Un formular standard pentru redactarea unui e-mail include câmpurile „Către”, „Expeditor” și „Subiect”. De asemenea, pot apărea câmpurile „CC” și „BCC”. Acestea din urmă nu sunt câmpuri obligatorii; un e-mail poate fi trimis fără a le completa și adesea sunt ascunse în interfața standard a clientului de email.
CC și BCC
Câmpurile „CC” și „BCC” permit introducerea uneia sau mai multor adrese de e-mail. Când trimiteți un mesaj, toți cei incluși în câmpurile „Către”, „CC” și „BCC” îl vor primi.
CC semnifică „Carbon Copy” (copie la indigo), iar BCC înseamnă „Blind Carbon Copy” (copie la indigo ascunsă). Termenul „copie carbon” este o reminiscență a unei practici din trecut, când se folosea hârtia de carbon, o coală acoperită cu cerneală, care se introducea între două foi de hârtie pentru a crea o copie a ceea ce era scris pe foaia superioară.
Este crucial de reținut că „CC” și „BCC” nu trimit mesaje separate. Toți destinatarii primesc același mesaj, parte a aceluiași fir de discuție.
Diferența dintre CC și BCC
Adresele de e-mail introduse în câmpul „CC” sunt vizibile pentru toți ceilalți destinatari ai mesajului. Atunci când adăugați pe cineva în „CC”, destinatarii menționați în câmpul „Către” pot vedea cine a mai fost inclus în câmpul „CC”.
În contrast, adresele de e-mail specificate în câmpul „BCC” rămân ascunse tuturor destinatarilor. Ele sunt invizibile, „oarbe”. Dacă doriți să trimiteți un e-mail cuiva, dar să includeți și o altă persoană în lista de destinatari, fără ca ceilalți destinatari să afle, câmpul „BCC” este soluția potrivită.
Eticheta în e-mail: Utilizarea CC
Nu există reguli stricte despre când și cum să folosiți „CC” și „BCC”, dar există o etichetă a comunicării prin e-mail pe care ar trebui să o urmați. Ignorarea acesteia ar putea crea tensiuni la locul de muncă.
Câmpul „CC” ar trebui utilizat în următoarele situații:
- Când doriți ca cineva să fie informat despre ceva, dar nu este necesar un răspuns din partea sa.
- Când considerați că persoana respectivă ar putea avea nevoie de informații la un moment dat.
- Când este implicat un superior comun.
- Când un manager/supraveghetor, al dumneavoastră și al celeilalte persoane, solicită documentație privind repartizarea sarcinilor între departamente.
Când NU ar trebui să folosiți „CC”:
- Pentru a ține un superior la curent când nu este necesar.
- Pentru a utiliza e-mailul ca dovadă a muncii pe care o desfășurați.
- Pentru a demonstra un punct de vedere.
Utilizarea incorectă a „CC”:
Nu includeți persoane în e-mailuri în mod inutil. Totuși, dacă suspectați că un coleg nu va da atenție unei sarcini decât dacă superiorul este inclus în mesaj, adăugarea sa în „CC” poate fi justificată. De asemenea, puteți folosi „CC” atunci când un manager solicită dovezi ale activității dumneavoastră.
Eticheta în e-mail: Utilizarea BCC
Folosirea „BCC” este similară cu o conversație „pe la spate”. Folosiți-o cu precauție. Când adăugați persoane în câmpul „BCC”, nimeni altcineva nu știe cine a mai primit mesajul. Este ca și cum ați înregistra o întâlnire sau ați permite cuiva să asculte o discuție în secret.
„BCC” trebuie utilizat cu moderație și atenție. Vor exista momente când utilizarea lui este justificată. În rest, ar trebui să optați pentru câmpul „CC”.
Concluzie
Câmpul „BCC” este ascuns, deci nimeni nu va ști că l-ați folosit. Câmpul „CC” este vizibil, iar utilizarea sa va fi evidentă. Destinatarii pot vedea dacă au fost adăugați în „CC” sau „BCC”. Asigurați-vă că persoanele adăugate în „BCC” nu vor folosi opțiunea „Răspunde tuturor”.