Outlook vă permite să adăugați o dată de expirare e-mailurilor pe care le trimiteți sau primiți. Odată ce data de expirare a trecut, e-mailul va fi afișat cu formatare diferită și puteți utiliza instrumentele încorporate din Outlook pentru a gestiona automat e-mailurile expirate.
Datele de expirare se aplică numai e-mailurilor, nu evenimentelor din calendar sau sarcinilor, deoarece acele articole au propriile date pe care le puteți utiliza pentru a le gestiona
Cuprins
Cum să setați o dată de expirare pe un e-mail
Pentru a adăuga o dată de expirare la un e-mail pe care îl trimiteți, trebuie să deschideți fereastra Proprietăți pentru e-mail. Deschideți e-mailul și apoi faceți clic pe Mesaj > Etichete.
Aceasta va deschide fereastra Proprietăți pentru e-mail, pe care o puteți accesa și făcând clic pe Opțiuni > Mai multe opțiuni sau Fișier > Proprietăți. Activați caseta de selectare „Expiră după” și apoi alegeți o dată și o oră.
Faceți clic pe Închidere pentru a reveni la e-mailul dvs. Nu vor exista semne vizibile că a fost adăugată o dată de expirare și puteți trimite e-mailul ca de obicei.
Pentru a adăuga o dată de expirare la un e-mail pe care l-ați primit, deschideți e-mailul și faceți clic pe Mesaj > Etichete (sau Fișier > Proprietăți).
Aceasta deschide fereastra Proprietăți pentru e-mail. Nu există atât de multe opțiuni pentru un e-mail primit cât există pentru un mesaj pe care îl trimiteți, dar puteți seta în continuare o dată și o oră de expirare.
Ce face o dată de expirare?
Deci ați adăugat o dată de expirare la un e-mail. E grozav și tot, dar care este beneficiul să faci asta?
Datele de expirare sunt folosite într-o varietate de moduri de către Outlook pentru a vă ajuta să vă concentrați pe ceea ce este important. E-mailurile care au expirat nu sunt, în general, la fel de importante ca e-mailurile care nu au expirat, așa că Outlook formatează automat e-mailurile expirate în mod diferit.
Dacă v-ați uitat la setarea formatării condiționate în Outlook, atunci este posibil să fi observat regula de formatare „Elemente expirate”.
Această regulă formatează orice e-mail care a depășit data de expirare cu un font gri și textul barat.
Acest lucru vă permite să știți că e-mailul a expirat, astfel încât să vă puteți concentra mai întâi pe e-mailuri mai importante. Dacă ați trimis un e-mail cu o dată de expirare, această formatare va fi aplicată și în Outlook-ul destinatarului, dar alți clienți de e-mail precum Thunderbird sau aplicații web precum Gmail sau Yahoo! Mail, va ignora data și nu va face nimic cu ea.
De asemenea, puteți adăuga o coloană într-un folder care arată data de expirare a oricărui e-mail. Faceți clic dreapta pe antetul unei coloane din folderul în care doriți să adăugați coloana, apoi faceți clic pe „Selector de câmpuri”.
Selectați „Câmpuri pentru dată și oră” din meniul drop-down, apoi selectați opțiunea „Expiră”.
Trageți și plasați elementul „Expiră” în dosarul dvs. pentru a-l adăuga în coloane.
Când deschideți un e-mail expirat, Outlook vă anunță cu un mesaj în antet.
Puteți în continuare să răspundeți sau să redirecționați un e-mail expirat, dar dacă încercați să-l redirecționați, Outlook vă arată mai întâi un avertisment.
Faceți clic pe „Da” pentru a trimite e-mailul sau „Nu” pentru a anula.
Utilizarea datei de expirare pentru a vă gestiona e-mailul
Unele dintre instrumentele încorporate ale Outlook folosesc, de asemenea, datele de expirare. Dacă ați configurat Arhivarea automată în Outlook, este posibil să fi observat o opțiune pentru „Ștergeți elementele expirate (doar folderul de e-mail)”.
Dacă aceasta este activată, arhivarea automată va șterge sau va muta (în funcție de celelalte setări) orice e-mail pentru care data a trecut. Aceasta este o modalitate excelentă de a elimina automat e-mailurile expirate și de a le împiedica să vă aglomereze căsuța poștală.
Dacă nu doriți ca e-mailurile dvs. expirate să fie șterse sau mutate, dar nu doriți să le vedeți nici în Outlook, atunci puteți seta regulile de sincronizare ale Outlook pentru a preveni descărcarea lor de pe serverul de e-mail Exchange.
Când construiți filtrul de sincronizare, faceți clic pe fila „Avansat” și apoi pe butonul „Câmp”.
Selectați câmpurile Data/Ora > Expire din meniu. Câmpul este disponibil și în opțiunile „Toate câmpurile de e-mail” și „Toate câmpurile de postare”.
Setați „Condiție” la „pe sau înainte” și „Valoare” la „ieri”, apoi faceți clic pe „Adăugați la listă”.
Aceasta va filtra toate sarcinile expirate, astfel încât, dacă au expirat ieri sau mai devreme, atunci acestea nu vor fi sincronizate cu Outlook și nu vor apărea în căsuța dvs. poștală. Vor fi în continuare disponibile în aplicația web Outlook dacă doriți să le vedeți acolo.
Nu puteți configura reguli pentru a adăuga automat date de expirare la e-mailurile primite sau pentru a crea un pas rapid care aplică o dată de expirare prin apăsarea unui buton, dar puteți adăuga automat o dată de expirare la toate e-mailurile trimise. Faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Mail, derulați în jos la Trimiteți mesaje și activați „Marcați e-mailurile ca expirate după atâtea zile”.
Introduceți numărul de zile după care doriți să expire mesajele și apoi faceți clic pe „OK”. Acest lucru va adăuga automat o dată de expirare la toate e-mailurile pe care le trimiteți.
Datele de expirare sunt o modalitate utilă de a vă gestiona prioritățile și căsuța poștală prin mesaje slabe care nu mai sunt relevante și permițându-vă să utilizați instrumentele Outlook pentru a șterge sau a ascunde mesajele de care nu mai aveți nevoie. Este încă un instrument în lupta pentru a preveni căsuța poștală să scape de sub control și un instrument foarte util în acest sens.