Fișierele PDF reprezintă formatul preferat pentru distribuirea documentelor online. Deși multe persoane folosesc editoare de text precum MS Word pentru a crea documente, acestea sunt adesea publicate ca fișiere PDF. MS Word oferă funcția de a exporta un document în format PDF, ceea ce este foarte convenabil, iar documentul este afișat corect. Totuși, există o problemă: dimensiunea fișierului. Un fișier PDF creat cu MS Word tinde să fie mai mare decât ar trebui. Dacă documentul exportat conține imagini, dimensiunea va crește semnificativ. Acest aspect devine problematic atunci când documentul este destinat publicării online sau trimiterii prin e-mail. Din fericire, există metode simple pentru a optimiza fișierele PDF create din MS Word.
Exportarea documentului ca fișier PDF
Deschideți documentul pe care doriți să-l exportați în format PDF. Navigați la meniul „Fișier” și selectați opțiunea „Export”.
În fereastra „Export”, faceți clic pe butonul „Creați PDF/XPS”. Veți fi redirecționat la fereastra de dialog „Publicați ca PDF sau XPS”, unde puteți salva documentul.
Reducerea dimensiunii fișierului
În timpul procesului de export, aveți la dispoziție două opțiuni pentru a optimiza fișierele PDF generate de MS Word. Opțiunea implicită este „Standard”, care va crea un fișier PDF mai mare. Pentru a obține un fișier de dimensiuni reduse, alegeți opțiunea „Minimizare dimensiune” din dialogul „Publicați ca PDF sau XPS”.
Alegerea fonturilor standard
MS Word permite utilizarea oricărui font instalat pe sistemul dvs. Totuși, nu toată lumea are acces la aceleași fonturi. Atunci când trimiteți un document MS Word, fontul nu este inclus. În schimb, când exportați un document în format PDF, fontul este încorporat în fișier, eliminând problema afișării incorecte. Însă, această încorporare mărește dimensiunea fișierului. Dacă fontul ales este esențial pentru aspectul documentului, este necesar un compromis în ceea ce privește dimensiunea fișierului.
Dacă fontul nu este o prioritate, este recomandat să utilizați fonturi standard, care sunt compatibile cu majoritatea vizualizatoarelor PDF. Aceste fonturi includ Times New Roman, Arial și Helvetica.
Dacă, în ciuda acestor măsuri, fișierul PDF este prea mare pentru a fi trimis prin e-mail, se pot folosi instrumente online de compresie. Totuși, această metodă nu este recomandată pentru documentele cu multe imagini. În cazul documentelor cu multe imagini, opțiunile de reducere a dimensiunii sunt limitate. Pentru documentele text, se poate obține o dimensiune mai mică, ușor de partajat.