Ce este o tablă Kanban și cum o folosim?
O tablă Kanban reprezintă un instrument des întâlnit pentru a ilustra sarcinile. Chiar dacă denumirea nu îți este familiară, este foarte probabil să fi interacționat cu una anterior sau să o fi observat la locul de muncă sau în mediul online. Să explorăm modul în care funcționează.
Scopul unei table Kanban este de a oferi o reprezentare vizuală a evoluției sarcinilor de la start până la finalizare. În forma sa cea mai simplă, aceasta este structurată în trei coloane intitulate „De Făcut”, „În Desfășurare” și „Finalizat”. Pentru a începe, îți adaugi sarcinile în prima coloană, le muți în coloana a doua pe măsură ce lucrezi la ele, iar în final le transferi în ultima coloană când sunt gata.
Tabelele Kanban oferă o imagine clară asupra modului în care este gestionat procesul, permițându-ți să monitorizezi progresul sarcinilor.
Acestea au apărut ca parte a conceptului Kanban, un tip de producție lean folosit în producția japoneză timp de decenii. Conceptul a câștigat popularitate în America de Nord și Europa odată cu apariția software-urilor de gestionare a sarcinilor, precum Jira, Asana, Trello și Planner. Dacă ai lucrat în domeniul dezvoltării software, acest tip de tablă îți va fi cu siguranță familiar.
Inițial, tabelele Kanban erau fizice, dar ulterior au fost create numeroase aplicații software Kanban. Spre deosebire de alte procese care au migrat de la fizic la digital, cum ar fi înregistrarea muzicii, planificarea proiectelor și contabilitatea, tabelele Kanban fizice încă sunt utilizate frecvent, adesea în paralel cu o versiune digitală.
Dacă ai trecut vreodată printr-un birou și ai observat table albe sau pereți acoperiți cu post-it-uri aranjate în coloane, probabil că ai văzut o tablă Kanban.
De obicei, pe un server se află și o reprezentare digitală a aceleiași table Kanban, completată cu post-it-uri. Acest lucru poate părea neobișnuit, deoarece presupune menținerea acelorași date în două locuri, dublând practic efortul.
Motivul este simplu: o tablă Kanban este proiectată pentru a fi vizuală și ușor de utilizat. O versiune fizică permite unei echipe să vadă și să mute sarcinile rapid. Însă, o tablă fizică nu este eficientă pentru analiza datelor și generarea de rapoarte, aici intervenind versiunea digitală.
Versiunea digitală, fie că este în Jira, Trello, Asana, Planner sau alt software, poate fi accesată de oriunde, ceea ce o face ideală pentru echipele la distanță sau pentru părțile interesate care nu se află fizic alături de echipa și de tablă.
Utilizarea unei table Kanban este extrem de simplă. Adaugi sarcinile în coloana „De Făcut” și apoi le muți (în cazul unei table fizice) sau le tragi și le plasezi (într-o tablă digitală) dintr-o coloană în alta. Periodic, sarcinile din coloana „Finalizat” pot fi mutate într-o arhivă sau pur și simplu șterse.
Tabelele Kanban pot avea oricâte coloane consideri necesar. Echipele de dezvoltare software, de exemplu, utilizează frecvent coloane pentru design, dezvoltare, testare și documentare. Adesea, sunt adăugate și coloane mai specifice procesului, cum ar fi „Fuzzing” (proces prin care sunt introduse date incorecte pentru a testa software-ul), „Pull” (a fost trimisă o cerere pentru a adăuga cod într-o ramură GitHub) sau „Pre-Prod” (sarcina a fost mutată pe serverul de pre-producție). În esență, într-o tablă Kanban poți utiliza orice coloane se potrivesc procesului tău.
Un proiect necesită adesea implicarea mai multor echipe și a unor fluxuri de lucru diferite. Tabelele Kanban gestionează această complexitate prin „culoarele de înot”. Coloanele – De Făcut, În Desfășurare, Finalizat – sunt verticale, în timp ce culoare de înot sunt benzi orizontale în care sarcinile unei echipe sau ale unui flux de lucru pot fi separate.
Majoritatea aplicațiilor Kanban permit și codificarea sarcinilor pe culori. Astfel, poți organiza tabla pe echipe prin culoare de înot și pe fluxuri de lucru prin culori, sau invers. Multe echipe își sincronizează culorile post-it-urilor cu cele folosite în versiunile digitale ale tabelelor, motiv pentru care în multe birouri vei vedea o multitudine de post-it-uri colorate.
Kanban este un sistem flexibil, care oferă o multitudine de opțiuni de personalizare pentru a se adapta la orice proces pe care îl gestionezi. Indiferent dacă pregătești o lansare spațială la JPL sau urmărești treburile copiilor, Kanban te ajută să vizualizezi sarcinile și să te menții pe drumul cel bun.