Cum să creați filtre Gmail pentru a vă organiza cu ușurință inbox

Recomandări cheie

• Funcția de filtrare din Gmail vă oferă posibilitatea de a vă organiza și administra eficient căsuța de e-mail, folosind etichete, marcând mesajele ca citite sau ștergându-le direct.
• Pentru a aplica reguli automate e-mailurilor primite, puteți crea filtre din bara de căutare, direct dintr-un mesaj sau din meniul de setări, specificând criterii și acțiuni.
• Gestionarea filtrelor se face prin secțiunea „Filtre și adrese blocate” din setările Gmail. Aici puteți edita sau șterge filtrele, pentru a menține ordinea în căsuța de e-mail.

Filtrele Gmail au rolul de a vă ajuta să vă organizați eficient inboxul. Acestea permit redirecționarea automată a e-mailurilor, contribuind la un mediu digital mai ordonat. În continuare, vom explora cum puteți crea, personaliza și administra filtrele în Gmail.

Cum să creați filtre în Gmail

Crearea filtrelor în Gmail este posibilă doar de pe un computer, nefiind disponibilă în aplicațiile mobile (iOS sau Android).

Există mai multe modalități de a crea un filtru, cea mai simplă fiind folosirea barei de căutare. În partea de sus a inboxului, veți găsi pictograma de glisor, etichetată „Afișați opțiunile de căutare”.

Alternativ, puteți iniția crearea unui filtru direct dintr-un e-mail. Iată pașii de urmat:

Deschideți e-mailul care corespunde criteriilor dorite.

Lângă informațiile expeditorului, faceți clic pe „Mai multe”.

Din lista de opțiuni, alegeți „Filtrați mesajele ca acesta”.

Se va deschide fereastra „Opțiuni de căutare”, unde câmpul „De la” va fi deja completat. Această metodă este utilă mai ales când primiți frecvent e-mailuri de la aceeași adresă.

După ce ați stabilit criteriile filtrului în fereastra de opțiuni, selectați „Creare filtru” (lângă butonul „Căutare”).

Vi se va prezenta o listă cu acțiuni automate, care se vor aplica când primiți un e-mail conform criteriilor.

În această listă, aveți posibilitatea de a arhiva e-mailul, de a-l marca ca citit, de a-l adăuga la favorite, de a-l șterge, de a-l marca ca important (sau nu) și de a-i aplica o etichetă sau categorie. De asemenea, puteți alege ca filtrul să se aplice și conversațiilor existente din inbox, care îndeplinesc aceleași criterii.

Pentru a înțelege mai bine cum să definiți criteriile filtrelor, puteți consulta Articolul Google Workspace pe această temă.

Exemple de filtre Gmail utile

În continuare, vom analiza câteva exemple practice de filtre Gmail, menite să vă optimizeze administrarea e-mailurilor.

1. Filtrarea e-mailurilor după cuvinte cheie

Pentru a bloca toate e-mailurile care includ cuvântul „investiție” de la un anumit expeditor, urmați pașii de mai jos:

Deschideți fereastra „Opțiuni de căutare”.

Introduceți adresa de e-mail a expeditorului (sau omiteți acest pas pentru a bloca toți expeditorii).

În câmpul „Are cuvintele”, tastați „investiție”.

Pentru a filtra e-mailurile după mai mulți termeni, folosiți „SAU” între ei. Gmail va căuta e-mailuri care conțin cel puțin unul dintre termenii indicați. Dacă doriți ca e-mailurile să conțină toți termenii, uniți cuvintele prin spații sau folosiți „ȘI”.

Faceți clic pe „Căutare” pentru a identifica toate e-mailurile curente care respectă criteriile.

După finalizare, faceți clic pe „Creare filtru” și bifați „Ștergeți-l” pentru a trimite e-mailurile în coșul de gunoi. (Alternativ, puteți selecta „Omiteți mesajele primite” pentru a le arhiva).

Selectați din nou „Creare filtru”.

Veți primi un mesaj de confirmare a creării filtrului. Toate e-mailurile cu cuvintele indicate vor fi șterse automat.

2. Sortarea inboxului prin adrese Plus

Adresarea Plus vă permite să adăugați caractere la adresa de e-mail, mesajele ajungând totuși în inbox. Această tehnică e utilă pentru crearea de adrese unice pentru înscrieri rapide și pentru organizarea e-mailurilor de la diverși expeditori.

Pentru a utiliza adresa plus, adăugați un semn plus (+) înaintea simbolului @. De exemplu, [email protected] devine [email protected].

Puteți utiliza această adresă nouă pentru înscrierea la un newsletter și apoi crea un filtru care să eticheteze automat mesajele din respectivul newsletter. Un alt avantaj este că, în cazul primirii de spam, puteți identifica ușor compania care a distribuit adresa dvs.

Pentru a folosi adresa plus în filtrarea e-mailurilor, urmați pașii de mai jos:

Deschideți fereastra „Opțiuni de căutare”.

Introduceți criteriile în câmpul „Are cuvintele”: {to:[email protected] Livrat la:[email protected]}. Înlocuiți „makeuseof+tech” cu adresa dvs. personalizată.

Parantezele pot fi folosite în locul operatorului SAU, având aceeași funcție. Există și alți operatori avansați de căutare, disponibili pe pagina Ajutor Gmail.

Faceți clic pe „Creare filtru” și selectați „Aplicați eticheta”.

Selectați o etichetă din meniul derulant. Dacă nu există o etichetă potrivită, puteți crea una nouă.

Finalizați procesul cu „Creare filtru”.

3. Filtrarea e-mailurilor după subiect sau expeditor

Este posibil să doriți să creați un filtru pentru a organiza toate e-mailurile cu un anumit subiect sau de la un expeditor specific sub o etichetă unică. Totuși, Gmail combină criteriile din fereastra „Opțiuni de căutare” folosind un operator AND, nu SAU. Prin urmare, filtrul va selecta doar e-mailurile care respectă toate criteriile, nu doar unul dintre ele.

Deși puteți crea filtre separate pentru fiecare criteriu, este mai simplu să folosiți câmpul „Are cuvintele”. Pentru a organiza e-mailurile legate de muncă sub eticheta „Munca”, urmați acești pași:

Deschideți fereastra „Opțiuni de căutare”.

Introduceți expeditorul precedat de operatorul „de la:”. Puteți specifica mai mulți expeditori folosind paranteze sau operatorul SAU.

Introduceți un cuvânt cheie din subiect folosind operatorul „subiect:”.

Pentru ca filtrul să caute anumite cuvinte în tot conținutul e-mailului, introduceți-le după specificarea expeditorului. Combinați cuvintele cheie cu operatorul OR.

În fereastra următoare, alegeți eticheta care se va aplica e-mailurilor corespunzătoare. În acest exemplu, am ales „Munca”.

Pentru mai multe idei de filtre utile, consultați articolul nostru despre filtre inteligente pentru a gestiona supraîncărcarea e-mailurilor.

Cum să editați și să ștergeți filtrele Gmail

Dacă nu mai aveți nevoie de anumite filtre sau doriți să le modificați, iată cum să le editați și ștergeți:

Faceți clic pe pictograma roată și selectați „Vedeți toate setările”.

Mergeți la „Filtre și adrese blocate”.

Lângă filtrul dorit, selectați „editați” sau „ștergeți”. Dacă editați, modificați criteriile și selectați „Continuare” > „Actualizare filtru”.

Pentru a elimina mai multe filtre, bifați căsuța de lângă fiecare și selectați „Ștergeți” în partea de jos.

Filtrele pot simplifica gestionarea e-mailurilor, menținând inboxul ordonat. Cu toate acestea, filtrele nu sunt singura modalitate de a vă organiza. Puteți învăța și cum să sortați inboxul după expeditor, subiect și etichetă.