Care este cel mai bun instrument de semnătură electronică?

Semnăturile electronice sau eSignature sunt utile pentru a desfășura afaceri cu parteneri, lucrători la distanță și clienți internaționali.

Îți amintești ultima dată când ai semnat cu creion și hârtie?

O semnătură pe hârtie creion necesită scanare, imprimare, programare personală, trimitere prin poștă, fax și multe altele personalului în cauză. Întregul proces poate fi laborios, consumator de timp și plictisitor.

Acolo intervine semnătura electronică.

Dropbox Sign și DocuSign sunt două instrumente excelente de semnătură electronică pe care le puteți încerca.

Deci, haideți să comparăm aceste două platforme de semnătură electronică pentru a înțelege care este mai bună pentru cerințele dvs.

Ce este o semnătură electronică?

O semnătură electronică (eSignature) este o modalitate legală și eficientă de a obține documentele semnate electronic și rapid. Este de încredere în întreaga lume, deoarece este sigur. Semnăturile electronice pot înlocui semnăturile scrise de mână în diferite procese.

În termeni simpli, o semnătură electronică este o semnătură în formă electronică. Puteți folosi computere sau dispozitive electronice pentru a autentifica semnatarul și pentru a asigura securitatea documentului.

Putem spune că o indicație electronică a intenției unei persoane de a accepta termenii documentului sau a unui set de date și de a inversa aceste date cu o semnătură electronică este cunoscută ca semnătură electronică. Există trei tipuri de semnături electronice:

• Semnături electronice simple
• Semnături electronice avansate
• Semnături electronice calificate

Poate fi folosit în diverse situații, cum ar fi tranzacții, contracte și proceduri administrative. Semnăturile electronice sunt de încredere, aplicabile și legale în întreaga lume. Vă va ajuta să vă accelerați procesul de semnare și puteți economisi ore din acest proces.

Semnăturile electronice sunt noul mod de a face afaceri cu clienții tăi, motiv pentru care trebuie să ai o aplicație de semnătură electronică în care poți avea încredere.

Cu instrumentul eSignature, puteți obține o modalitate convenabilă și rapidă de a rezolva problemele de semnătură. Puteți asigura siguranța clienților dvs. și puteți returna documentele cu ușurință, fără a vă deplasa nicăieri.

Este mai degrabă o abordare ecologică care poate economisi milioane de imprimări pe hârtie. În plus, vă ajută să vă păstrați documentul organizat, contabilizat și accesibil.

În plus, utilizarea semnăturilor electronice poate economisi mult timp și bani. De asemenea, vă eficientizează fluxurile de lucru ale afacerii și poate aduce eficiență industriei sau departamentului.

Semnăturile electronice pot fi folosite în diverse industrii, cum ar fi vânzări, resurse umane, servicii financiare, IT, științe ale vieții, guvern și multe altele.

Să comparăm Dropbox Sign și DocuSign, începând cu Dropbox Sign.

Ce este Dropbox Sign?

Dropbox Sign (cunoscut anterior ca HelloSign) este o aplicație de gestionare a semnăturilor electronice și a tranzacțiilor digitale care include urmărirea semnăturilor, istoricul semnăturilor, semnarea documentelor, conformitatea cu reglementările și multe altele.

Vă permite să solicitați semnături electronice și să adăugați semnături obligatorii din punct de vedere juridic la documente. Este deținut de Dropbox, care promite să le permită clienților să încheie oferte mai rapid, să completeze documentele de urgență la timp, fără erori, să integreze imediat angajații noi și multe altele.

Dropbox Sign este o soluție utilă pentru freelanceri. Freelancerii pot trimite cu ușurință documente clienților lor și pot primi documente precum acorduri de semnat electronic. Platforma este robustă, cu mai multe integrări, capabilități personalizate de branding și multe altele.

De la utilizatorii privați la companiile mari pot folosi această platformă fără nicio bătaie de cap. Indiferent dacă vrei să-l folosești pe mobil sau pe desktop, aplicația sa este acceptată de toate dispozitivele, astfel încât să o poți folosi oriunde vrei.

În plus, Dropbox Sign este disponibil în peste 20 de limbi și se poate integra cu instrumente populare precum Salesforce, Slack, HubSpot și multe altele. În plus, simplifică fluxurile de lucru și facilitează comunicarea între clienți, furnizori și colegi.

Cu Dropbox Sign, puteți:

• Colectați semnături electronice în siguranță și în siguranță cu criptarea datelor
• Încheiați rapid tranzacții cu procese automate pentru semnarea propunerilor și contractelor
• Automatizați sarcinile, consolidați conformitatea și gestionați riscurile în funcțiile sale AI
• Dirijați documentele către lucrătorii desemnați pentru a gestiona fluxurile de lucru interne
• Creați și editați contractele dvs. folosind șabloane reutilizabile și personalizabile
• Treceți de la hârtii agitate la munca fără hârtie pentru a salva copacii

Dropbox Sign oferă un pachet gratuit care include funcții de bază și trei solicitări de semnătură în fiecare lună. Acest lucru îl face o opțiune bună pentru cei care au nevoi de semnare de volum redus.

Caracteristici de semnare Dropbox

Dropbox Sign are caracteristici unice, ceea ce îl face o alegere excelentă pentru toată lumea. De obicei, se concentrează pe simplificarea procesului pentru utilizatori și organizații. Să discutăm despre caracteristicile sale:

#1. Șabloane

Puteți transforma documentele utilizate frecvent în șabloane Dropbox Sign pentru a simplifica fiecare solicitare de semnătură. Puteți formata documentele în câteva minute pentru a face fiecare trimitere ușoară și rapidă.

Tot ce aveți nevoie sunt patru pași de urmat atunci când formatați documentele:

• Încărcați documentul dvs.: alegeți un document pe care îl trimiteți în mod repetat, cum ar fi un acord de nedezvăluire sau un acord W2.
• Decideți cine va semna: atribuiți un rol de semnatar, cum ar fi un client, proprietar de afaceri, angajat, chiriaș etc.
• Plasați câmpuri sau spațiu: pentru fiecare rol, trageți și plasați câmpurile de semnătură acolo unde doriți ca semnatarul să umple acea parte.
• Salvați, trimiteți și reutilizați: odată ce ați creat un șablon, va fi ușor să trimiteți documentul rapid și fără întreruperi, fără repetare.

Cu această funcție, puteți să vă automatizați munca obositoare, să simplificați trimiterile în vrac utilizând capabilitățile cu mai mulți semnatari și să pregătiți documentele pentru a fi semnate imediat.

#2. Editarea documentelor

O caracteristică precum un editor de documente este o caracteristică foarte comună în fiecare aplicație. Folosind instrumentul, puteți adăuga câmpuri în documentele dvs., astfel încât semnatarul să poată completa informațiile necesare. Include funcții de navigare, care este o caracteristică unică în Dropbox Sign.

Dropbox Sign vă permite să adăugați branding personalizat și să personalizați limba aplicației. Acest lucru vă ajută compania să-și ridice marca și să îmbunătățească comunicarea cu părțile interesate. Când adăugați elemente de e-mail, trebuie să încărcați un logo al companiei, să adăugați un slogan al companiei, să editați numele expeditorului și o semnătură de e-mail.

#3. Trimiterea documentului

Există mai multe moduri de a trimite documente. Dropbox Sign poate încărca un fișier CSV care generează un link de semnare sau un fișier CSV pentru semnături în masă și semnare personală.

Când trimiteți documente prin e-mail, puteți personaliza titlul documentului, puteți solicita atașamente, puteți personaliza un mesaj pentru semnatari și puteți atribui CC.

#4. Semnarea și stocarea documentelor

Dropbox Sign oferă funcții valoroase, inclusiv un buton „Următorul” care ghidează destinatarii către câmpul gol pentru a semna direct.

După ce executați documentele, acestea trebuie accesate ușor și eficient. Dropbox Sign este o platformă de stocare a documentelor bazată pe cloud care stochează toate documentele dvs. și vă oferă acces pentru a le utiliza oricând doriți.

#5. Securitate

Software-ul de semnătură electronică trebuie să vină cu securitate specială și conformități legale. Dropbox Sign oferă criptare SSL, autentificare cu doi factori, conformitate cu legislația internațională, conformitate cu HIPAA, conformitate cu ESIGN și stocarea securizată a documentelor.

Instrumentul oferă rapoarte de audit pentru a urmări modificările și activitățile esențiale ale fiecărui document. Acestea sunt atașate automat documentelor semnate.

#6. Integrari si API

Dropbox Sign are multe integrări și un API care ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru ale documentelor. Puteți integra instrumentele preferate cu Dropbox Sign și puteți crea aplicații personalizate prin funcționalitățile Dropbox Sign.

#7. Relații Clienți

Dropbox Sign are o asistență mai bună pentru clienți. Utilizează chat live și canale de e-mail pentru a comunica cu clienții săi. Asistența este disponibilă 24/7 și veți primi o pagină de stare a aplicației, resurse acceptate și notificări de actualizare a platformei.

Ce este DocuSign?

DocuSign, fondată în 2003, este una dintre primele aplicații eSignature, cu peste 1 milion de clienți, 44 de limbi și 400 de integrări.

Instrumentul eSignature colectează și gestionează documentele de la locație sau dispozitiv în mod eficient, oferă piste de audit și eficientizează fluxurile de lucru. Cu DocuSign, puteți trimite, legaliza și semna cu ușurință documente digitale.

În plus, puteți direcționa cu ușurință documentele către lucrătorii alocați pentru a organiza fluxurile de lucru interne. Ajută la automatizarea sarcinilor, la consolidarea conformității și la gestionarea riscurilor, utilizând managementul ciclului de viață al contractului și funcțiile de inteligență artificială dinamică.

Creați o gamă largă de contracte și editați-le în funcție de utilizarea dvs. cu ajutorul șabloanelor personalizabile și reutilizabile.

DocuSign este adaptat pentru mai multe industrii, sectoare de afaceri și multe altele. Dacă aveți nevoie de documente care trebuie semnate regulat și nu vă deranjează să plătiți pentru ele, DocuSign este opțiunea dvs.

Cu integrări opționale robuste, puteți integra DocuSign cu instrumentele dvs. de afaceri pentru a eficientiza procesele de afaceri. De asemenea, capabilitățile de șablon nelimitate vor fi de mare folos, deoarece salvează diverse documente pentru a semna și permite variații nelimitate pe un șablon similar fără a schimba nimic.

DocuSign oferă un timp de funcționare de 99,99% și peste 180 de țări îl folosesc pentru a semna acorduri. Dacă doriți să vizualizați contractul și să-l semnați, DocuSign va pregăti totul cu aplicația sa mobilă superioară și suportul în browser.

Este timpul să devii un erou al companiei tale prin reducerea sarcinilor manuale și eficientizarea proceselor de trimitere, semnare și gestionare a documentelor cu DocuSign.

Caracteristici DocuSign

DocuSign oferă funcții flexibile care ajută companiile mijlocii și mari să-și stocheze și să editeze documentele în cel mai scurt timp. Funcții precum șabloanele, rapoartele de audit, semnarea personală, semnarea cu mai multe părți, semnăturile obligatorii din punct de vedere juridic și multe altele vă permit să vă eliberați de munca manuală obișnuită.

Să discutăm câteva dintre caracteristicile sale în detaliu:

#1. Crearea documentelor

Cu milioane de utilizatori din întreaga lume, DocuSign procesează peste un milion de documente zilnic. Face documentul accesibil și compatibil pe scară largă. Ofera:

• Suport extins pentru tipuri de fișiere: DocuSign acceptă orice tip de fișier de document, cum ar fi Microsoft Excel, Word și PowerPoint, astfel încât să puteți trimite documente pentru semnătură. De asemenea, acceptă .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx și multe altele.
• Conversie formular PDF: Pregătiți documente în cel mai scurt timp cu conversia formularelor PDF. În timpul încărcării unui fișier PDF, DocuSign recunoaște și convertește fișierul automat în câmpurile semnatare.
• Peste 20 de etichete și câmpuri standard și personalizate: cu această funcție, vă puteți ghida clienții sau profesioniștii să se conecteze în locurile potrivite fără probleme. În plus, puteți trimite etichete standard pentru a obține semnături, titluri, inițiale, nume de companii, texte, numere, nume și multe altele.
• Desen: acest câmp permite semnatarilor și expeditorilor să încarce semnatari și imagini direct în document.

DocuSign oferă, de asemenea, integrări de stocare în cloud, plasare automată de etichete, PowerForms și documente suplimentare în această secțiune.

#2. Câmpuri de date

Capacitățile avansate de validare pe teren ale DocuSign automatizează logica de afaceri și simplifică procesul pentru semnatari. Puteți integra DocuSign fără probleme cu alte aplicații pentru a prepopula formularele.

• Funcționalitate completă a formularelor: Proiectați formularele așa cum doriți, cu o funcționalitate puternică a formularelor, care include casete de selectare, etichete drop-down, text, câmpuri valutare, câmpuri numerice, butoane radio etc.
• Câmpuri de date terță parte: vă puteți conecta câmpurile la datele de la servicii terță parte. Datele sunt actualizate automat de la sistemul terț în document și viceversa, eliminând munca grea.
• Validarea datelor: Restricționați tipul de date introdus în câmpul ales pentru a minimiza tranzacțiile care nu sunt în stare bună. Acest lucru va elimina erorile de retrimitere a documentelor și de introducere a datelor. Include e-mail, număr de telefon, cod poștal din 9 cifre, text, dată, cod poștal din 5 cifre, mascarea expresiei obișnuite și numărul de securitate socială.
• Formatarea câmpurilor și logică: puteți utiliza câmpuri condiționate pentru a ascunde datele și a le dezvălui atunci când este necesar. Valorile sunt calculate dinamic cu câmpurile calculate pe baza intrărilor în celelalte câmpuri. În plus, câmpurile blocate securizează datele, iar câmpurile legate se asigură că toate modificările sunt reflectate în câmpuri similare.
• Marcare câmpuri și documente: DocuSign permite editarea anumitor câmpuri. Poate gestiona cererile și poate modifica inițialele făcute. Cu istoricul tranzacțiilor, puteți urmări toate modificările.

#3. Flux de lucru de semnare

DocuSign vă permite să specificați și să ordonați numărul de semnatari. Puteți atribui destinatarilor diverse roluri și acces și veți avea controlul asupra fiecărui pas.

Include rutare serială, paralelă, mixtă, trimitere în bloc, permisiuni destinatarului, documente corecte, mementouri și notificări, vizibilitate documentelor și șabloane.

#4. Autentificare semnatar

Cu mai multe niveluri de autentificare, vă puteți asigura că semnatarii sunt reali. Mărește pragurile necesare semnatarilor pentru a-și confirma identitatea înainte de a primi orice acces la fișiere.

Include autentificare pe bază de e-mail, cod de acces, SMS, telefon, autentificare bazată pe cunoștințe, verificare ID, autentificare terță parte și multe altele.

#5. Experiență de trimitere și semnare

Trimiteți documente cu ușurință cu DocuSign și lăsați clientul să semneze și să trimită înapoi documentul în câteva minute. DocuSign face trimiterea și semnarea într-un mod rapid și ușor.

Include semnare receptivă, notificări prin SMS, semnare și trimitere offline, aplicații mobile, acces partajat, semnare elastică, branding și multe altele.

#6. Raportare

Raportarea puternică a produselor vă face munca foarte ușoară. Permite administratorilor de cont și utilizatorilor DocuSign să obțină o vizibilitate clară asupra contului.

Statisticile de afaceri sunt întotdeauna accesibile și disponibile cu acces în timp real și raportare programată extensibilă. Include starea în timp real, statistici despre semnare, exportul de date, documente, rapoarte de cont și multe altele.

Mai mult, DocuSign oferă o gamă largă de funcții precum conformitate, servicii suplimentare, arhivare și păstrare a documentelor, disponibilitate, securitate, administrare internațională, politici de parole și multe altele.

Dropbox Sign vs. DocuSign

Ambele instrumente de semnătură electronică oferă rezultate similare. În cele din urmă, trimiteți documentul pentru a fi semnat de client folosind instrumentul. Diferențele majore pe care le putem vizualiza între DocuSign și Dropbox Sign sunt caracteristicile, prețurile și suportul acestora. Să vedem cum se deosebesc ambele unul de celălalt în câteva puncte.

Dropbox SignDocuSign Permite integrări în planurile sale superioare. Permite integrări în fiecare plan. Are caracteristici standard. Are caracteristici avansate. Mai potrivit pentru întreprinderile mici. Mai potrivit pentru întreprinderile mijlocii și mari.Dropbox Sign este mai puțin costisitor. aveți o opțiune de gestionare a contactelor Puteți gestiona contacte Nicio opțiune pentru compararea documentelor Puteți compara documente Nu vă puteți programa timpul de partajare a fișierelor Puteți programa timpul de trimitere a fișierelorUtilizatorii și expeditorii pot trimite și semna documentele în 22 de limbi diferitePuteți trimite documente în 14 limbi diferite , iar destinatarii dvs. se pot conecta în 44 de limbi diferite. Cu un singur clic, puteți trimite documente unei liste mari de destinatari în planuri superioare. Trimite automat e-mailuri și documente unice după importul unei liste de destinatari. Oferă asistență prin e-mail și web. suport web

Cuvinte finale

Ambele instrumente de semnătură electronică, Dropbox Sign și DocuSign, au funcționalități excelente care pot beneficia de diferite tipuri de afaceri. Dropbox Sign este o opțiune excelentă pentru întreprinderile mici, deoarece este mai accesibil și are caracteristici standard de care ați putea avea nevoie. Dar dacă aveți nevoie de mai multe funcții și aveți o afacere mai mare, poate doriți să încercați DocuSign.

Astfel, dacă doriți să știți cum aceste instrumente pot beneficia afacerea dvs., încercați-le singur. Testarea instrumentelor vă va ajuta să determinați care este mai bun pentru cazul dvs. de utilizare.

Lucrul grozav este că ambele instrumente au opțiuni de încercare gratuite pentru a vă ajuta să începeți rapid și să decideți care dintre ele funcționează mai mult pentru dvs.

Apoi, puteți verifica cum să adăugați o semnătură la un document Word.