Gestionarea eficientă a răspunsurilor la e-mail în Gmail
Trimiterea unui e-mail către mai mulți destinatari se realizează prin includerea adreselor în câmpurile „Către”, „CC” (Copie Carbon) sau „BCC” (Copie Carbon Ascuns). Când oferiți un răspuns, nu este obligatoriu să implicați toți destinatarii originali. Puteți alege să excludeți anumite persoane sau să adăugați altele noi. Din păcate, mulți utilizatori tind să apese impulsiv butonul „Răspuns”, fără a verifica dacă răspund doar expeditorului sau tuturor destinatarilor. Acest comportament declanșează adesea o avalanșă de răspunsuri generale, în care numeroși oameni apasă „Răspunde tuturor”. Dacă sunteți utilizator Gmail, aveți posibilitatea de a configura butonul „Răspuns” pentru a utiliza întotdeauna funcția „Răspunde”, evitând astfel trimiterea accidentală a răspunsurilor către toți.
Configurarea butonului „Răspuns” în Gmail
Pentru a modifica setările, accesați Gmail și dați clic pe pictograma roată dințată (Setări), situată în colțul din dreapta sus, sub imaginea de profil. Din meniul derulant, selectați opțiunea „Setări”. În fila „General”, derulați în jos până la secțiunea „Comportament implicit de răspuns”. Aici veți găsi două opțiuni: „Răspunde” și „Răspunde tuturor”. Alegeți opțiunea „Răspunde” și apoi derulați până la capătul paginii pentru a salva modificările.
De acum înainte, de fiecare dată când veți da clic pe butonul „Răspuns”, mesajul va fi trimis exclusiv expeditorului inițial, nu și tuturor celorlalți incluși în discuție.
Dacă, într-o anumită situație, doriți să utilizați funcția „Răspunde tuturor”, trebuie să dați clic pe butonul „Mai multe opțiuni”, situat lângă butonul „Răspuns”, și să selectați opțiunea „Răspunde tuturor” din meniu.
Acest setare funcționează doar în interfața web a Gmail. Aplicațiile Gmail pentru iOS și Android au butoane separate pentru „Răspuns” și „Răspunde tuturor”. Dacă utilizați un client de e-mail desktop, setarea nu va fi aplicabilă, chiar dacă v-ați conectat contul Gmail. Clientul de e-mail desktop va avea propriile sale setări. Dacă doriți să evitați să apăsați din greșeală „Răspunde tuturor”, căutați o setare specifică pentru a dezactiva această funcție în clientul dumneavoastră sau instalați un program de completare care să realizeze această operațiune.
Această metodă ar trebui să vă ajute să evitați răspunsurile generale accidentale. Însă, dacă sunteți prins într-un lanț de mesaje în care toți răspund la toată lumea, puteți utiliza funcția „Dezactivare sunet” (Mute) din Gmail. Această opțiune va dezactiva toate notificările pentru un anumit e-mail, cu excepția cazului în care sunteți menționat direct în conținutul său.
Aceasta este o setare specifică fiecărui e-mail, ceea ce înseamnă că va trebui să o aplicați individual pentru fiecare discuție de care nu doriți să fiți notificat. Deși răspunsurile generale apar ocazional, frecvența lor nu este atât de mare încât să justifice o setare generală de dezactivare a notificărilor pentru acest tip de e-mailuri.