Semnăturile electronice, cunoscute și sub denumirea de eSignature, reprezintă o soluție eficientă pentru colaborarea cu parteneri, angajați la distanță și clienți din întreaga lume.
Când ați semnat ultima dată un document cu pixul pe hârtie?
O semnătură tradițională, pe suport de hârtie, implică scanarea, tipărirea, programarea de întâlniri, trimiterea prin poștă sau fax și alte activități consumatoare de timp și efort. Acest proces este adesea anevoios, îndelungat și plictisitor.
Aici intervine utilitatea semnăturilor electronice.
Dropbox Sign și DocuSign sunt două platforme de top pentru semnături electronice pe care le puteți explora.
În cele ce urmează, vom compara aceste două instrumente, pentru a determina care dintre ele se potrivește mai bine nevoilor dumneavoastră.
Ce reprezintă o semnătură electronică?
Semnătura electronică (eSignature) este un mijloc legal și eficient de a obține rapid documente semnate digital. Fiabilitatea sa la nivel global se datorează securității pe care o oferă. Semnăturile electronice pot înlocui semnăturile manuscrise în diverse contexte.
În esență, o semnătură electronică este echivalentul digital al unei semnături olografe. Se utilizează computere sau alte dispozitive electronice pentru a confirma identitatea semnatarului și pentru a asigura integritatea documentului.
O semnătură electronică reprezintă manifestarea electronică a intenției unei persoane de a accepta termenii unui document sau ai unui set de date. Există trei tipuri principale de semnături electronice:
- Semnături electronice simple
- Semnături electronice avansate
- Semnături electronice calificate
Semnăturile electronice pot fi utilizate în numeroase situații, cum ar fi tranzacții, contracte și proceduri administrative. Ele sunt recunoscute ca fiind fiabile, valabile și legale la nivel internațional. Utilizarea lor accelerează procesul de semnare, economisind ore prețioase.
Semnăturile electronice reprezintă noua modalitate de a face afaceri cu clienții. De aceea, este esențial să aveți la dispoziție o aplicație de semnătură electronică în care să puteți avea încredere.
Cu ajutorul unei platforme eSignature, obțineți un mod rapid și comod de a gestiona procesele de semnare. Asigurați siguranța clienților și returnați documentele semnate cu ușurință, fără a fi nevoie să vă deplasați.
Această abordare este, de asemenea, mai ecologică, reducând considerabil cantitatea de hârtie utilizată. În plus, vă ajută să vă mențineți documentele organizate, contorizate și ușor accesibile.
Adoptarea semnăturilor electronice vă poate ajuta să economisiți timp și bani. De asemenea, eficientizează fluxurile de lucru și crește performanța în diverse sectoare și departamente.
Semnăturile electronice pot fi utilizate în diverse industrii, precum vânzări, resurse umane, servicii financiare, IT, științe ale vieții, administrație publică și multe altele.
Să comparăm Dropbox Sign și DocuSign, începând cu Dropbox Sign.
Ce este Dropbox Sign?
Dropbox Sign (cunoscut anterior ca HelloSign) este o platformă pentru gestionarea semnăturilor electronice și a tranzacțiilor digitale, care include funcții precum monitorizarea semnăturilor, istoricul semnăturilor, semnare de documente, conformitatea cu reglementările și multe altele.
Vă permite să solicitați semnături electronice și să adăugați semnături cu valoare legală la documente. Dropbox, compania care deține platforma, promite utilizatorilor să finalizeze acorduri mai rapid, să completeze documente urgente la timp și fără erori, să integreze rapid noii angajați și multe altele.
Dropbox Sign este o soluție utilă și pentru freelanceri. Aceștia pot trimite cu ușurință documente clienților și pot primi contracte sau alte acorduri semnate electronic. Platforma este robustă, oferind multiple integrări, opțiuni personalizate de branding și multe altele.
De la utilizatori individuali la companii mari, oricine poate folosi această platformă fără dificultate. Fie că doriți să o accesați de pe mobil sau de pe desktop, aplicația sa este compatibilă cu toate dispozitivele, permițându-vă să o utilizați oriunde vă aflați.
În plus, Dropbox Sign este disponibilă în peste 20 de limbi și se integrează cu instrumente populare precum Salesforce, Slack, HubSpot și altele. De asemenea, simplifică fluxurile de lucru și facilitează comunicarea dintre clienți, furnizori și colegi.
Cu Dropbox Sign, puteți:
- Colecta semnături electronice în mod sigur, cu criptarea datelor
- Finaliza rapid tranzacții cu procese automatizate pentru semnarea propunerilor și contractelor
- Automatiza sarcini, consolida conformitatea și gestiona riscurile prin funcțiile sale bazate pe inteligență artificială
- Direcționa documentele către angajații desemnați pentru a gestiona fluxurile de lucru interne
- Creați și editați contracte folosind șabloane reutilizabile și personalizabile
- Trece de la documente fizice la un mediu de lucru fără hârtie pentru a proteja mediul
Dropbox Sign oferă un pachet gratuit care include funcții de bază și trei solicitări de semnătură lunar. Acest lucru o face o opțiune bună pentru cei cu nevoi reduse de semnare.
Funcționalitățile Dropbox Sign
Dropbox Sign se remarcă prin caracteristicile sale unice, fiind o alegere excelentă pentru diverse utilizări. Platforma se concentrează pe simplificarea procesului pentru utilizatori și organizații. Să analizăm funcționalitățile sale:
#1. Șabloane
Puteți transforma documentele utilizate frecvent în șabloane Dropbox Sign pentru a simplifica fiecare solicitare de semnătură. Puteți formata rapid documentele, pentru a facilita și accelera fiecare trimitere.
Pentru a formata un document, urmați acești patru pași simpli:
- Încărcați documentul: alegeți un document pe care îl trimiteți frecvent, cum ar fi un acord de confidențialitate sau un formular W2.
- Stabiliți cine va semna: atribuiți un rol semnatarului, de exemplu, client, proprietar de companie, angajat, chiriaș etc.
- Plasați câmpurile: pentru fiecare rol, trageți și plasați câmpurile de semnătură acolo unde doriți ca semnatarul să completeze informațiile.
- Salvați, trimiteți și reutilizați: odată creat un șablon, veți putea trimite documentul rapid și fără întreruperi, fără a repeta procesul.
Cu această funcție, puteți automatiza sarcinile repetitive, simplifica trimiterile în masă folosind funcționalitățile pentru mai mulți semnatari și pregăti documentele pentru a fi semnate imediat.
#2. Editarea documentelor
Un editor de documente este o caracteristică comună în majoritatea aplicațiilor. Cu acest instrument, puteți adăuga câmpuri în documente, permițând semnatarului să introducă informațiile necesare. Dropbox Sign include și funcții de navigare, ceea ce o diferențiază de alte platforme.
Dropbox Sign vă permite să adăugați branding personalizat și să adaptați limba aplicației. Această funcție ajută la promovarea brandului companiei și la îmbunătățirea comunicării cu părțile interesate. Când adăugați elemente de e-mail, încărcați logo-ul companiei, adăugați un slogan, editați numele expeditorului și semnatura de e-mail.
#3. Trimiterea documentelor
Există mai multe metode de a trimite documente. Dropbox Sign vă permite să încărcați un fișier CSV pentru a genera un link de semnare sau să folosiți fișiere CSV pentru semnături în masă și semnături individuale.
Când trimiteți documente prin e-mail, puteți personaliza titlul documentului, puteți solicita atașamente, puteți adăuga un mesaj personalizat pentru semnatari și puteți atribui o persoană CC.
#4. Semnarea și stocarea documentelor
Dropbox Sign oferă funcții valoroase, inclusiv un buton „Următorul” care ghidează destinatarii către câmpul gol pentru a semna direct.
Odată ce documentele sunt semnate, acestea trebuie accesate ușor și eficient. Dropbox Sign este o platformă de stocare în cloud care păstrează toate documentele și oferă acces la ele oricând doriți.
#5. Securitate
Un software de semnătură electronică trebuie să ofere un nivel ridicat de securitate și conformitate legală. Dropbox Sign oferă criptare SSL, autentificare cu doi factori, respectarea legislației internaționale, conformitate HIPAA, conformitate ESIGN și stocare securizată a documentelor.
Aplicația oferă rapoarte de audit pentru a urmări modificările și activitățile esențiale ale fiecărui document. Aceste rapoarte sunt atașate automat documentelor semnate.
#6. Integrări și API
Dropbox Sign oferă numeroase integrări și un API care ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru cu documente. Puteți integra instrumentele preferate cu Dropbox Sign și puteți crea aplicații personalizate prin funcționalitățile Dropbox Sign.
#7. Relații Clienți
Dropbox Sign oferă un suport bun pentru clienți, prin chat live și canale de e-mail. Asistența este disponibilă 24/7 și veți primi notificări de actualizare a platformei, acces la resurse și informații privind starea aplicației.
Ce este DocuSign?
DocuSign, înființată în 2003, este una dintre primele platforme eSignature, cu peste 1 milion de clienți, funcționând în 44 de limbi și având peste 400 de integrări.
Instrumentul eSignature colectează și gestionează documente eficient, de pe orice locație sau dispozitiv, oferă piste de audit și simplifică fluxurile de lucru. Cu DocuSign, puteți trimite, valida legal și semna cu ușurință documente digitale.
În plus, puteți direcționa documentele către angajații alocați pentru a organiza fluxurile de lucru interne. Ajută la automatizarea sarcinilor, la consolidarea conformității și la gestionarea riscurilor, utilizând funcțiile de inteligență artificială dinamică și managementul ciclului de viață al contractelor.
Creați diverse contracte și editați-le în funcție de necesități, cu ajutorul șabloanelor personalizabile și reutilizabile.
DocuSign este adaptată pentru diverse industrii, sectoare de activitate și multe altele. Dacă aveți nevoie de documente care trebuie semnate în mod regulat și nu vă deranjează să plătiți pentru acest serviciu, DocuSign este o opțiune excelentă.
Cu integrări opționale robuste, puteți integra DocuSign cu instrumentele de afaceri pentru a eficientiza procesele. De asemenea, funcția șabloane nelimitate este foarte utilă, permițând salvarea diverselor documente și crearea de variații nelimitate pe baza unui șablon similar, fără a modifica elementele de bază.
DocuSign oferă un timp de funcționare de 99,99% și este folosită de companii din peste 180 de țări pentru a semna acorduri. Aplicația sa mobilă și compatibilitatea cu browserul vă permit să vizualizați și să semnați contracte cu ușurință.
Simplificați procesele de trimitere, semnare și gestionare a documentelor, reducând sarcinile manuale cu ajutorul DocuSign.
Funcționalitățile DocuSign
DocuSign oferă funcții flexibile care ajută companiile mici și mari să stocheze și să editeze rapid documentele. Funcții precum șabloane, rapoarte de audit, semnare personală, semnarea cu mai multe părți, semnături obligatorii din punct de vedere juridic și multe altele vă permit să vă eliberați de munca manuală obișnuită.
Să discutăm în detaliu câteva dintre funcționalitățile sale:
#1. Crearea documentelor
Cu milioane de utilizatori la nivel global, DocuSign procesează zilnic peste un milion de documente. Permite accesul și compatibilitatea cu diverse tipuri de documente. Ofera:
- Suport extins pentru tipuri de fișiere: DocuSign acceptă majoritatea tipurilor de documente, precum Microsoft Excel, Word și PowerPoint, permițându-vă să trimiteți documente pentru semnare. Acceptă, de asemenea, .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx și multe altele.
- Conversia formularelor PDF: pregătiți rapid documentele cu conversia automată a formularelor PDF. Când încărcați un fișier PDF, DocuSign recunoaște și transformă automat fișierul în câmpuri de semnat.
- Peste 20 de etichete și câmpuri standard și personalizate: cu această funcție, ghidați clienții sau partenerii către zonele potrivite, fără probleme. În plus, puteți trimite etichete standard pentru a obține semnături, titluri, inițiale, nume de companii, texte, numere, nume și multe altele.
- Desen: acest câmp permite semnatarilor și expeditorilor să încarce semnături și imagini direct în document.
DocuSign oferă, de asemenea, integrări de stocare în cloud, plasare automată de etichete, PowerForms și documente suplimentare.
#2. Câmpuri de date
Capacitățile avansate de validare a câmpurilor din DocuSign automatizează procesele logice și simplifică experiența semnatarilor. Puteți integra DocuSign cu alte aplicații pentru a completa automat formularele.
- Funcționalitate completă a formularelor: proiectați formularele așa cum doriți, cu funcționalități puternice, inclusiv casete de selectare, meniuri derulante, text, câmpuri valutare, câmpuri numerice, butoane radio etc.
- Câmpuri de date terță parte: conectați câmpurile la date din servicii terță parte. Datele sunt actualizate automat din sistemul terț în document și invers, eliminând munca manuală.
- Validarea datelor: restricționați tipul de date introduse în câmpul ales, pentru a minimiza erorile. Include validări pentru e-mail, număr de telefon, cod poștal din 9 cifre, text, dată, cod poștal din 5 cifre, mascarea expresiei obișnuite și numărul de securitate socială.
- Formatarea câmpurilor și logică: utilizați câmpuri condiționate pentru a ascunde și afișa datele când este necesar. Valorile sunt calculate dinamic, pe baza datelor introduse în alte câmpuri. Câmpurile blocate protejează datele, iar câmpurile legate asigură că toate modificările sunt reflectate în câmpuri similare.
- Marcarea câmpurilor și documentelor: DocuSign permite editarea anumitor câmpuri. Poate gestiona cererile și poate modifica inițialele. Cu istoricul tranzacțiilor, puteți urmări toate modificările.
#3. Fluxul de lucru pentru semnare
DocuSign vă permite să specificați și să ordonați numărul de semnatari. Puteți atribui destinatarilor diverse roluri și permisiuni și veți avea controlul asupra fiecărui pas.
Include rutare serială, paralelă, mixtă, trimitere în bloc, permisiuni pentru destinatari, corectarea documentelor, mementouri și notificări, vizibilitatea documentelor și șabloane.
#4. Autentificarea semnatarului
Cu diverse niveluri de autentificare, vă puteți asigura că semnatarii sunt reali, crescând siguranța documentelor. Mărește pragurile necesare semnatarilor pentru a-și confirma identitatea înainte de a obține acces la fișiere.
Include autentificare pe bază de e-mail, cod de acces, SMS, telefon, autentificare bazată pe cunoștințe, verificare ID, autentificare terță parte și multe altele.
#5. Experiența de trimitere și semnare
Trimiteți cu ușurință documente cu DocuSign și permiteți clientului să semneze și să trimită documentul înapoi în câteva minute. DocuSign face trimiterea și semnarea rapide și ușoare.
Include semnătură receptivă, notificări prin SMS, semnare și trimitere offline, aplicații mobile, acces partajat, semnare flexibilă, branding și multe altele.
#6. Raportare
Funcțiile puternice de raportare a produsului simplifică munca. Permite administratorilor de cont și utilizatorilor DocuSign să obțină o vizibilitate clară asupra contului.
Statisticile de afaceri sunt accesibile cu acces în timp real și raportare programată extensibilă. Include starea în timp real, statistici despre semnare, exportul de date, documente, rapoarte de cont și multe altele.
Mai mult, DocuSign oferă o gamă largă de funcții precum conformitate, servicii suplimentare, arhivare și păstrare a documentelor, disponibilitate, securitate, administrare internațională, politici de parole și multe altele.
Dropbox Sign vs. DocuSign
Ambele instrumente de semnătură electronică oferă rezultate similare. Scopul final este trimiterea unui document pentru a fi semnat de client. Diferențele majore între DocuSign și Dropbox Sign sunt funcționalitățile, prețurile și suportul. Să vedem cum se deosebesc ambele în câteva aspecte cheie.
| Dropbox Sign | DocuSign |
| Permite integrări în planurile sale superioare. | Permite integrări în fiecare plan. |
| Are caracteristici standard. | Are caracteristici avansate. |
| Mai potrivit pentru întreprinderile mici. | Mai potrivit pentru întreprinderile mijlocii și mari. |
| Dropbox Sign este mai puțin costisitor. | Costuri mai mari. |
| Nu există opțiunea de gestionare a contactelor. | Puteți gestiona contacte. |
| Nu oferă opțiunea pentru compararea documentelor. | Puteți compara documente. |
| Nu vă puteți programa timpul de partajare a fișierelor. | Puteți programa timpul de trimitere a fișierelor. |
| Utilizatorii și expeditorii pot trimite și semna documentele în 22 de limbi diferite. | Puteți trimite documente în 14 limbi diferite, iar destinatarii dvs. se pot conecta în 44 de limbi diferite. |
| Cu un singur clic, puteți trimite documente unei liste mari de destinatari în planuri superioare. | Trimite automat e-mailuri și documente unice după importul unei liste de destinatari. |
| Oferă asistență prin e-mail și web. | Oferă suport web. |
Concluzie
Ambele instrumente de semnătură electronică, Dropbox Sign și DocuSign, oferă funcționalități excelente care pot aduce beneficii diverselor tipuri de afaceri. Dropbox Sign este o opțiune excelentă pentru întreprinderile mici, deoarece este mai accesibilă și are funcții de bază de care ați putea avea nevoie. Dacă aveți nevoie de mai multe funcții și aveți o afacere mai mare, DocuSign este o alegere bună.
Pentru a înțelege cum aceste instrumente pot îmbunătăți activitatea afacerii, testați-le personal. Testarea va ajuta să stabiliți care instrument se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră specifice.
Ambele platforme oferă versiuni de încercare gratuite, care vă permit să începeți rapid și să decideți care dintre ele vă servește mai bine.
Apoi, puteți afla cum să adăugați o semnătură într-un document Word.