PayPal reprezintă o metodă rapidă și eficientă de a genera facturi și de a primi plăți. Fie că sunteți un freelancer, un proprietar de afacere sau pur și simplu doriți să învățați cum să realizați facturi profesionale în câteva minute, acest ghid este conceput pentru dumneavoastră.
În acest material, veți înțelege modul de creare a unei facturi folosind instrumentul de facturare oferit de PayPal, urmând 7 etape simple. Veți deprinde cum să compuneți facturi cu aspect profesional și să facilitați procesul de plată pentru clienții dumneavoastră.
PayPal oferă posibilitatea firmelor, liber-profesioniștilor și persoanelor fizice de a trimite facturi către clienți, facilitând totodată un portal prin care aceștia pot efectua plăți în mod facil.
De ce PayPal este o alegere potrivită pentru freelanceri și afaceri mici?
- Instrumentul de facturare PayPal simplifică crearea și distribuirea de facturi cu aspect profesional către clienți.
- PayPal vă permite să primiți plăți în moneda locală, evitând conversia valutară.
- Este accesibil în peste 200 de țări și regiuni, cu suport pentru 25 de monede.
- Funcția de urmărire a plăților oferită de PayPal vă ajută să monitorizați statutul facturilor emise.
- PayPal garantează un nivel înalt de securitate. Astfel, tranzacțiile sunt sigure, un aspect crucial atât pentru freelanceri, cât și pentru companii.
- Clienții preferă diverse metode de plată (carduri de credit, transfer bancar).
- PayPal vă permite să generați link-uri personalizate pentru tranzacții fără dificultăți.
- Facturile PayPal sunt extrem de utile pentru tranzacțiile cu clienții internaționali.
- PayPal păstrează evidența tuturor tranzacțiilor, simplificând procesul de contabilitate.
- Puteți emite facturi, urmări plățile și gestiona finanțele direct de pe dispozitivul mobil.
- Sistemul automat de reamintire a plăților de la PayPal este un beneficiu suplimentar.
Să explorăm în detaliu cum să vă creați un cont PayPal și să trimiteți o factură unui client.
Cum se înregistrează un cont PayPal
Pasul 1: Accesați site-ul PayPal
Pasul 2: Apăsați pe „Înscrieți-vă“
Pasul 3: Decideți dacă doriți un cont „Personal” sau „Afaceri”.
Pasul 4: Odată ce ați ales, completați informațiile necesare, precum adresa de e-mail, numărul de telefon, parola, adresa și numele.
Pasul 5: Revizuiți cu atenție Termenii și Condițiile și Politica de confidențialitate și acceptați-le.
Pasul 6: Apăsați pe „Creați cont” sau „Următorul”. PayPal va trimite un cod pe e-mail și telefon. Verificați e-mailul și introduceți codul pentru validare.
Pasul 7: Puteți asocia un card de credit/debit sau un cont bancar la contul dumneavoastră PayPal.
Pasul 8: Configurați întrebări de securitate.
Notă: În funcție de locația și activitatea dumneavoastră, PayPal poate solicita informații suplimentare pentru validare.
Dar ce faceți dacă dețineți un cont personal și doriți să-l transformați într-un cont de afaceri? Iată câțiva pași simpli pentru a realiza această modificare.
Cum transformați un cont PayPal personal într-unul de afaceri
Pasul 1: Accesați contul dumneavoastră personal PayPal.
Pasul 2: Apăsați pe pictograma de setări (⚙️) din colțul din dreapta sus al interfeței PayPal.
Pasul 3: În setările contului, veți observa opțiunea „Faceți upgrade la un cont de afaceri” sau ceva similar. Dați clic pe ea. SAU, derulați în jos și selectați „Faceți upgrade la un cont de afaceri”.
Pasul 4: Furnizați informații despre companie, precum Numele firmei, Adresa, Adresa de e-mail, Denumirea juridică și Site-ul web (opțional).
Pasul 5: Încărcați informații suplimentare conform instrucțiunilor PayPal. Acesta poate solicita detalii precum numărul de asigurare socială, codul de identificare fiscală (EIN) sau alte informații fiscale.
Pasul 6: După ce ați introdus toate informațiile necesare, confirmați și trimiteți.
Notă: PayPal poate solicita verificarea contului firmei prin confirmarea adresei de e-mail sau asocierea unui cont bancar.
Acum puteți distribui facturi, primi plăți sub numele companiei dumneavoastră și beneficia de toate avantajele unui cont de afaceri PayPal.
Să învățăm acum cum să generăm prima factură.
Cum se creează o factură în PayPal
Înainte de a continua, este important să înțelegeți ce informații esențiale trebuie incluse în factura dumneavoastră.
Facturile dumneavoastră trebuie să conțină următoarele detalii:
- Numele dumneavoastră, informațiile de contact și detaliile companiei.
- Condiții de plată (data scadentă, metode de plată, taxe și suma totală).
- Suma totală datorată, cu specificarea monedei.
- Numele și datele de contact ale clientului.
- O listă detaliată a serviciilor, cu cantități și tarife.
- Numărul și data facturii.
- Descrierea serviciilor sau a produselor livrate.
- Orice taxe sau condiții referitoare la întârzierea plății.
- Instrucțiuni de plată.
Puteți adăuga și alte informații, în funcție de necesități.
Să creăm prima factură:
Pasul 1: După ce v-ați creat contul și ați asociat un cont bancar, accesați contul dumneavoastră PayPal Business folosind adresa de e-mail și parola.
Pasul 2: În interfața contului, ar trebui să vedeți opțiunea „Facturare”. Apăsați pe ea pentru a crea prima factură.
Pasul 3: Apăsați butonul „Creați factură” pentru a începe crearea unei noi facturi.
Pasul 4: Introduceți toate informațiile cerute.
- Informații despre client: introduceți adresa de e-mail a clientului în câmpul „Facturați către”. Puteți adăuga și numele clientului, dacă doriți. De asemenea, aveți posibilitatea de a crea facturi pentru mai mulți clienți.
- Detalii despre factură:
- Numărul facturii: PayPal îl generează automat, dar poate fi personalizat.
- Data facturii: data la care generați factura.
- Data scadentă: data până la care așteptați plata.
- Referință: puteți adăuga un număr de referință sau o notă.
- Articole: Puteți adăuga numele articolului, cantitatea, prețul, taxa și o descriere a serviciului.
- Mesaj: Puteți scrie mesaje personalizate pentru clienți.
- Termeni și condiții: Dacă aveți termeni și condiții specifice, le puteți include în factură.
- Atașament: PayPal permite încărcarea de fișiere (JPG, GIF, PNG și PDF, maximum 5 fișiere, 4MB per fișier)
- Memo intern și număr de referință
Pasul 5: Introduceți descrierea „Articolului” sau „Serviciului”.
- Apăsați „Adăugați” pentru fiecare articol și specificați descrierea, cantitatea, prețul unitar și taxa (dacă este aplicabilă).
- Selectați „Salvați” după introducerea fiecărui articol.
Pasul 6: Puteți ajusta setările facturii, apăsând pe „Mai multe opțiuni”, aflată în partea de jos a acesteia. Aici, puteți alege moneda (PayPal acceptă 25 de monede), puteți configura opțiunile fiscale și alte preferințe de factură.
După ce ați introdus toate detaliile și v-ați asigurat că sunt corecte, selectați butonul „Previzualizare” pentru a examina factura.
Verificați cu atenție factura și faceți ajustările necesare.
Pasul 7: Când sunteți mulțumit, dați clic pe butonul „Trimite” pentru a trimite factura prin e-mail către client.
Exemple de facturare PayPal
Există diferite tipuri de facturi pe care le puteți trimite, în funcție de tipul muncii și cerințele dumneavoastră. Să înțelegem scenariile uzuale pentru generarea facturilor PayPal.
#1. Facturare de freelancer bazată pe produs livrat
În această metodă de facturare, plata este condiționată de finalizarea și livrarea de produse sau proiecte specifice menționate în contractul freelancerului. Freelancerul facturează clienții pentru serviciile sale în funcție de sarcinile specifice pe care le execută.
Dacă sunteți un scriitor de conținut independent și doriți să fiți plătit în funcție de numărul de cuvinte, iată câteva detalii de care să țineți cont:
- Stabiliți tariful pe cuvânt, adică suma pe care o veți cere pe cuvânt (de exemplu, 0,1 USD per cuvânt).
- Clarificați detaliile proiectului și numărul de cuvinte cu clientul dumneavoastră.
- Când generați factura, includeți datele de contact, informațiile despre client, condițiile de plată și un număr unic al facturii.
- Listați fiecare titlu sau link al articolului ca rând separat în factură. Specificați numărul de cuvinte pentru fiecare element, tariful pe cuvânt și costul total al articolului.
- Paypal calculează automat suma totală datorată, adunând costurile tuturor elementelor listate în factură.
- Scrieți un mesaj pentru client.
- Examinați și trimiteți.
Notă: trebuie să introduceți adresa de e-mail a clientului.
Nu uitați să urmăriți. Puteți utiliza funcția de memento automat oferită de PayPal pentru a facilita procesul.
După ce primiți plata, înregistrați tranzacția în software-ul de contabilitate sau registru și marcați factura ca fiind plătită.
#2. Facturare de freelancer pe oră
Există multe platforme unde freelancerii sunt plătiți pe oră. Aceștia stabilesc un tarif orar pentru munca prestată și îl înmulțesc cu numărul de ore lucrate.
Dacă vă numărați printre acești freelanceri și doriți să generați facturi corespunzătoare, această secțiune este pentru dumneavoastră!
Există câteva detalii de care trebuie să țineți cont când generați factura.
- Stabiliți tariful orar, adică suma pe care o veți solicita pe oră (de exemplu, 25 USD pe oră).
- Utilizați un instrument de urmărire a timpului sau un software pentru a înregistra cu exactitate numărul de ore pe care le-ați dedicat proiectului. Asigurați-vă că aveți înregistrări clare și de încredere ale sarcinilor finalizate.
- Utilizați instrumentul de facturare PayPal, introduceți numele/numele companiei, datele de contact, informațiile despre client, condițiile de plată și un număr unic al facturii.
- Listați orele lucrate la diverse sarcini ca rânduri în factură. Includeți data, o descriere a muncii prestate în acel interval, numărul de ore lucrate și tariful orar pentru fiecare sarcină.
- PayPal calculează automat suma totală.
Urmând acești pași, puteți crea și gestiona eficient facturile pentru munca independentă, asigurând transparența, exactitatea și plata la timp pentru serviciile dumneavoastră.
#3. Vânzător care vinde bunuri
Dacă sunteți un proprietar de afacere sau un vânzător care vinde bunuri și doriți să generați facturi pentru mai mulți clienți simultan, PayPal are soluția potrivită. Puteți crea facturi personalizate pentru fiecare client și puteți calcula diferite taxe de vânzare, reduceri și suma totală datorată într-un singur loc.
Să urmăm acești pași simpli:
- Includeți numele, adresa și datele de contact ale companiei în partea superioară a facturii. Aceste informații vă identifică drept vânzător.
- Includeți numele, adresa și datele de contact ale clientului. Puteți adăuga mai mulți clienți.
- Adăugați data la care este creată factura. Atribuiți un număr unic de factură.
- Listați fiecare articol sau produs pe care l-ați vândut. Includeți o scurtă descriere, cantitatea, prețul unitar și prețul total pentru fiecare articol.
- Includeți orice taxă de vânzare, TVA sau alte taxe aplicabile. Indicați cota de impozitare și calculați suma taxei pe baza subtotalului.
- Dacă oferiți reduceri, deduceți-le din subtotal.
- Dacă percepeți taxe de transport sau manipulare, introduceți și aceste costuri.
- Calculați suma totală datorată.
- Specificați condițiile de plată, inclusiv data scadentă și metodele de plată acceptate.
- Puteți include mesaje personalizate pentru clienți.
- Nu uitați să menționați politica de rambursare și retur.
O factură bine structurată menține profesionalismul și facilitează plățile la timp.
Există multe alte sectoare și domenii unde se pot trimite facturi PayPal, precum serviciile pe bază de abonament, consultanța, comerțul electronic și multe altele.
Cele mai bune practici pentru crearea facturilor PayPal
Pentru a asigura un proces de facturare fluid și pentru a fi plătit rapid, țineți cont de următoarele recomandări:
1. Informații de contact precise: verificați adresa de e-mail a destinatarului pentru a evita trimiterea facturilor către persoana greșită.
2. Detalii clare ale facturii:
- Includeți o descriere clară a articolului sau serviciilor furnizate.
- Specificați cantitățile, tarifele și orice reducere aplicabilă.
- Detalizați tarifele pentru o referință facilă.
3. Numerotarea facturilor: Atribuiți un număr unic de factură pentru fiecare tranzacție, pentru a evita confuziile.
4. Condiții de plată:
- Indicați clar data scadentă a plății pentru a stabili așteptări clare cu privire la plata la timp.
- Menționați taxele de întârziere sau penalitățile pentru plățile efectuate după termen, dacă este cazul.
5. Aspect profesional:
- Utilizați un șablon PayPal cu sigla companiei și datele de contact.
- Asigurați-vă că factura este bine structurată și ușor de citit.
6. Moneda și metode de plată:
- Specificați moneda în care doriți să primiți plata.
- Menționați metodele de plată acceptate, precum PayPal, transferurile bancare sau cardurile de credit.
7. Taxe și impozite:
- Introduceți toate taxele sau impozitele într-un mod transparent.
- Menționați dacă taxele sunt incluse în prețurile afișate sau sunt adăugate separat.
8. Termeni și condiții:
- Descrieți politica de rambursare sau retur, dacă este cazul.
- Includeți orice termeni și condiții suplimentare legate de tranzacție.
9. Link-uri de plată:
- Utilizați funcția de facturare PayPal pentru a genera link-uri de plată direct în factură.
- Facilitați clienților să dea click și să plătească direct prin PayPal.
10. Trimitere și urmărire: Distribuiți factura imediat după livrarea produselor sau serviciilor. Trimiteți un memento politicos înainte sau la data scadentă, pentru a vă asigura că plata nu este întârziată.
11. Păstrarea evidenței: Păstrați un istoric al facturilor emise și plăților primite. Folosiți un software de facturare sau o foaie de calcul pentru a urmări tranzacțiile financiare.
12. Reconcilierea plăților: Verificați periodic dacă plățile primite corespund cu facturile emise.
13. Comunicare securizată: Utilizați comunicarea securizată prin e-mail când trimiteți facturi, pentru a proteja informațiile financiare sensibile.
14. Mesaje personalizate: Adăugați un mesaj scurt de mulțumire, pentru a arăta apreciere față de colaborarea cu clientul.
15. Documentație suport: atașați facturii documentele justificative necesare, precum contracte sau chitanțe.
16. Accesibilitate și claritate: Asigurați-vă că factura este accesibilă persoanelor cu dizabilități, respectând recomandările de accesibilitate.
Întrebări frecvente
Crearea unei facturi PayPal este gratuită?
Da. Facturarea prin PayPal este gratuită, dar se aplică taxe în momentul în care primiți plata de la client.
De ce ar trebui să folosiți un software de facturare în loc să generați manual o factură?
Economisește timp, reduce erorile umane și sporește profesionalismul. În plus, oferă funcții precum mementouri automate și monitorizare pentru o gestionare mai eficientă a plăților.
Concluzie
Facturile reprezintă un element important al afacerilor și finanțelor. PayPal este o platformă utilă pentru a genera facturi detaliate. Respectând recomandările prezentate și introducând informațiile necesare, puteți crea facturi profesionale și puteți îmbunătăți eficiența procesului de plată.
Există și alte platforme care oferă șabloane și instrumente pentru generarea facturilor. Dacă doriți să le explorați, vă recomandăm articolul despre Cei mai buni generatori de facturi pentru a primi plățile clienților.