați, asigurați-vă că aveți o copie de rezervă a fișierului înainte de a face acest lucru.
Acestea sunt toate sfaturile pe care le avem pentru a reduce dimensiunea prezentării dumneavoastră PowerPoint. Căutăm mereu modalități noi și interesante de a reduce dimensiunea fișierelor noastre, așa că dacă aveți sfaturi, spuneți-ne în secțiunea de comentarii și vom fi bucuroși să le testăm!