Excel, o aplicație remarcabilă, a sprijinit nenumărați profesioniști în procesul de analiză și prelucrare a unor cantități semnificative de date. Consider că este un instrument valoros, aplicabil în aproape orice domeniu (cu o posibilă excepție în industria platformelor petroliere). Într-un articol precedent, am prezentat cinci funcții Excel care simplifică sarcinile repetitive. Mulți dintre noi, în special cei implicați în activități manageriale sau administrative zilnice, suntem familiarizați cu numeroase funcții Excel. Totuși, nu este întotdeauna evident cum și unde o anumită funcție ne poate ușura munca. Aici voi detalia trei aplicații ale funcției „Numărare” din Excel, o funcție aparent simplă, dar extrem de utilă.
Prin funcția „Numărare”, mă refer la toate formele ei, inclusiv CountBlank și CountIf.
Funcția CountA
Sintaxă: =COUNTA(A1:A2)
Această funcție numără celulele care conțin date într-un interval specificat. S-ar putea să fii tentat să o ignori, deoarece Excel afișează numărul de celule dintr-un interval selectat. Cu toate acestea, CountA este deosebit de utilă pentru cuantificarea valorilor text. De exemplu, poți număra câte articole de papetărie au fost alocate unui anumit departament. Funcția este cea mai eficientă atunci când datele din celule sunt diverse.
Funcția CountIf
Sintaxă: =COUNTIF(A1:A2, „Absent”)
Aceasta este o variantă condiționată a funcției Count. Practic, aceasta numără celulele care îndeplinesc un anumit criteriu definit de utilizator. Poate fi orice, de la un număr, un cuvânt sau o condiție, cum ar fi „mai mare decât” sau „mai mic decât” un anumit număr. CountIf este ideală pentru a extrage informații cuantificate dintr-o foaie de calcul cu date diverse. De exemplu, poți afla câți angajați dintr-un departament au întârziat într-o zi, chiar și dintr-o foaie de calcul nesortată. Funcția identifică ușor de câte ori apare o anumită valoare într-un set de date. Poate fi utilizată atât cu valori numerice, cât și cu valori text. De exemplu, poți afla câți angajați se numesc „Ion”. De asemenea, funcția acceptă wildcard-uri, ceea ce oferă flexibilitate. În situații speciale, o poți folosi pentru a afla câți angajați au o anumită grupă de sânge.
Funcția CountBlank
Sintaxă: =COUNTBLANK(A1:A2)
Întâmpini dificultăți în a găsi informații lipsă? Funcția CountBlank este soluția. Te ajută să identifici câte câmpuri nu au fost completate. O poți folosi pentru a vedea câți angajați nu au oferit informații esențiale, pentru a verifica dacă lipsesc date despre furnizori sau pentru a detecta intrări eronate în setul tău de date.
În concluzie, funcția Count și variantele ei par a avea un rol limitat, dar, combinate cu alte funcții Excel simple, cum ar fi sortarea sau evidențierea, se transformă într-un instrument extrem de puternic. Combinate cu alte funcții, te pot transforma într-un adevărat expert Excel.