Importanța sistemelor de contabilitate cloud pentru afaceri
Adoptarea unui sistem de contabilitate în cloud oferă avantaje semnificative în gestionarea, înregistrarea și protejarea datelor financiare, asigurând eficiență sporită, rentabilitate și capacitate de scalare.
Modul în care firmele mici și mijlocii (IMM-urile) își gestionează finanțele a evoluat considerabil de-a lungul timpului, iar contabilitatea în cloud reprezintă un motor important al acestei transformări.
Această abordare nu doar înlocuiește sistemele de contabilitate tradiționale, adesea depășite, dar poate contracara și dificultățile financiare frecvente asociate metodelor convenționale.
În prezent, multe companii integrează treptat contabilitatea în cloud pentru a beneficia de avantajele sale și a-și optimiza sistemele financiare.
Această metodă permite gestionarea online a tuturor aspectelor financiare cu care se confruntă IMM-urile în mod obișnuit.
În acest articol, vom explora conceptul de contabilitate în cloud și beneficiile pe care le aduce IMM-urilor.
Ce reprezintă contabilitatea în cloud?
Contabilitatea în cloud reprezintă un serviciu de contabilitate online care permite accesul și gestionarea informațiilor financiare prin intermediul internetului. În loc să utilizați software-ul de contabilitate direct pe computer, acesta este găzduit într-o platformă cloud.
Practic, contabilitatea în cloud este un model de tip Software ca Serviciu (SaaS) oferit pe bază de abonament lunar. Acest software este similar cu programele tradiționale de contabilitate folosite local pentru gestionarea finanțelor.
Prin urmare, nu vor exista dificultăți în timpul proceselor contabile sau la tranziția către acest nou sistem. Diferența majoră constă în faptul că sistemele de contabilitate în cloud sunt găzduite pe un server extern, la distanță, și pot fi accesate cu ușurință prin orice browser web.
Acest lucru elimină necesitatea instalării software-ului pe fiecare computer al angajaților și reduce riscul pierderii datelor în caz de defecțiune. Contabilitatea în cloud oferă flexibilitate și securitate sporită, deoarece informațiile contabile sunt stocate în cloud și pot fi accesate de oriunde.
Mai mult, facilitează colaborarea în cadrul echipelor distribuite, permițând angajaților să lucreze cu același software, având nevoie doar de o conexiune la internet.
Avantajele contabilității în cloud
Multe IMM-uri beneficiază de contabilitatea în cloud, deoarece aceasta ajută la rezolvarea problemelor asociate contabilității tradiționale. Iată câteva dintre numeroasele avantaje:
#1. Accesibilitate simplificată
Unul dintre cele mai mari avantaje ale contabilității în cloud este posibilitatea de a accesa informațiile financiare ale companiei de oriunde, atâta timp cât există o conexiune la internet. Echipa nu va fi limitată la utilizarea anumitor computere pentru a accesa datele financiare.
Software-ul de contabilitate în cloud este conceput special pentru a susține echipele distribuite și munca la distanță. Cu acces partajat, angajații pot accesa informațiile necesare oricând, fără a depinde de un computer de birou.
Accesibilitatea facilitează un mediu de lucru flexibil și elimină dependența de un singur dispozitiv pentru activitățile cotidiene.
#2. Rentabilitate
Contabilitatea în cloud oferă avantaje financiare IMM-urilor prin modelul său de abonament. Se plătește o taxă lunară standard pentru utilizarea software-ului, iar costul poate varia în funcție de funcțiile suplimentare și numărul de accesări.
În cazul software-ului tradițional, este necesară o investiție inițială semnificativă, plus costuri suplimentare pentru hardware-ul necesar. Contabilitatea în cloud elimină aceste bariere și permite IMM-urilor să aleagă un instrument potrivit bugetului lor.
#3. Economie de timp
Integrarea contabilității în cloud reduce semnificativ timpul necesar sarcinilor contabile. Toate informațiile financiare, inclusiv vânzările, tranzacțiile, achizițiile și veniturile, sunt actualizate automat în registre direct din cont.
Nu mai este necesară introducerea manuală a datelor sau folosirea excesivă a programelor Excel, a documentelor pe hârtie și a altor sarcini repetitive, eliberând timp prețios pentru obiectivele viitoare ale afacerii.
#4. Scalabilitate
Sistemele financiare bazate pe documente fizice și programe greoaie îngreunau adaptarea companiilor mici la creșteri sau reduceri. Contabilitatea în cloud rezolvă această problemă, permițând ajustarea și personalizarea serviciilor în funcție de nevoi.
Astfel, pe măsură ce afacerea se dezvoltă, nu vor exista costuri ridicate pentru a acomoda mai mulți utilizatori sau pentru a integra funcții suplimentare. Scalabilitatea este simplă cu software-ul SaaS, fără cheltuieli suplimentare pentru servere și hardware.
#5. Ușurința de utilizare
Chiar dacă proprietarii de afaceri sunt experți în domeniul lor, nu toți sunt specializați în contabilitate. Sistemele software de contabilitate în cloud sunt, în general, ușor de utilizat, permițând tuturor membrilor echipei să le folosească eficient.
Interfața intuitivă și designul bine pus la punct al programelor SaaS facilitează operarea, iar automatizarea proceselor de export al datelor reduce riscul introducerii incorecte de informații. Contabilitatea în cloud minimizează erorile, redundanța și alte probleme financiare, fluidizând fluxul de lucru.
#6. Organizarea inteligentă a sistemului
Software-ul de contabilitate în cloud automatizează operațiunile de afaceri, organizând corect datele financiare, astfel încât accesul să fie simplu atât pentru manageri, cât și pentru angajați.
Spre deosebire de abordarea tradițională, nu este necesar să se bazeze pe informații stocate pe hârtie, eliminând aglomerația din birou, deoarece totul este disponibil în cloud. Indiferent dacă este vorba de informații despre vânzări, tranzacții sau achiziții, totul este actualizat automat pe server și reflectat în software.
#7. Securitate îmbunătățită
Odată cu tranziția la contabilitatea în cloud, datele financiare sunt protejate prin diverse caracteristici de securitate, cum ar fi criptarea la sursă, autentificarea multi-factor, backup automat și plăți securizate.
Software-ul cloud este mai puțin vulnerabil la atacuri cibernetice, comparativ cu software-ul tradițional, asigurând protecția datelor financiare. Mai mult, este actualizat constant cu cele mai recente măsuri de securitate.
#8. Acoperire extinsă
Multe IMM-uri utilizează contabilitatea în cloud deoarece facilitează comunicarea eficientă între membri, oferind acces la date în timp real pentru toți utilizatorii autorizați.
Această abordare ajută la consolidarea relațiilor dintre contabili și membrii echipei și la identificarea metodelor pentru atingerea obiectivelor. Sistemul permite, de asemenea, integrarea diverselor instrumente, cum ar fi CRM, managementul proiectelor și altele.
#9. Menținerea competitivității
Automatizarea multor sarcini de către sistemul de contabilitate în cloud permite utilizatorilor să se concentreze pe dezvoltarea afacerii și pe alte aspecte importante.
Mai mult, eliberează resurse financiare care pot fi investite în diverse sarcini, ajutând organizația să concureze mai eficient și să depășească concurenții.
Caracteristici esențiale ale software-ului de contabilitate cloud
Atunci când alegeți un software de contabilitate în cloud, este important să acordați atenție anumitor caracteristici:
#1. Ușurința de utilizare
Un software ușor de utilizat permite tuturor membrilor echipei să lucreze eficient. Este important să se aleagă o platformă ușor de înțeles și utilizat pentru toți.
#2. Integrarea cu alte instrumente
Pe măsură ce afacerea se dezvoltă, este necesară integrarea altor instrumente financiare pentru simplificarea muncii și gestionarea sarcinilor. Alegeți un software care permite integrarea instrumentelor necesare pentru activitatea dumneavoastră.
#3. Disponibilitatea aplicațiilor mobile
Optați pentru un software de contabilitate în cloud care oferă o aplicație mobilă pentru un acces ușor.
Aplicațiile mobile îmbunătățesc accesibilitatea, permițând verificarea actualizărilor cu o singură atingere, fără a mai deschide laptopul pentru a accesa browserul.
#4. Gestionarea stocurilor în timp real
Software-ul trebuie să ofere acces în timp real la stocul rămas în depozit, nu doar la stocul comandat.
Accesul în timp real este esențial pentru a estima vânzările viitoare și pentru a gestiona stocul în consecință, economisind resurse și optimizând gestionarea stocurilor.
#5. Suport tehnic
Asistența tehnică este importantă pentru menținerea fluxului de lucru. Un profesionist tehnic disponibil permanent poate rezolva rapid orice eroare sau problemă ce apare în timpul orelor de lucru.
Suportul tehnic trebuie să fie disponibil 24/7, astfel încât orice utilizator să poată primi rapid asistență specializată.
În continuare, vom analiza câteva dintre cele mai populare software-uri de contabilitate în cloud disponibile.
FreshBooks
FreshBooks este un software de contabilitate cloud popular, conceput special pentru liber profesioniști și IMM-uri. Acesta oferă resurse importante pentru dezvoltarea afacerii și este potrivit pentru diferite tipuri de industrii.
FreshBooks oferă acces la cercetări și rapoarte detaliate, oferind o perspectivă asupra pieței și a scenariului actual. Include funcții precum contabilitate, facturare, managementul clienților, estimări, urmărirea kilometrajului, rapoarte, propuneri, managementul proiectelor, salarizare etc.
Pentru a face software-ul accesibil, FreshBooks oferă patru planuri de abonament: Lite, Plus, Premium și Select.
QuickBooks
QuickBooks simplifică managementul financiar pentru diverse afaceri, indiferent dacă este vorba de producție, organizații non-profit, retail, restaurante, servicii juridice sau altele. Acest software ajută la urmărirea veniturilor și la calcularea impozitelor.
QuickBooks oferă funcții pentru managementul comerțului electronic, facturilor, generarea de rapoarte, managementul proiectelor și calcularea taxelor. Oferă, de asemenea, instrumente practice, cum ar fi generatoare de facturi, calculatoare de pontaj, calculatoare de salariu și șabloane de declarații de venit. Acestea pot fi integrate în software pentru a reduce munca manuală.
QuickBooks oferă patru planuri de abonament: Simple Start, Essentials, Plus și Advanced, plus o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.
Sage
Sage este un software popular de contabilitate în cloud, apreciat de multe organizații. Deși este destinat startup-urilor și IMM-urilor, poate fi utilizat și în industrii precum chimia, distribuția angro, construcții, alimente și băuturi.
Sage se remarcă prin caracteristici unice, cum ar fi:
| Sage Intact pentru management financiar avansat |
| Sage X3 pentru management operațional |
| Sage Fixed Assets pentru urmărirea activelor comerciale |
Tabloul de bord interactiv al software-ului permite unirea datelor și crearea de tablouri de bord personalizate, editabile din peste 200 de imagini predefinite.
Xero
Xero este un software de contabilitate esențial pentru simplificarea muncii, indiferent dacă sunteți proprietar de afacere mică sau contabil. Acest software bazat pe cloud oferă funcții complete, inclusiv urmărirea proiectelor, salarizare, reconcilierea bancară și decontarea cheltuielilor.
Xero oferă funcții pentru managementul clienților, registrelor, fluxurilor de lucru de conformitate și multe altele. Unul dintre avantajele majore este automatizarea sarcinilor și securitatea strictă a datelor.
Xero oferă trei planuri de abonament: Starter, Standard și Premium, planul Standard fiind considerat cel mai avantajos.
Concluzie
Software-ul de contabilitate în cloud reprezintă viitorul. Odată ce se înțeleg beneficiile sale, toate IMM-urile vor începe să-l utilizeze. Este o investiție inteligentă, deoarece oferă rentabilitate, scalabilitate, eficiență în îndeplinirea sarcinilor și accesibilitate.
Așadar, implementați o soluție software de contabilitate în cloud și bucurați-vă de beneficii. Alegeți software-ul în funcție de caracteristici, cost și alte aspecte discutate anterior.
De asemenea, puteți consulta platforma de cursuri online de contabilitate.