Urmărirea conversațiilor lungi prin email poate deveni o adevărată provocare. Dacă inbox-ul tău este copleșit de astfel de fire de mesaje și funcția de vizualizare a conversațiilor oferită de clientul tău de email nu te ajută să le parcurgi mai ușor, o foaie de calcul ar putea fi o soluție alternativă excelentă. „Răspuns la Foaie” este un serviciu web care permite transferul automat al oricărui email și al răspunsurilor aferente într-o foaie de calcul Google. Astfel, poți analiza un întreg fir de email direct într-o singură foaie, iar mesajele noi din același fir sunt adăugate automat. Iată cum poți automatiza acest proces.
Transferul emailurilor în tabele
Pentru a beneficia de „Răspuns la Foaie”, trebuie să adaugi adresa sa ca un contact în clientul tău de email și, de asemenea, să o incluzi ca destinatar în emailurile pe care dorești să le adaugi în foaia de calcul. Adresa de email este; [email protected]
Începe un email nou și adaugă „Răspuns la foaia” ca destinatar, alături de persoana căreia îi scrii. După ce trimiți emailul și primești un răspuns, verifică-ți inboxul. Ar trebui să găsești un mesaj nou de la „Nou”. În interiorul acestui email, vei găsi un atașament al cărui nume corespunde cu subiectul emailului trimis inițial.
Deschide atașamentul, iar acesta se va deschide într-o foaie Google. Aici vei vedea adresa de email de la care a fost trimis sau primit mesajul, textul original al mesajului trimis de tine, răspunsul primit, data și ora la care mesajele au fost transmise.
Fiecare fir de email pentru care utilizezi „Răspuns la foaia” va avea propria sa foaie de calcul. Foaia se va actualiza automat de fiecare dată când un nou răspuns este primit. Este posibil să existe o ușoară întârziere până când foaia este generată, motiv pentru care este recomandat să adaugi adresa de email „Răspuns la foaia” în agenda ta de contacte pentru a evita întârzierile.
Un dezavantaj al acestui serviciu este că destinatarul emailului tău poate elimina adresa „Răspuns la foaia” din lista de destinatari, caz în care răspunsul său nu va mai fi adăugat în foaia de calcul. Pentru a preveni acest lucru, poți include „Răspuns la foaia” în câmpul BCC (Copia Carbon Ascunsă). Astfel, destinatarul tău nu va fi conștient de existența acestui destinatar suplimentar și nu îl va putea elimina. Răspunsurile vor continua să fie adăugate în foaia de calcul.
Serviciul este eficient, iar singura mică problemă, dacă o putem numi așa, este că generarea și actualizarea foii de calcul pot dura un pic. În rest, funcționează foarte bine. Dacă ai nevoie să utilizezi un sistem de ticketing care trimite răspunsurile în inbox-ul tău, aceasta ar putea fi o metodă foarte bună de a ține evidența tuturor interacțiunilor.
Este recomandat să nu folosești acest serviciu pentru transmiterea sau primirea de informații sensibile.