Inbox Zero este un element de bază al sfaturilor de productivitate digitală. „Atingerea Inbox Zero” este echivalentul lucrătorului de cunoștințe cu „atingerea iluminării”. Dar Inbox Zero nu înseamnă că ai o căsuță de e-mail goală – totul este despre reducerea stresului e-mailului.
Cuprins
De ce contează Inbox Zero
Să ne ocupăm mai întâi de a doua parte a întrebării: De ce ar trebui să-ți pese ce este Inbox Zero?
Dacă aveți vreun interes în a vă îmblânzi căsuța de e-mail sau, în general, în a fi eficient și productiv, Inbox Zero este ceva despre care trebuie să știți. Inbox Zero este un lucru important care există din 2006. A făcut obiectul multor prezentări și chiar cărți.
Căutarea Inbox Zero aduce înapoi 108 milioane de rezultate de căutare în Google și va continua să fie una dintre pietrele de încercare culturale ale productivității pentru o perioadă foarte lungă de timp, chiar dacă se estompează și se demodează. Dacă sunteți interesat de productivitate, merită să știți. Și hei, s-ar putea să te ajute!
Ce este Inbox Zero?
Inbox Zero este o filozofie a productivității despre gestionarea unui flux constant de e-mailuri pe tot parcursul vieții. Acesta a fost exprimat pentru prima dată de Merlin Mann pe site-ul său 43Folders, care în prezent este (și sperăm că temporar) indisponibil, dar este oglindită de Arhiva Internet. Inbox Zero a fost atât de popular încât a fost creat un site separat, InboxZero.com, pentru a deține articolele lui Mann Inbox Zero. Acest site este, de asemenea, indisponibil momentan, dar este oglindită și pe archive.org.
Sunt zece articole în seria Inbox Zero, dintre care majoritatea se ocupă de tehnici de gestionare eficientă a e-mailului. Sunt interesante și utile și vă încurajăm să le citiți dacă nu ați făcut-o înainte.
Dar inima Inbox Zero nu sunt aceste sfaturi practice. Nici măcar nu este vorba de a avea zero e-mailuri în căsuța de e-mail, în ciuda numelui.
Inbox Zero nu este despre a avea o cutie de e-mail goală
Dacă ați presupus că „Inbox Zero” înseamnă să aveți zero e-mailuri în căsuța dvs. de e-mail, nu vă faceți griji pentru că nu sunteți singur. Am căutat pe web „Ce este Inbox Zero?” și am găsit multe site-uri web care spun că Inbox Zero înseamnă a avea o căsuță de e-mail goală.
Toate sunt incorecte.
Scopul Inbox Zero este că e-mailul este un flux fără sfârșit. O căsuță de e-mail goală este doar temporară, așa că a face o căsuță de e-mail goală ca țintă este o misiune prostească. Ești la cheremul altora care îți trimit e-mail. Singura modalitate sigură de a avea o căsuță de e-mail goală este să blochezi toate e-mailurile, ceea ce din punct de vedere funcțional este același cu a nu avea deloc o căsuță de e-mail.
Sau, pentru a vă menține căsuța de e-mail la zero, s-ar putea să trebuiască să îl priviți ca un șoim și să vă ocupați de fiecare e-mail în momentul în care îl primiți.
Acest lucru este nerealist.
În schimb, filozofia Inbox Zero presupune că inbox-ul tău este o sursă de stres. Inbox Zero încearcă să facă mai puțin stresant și să-ți concentreze cât mai puțin posibil. De aceea, toate sfaturile practice vizează facilitarea gestionării e-mailului și automatizarea lucrurilor.
Iată ce site-ul web Inbox Zero al lui Merlin Mann – acum, din păcate, offline, dar încă disponibil în formular arhivat— a spus despre Inbox Zero:
Este vorba despre cum să-ți recuperezi e-mailul, atenția și viața. Acel „zero?” Nu este vorba de câte mesaje sunt în căsuța ta de e-mail, ci de cât de mult din propriul tău creier este în căsuța de e-mail. Mai ales când nu vrei să fie. Asta e.
Din nou, Inbox Zero nu se referă la câte mesaje sunt în căsuța dvs. de e-mail. Acel citat este din Merlin Mann el însuși și nu poți deveni mai autoritar decât atât.
Cum să obțineți Inbox Zero
În cele din urmă, ca toate filozofiile bune, Inbox Zero este mai degrabă o atitudine și o stare de spirit decât un set de acțiuni specifice. Nu există un set special de pași pentru a obține Inbox Zero, mai mult decât pentru a obține iluminarea.
Asta nu înseamnă că, dacă urmați sfaturile practice pe care vi le oferă Mann pentru a vă ocupa de corespondența dvs., nu veți avea o căsuță de e-mail literalmente goală – departe de asta! Pentru majoritatea oamenilor, cea mai puțin stresantă căsuță de e-mail este o căsuță de e-mail goală și mai multă putere pentru tine dacă ai reușit-o. Dar mâine va avea din nou e-mail.
Mann sugerează acțiuni practice, cum ar fi setarea filtrelor, utilizarea răspunsurilor predefinite și mutarea e-mailurilor în dosare diferite, ca parte a unei metodologii pentru reducerea stresului pe care îl poate provoca e-mailul. O căsuță de e-mail goală este doar un potențial efect secundar al acestei metodologii, nu scopul final.
Scopul final este ca inbox-ul dvs. să nu fie o sursă de stres.
Deci, dacă auziți vreodată oameni spunând că Inbox Zero este nerealist sau de nerealizat, puteți fi sigur că nu au înțeles-o. Nu este vorba despre a nu avea e-mailuri. Este vorba despre a nu avea stres din e-mailuri.
De aceea, vă recomandăm să utilizați OHIO (Only Handle It Once) pentru a vă tria e-mailurile. În loc să vă concentrați pe un obiectiv nebulos de „Inbox Zero” – ceva care este adesea interpretat greșit – gestionarea e-mailurilor o singură dată vă va economisi timp și stres. Concentrarea pe OHIO vă va aduce mai aproape de filosofia actuală a Inbox Zero.