Microsoft Outlook gestionează mesajele de poștă electronică, sarcinile și programările, stocându-le în fișiere de tip PST sau OST. Ambele tipuri de fișiere îndeplinesc aceeași funcție de bază, însă prezintă diferențe notabile, mai ales când vine vorba de realizarea copiilor de rezervă, restaurarea datelor sau transferul lor între dispozitive.
Pentru a înțelege distincția dintre fișierele PST și OST, este util să trecem în revistă evoluția tehnologică a protocoalelor de e-mail, în special diferența dintre POP și IMAP. Iată o scurtă prezentare:
Ce înseamnă POP?
Protocolul de poștă electronică tradițional, folosit în epoca conexiunilor dial-up, a fost Protocolul Oficiului Poștal (POP), a cărui versiune actuală este POP3.
POP descarcă toate mesajele de pe server pe client și, în mod implicit, le șterge de pe server. Aceasta înseamnă că doar o copie a e-mailurilor tale era stocată pe computer. Totuși, se putea configura POP să nu șteargă e-mailurile de pe server.
În trecut, majoritatea utilizatorilor verificau e-mailul de pe un singur computer, deci nu era necesară o copie suplimentară pe server.
Când se folosește POP, modificările efectuate în clientul de e-mail nu se reflectă pe server. Astfel, ștergerea unui e-mail din client nu îl va șterge de pe server și viceversa.
Ce este IMAP?
Protocolul de Acces la Mesaje pe Internet (IMAP) reprezintă o abordare mai modernă, care descarcă o copie a e-mailurilor de pe server pe client. Orice modificare efectuată în client este sincronizată cu serverul. Prin urmare, ștergerea unui mesaj de pe computer îl va șterge și de pe server, și invers.
IMAP este mult mai adaptat cerințelor actuale. Acum, majoritatea utilizatorilor accesează același cont de e-mail de pe multiple dispozitive, beneficiind de conexiuni de bandă largă sau fibră, precum și de date mobile. IMAP permite sincronizarea tuturor acțiunilor întreprinse asupra e-mailurilor.
De exemplu, dacă trimiți un e-mail de pe telefon, îl vei regăsi în folderul „Trimise” de pe tabletă. De aceea, recomandăm folosirea IMAP, cu excepția cazurilor în care există un motiv specific pentru a utiliza POP3.
De asemenea, este important de menționat că Microsoft folosește API-ul de mesagerie (MAPI) în locul IMAP pentru conturile de e-mail proprii. Deși funcționează diferit, MAPI și IMAP au scopul comun de a sincroniza e-mailurile între client și serverul de e-mail.
Fișierele PST, OST, POP și IMAP
Pentru conturile POP, Outlook stochează toate e-mailurile și programările într-un fișier de tip Personal Storage Table (.pst). Un fișier PST poate fi importat în Outlook, ceea ce îl face ideal pentru mutarea e-mailurilor pe un nou computer sau pentru a crea o copie de rezervă în cazul unei defecțiuni.
Până la versiunea Microsoft Outlook 2013, fișierele PST erau utilizate și pentru conturile IMAP sau MAPI. Însă, începând cu Outlook 2016, clientul stochează e-mailurile și programările din conturile IMAP și MAPI într-un fișier Offline Storage Table (.ost).
Fișierele OST se sincronizează automat cu serverul de e-mail, atâta timp cât există o conexiune la internet. Spre deosebire de fișierele PST, un fișier OST nu poate fi importat în Outlook, pentru că nu este necesar.
La configurarea Outlook pe un nou dispozitiv și conectarea la contul de e-mail prin IMAP sau MAPI, toate e-mailurile se vor descărca automat de pe server.
Diferența esențială dintre fișierele PST și OST este că un fișier PST conține informații disponibile doar în acel fișier, în timp ce informațiile dintr-un fișier OST sunt accesibile și pe server, precum și pe orice alt dispozitiv folosit pentru accesarea contului de e-mail.
Când sunt necesare aceste fișiere?
În majoritatea cazurilor, nu este necesară intervenția directă asupra fișierelor PST și OST. Acestea pot fi ignorate în mod obișnuit, dacă nu sunt căutate în mod special.
Devin importante în principal atunci când se dorește transferul datelor pe un nou computer sau arhivarea e-mailurilor. Dacă folosești un cont POP3, va trebui să copiezi fișierul PST pe noul computer și să îl imporți în Outlook, altfel vei pierde toate e-mailurile.
În cazul folosirii IMAP sau MAPI, este important să fii atent la dimensiunea cutiei poștale de pe server. Dacă dimensiunea maximă este atinsă și dorești să păstrezi toate e-mailurile, va fi necesară exportarea unei părți a acestora într-un fișier PST, urmată de ștergerea lor de pe server.
Mesajele exportate vor fi vizibile la importarea fișierului PST în Outlook, dar nu vor mai fi disponibile pe serverul de e-mail.