Un plan eficient de gestionare a schimbărilor este esențial pentru ca orice afacere să progreseze constant. Acesta permite adaptarea la noile tehnologii și strategii de marketing, menținând relevanța pe o piață în continuă evoluție. Ignorarea acestui aspect poate duce la stagnare sau chiar la declinul afacerii.
Proprietarii sau managerii de afaceri trebuie să stăpânească arta inițierii, implementării și analizării unui plan de management al schimbării. Un studiu recent realizat de WalkMe a evidențiat faptul că 79,7% dintre companii simt nevoia de a se adapta la schimbări la intervale de cel mult cinci ani. Cu toate acestea, doar 34% dintre aceste transformări au avut succes.
Statisticile relevă că managementul schimbării este un proces dificil. Însă, prin parcurgerea acestui articol, veți putea dobândi cunoștințele necesare pentru a-l stăpâni.
Ce presupune managementul schimbării?
Managementul schimbării reprezintă o abordare sistematică a implementării și gestionării eficiente a transformărilor organizaționale. Acesta include planuri detaliate pentru anticiparea dificultăților, atenuarea acestora și ghidarea organizației printr-o tranziție reușită.
Schimbările sau transformările pot varia de la înlocuirea aplicației de e-mail cu una nouă, până la o revizuire completă a produselor și serviciilor oferite de companie.
De obicei, companiile apelează la departamentul de resurse umane sau la consultanți externi pentru a gestiona schimbările. Acest lucru poate crea o distanță între transformare și manageri, supervizori sau alți angajați. Cu toate acestea, pentru o tranziție reușită, este vitală implicarea fiecărui individ și a fiecărei echipe afectate de schimbare.
Rolul managementului schimbării în succesul organizației
În contextul economic și al pieței actuale, schimbarea este inevitabilă. Organizațiile care se adaptează eficient la transformările pieței sunt cele mai susceptibile de a prospera. Un plan de management al schimbării oferă o strategie structurată pentru implementarea schimbărilor și evitarea tensiunilor dintre angajați, furnizori sau colaboratori.
Dacă schimbarea implică eforturi suplimentare sau noi abilități din partea personalului, acest plan ajută la obținerea rezultatelor dorite. Această abordare de management include personalul de la toate nivelurile în etapele transformării, asigurând înțelegerea importanței schimbării.
Mai mult, managementul schimbării permite afacerii să se adapteze la modificările majore din piață, forță de muncă sau economie, menținând astfel continuitatea operațiunilor.
Beneficiile managementului schimbării
- Permite companiei să abordeze proactiv rezistența la schimbare și să faciliteze tranziția.
- Stabilește obiective clare pentru inițiativele de schimbare, permițând monitorizarea progresului și evaluarea eficacității eforturilor.
- Oferă un plan de management al schimbărilor standardizat, care poate fi utilizat și în proiecte viitoare.
- Abordează multiple aspecte ale schimbării, inclusiv oamenii, procesele și tehnologia, asigurând o abordare echilibrată și cuprinzătoare.
- Oferă suport, instruire și îndrumare angajaților pentru a le spori productivitatea în timpul procesului de schimbare.
Planul de management al schimbării și elementele sale
Un plan de management al schimbării reprezintă harta oricărui proiect de transformare a unei afaceri. Acesta detaliază pașii necesari pentru implementarea schimbării în cadrul organizației, incluzând fluxuri de comunicare, utilizarea tehnologiei și integrarea de noi aplicații. Iată componentele esențiale ale unui astfel de plan:
#1. Aria de acoperire
Aria de acoperire definește limitele și amploarea schimbării. Este esențial să se identifice zonele, departamentele sau procesele specifice care vor fi afectate de transformare. Definirea clară a ariei de acoperire ajută la stabilirea unui efort de schimbare concentrat și ușor de gestionat.
#2. Obiectivele
În cadrul obiectivelor, trebuie definite rezultatele dorite pe care organizația dorește să le atingă. Folosirea strategiei SMART (Specific, Măsurabil, Atingibil, Relevant, Încadrat în timp) este utilă pentru a crea obiective ușor de evaluat. Obiectivele pot include îmbunătățirea eficienței operaționale, creșterea satisfacției clienților sau implementarea de noi tehnologii.
#3. Rolurile
Un proiect de management al schimbării trebuie să includă următoarele roluri:
- Un specialist în managementul schimbării.
- Sponsorii sau părțile interesate care alocă bugetul și monitorizează transformările afacerii.
- Liderii de echipă și managerii care încurajează personalul să accepte schimbarea.
- Managerii de proiect care creează și alocă sarcini.
- Managerul de training și dezvoltare care se ocupă de pregătirea angajaților.
#4. Evaluarea impactului schimbării
Este crucial să se efectueze o evaluare la nivelul întregii organizații sau al fiecărui departament, pentru a determina impactul generat de schimbare. Un anunț de modificare poate fi trimis prin e-mail angajaților, împreună cu un formular online, cerând feedback sincer despre schimbare. Pe baza acestui feedback, echipa va crea un raport de evaluare a impactului pentru sponsorul schimbării.
#5. Evaluarea riscurilor
Această etapă presupune identificarea riscurilor potențiale asociate cu schimbarea, inclusiv:
- Evaluarea probabilității fiecărui risc.
- Determinarea impactului acestor riscuri.
- Dezvoltarea de strategii pentru atenuarea riscurilor identificate.
Cum să planifici și să implementezi un plan de management al schimbării
- Definește clar obiectivele și aria de acoperire a planului.
- Identifică părțile interesate și implică-le în toate etapele transformării.
- Elaborează un plan detaliat cu pași, termene și resurse necesare.
- Comunică eficient schimbarea, abordând preocupările și subliniind beneficiile.
- Oferă suport și instruire angajaților pentru o tranziție lină.
- Monitorizează progresul și ajustează planul dacă este necesar.
- Rezolvă problemele apărute în timp real.
- Evaluează rezultatele și învață din experiență pentru inițiative viitoare.
Șabloane de management al schimbărilor
Cu ajutorul unui șablon de management al schimbărilor, nu este necesar să începi planificarea de la zero. Se poate utiliza un instrument de management de proiect cu șablon predefinit.
Mulți dezvoltatori de software de management al proiectelor și sarcinilor cercetează și standardizează planuri de management al schimbărilor, publicându-le apoi ca șabloane online sau în cadrul software-ului. Prin urmare, este destul de simplu să găsești șabloane gratuite sau plătite pentru a gestiona schimbările viitoare ale afacerii.
Importanța șabloanelor
- Economisesc timp și efort.
- Oferă un format profesional.
- Șabloanele gratuite reduc costurile asociate externalizării sarcinilor.
- Sunt disponibile diverse formate și designuri.
- Șabloanele bazate pe software se integrează automat cu instrumentul de management al schimbărilor.
#1. Șablon pentru foaia de parcurs a managementului schimbărilor
monday.com oferă un șablon ușor de personalizat pentru foaia de parcurs a managementului schimbărilor, care include etapele, instrumentele și procesele necesare pentru implementarea schimbării. Acesta este ideal pentru prezentarea unei viziuni de ansamblu asupra întregului proces de transformare.
#2. Șablon de comunicare pentru managementul schimbărilor
Un plan de comunicare pentru schimbările viitoare ajută la reducerea conflictelor dintre angajați. Pentru a organiza, standardiza și salva un astfel de plan, Smartsheet oferă un șablon de comunicare pentru managementul schimbărilor, disponibil în Foi de calcul Google și descărcabil ca fișier Excel pentru utilizatorii Microsoft 365.
#3. Șablon pentru cererea de schimbare
Un document de cerere de modificare este util pentru urmărirea transformărilor afacerii, permițând înregistrarea tuturor cererilor de modificare și monitorizarea:
- Descrierii schimbării solicitate.
- Beneficiului sau motivului cererii de modificare.
- Modificărilor tehnice solicitate.
Jotform pune la dispoziție un șablon gratuit pentru formularul de cerere de modificare, care poate fi editat gratuit sau contra cost, prin crearea unui cont.
#4. Șablon pentru procesul de control al schimbării
Un șablon de control al schimbării este similar cu formularul de cerere de control al schimbării, dar este mai detaliat în ceea ce privește modul de implementare a schimbării. Acest lucru permite persoanelor care aprobă schimbările să înțeleagă imaginea de ansamblu înainte de a acționa. Miro oferă un șablon pentru crearea unui proces de control al schimbărilor.
Software util pentru planificarea managementului schimbărilor
#1. Whatfix
Whatfix este un instrument util pentru gestionarea transformărilor afacerilor la nivel de întreprindere, oferind:
- Pop-up-uri pentru a trimite anunțuri direct pe ecranele angajaților.
- Opțiuni de self-help: crearea de videoclipuri, link-uri și fluxuri de lucru pentru a facilita învățarea.
- Beacon: managerii pot crea conținut fără a solicita implicarea echipei IT.
#2. Freshservice
Freshservice este un instrument de management al schimbărilor IT care ajută la îmbunătățirea procesului de lansare a modificărilor și la minimizarea impactului asupra afacerii. Se integrează cu procesele de configurare, incidente și gestionarea activelor. Permite crearea unui flux de lucru pentru vizualizarea stadiului transformării, precum planificarea, așteptarea aprobării, lansarea, revizuirea.
#3. Wrike
Wrike este un software ideal pentru planificarea proceselor și implementarea transformărilor într-o cultură de lucru hibridă. Oferă vizibilitate asupra tehnicilor și instrumentelor de management al schimbării, inclusiv reprezentări grafice ale obiectivelor, fluxurilor de lucru, sarcinilor și personalului implicat.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus facilitează configurarea rolurilor, stărilor, tipurilor și șabloanelor întregului proiect de management al schimbărilor IT. Problemele și erorile pot fi salvate ca jurnal, iar fluxurile de lucru automatizate permit automatizarea sarcinilor repetitive. Instrumentul include, de asemenea, șabloane cu valori de management al schimbărilor pentru evaluarea succesului.
#5. SysAid
SysAid ajută la gestionarea transformărilor afacerii conform ghidurilor ITIL (Biblioteca de Infrastructură a Tehnologiei Informației) pentru managementul schimbării. Fazele sale includ tab-uri pentru detalii despre schimbare, analiză, aprobare CAB, implementare, lansare, revizuire, închidere și istoric.
#6. Managementul schimbării – WalkMe
WalkMe oferă posibilitatea de a implementa o transformare inteligentă, calculând bugetul de investiții în tehnologie și analizând capacitatea acestuia de a susține schimbarea pe termen lung, pentru a evita procese frecvente de transformare. Instrumentul ajută la obținerea unei viziuni de ansamblu asupra procesului de schimbare și la creșterea impactului acesteia.
#7. The Change Shop
The Change Shop oferă accesibilitate, tehnologii integrate și o gestionare mai bună a feedback-ului angajaților, totul printr-un singur abonament. A dezvoltat, de asemenea, un instrument de simulare a schimbărilor, care permite crearea unor scenarii ipotetice înainte de a investi resurse.
#8. Giva
Giva oferă o modalitate simplă de a planifica și urmări schimbările ITIL printr-un tablou de bord organizat. Permite crearea și aplicarea fluxurilor de lucru pentru controlul schimbărilor, iar conducerea poate verifica și aproba modificările. Toate proiectele de transformare a afacerii pot fi revizuite dintr-o aplicație bazată pe cloud.
#9. Busola Schimbării
The Change Compass este un instrument pentru o prezentare grafică a impactului unei schimbări planificate. Permite crearea de informații din date suplimentare, ajustarea strategiei de transformare și implementarea rapidă a modificărilor, fără a perturba operațiunile.
#10. Issuetrak
Issuetrak este o aplicație avansată de management al schimbărilor care crește probabilitatea de succes a transformării. Oferă instrumente pentru solicitarea, revizuirea și aprobarea modificărilor, un manager de activități, un instrument de control al conformității, fluxuri de lucru automatizate și formulare pentru colectarea feedback-ului.
Cele mai bune practici în managementul schimbării
Iată câteva dintre cele mai bune practici pe care ar trebui să le urmezi în timpul transformării afacerii:
- Alege indicatori cheie de performanță relevanți, în conformitate cu modificarea propusă.
- Documentează motivul schimbării cu date care susțin obiectivele și interesele părților interesate.
- Specifică rezultate măsurabile pentru fiecare sarcină din planul de management al schimbării.
- Anticipează necesitatea recalificării personalului.
- Documentează așteptările, compară-le cu rezultatele și folosește aceste informații pentru a îmbunătăți procesele viitoare.
- Centralizează comunicarea în cadrul software-ului de management al proiectelor.
- Programează verificări periodice cu părțile interesate și teste în etapele critice.
- Pregătește planuri de rezervă pentru a asigura pregătirea.
- Evaluează persoanele responsabile și atribuie roluri de conducere celor mai capabili.
- Conectează obiectivele cu rezultate concrete care influențează operațiunile zilnice, pentru a crește înțelegerea și acceptarea schimbării de către angajați.
Concluzie
Gestionarea schimbării poate fi simplă și directă prin implementarea unui plan corect. Nu neglija implicarea angajaților în proces, iar dacă este nevoie, folosește instrumente inteligente pentru a documenta, planifica și automatiza anumite faze.
Transformarea afacerii implică costuri, deci este util să analizezi soluțiile potrivite pentru gestionarea cheltuielilor, indiferent de dimensiunea sau tipul companiei tale.