Automatizarea procesului de gestionare a datoriilor furnizorilor simplifică administrarea unui volum mare de facturi și a tuturor tranzacțiilor financiare.
O tranzacție poate fi considerată o interacțiune scurtă între compania dvs. și un furnizor.
Uneori, pot apărea dificultăți în efectuarea plăților către furnizori din contul afacerii, din diverse motive.
Chiar și în absența problemelor, gestionarea manuală a numeroaselor facturi și urmărirea tranzacțiilor necesită timp și efort considerabil, existând întotdeauna riscul erorilor umane.
Cu toate acestea, automatizând procesul de plată al companiei prin intermediul instrumentelor dedicate conturilor de plătit (AP), puteți planifica și monitoriza eficient fiecare tranzacție, asigurându-vă că nicio obligație de plată nu este omisă.
Sistemele de conturi de plătit (AP) pot fi considerate o înregistrare actualizată a tranzacțiilor. Un instrument avansat de automatizare a conturilor de plătit este proiectat pentru a simplifica operațiunile, reducând munca manuală și facilitând desfășurarea eficientă a activităților afacerii.
Numeroase companii de succes utilizează software de automatizare AP pentru a gestiona un volum semnificativ de tranzacții între departamentele de contabilitate și furnizori.
Să explorăm așadar ce reprezintă software-ul de automatizare a conturilor de plătit și cum vă poate ajuta.
Ce reprezintă software-ul pentru automatizarea conturilor de plătit?
Software-ul pentru automatizarea conturilor de plătit este un instrument conceput pentru a administra tranzacțiile financiare de la început până la sfârșit. Atunci când primiți facturi, este esențial să aveți un mecanism eficient pentru a achita sumele datorate în termenele stabilite.
Efectuarea manuală a acestor operațiuni poate genera erori și probleme. Acestea pot afecta reputația companiei, putând determina furnizorii să-și piardă încrederea în procesul de plată. Un software de automatizare ajută la efectuarea plăților la timp, prin diverse metode, cum ar fi transferuri ACH, carduri de credit sau cecuri.
Un instrument de automatizare AP digitalizează facturile de la furnizori, optimizând procesul de facturare pentru a crea fluxuri de lucru simplificate, mai eficiente din punct de vedere al costurilor și mai rapide. Astfel, se elimină necesitatea intervențiilor manuale, a cecurilor pe suport de hârtie și a chitanțelor fizice.
De ce companiile apelează la instrumente automatizate pentru conturile de plătit?
Există numeroase avantaje ale automatizării fluxului de numerar. Acesta reduce riscul erorilor, crește eficiența, consolidează relațiile cu furnizorii și îmbunătățește calitatea fluxului de lucru. Să analizăm cum automatizarea conturilor de plătit poate contribui la succesul și prosperitatea afacerii dvs.
Eficientizarea tranzacțiilor
Datoriile sunt o parte inevitabilă a activității unei companii. Introducerea manuală a datelor crește riscul de a omite facturi. Este esențial să preluați controlul asupra întregului proces, asigurându-vă că nicio factură nu este pierdută. În acest mod, veți îmbunătăți fluxul de numerar și veți facilita creșterea afacerii.
Previziuni financiare
Un software AP automatizat generează date mai relevante, comparativ cu fluxul de numerar gestionat manual. Acesta colectează informații și oferă datele necesare pentru a înțelege mai bine ciclul de numerar al companiei. Aceste informații pot fi utilizate pentru a lua decizii mai informate pentru afacere.
Vizibilitatea fluxului de numerar
Departamentul de conturi de plătit joacă un rol important în gestionarea fluxului de numerar al unei companii. Cu ajutorul automatizării, puteți îmbunătăți vizibilitatea conturilor și puteți monitoriza software-ul pentru conturile de plătit prin intermediul înregistrărilor din tabloul de bord.
Reducerea costurilor de procesare
Gestionarea manuală a fluxului de numerar implică un efort considerabil din partea echipei financiare. Deși companiile se străduiesc să efectueze plăți la timp, sarcinile grele pot cauza întârzieri și, implicit, taxe suplimentare. Un software de automatizare analizează detaliat procesele, permițând accelerarea procesării facturilor. Unele dintre aceste software-uri includ opțiuni de recompense pentru fiecare plată efectuată, oferind posibilitatea economisirii de costuri de tranzacționare.
În concluzie, software-ul de automatizare AP economisește timp, îmbunătățește acuratețea, sporește înțelegerea și transparența, reduce cheltuielile inutile, facilitează detectarea fraudelor, asigură conservarea datelor la costuri reduse, simplifică auditurile, oferă posibilitatea unor reduceri pentru plata anticipată și se integrează cu software-ul de contabilitate existent.
În continuare, vom explora câteva dintre software-urile AP de calitate care oferă flexibilitate în efectuarea plăților.
Bill.com
Consacrați mai mult timp strategiei dvs. prin eliminarea documentelor cu Bill.com. Aceasta oferă o metodă inteligentă de a trimite și de a primi facturi, de a crea și de a efectua plăți. Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., Bill.com vă oferă o metodă mai eficientă de a fi plătit la timp.
Eliminați dezordinea datoriilor și obțineți o imagine completă a procesului de conturi de plătit. Controlați procesul simplu cu automatizarea completă, transformați plățile pe suport de hârtie în format digital și centralizați toate facturile primite prin e-mail.
Bill.com vă permite să personalizați politicile de aprobare, să aprobați facturile de oriunde și să automatizați fluxurile de lucru prin intermediul unor operațiuni simple. Oferă diverse opțiuni de plată, inclusiv carduri de credit, cecuri, transferuri internaționale, plăți electronice și altele.
Monitorizați stadiul plăților și obțineți o vizualizare completă a procesului prin intermediul tabloului de bord, care permite urmărirea fiecărei statistici. Integrarea directă a datelor sau sincronizarea bidirecțională cu software-ul de contabilitate elimină introducerea manuală, economisind timp și efort.
Începeți o perioadă de probă gratuită și automatizați procesul conturilor de plătit de la bun început.
Melio
Simplificați procesul de facturare, îmbunătățiți fluxul de numerar cu Melio și beneficiați de o metodă de plată flexibilă. Puteți alege să plătiți cu cardul (cu o taxă de 2,9%) sau printr-un transfer bancar ACH gratuit, eliminând documentele greoaie.
Puteți plăti online orice factură sau cheltuială de afaceri, iar furnizorii pot primi o depunere directă în contul lor sau un cec pe hârtie, fără a se înscrie. Puteți procesa mai multe plăți simultan, economisind timp cu Melio și puteți colecta puncte bonus atunci când plătiți cu cardul de credit.
Configurați fluxuri de lucru de aprobare pentru a stabili rolul și responsabilitățile fiecăruia în ceea ce privește permisiunile de plată. Efectuați plăți direct din contul afacerii, de oriunde, oricând și de pe orice dispozitiv și aveți posibilitatea de a realiza plăți internaționale fără probleme.
Sincronizați-vă software-ul de contabilitate cu FreshBooks, QuickBooks și altele, simplificând astfel gestionarea impozitelor și a contabilității. De asemenea, pentru flexibilitate, puteți împărți facturile în diferite metode de plată. Trebuie doar să creați un cont, să încărcați factura, să efectuați plata și să alegeți metoda preferată de plată pentru furnizorii dvs.
Începeți acum și dedicați-vă timpul creării de strategii, în loc să gestionați manual facturile.
Tipalti
Transformați-vă modul de lucru cu Tipalti, un instrument inteligent pentru conturile de plătit. Acesta aduce eficiență și scalabilitate afacerii dvs. prin soluții complet automatizate, permițându-vă să vă concentrați pe creșterea afacerii, în timp ce Tipalti se ocupă de restul.
Tipalti este conceput pentru a asista fiecare etapă a ciclului de plată. Cu ajutorul acestui instrument, puteți reduce cu 80% volumul de muncă manuală, puteți închide socotelile cu 25% mai rapid și puteți reduce cu 66% erorile de plată. Modernizați operațiunile financiare, eliberând echipele financiare de sarcinile repetitive datorate proceselor manuale.
Obțineți control complet și vizibilitate asupra activității dvs. și experimentați eficiența în fiecare cont. Nu este necesar să adăugați alte resurse, puteți scala rapid cu instrumentul de automatizare Tipalti AP și puteți consolida controalele financiare pentru a reduce riscul de conformitate.
Instrumentul oferă informații în timp real, reduce volumul de muncă generat de facturarea manuală și oferă o soluție de facturare automată, cu aprobări avansate, potrivire PO și tehnologie de învățare automată. În plus, puteți efectua plăți prin diverse metode și în diferite valute din întreaga lume.
Gestionați cu ușurință aprobările plăților, detectați fraudele și efectuați plăți instantanee fără complicații. Asigurați conformitatea globală și operațiunile în toate sucursalele și entitățile cu vizibilitate la sediul central. Tipalti oferă, de asemenea, controale financiare la nivel de întreprindere și asigură conformitatea cu reglementările fiscale.
Reduceți riscul de plată prin utilizarea acestui instrument. Solicitați o demonstrație pentru a afla mai multe.
Airbase
Îmbunătățiți acuratețea și economisiți timp cu automatizarea contabilă Airbase. Automatizarea sa acoperă întregul ciclu de viață al tranzacțiilor, de la aprobare până la clasificare automată, capturarea chitanțelor, crearea facturii și sincronizarea cu GL. De asemenea, oferă aplicarea automată a conformității cu chitanțele.
Airbase se integrează cu Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite și Sage Intacct, sincronizând automat cardurile virtuale cu GL în timpul tranzacției. Celelalte tranzacții pot fi sincronizate cu GL după efectuarea plății.
Puteți personaliza setările și regulile în funcție de preferințele dvs. Airbase vă oferă recomandări pentru câmpuri la următoarea tranzacție, bazându-se pe datele colectate anterior. În plus, clasificarea automată actualizează câmpurile GL ale tranzacțiilor cu cardul fizic, pe baza datelor anterioare. De asemenea, actualizează registrul pentru categorie, etichete de linie, etichete de tranzacție și furnizor.
Configurați datele de începere și de încheiere ale contractului pentru programele de amortizare. Dacă sunteți utilizator NetSuite, puteți profita de integrările avansate alegând dintre diverse șabloane de amortizare pentru fluxuri complexe. Automatizați sarcinile cu valoare redusă și concentrați-vă pe strategiile cu valoare mare.
Corpay One
Efectuați cu ușurință plata facturilor afacerii cu Corpay One, care automatizează procesele de plată din contul dvs. de companie în contul furnizorului, eliminând necesitatea plăților manuale. Puteți alege între plăți ACH, verificări de fonduri, carduri de credit etc., sau puteți utiliza Corpoy Mastercard pentru a extinde fluxul de numerar.
Prin utilizarea instrumentului automatizat de plăți de la Corpay One, veți beneficia de o metodă eficientă de a primi, aproba și urmări facturile. Acesta scanează automat documentele și permite încărcarea facilă a facturilor și chitanțelor.
Personalizați fiecare etapă, de la fluxurile de aprobare până la clasificarea facturilor cu Corpay One. Acesta se integrează cu QuickBooks Desktop și QuickBooks Online pentru a sincroniza plățile cu sistemul de contabilitate, reducând necesitatea introducerii manuale și erorile.
Atunci când efectuați o plată cu Corpoy Mastercard, beneficiați de o reducere de 1,5% fără taxă anuală și de o reducere de 1% la celelalte achiziții. De asemenea, puteți configura gratuit controale personalizate ale cheltuielilor pentru echipa dvs.
Corpay One oferă protecție împotriva spălării banilor și detecție a fraudei, pentru a asigura securitatea informațiilor dvs. Beneficiază de cele mai înalte standarde de securitate și de verificare a identității, pentru a vă proteja contul și informațiile furnizorilor.
Concur
Automatizați procesul de plată cu contul dvs. Concur și simplificați-vă sarcinile. Puteți realiza o evaluare rapidă pentru a identifica domeniile care necesită îmbunătățiri. În urma evaluării, veți primi un set de instrumente, sfaturi și exemple de bune practici.
Conturile de plătit pot implica diverse complexități, dar, cu ajutorul soluției de automatizare oferite de Concur, devin mai ușor de gestionat. Puteți gestiona și plăti facturile în timp util și organizat, asigurând o procedură de plată precisă. În plus, puteți economisi timp, costuri și resurse, reducând erorile umane și eliminând documentele pierdute.
Concur utilizează tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a captura electronic facturile. Aplicațiile mobile și bazate pe web, ușor de utilizat, vă ajută să simplificați procesele plătibile. De asemenea, se integrează cu sistemul de contabilitate sau ERP, pentru a sincroniza rapid datele.
Pipefy
Pipefy oferă fluxuri de lucru inteligente pentru echipele financiare, optimizând rezultatele. Obțineți o vizualizare completă a operațiunilor și automatizați sarcinile cu aprobatorii, furnizorii și colegii, utilizând platforma cloud, pentru un proces financiar îmbunătățit.
Gestionați un singur flux de comunicare cu toate părțile interesate și actualizați automat toate stările prin e-mail sau un portal pentru clienți. Cu Pipefy, riscul de erori în procesele de plată este neglijabil.
Integrați Pipefy cu instrumentele financiare, cum ar fi foile de calcul și ERP, pentru rezultate îmbunătățite. Puteți evalua, controla și îmbunătăți cifrele, de la cheltuielile lunare ale fiecărui departament, până la timpul total al ciclului PO, prin intermediul tablourilor de bord personalizabile.
Nu este necesar să scrieți cod, deoarece Pipefy poate fi adaptat în funcție de nevoile dvs., simplificând procesul de plată. Îmbunătățiți eficiența și rezultatele prin optimizarea procesului financiar și monitorizarea facilă a operațiunilor.
De ce să mai așteptați? Încercați Pipefy chiar azi.
Stampli
Preluați controlul asupra facturilor și a procesării acestora cu o platformă intuitivă, practică și inteligentă de automatizare a plăților. Stampli reunește documentația contului de plătit, comunicațiile, plățile prin cec, transferurile ACH și cardurile de credit corporative, într-un singur loc.
Permiteți platformei Stampli AP să ofere vizibilitate și control complet asupra cheltuielilor companiei. Permiteți departamentelor AP să comunice și să colaboreze eficient cu furnizorii, părțile interesate și aprobatorii implicați în procesul de aprobare și achiziții.
Optimați toate procesele financiare de 5 ori mai rapid. Stampli utilizează inteligența artificială pentru a automatiza procesarea facturilor și pentru a învăța modelele unice ale companiei, automatizând notificările de aprobare, codificarea GL, identificarea duplicatelor și altele.
Obțineți o vizualizare clară a activităților, drepturilor de proprietate și a stărilor cu o responsabilitate și transparență sporite. Stampli oferă capturarea precisă și în timp real a facturilor, precum și codificarea. Această platformă oferă companiilor posibilitatea de a se dezvolta și de a ține pasul cu schimbările.
Interfața ușor de utilizat a Stampli permite gestionarea proceselor de plată de pe orice dispozitiv, oriunde și oricând. Platforma include diverse funcții, cum ar fi procesarea inteligentă a AP, segregarea sarcinilor, vizibilitate deplină, implementare rapidă, flexibilitate în metodele de plată și multe altele.
Spendesk
Automatizați alocarea contului de cheltuieli, extragerea TVA-ului și reconcilierea chitanțelor cu Spendesk și reduceți timpul alocat închiderii de sfârșit de lună. Accesați toate informațiile de plată într-un singur loc, reducând posibilitatea apariției erorilor.
Spendesk asigură acuratețea datelor și automatizează procesele de plată ale afacerii prin tehnologia OCR și opțiunile de pre-setare. Nu mai este necesar să solicitați în mod repetat chitanțele de la echipa financiară, deoarece acestea se află centralizate.
Integrați software-ul de contabilitate cu Datev, Sage, NetSuite, Xero și altele, pentru a sincroniza și gestiona datele cu ușurință. Spendesk trimite automat memento-uri echipei pentru plată și primire. De asemenea, puteți structura cheltuielile creând reguli personalizate cu ajutorul categoriilor Spendesk, pentru a economisi timp.
Puteți pregăti și sorta tranzacțiile, le puteți exporta în software-ul de contabilitate și puteți verifica informațiile cu interfața Inbox pentru cheltuieli. Permiteți echipelor să obțină succes cu aplicații mobile și bazate pe web oferite de Spendesk.
Este timpul să adoptați un sistem de gestionare inteligentă a cheltuielilor cu Spendesk. Solicitați o demonstrație pentru a înțelege impactul acestuia asupra organizației.
Concluzie
Gestionarea eficientă a datoriilor este un factor crucial. Aceasta contribuie la consolidarea reputației și la atingerea unor noi niveluri de succes. O afacere trebuie să-și gestioneze eficient conturile de plătit. Dat fiind că această sarcină poate fi obositoare, utilizarea unei soluții de automatizare reprezintă o decizie înțeleaptă.
Toate instrumentele AP menționate anterior sunt remarcabile în domeniile lor specifice. Ele oferă o interfață intuitivă, funcții avansate, opțiuni de integrare și sunt potrivite pentru companii mici și mari. Alegeți instrumentul AP care corespunde cerințelor afacerii dvs.
Acum, puteți analiza unele dintre cele mai bune soluții pentru procesarea plăților.