Outlook vă permite să creați reguli pentru e-mailurile pe care le trimiteți și le primiți. Regulile sunt o caracteristică excelentă de automatizare care vă ajută să vă controlați și să vă sortați e-mailurile. O altă funcție la fel de impresionantă, dar despre care se vorbește mai puțin, în Outlook este Pașii rapidi. Este o funcție de automatizare care automatizează acțiuni precum mutarea e-mailurilor sau copierea lor. Folosind Pași rapidi, puteți muta toate e-mailurile noi într-un anumit folder cu un singur clic. Acest lucru îi va muta din căsuța de e-mail și în propriul dosar dedicat „Azi”. Este nevoie de foarte puțin pentru a configura și puteți rula pasul rapid de mai multe ori pe zi. Iată ce trebuie să faci.
În mod implicit, Outlook sortează e-mailurile în secțiuni datate, adică „Azi”, „Ieri” și „Săptămâna trecută”. Vă este foarte ușor să treceți accidental la un e-mail care a fost primit „Ieri” în timp ce parcurgeți e-mailurile pe care le-ați primit „Azi”. Acest lucru se datorează faptului că secțiunile „Azi” și „Ieri” nu sunt locații diferite. Sunt doar secțiuni de timp relativ din căsuța dvs. de e-mail. Vom folosi aceste secțiuni pentru a muta toate e-mailurile noi într-un folder.
Deschideți Outlook. În fila Acasă, faceți clic pe „Creați nou” în caseta de instrumente „Pași rapidi”.
Se va deschide o nouă fereastră pentru configurarea unui nou Quick Step. Dați un nume pasului rapid. Dacă nu îi dați un nume, acesta va moșteni numele din acțiunea pe care ați setat-o pentru el.
Deschideți meniul derulant Acțiuni și selectați „Mutați în dosar” din opțiunile listate. Outlook vă va cere să selectați un folder sau să creați unul nou. Creați un dosar nou numit „Azi”. În secțiunea „Opțional” din aceeași fereastră, setați o comandă rapidă de la tastatură pentru a declanșa Pasul rapid. Faceți clic pe „Terminare” și ați terminat.
Reveniți la Outlook și restrângeți secțiunea „Azi”. Selectați-l astfel încât să aibă o evidențiere albastru deschis. Când selectați secțiunea „Azi” în starea sa restrânsă, selectați și toate e-mailurile din ea.
Faceți clic pe Pasul rapid pe care tocmai l-ați creat în caseta de instrumente Pași rapidi sau atingeți comanda rapidă de la tastatură pe care o setați.
Toate e-mailurile pe care le-ați primit astăzi vor fi mutate în folderul pe care l-ați creat/setat în pasul rapid. Când parcurgeți aceste e-mailuri, nu veți ajunge accidental să răsfoiți e-mailuri mai vechi.
Puteți crea un alt pas rapid care șterge toate e-mailurile din folderul „Today” pe care tocmai l-ați creat. Acest lucru va asigura că folderul este gol și gata pentru următorul lot de e-mailuri la sfârșitul zilei. Puteți folosi un set de pași rapidi pentru a vă asigura că mutați toate e-mailurile primite astăzi în noul dosar. Puteți rula pasul rapid de mai multe ori pe zi și puteți sorta e-mailurile noi pe măsură ce sosesc.
Acest sfat este inutil dacă nu reușiți să curățați folderul „Azi” la sfârșitul fiecărei zile. Veți ajunge doar cu un alt folder plin de e-mailuri.