Platforma Zoom oferă posibilitatea organizatorilor de întâlniri de a solicita participanților să se înregistreze înainte de a se alătura. Această funcție permite colectarea informațiilor esențiale, cum ar fi numele și adresa de e-mail, dar și a unor date personalizate prin intermediul unor întrebări specifice. În plus, înregistrarea participanților contribuie la creșterea securității întâlnirilor. În cele ce urmează, vom prezenta pașii necesari pentru a activa această opțiune în cadrul întâlnirilor Zoom.
Este important de menționat că această facilitate este disponibilă exclusiv utilizatorilor cu licență, ceea ce este firesc, având în vedere că funcția este destinată în principal întâlnirilor profesionale. De asemenea, trebuie reținut că ID-ul personal de întâlnire (PMI) nu poate fi folosit pentru întâlnirile care necesită înregistrarea participanților. În plus, este recomandat să nu utilizați niciodată PMI-ul pentru întâlnirile de afaceri.
Activarea înregistrării participanților
Pentru a începe, deschideți browserul web și autentificați-vă în contul Zoom. Navigați apoi la secțiunea „Întâlniri”, localizată în grupul „Personal” din panoul din stânga.
În continuare, fie programați o întâlnire nouă, fie editați una existentă. Pentru exemplul nostru, vom alege să programăm o nouă întâlnire, selectând opțiunea „Programați o nouă întâlnire”.
Introduceți acum toate detaliile relevante ale întâlnirii, cum ar fi denumirea, durata, data și ora.
În cadrul acestui meniu, se află și opțiunea de a activa înregistrarea participanților. În zona centrală a paginii, veți găsi secțiunea „Înregistrare”. Bifați căsuța „Necesar” pentru a activa această funcție.
După ce ați ajustat și celelalte setări ale întâlnirii, selectați „Salvați” din partea de jos a ecranului pentru a finaliza procesul.
Opțiuni suplimentare de înregistrare
Odată ce ați salvat întâlnirea programată, veți fi redirecționat către pagina de prezentare generală. În partea de jos a meniului, este disponibilă o secțiune numită „Înregistrare”. Alegeți butonul „Editați” situat lângă „Opțiuni de înregistrare”.
Se va deschide o fereastră intitulată „Înregistrare”, unde veți observa trei file: „Înregistrare”, „Întrebări” și „Întrebări personalizate”.
În cadrul filei „Înregistrare”, puteți configura setările de aprobare și notificare, printre altele. De exemplu, puteți alege dacă solicitanții de înregistrare vor fi aprobați automat sau manual și dacă veți primi o notificare pe e-mail la fiecare înregistrare.
De asemenea, aveți opțiunea de a închide înregistrarea după data întâlnirii, de a permite participanților să se alăture de pe mai multe dispozitive și de a afișa butoane de distribuire socială pe pagina de înregistrare.
Ajustați setările conform preferințelor, apoi navigați la fila „Întrebări”. Aici, puteți (1) selecta câmpurile care vor fi afișate în formularul de înregistrare și (2) stabili dacă un câmp este obligatoriu sau opțional.
Mai jos, este prezentată lista câmpurilor disponibile în fila „Întrebări”. Rețineți că prenumele și adresa de e-mail sunt setate ca fiind obligatorii în mod implicit.
Numele de familie
Adresa
Orașul
Țara/Regiunea
Codul poștal
Statul/Provincia
Numărul de telefon
Industria
Organizația
Denumirea funcției
Timpul de achiziție
Rolul în procesul de achiziție
Numărul de angajați
Întrebări și comentarii
După ce ați configurat secțiunea „Întrebări”, treceți la fila „Întrebări personalizate”. Acum puteți elabora propriile întrebări pentru a le adăuga la formularul de înregistrare. Aveți posibilitatea de a oferi participanților câmpuri text libere pentru răspunsuri sau de a limita selecția la un set de opțiuni multiple.
După ce ați definit întrebările personalizate, selectați „Creați”.
În final, selectați „Salvați tot” din colțul din dreapta jos al ferestrei.
De acum înainte, oricine va accesa linkul de invitație la această întâlnire Zoom va trebui să completeze formularul de înregistrare înainte de a se putea alătura.