Dacă simțiți că simbolurile utilizate în diagramele de flux sunt un labirint, acest ghid detaliat vă va transforma într-un expert în crearea lor, într-un timp foarte scurt!
Fie că este vorba de echipe de afaceri sau academice, diagramele de flux sunt cel mai adesea folosite pentru a simplifica vizualizarea proceselor complexe, oferind o imagine clară și ușor de înțeles.
Încă din 1921, de când Lillian și Frank Gilbreth au introdus această metodă de vizualizare a proceselor în cadrul Societății Americane a Inginerilor Mecanici (ASME), diagramele de flux au fost un instrument esențial în mediile de afaceri și academice.
Cu toate acestea, creatorii de diagrame de flux se confruntă adesea cu o problemă comună, legată de utilizarea corectă a numeroaselor simboluri. Pentru a obține diagrame de calitate profesională, este crucial să se folosească simboluri standardizate.
Acest articol își propune să explice majoritatea simbolurilor pe care le veți întâlni în diverse proiecte de diagramare și vizualizare a proceselor. Vom explora, de asemenea, noțiunile de bază, cum ar fi definiția și modul de funcționare al diagramelor de flux. Să începem!
Ce reprezintă o diagramă de flux?
O diagramă de flux este o reprezentare vizuală a unui sistem, a unui flux de lucru operațional, a unui algoritm informatic sau a unui proces. Este posibil să fiți deja familiarizați cu utilizarea diagramelor de flux pentru o varietate de scopuri, cum ar fi documentarea, planificarea sistemelor tehnice sau non-tehnice, structurarea planurilor de studiu, îmbunătățirea proceselor existente sau transmiterea ideilor.
Este un instrument preferat pentru a explica metode sau fluxuri dificile prin diagrame simple, ușor de înțeles de către oricine, indiferent de domeniul de activitate.
Diagramele de flux se bazează pe forme precum ovale, pătrate, romburi, dreptunghiuri și altele, pentru a reprezenta diferiții pași ai unui proces sau flux de lucru. Pe lângă aceste simboluri, este esențial să se folosească linii de flux sau săgeți pentru a lega aceste simboluri și a defini o secvență sau un flux logic.
Deoarece diagramele de flux utilizează o varietate de simboluri și convenții de desenare a secvențelor, ele pot adopta diverse modele, de la diagrame complexe generate de computer, cu numeroase secvențe, până la diagrame simple, desenate manual, formate dintr-o singură secvență.
Un aspect interesant este că diagramele de flux sunt utilizate atât în domenii tehnice, cât și în cele non-tehnice. De exemplu, atât un artist vizual, cât și un dezvoltator software pot utiliza diagramele de flux pentru a-și planifica proiectele.
Simboluri uzuale în diagramele de flux
Start/Sfârșit
Pentru a marca începutul și sfârșitul unei diagrame, utilizați simbolul terminator. Acesta are forma unei pastile sau a unui buton oval. Adesea, în interiorul acestei forme, sunt scrise cuvintele „Start” și „End”.
Această formă indică, de asemenea, rezultatul unei secvențe dintr-o diagramă. În cazul diagramelor de flux complexe, pot exista mai multe simboluri de Start și Sfârșit.
Intrare/Ieșire
Simbolul pentru intrarea și ieșirea datelor este, în esență, un paralelogram. Acesta este folosit pentru a reprezenta datele care intră și ies dintr-un sistem.
De exemplu, un client care achiziționează un produs reprezintă o intrare de date, în timp ce expedierea produsului din depozit reprezintă o ieșire. Uneori, pentru scrierea algoritmilor informatici, pot fi folosite valorile Da/Nu sau Adevărat/Fals.
Intrare Manuală
Dacă procesul sau algoritmul dvs. necesită ca utilizatorul să introducă date pentru a continua, utilizați simbolul de intrare manuală. Acesta este reprezentat printr-un trapez.
Acest simbol este adecvat în situații în care clienții trebuie să introducă date de autentificare, informații de plată etc.
Săgeți
Săgețile, sau liniile de flux, conectează toți pașii, inclusiv începutul, acțiunea, intrarea, ieșirea, intrarea manuală, decizia, bucla, documentul etc., dintr-o diagramă de flux.
Liniile continue indică un flux de date direct de la un simbol la altul. Liniile întrerupte sugerează o cale alternativă. Liniile paralele sunt folosite pentru a indica un flux sincron de date de la un pas la altul.
Acțiune/Proces
Un dreptunghi reprezintă fiecare acțiune sau proces într-o diagramă. Pentru a organiza diverse procese în subgrupuri, se pot folosi diferite culori de umplere.
Simbolul de proces indică întotdeauna finalizarea unei anumite sarcini în acea etapă, după care linia de flux avansează către următorul simbol, marcând progresia diagramei de flux.
Decizie
Simbolul deciziei este un romb. Linia de flux din pasul anterior ajunge într-un vârf, iar alte 3 linii de flux pornesc din celelalte vârfuri către diverse procese. Acest simbol indică faptul că o linie de flux diferită va deveni activă în funcție de decizia luată.
Deciziile pot fi de tipul Da/Nu sau Adevărat/Fals, în cazul algoritmilor. Adesea, se vor folosi întrebări pentru a ghida luarea unei decizii.
Document
Simbolul documentului este reprezentat printr-un dreptunghi cu o latură ondulată. Este un alt simbol de intrare/ieșire. Se folosește în hărțile de proces pentru a indica intrarea unui document sau raport care va produce o ieșire specifică.
Documente Multiple
Acesta este similar cu simbolul Document, dar vizualizează mai multe documente stivuite, similare cu dosarele dintr-un dulap.
Acest simbol este util când sunt necesare mai multe intrări de documente, sau când un proces generează multe documente.
Conector
Dacă diagrama dvs. de flux este complexă și necesită conexiuni cu secvențe multiple, utilizați simbolul conector, reprezentat printr-un cerc simplu. Acesta este adesea folosit ca un conector pe aceeași pagină, pentru a uni simboluri și secvențe de pe o singură pagină.
Pentru a conecta simboluri sau secvențe de pe pagini diferite, folosiți un pentagon isoscel, cunoscut și ca simbolul legăturii.
Pregătirea
Simbolul de pregătire sau inițializare diferențiază pașii care efectuează o sarcină de cei care pregătesc activitățile viitoare. Acest simbol, un hexagon, este folosit când se introduce o etapă de configurare înainte de a continua fluxul de lucru.
De exemplu, într-un proiect DevOps, este necesar să se implementeze un nou pachet software înainte de începerea fazei de testare.
Combinare
Simbolul de combinare este folosit pentru a indica etapa în care are loc unirea a două sau mai multe liste sau procese. Acest simbol, un triunghi cu vârful în jos, reprezintă o pâlnie prin care mai multe ramuri ale fluxului de lucru sunt combinate într-una singură.
Sortare
Când este necesar să se indice cerința de a organiza informațiile într-o anumită ordine, în funcție de anumite criterii, se folosește simbolul de sortare, care seamănă cu un romb.
De exemplu, se poate folosi acest simbol pentru a sorta produsele în funcție de culoarea dorită de clienți, înainte de începerea etapei de producție.
Subrutină
Simbolul pentru un proces predefinit sau o subrutină este reprezentat printr-un dreptunghi. Acesta indică o procedură care este documentată complet într-o altă diagramă.
Chiar dacă subprocesul este cunoscut membrilor echipei, folosiți acest simbol doar dacă procesul este definit în altă parte.
Bucle
Există două tipuri de simboluri pentru bucle: bucla manuală (dreptunghiulară) și limita buclei (în formă de casă). Prima indică o secvență de comenzi care se va repeta până la oprirea manuală, în timp ce a doua indică punctul în care o buclă trebuie să se oprească.
Întârziere
Simbolul de întârziere, un semi-oval, este utilizat pentru a indica o așteptare în fluxul de lucru. O întârziere între două acțiuni înseamnă că anumite sarcini trebuie finalizate în timpul perioadei de întârziere, înainte ca diagrama de flux să poată avansa.
Stocări
Pentru diagramare, există două simboluri legate de stocare. Simbolul pentru stocarea datelor, care seamănă cu un cilindru tăiat în jumătate, indică un pas în care datele sunt stocate. Simbolul de stocare internă, reprezentat printr-un pătrat, este utilizat în special în diagramele de dezvoltare software, indicând că datele sunt stocate în memorie în timpul programării.
Bază de date
Simbolul, sub forma unui disc magnetic, este recunoscut la nivel global ca reprezentând o bază de date. Se folosește pentru a indica datele stocate într-un dispozitiv de stocare, care permite căutarea, sortarea și filtrarea informațiilor de către utilizatori.
Acum că v-ați familiarizat cu simbolurile diagramei de flux, să explorăm modul în care funcționează acest concept de diagramă vizuală.
Cum funcționează o diagramă de flux?
O diagramă de flux funcționează prin vizualizarea unui proces pe o suprafață bidimensională, fie pe hârtie, fie digital. De obicei, diagrama începe cu un simbol Start.
Apoi, se adaugă diverse simboluri, în funcție de procesul vizat. Simbolurile sunt conectate prin linii de flux, culminând cu o decizie sau simbolul de oprire.
Dacă diagrama de flux definește un singur proces, aceasta va fi una simplă. Totuși, majoritatea diagramelor de flux utilizate de companii sunt complexe, având numeroase secvențe interconectate înainte de decizia finală.
Aceasta este o explicație simplificată a modului de funcționare al diagramelor de flux. În realitate, există multe concepte și logică implicate. De exemplu, schimbarea tipului de diagramă va modifica convențiile de desenare, precum și modul de interpretare al diagramei.
Pentru o înțelegere mai clară, iată câteva dintre cele mai populare tipuri de diagrame de flux:
- Crearea, aprobarea, procesarea și arhivarea documentelor
- Fluxul de date sau diagrama fluxului de procesare
- Diagrama sistemului
- Organigrama programului
- Organigrama de luare a deciziilor sau justificare
- Diagrama logică pentru managementul riscului
- Diagrama de dezvoltare a produsului
- Diagrama rezultatului procesului
Să luăm ca exemplu diagrama fluxului unui document. Aceasta vizualizează diverse controale asupra unui flux de lucru de procesare a documentelor, folosind simboluri precum Start, Input, Output, Manual Input, Actions, Preparation, Merge, Colate, Loops, Delay, Storage și End. Diagrama trebuie să fie desenată de la stânga la dreapta, iar publicul o va citi în aceeași direcție.
Pe lângă aceste aspecte, o diagramă de flux, atunci când este creată respectând convențiile standard, îndeplinește următoarele:
#1. Identificarea Sarcinilor
Este necesar să identificați toate sarcinile și să le notați înainte de a începe crearea diagramei de flux. Astfel, pe lângă reprezentarea vizuală a unei idei tehnice sau non-tehnice, obțineți și un calendar estimativ al proiectului.
#2. Organizarea Elementelor Procesului
Diagrama organizează materialele și resursele necesare echipei odată cu începerea proiectului.
#3. Compilarea Informațiilor
Diagrama vă ajută să compilați datele necesare pentru a desena procesul pe un instrument de diagramă de flux.
#4. Revizuirea Fluxului Procesului
Diagrama permite echipei și părților interesate să analizeze în colaborare pașii, controalele, fluxurile, secvențele, înainte de a crea prima schiță.
#5. Traducerea Sarcinilor în Forme
Diagrama de flux este, în esență, traducerea etapelor procesului în elemente vizuale. Se folosesc forme relevante pentru a descrie anumite acțiuni, cum ar fi achiziționarea unui produs de către clienți, generarea comenzii, introducerea comenzii, controlul comenzilor, verificarea inventarului, etc.
#6. Îmbunătățirea
După prima schiță, echipa se poate reuni pentru a îmbunătăți diagrama. În această fază, se pot descoperi eventualele obstacole neprevăzute ale proiectului.
#7. Comunicare
În final, diagrama comunică publicului planul într-un mod vizual și concis.
Crearea manuală a unei diagrame de flux este o sarcină laborioasă și poate întârzia proiectul. Este recomandat să folosiți unelte online de creare a diagramelor, care includ majoritatea simbolurilor necesare.
Aplicații Web pentru Crearea Diagramelor de Flux
Miro
Miro este un instrument care oferă viteză și simplitate în crearea diagramelor de flux. Platforma oferă șabloane pentru orice scenariu, indiferent dacă doriți să creați diagrame pentru rutina zilnică sau fluxul de lucru al unui proiect.
Cu setul său de pictograme, dependențe codate prin culoare și posibilitatea de a încorpora linkuri, puteți crea diagrame de nivel profesional.
Creately
Creately este o opțiune de încredere pentru vizualizarea proceselor și a fluxurilor de lucru, oferind caracteristici precum desenarea automată și o interfață de tip drag-and-drop pentru crearea rapidă a diagramelor.
Puteți alege dintre peste 1000 de șabloane personalizate pentru a începe un proiect. Mai mult, oferă conferințe video și urmărire live cu mouse-ul pentru colaborare în timp real.
Lucidchart
Lucidchart vă ajută să creați diagrame de flux cu multiple funcții, inclusiv forme personalizate, importul de date și multe altele. Pe lângă o interfață simplă, oferă o bibliotecă dinamică de forme, simboluri și containere necesare.
De asemenea, utilizatorii pot folosi funcții avansate de diagramare, cum ar fi formatarea condițională, butoane de acțiune, conexiuni de date și linkuri externe.
Concluzii
Utilizarea simbolurilor corecte într-o diagramă de flux demonstrează înțelegerea profundă a conceptului. Dacă simbolurile nu sunt folosite corespunzător, diagrama ar putea fi greu de interpretat pentru clienți, părțile interesate sau publicul.
Acum aveți la dispoziție o listă completă a simbolurilor pe care le veți folosi atunci când creați diagrame de flux. Articolul a explicat, de asemenea, modul de funcționare al diagramelor, ajutându-vă să creați diagrame de aspect profesional, ușor de înțeles de către public.
Vă poate interesa și conceptul de retrospectivă „Start, Stop, Continue”, pentru îmbunătățirea continuă a proceselor.