Când dorești să trimiți un email către un grup de contacte din Outlook (cunoscut și ca listă de distribuție), uneori este important să menții confidențialitatea adreselor de email ale membrilor grupului. Iată o metodă simplă pentru a proteja aceste informații personale.
Ce reprezintă un grup de contacte?
În Office 365 (O365), versiunea de Office pe bază de abonament oferită de Microsoft, listele de distribuție au fost înlocuite de două tipuri de grupuri:
Grupuri O365: Acestea sunt create pentru colaborarea directă între membri, oferind funcții precum o căsuță poștală partajată, un calendar, un spațiu de stocare pentru fișiere, un planificator și un blocnotes OneNote. Sunt ideale pentru echipe mici, organizarea activităților unui grup, sau orice scenariu unde este nevoie de instrumente rapide și simple pentru colaborare.
Grupuri de contacte: Acestea reprezintă o colecție de adrese de email grupate. În loc să adaugi fiecare adresă individual într-un email, poți introduce numele grupului, iar toți membrii acestuia vor fi incluși ca destinatari. Acesta este un concept similar cu listele de distribuție, cu o diferență majoră: implicit, listele de distribuție (și grupurile O365) sunt vizibile în agenda globală a organizației tale. Grupurile de contacte, în schimb, sunt vizibile doar pentru tine.
Dacă nu utilizezi O365 și ai o versiune independentă de Office, este posibil să ai acces la listele de distribuție. Vom demonstra cum să ascunzi adresele destinatarilor într-un grup de contacte, dar aceleași instrucțiuni se aplică și în cazul listelor de distribuție.
De ce să ascunzi numele într-un grup de contacte?
Uneori, este doar o chestiune de politețe. Chiar dacă prietenii tăi acceptă să primească emailuri de la tine, este posibil să nu dorească ca informațiile lor de contact să fie distribuite altor persoane la care trimiți emailuri.
Există și aspecte legate de protecția datelor și conformitatea cu legile care impun ascunderea adreselor de email. Dacă lucrezi cu informații sensibile, în special financiare sau medicale, s-ar putea să fii obligat să menții confidențialitatea identității persoanelor respective.
Adresele de email pot fi ușor asociate cu identitatea reală a unei persoane și sunt considerate „informații de identificare personală” conform legilor precum HIPAA din SUA și GDPR din Europa. Prin urmare, dacă trimiți un email unui grup de asistență, de exemplu, este important să nu distribui informațiile de contact ale destinatarilor.
Cum ascunzi numele într-un grup de contacte?
Ascunderea numelor utilizând opțiunea BCC în momentul creării emailului este simplă.
BCC înseamnă copie oarbă (Blind Carbon Copy). Probabil ai folosit opțiunea CC (copie carbon) când doreai să incluzi o persoană care nu era principalul destinatar al emailului. BCC funcționează similar cu CC, dar destinatarii BCC nu văd decât numele expeditorului și numele persoanei din câmpul „Către”.
În plus, persoanele incluse în CC nu văd dacă a fost cineva inclus în BCC și nu primesc niciun răspuns dacă cineva dă clic pe „Răspunde tuturor”.
Câmpul BCC nu este vizibil implicit când creezi un email nou, dar este ușor să-l accesezi. Deschide un email nou în Outlook și selectează Opțiuni > BCC.
Astfel, câmpul BCC va apărea în emailul nou.
Trebuie să faci acest lucru o singură dată. De acum înainte, toate emailurile vor afișa opțiunea BCC. Dacă dorești să ascunzi câmpul BCC, selectează Opțiuni > BCC din orice email, iar acesta va dispărea.
Acum că este vizibil, adaugă numele tău în câmpul „Către” și grupul de contacte în câmpul „BCC”.
Toți membrii grupului de contacte vor primi emailul, dar vor vedea doar expeditorul (adică tu) și persoana din câmpul „Către” (tot tu).
Prima dată când folosești această metodă, ia în considerare adăugarea unei note în email prin care explici că utilizezi BCC pentru a proteja confidențialitatea destinatarilor. Astfel, vei evita ca destinatarii mai puțin familiarizați cu tehnologia să se întrebe de ce primesc un email care pare a fi de la tine către tine!