Sistemele de management al vizitatorilor (VMS) devin populare, deoarece organizațiilor li se cere să-și ridice nivelul de joc din cauza riscurilor crescute legate de standardele de sănătate, siguranță și conformitate.
Potrivit unui raportdimensiunea pieței pentru sistemul global de management al vizitatorilor este probabil să se extindă de la 1,1 miliarde USD în 2021 la 2,3 miliarde USD până în 2026.
Diferiți factori sunt responsabili pentru creșterea acestuia, inclusiv creșterea gradului de conștientizare a securității, cererea de muncă fără hârtie și nevoia de a respecta reglementările. Este evident mai ales după izbucnirea Covid-19, ceea ce a dus la schimbări majore în modul în care lucrau industriile.
Tehnologia și sistemele de securitate au avansat pentru a face față forței de muncă digitale și scenariilor lumii post-COVID.
Un sistem de management al vizitatorilor poate ajuta organizațiile să se adapteze fără probleme la schimbări, oferind în același timp cele mai bune servicii, produse și experiență pentru vizitatori.
Să discutăm despre acest software și cum vă poate ajuta.
Cuprins
Ce este managementul vizitatorilor?
Managementul vizitatorilor se referă la procesul de urmărire și gestionare a vizitatorilor care vin și pleacă din sediul organizației dumneavoastră. Indiferent dacă organizația dumneavoastră are sau nu recepționer, gestionarea vizitatorilor este esențială pentru angajații dumneavoastră și siguranța companiei.
Chiar dacă oferiți produse, servicii și servicii pentru clienți remarcabile, managementul vizitatorilor merge cu un pas înainte pentru a se asigura că părăsesc sediul dumneavoastră cu o impresie bună. Nu numai că sporește reputația mărcii tale și crește gradul de conștientizare, dar îi încurajează și pe oameni să meargă din nou la tine atunci când au nevoie.
Acum, s-ar putea să vă gândiți pe cine numim vizitatori aici. Vizitatorii pot fi:
- Furnizori și antreprenori
- Participanții la o întâlnire de afaceri
- Profesionişti în reglementare sau audit
- Candidații la interviul de angajare
- Mesageri
- Oameni care caută informații
- Persoane de livrare
În afară de asta, vizitatorii pot fi angajați care ar putea să nu fie vizitatori frecventi ai sediului, cum ar fi oamenii care lucrează de acasă. Uneori, se pot întâmpla și retrageri neașteptate.
Ce este un sistem de management al vizitatorilor?
Un sistem sau software de management al vizitatorilor (VMS) este un instrument care urmărește și gestionează persoanele care vin la sediul afacerii și le părăsesc. Reprezintă diferite procese de gestionare a fluxului de vizitatori de la sosire până la plecare pentru a oferi cea mai bună experiență, asigurând în același timp siguranța tuturor și conformitatea cu afacerile.
Afacerile de toate dimensiunile pot folosi software de management al vizitatorilor, nu doar companiile mai mari. În plus, VMS este eficient pentru diverse verticale din industrie, inclusiv apărare și aerospațială, auto, chimie, servicii comerciale și consumabile, bunuri de larg consum, distribuții, asistență medicală, IT, electronică, inginerie și multe altele.
Există diferite tipuri de VMS disponibile:
- Gestionare autoservire a vizitatorilor: Un chioșc este folosit pentru check-in-uri. Aici, vizitatorii așteaptă la cozi, completează detalii și trimit documentele necesare pentru a obține o insignă de oaspete.
- VMS administrat de personal: Personalul unei organizații monitorizează și controlează vizitatorii folosind software-ul.
- VMS bazat pe computer: Este un sistem informatic cu o singură fereastră pentru a permite unei companii să monitorizeze și să controleze vizitatorii. Poate aduna date în timp real și automatizează sarcinile manuale pentru o experiență mai bună.
- VMS bazat pe SaaS: Este un software terță parte pentru a monitoriza și controla vizitatorii de la companii de diferite scări. Aici, organizațiile nu trebuie să gestioneze infrastructura sau să petreacă timp în întreținere; furnizorilor de servicii le pasă de asta, iar costul este accesibil.
Care este nevoie de un sistem de management al vizitatorilor?
Sistemele de management al vizitatorilor sunt vitale pentru ca organizațiile să monitorizeze și să gestioneze vizitatorii, în special în timpul și după o criză globală precum Covid-19. Vă ajută să vă adaptați la noile provocări și să asigurați siguranța forței de muncă și a vizitatorilor.
Acestea fiind spuse, întâlnirile de afaceri față în față sunt încă în vigoare chiar și în această epocă a webinarilor live și a conferințelor video. De fapt, multe afaceri sunt acum deschise și permit vizitatori, prin urmare, asigurându-se că toți vizitatorii sunt luați în considerare, asigurând în același timp siguranța; sistemele de management al vizitatorilor joacă un rol instrumental.
Să ne uităm la câteva dintre beneficiile VMS:
O experiență mai bună a vizitatorilor
Oferirea unei experiențe bune pentru vizitatori vă va construi reputația mărcii și va primi mai mulți vizitatori. Oamenii te vor alege pe tine în locul concurenților dacă te asiguri că vă părăsesc fericiți. Un VMS vă poate ajuta să realizați acest lucru, permițându-vă să gestionați totul cu ușurință, fără a crea bătăi de cap pentru vizitatori.
Proces de recepție simplificat
Cu un VMS bun, toate procesele vor fi gestionate eficient, de la primirea vizitatorilor până la plecare. Utilizarea software-ului permite personalului dvs. să vă trateze oaspeții în funcție de motivele pentru care vă vizitează. De asemenea, vă va ajuta să gestionați întâlnirile și să vă asigurați că acestea încep la timp, iar vizitatorii nu sunt frustrați în așteptarea în hol.
Siguranță și urmărire fără contact
Software-ul VMS vă va ajuta să urmăriți și să gestionați fără contact vizitatorii. Acesta va asigura siguranța tuturor în interiorul clădirii dumneavoastră. Ca rezultat, puteți menține o protecție superioară împotriva problemelor legate de sănătate, cum ar fi COVID-ul sau alte boli infecțioase. În plus, software-ul vă va ajuta să vă apărați organizația de riscurile legate de proprietatea intelectuală, siguranța la locul de muncă și așa mai departe.
Conformitate
Folosind VMS, puteți înregistra date importante colectate de la vizitatori, inclusiv informațiile lor personale, ID-urile, documentele medicale și alte documente. Vă va ajuta să le gestionați cu ușurință și să păstrați o evidență, astfel încât să nu vă confruntați cu riscuri de conformitate precum GDPR, HIPAA etc.
Urmărirea angajaților/personalului
Pe lângă gestionarea vizitatorilor, software-ul vă va ajuta să urmăriți activitățile angajaților sau ale personalului. Le va maximiza productivitatea și îi va ajuta să se concentreze pe domenii cruciale. Deoarece riscurile pot fi externe și interne, supravegherea personalului intern ajută la reducerea riscurilor.
Dacă doriți să profitați de aceste beneficii, iată câțiva dintre cei mai buni furnizori de VMS de pe piață.
iLobby
iLobby este un lider global în managementul vizitatorilor întreprinderilor, în care aeroporturile internaționale, băncile majore, companiile Fortune 500 și guvernul au încredere în gestionarea, monitorizarea și urmărirea vizitatorilor.
Scanați documentul cărții de identitate cu fotografie pentru a obține informații folosind un scaner dedicat sau o cameră încorporată pentru a asigura o identificare adecvată. Utilizați o bază de date terță parte sau internă cu liste de urmărire pentru a verifica instantaneu și pentru a semnala sau a respinge oaspeții nedoriți.
În timpul unei urgențe, va alerta fiecare angajat și vă va oferi o listă cu cei de pe site pentru a vă ajuta cu numărul de angajați. Automatizează procesul extrem de complex de validare, monitorizare și examinare a persoanelor în toate locațiile pentru a îndeplini cerințele de conformitate, siguranță, securitate și confidențialitate.
Puteți verifica vizitatori, antreprenori, angajați, vizitatori care revin, tipuri personalizate, interviuri, întâlniri, evenimente și livrări. Asigurați-vă afacerea verificând cine se află în clădirea dvs., simplificând procesul de conectare al vizitatorilor, automatizând conformitatea și securitatea și controlând accesul fizic.
Faceți cunoștință vizitatorilor dvs. despre documentele legale, cum ar fi răspunderea, derogări și NDA și colectați-le semnăturile digitale. În plus, stocați toate documentele legale într-un singur loc în siguranță pentru a le descărca oricând este necesar. De asemenea, puteți crea cu ușurință rapoarte personalizate cu câteva clicuri și puteți vizualiza toate rapoartele din tabloul de bord sau puteți exporta informațiile.
Fiți întotdeauna pregătiți pentru audituri, menținând o listă de documente semnate și alte date. Integrați-vă cu instrumentele de afaceri precum Skype for Business, Google Hangouts, Slack, Apel vocal, directoare de utilizatori precum Azure Active Directory, Cisco, identități Google etc., conectare unică Okta, Onelogin, CRM-uri, e-mail și calendar, Drive, acces control și multe altele.
Obțineți-l gratuit pentru încercare sau alegeți un plan care începe de la 199 USD/lună.
Trimis Vizitatori
Oferiți-vă o experiență proaspătă și tuturor celor care vă vizitează locul de muncă Trimis Vizitatori. Păstrați-vă locul de muncă în siguranță prin sistemul de management al vizitatorilor și economisiți-vă timp. Verificați cine, de ce și când vizitează cineva și restricționați vizitatorul care nu îndeplinește criteriile dvs.
În plus, faceți-vă locul de muncă mai sănătos cu ajutorul opțiunilor de conectare fără contact. Nu este nevoie să urmăriți angajații și să urmăriți documentele semnate sau ecusoanele scrise de mână. În schimb, obțineți totul într-un singur tablou de bord pentru a urmări tot ceea ce doriți, cu opțiunea de a descărca unele documente.
Faceți o impresie bună atunci când apare un oaspete trimițând indicații către locul de muncă, intervinându-i pentru a-și cunoaște experiența și făcându-l să spună wow cu o conectare pe iPad. De asemenea, puteți captura și stoca totul în siguranță pentru a rămâne în conformitate cu reglementările.
În timpul auditurilor, exportați rapid datele necesare pentru o revizuire fără durere. În plus, creați mai multe opțiuni de conectare care pun diverse întrebări pentru a cunoaște scopul vizitei fiecărui oaspete. De asemenea, angajații tăi vor primi notificări instantaneu și automat când sosesc oaspeții.
Evaluați fiecare vizitator prin stabilirea unor criterii și verificați dacă apar pe listele de urmărire terță parte sau interne. De asemenea, obțineți rapoarte și analize privind volumul de vizitatori și exportați datele rapid cu câteva clicuri. De asemenea, puteți solicita oaspeților să semneze documente legale, cum ar fi derogări și NDA-uri pe iPad.
Mai mult, creați insigne personalizate sau permiteți vizitatorilor Envoy să imprime automat insignele atunci când un vizitator se conectează. Cereți oaspeților tăi să facă o fotografie, astfel încât gazda lor să-i poată saluta cu încredere. De asemenea, puteți crea un loc de muncă sănătos și sigur, puteți fi cu ochii pe birou, puteți obține date pentru a lucra mai inteligent și puteți menține angajații concentrați.
Obțineți funcții limitate dacă optați pentru un plan gratuit sau alegeți cel mai potrivit plan pentru afacerea dvs. la doar 99 USD/lună/locație.
Cu drag
Cu drag este o platformă ușoară și simplă pentru a utiliza sistemul de management al vizitatorilor pentru a vă menține locul de muncă în siguranță. În loc să folosiți un recepționer tradițional, utilizați această platformă ușor de utilizat și complet personalizabilă, care vă permite să integrați CRM-uri și aplicații de mesagerie binecunoscute.
Instrumentul se asigură întotdeauna că membrul potrivit va fi notificat de îndată ce oaspetele încheie procesul de conectare. Indiferent unde te afli, vei primi instantaneu alerte despre sosirea oaspeților tăi, astfel încât să poți acționa rapid.
Greetly își propune să facă interfața mai accesibilă pentru ca vizitatorii să o înțeleagă și pentru ca tu să o folosești la recepție. De asemenea, extinde etosul la celelalte funcții ale interfeței. Puteți finaliza procesul de configurare în câteva minute și puteți fi gata să îl utilizați în aceeași zi.
Instrumentul vă poate reprezenta afacerea așa cum doriți, cu fluxuri de lucru de check-in complet personalizabile. Adună toate datele de la vizitatori și le eficientizează, astfel încât vizitatorii să aibă cea mai bună experiență. De asemenea, puteți personaliza interfața primitoare în funcție de nevoile dvs. și ale clienților și permiteți lui Greetly să fie o mână de ajutor.
Securitatea este o parte importantă a oricărei recepții, iar Greetly tipărește instantaneu insignele cu fotografiile vizitatorilor, detalii și alte informații relevante. Oferă o demonstrație gratuită și vă întâmpină cu un ghid pas cu pas pentru a începe.
Planurile plătite încep de la 79 USD/lună per locație.
Conectați-vă la aplicație
Conectați-vă la aplicație este construit pentru locul de muncă modern, care este sigur și inteligent pentru conectare. Puteți utiliza acest software pentru gestionarea vizitatorilor, autentificarea contractantului și a personalului și pentru rezervarea camerelor de birou. Dispune de Spaces – un supliment flexibil și inteligent pentru rezervarea sălilor de întâlnire și birou.
Platforma vă ajută să vă îmbrățișați forța de muncă maximă și să gestionați eficient capacitatea. De asemenea, puteți permite vizitatorilor să se conecteze folosind smartphone-ul lor printr-un scaner de coduri QR. Oaspeții tăi nu trebuie să instaleze nicio aplicație separată; conectarea fără contact este sigură și complet personalizabilă pentru industrii.
În plus, creați un chestionar pentru fiecare grup de vizitatori creând întrebări cu alegere multiplă. Aveți grijă de cerințele de sănătate și confidențialitate ale companiei sau de siguranță reducând timpul de conectare. De asemenea, va oferi control complet asupra datelor.
Autentificare Aplicația echilibrează stocarea informațiilor necesare și critice pentru siguranță și raportare, menținând în același timp confidențialitatea vizitatorilor. Este construit pentru a evolua cu noi funcționalități și caracteristici și pentru a oferi o experiență mai bună vizitatorilor. Obțineți funcții avansate, cum ar fi preînregistrarea vizitatorilor, autentificarea personalului, gestionarea contractanților, aplicația însoțitoare, mesaje, politici, NDA, câmpuri de date personalizate etc.
Veți obține, de asemenea, avantajele listei de evacuare, site-uri multiple, limbi, evenimente, livrări, ecran de bun venit, integrări, insigne personalizate pentru fiecare vizitator, notificări și multe altele. Personalizați pachetul de care aveți nevoie sau luați o perioadă de încercare gratuită de 15 zile. Dacă vi se pare util, treceți oricând la un abonament cu plată.
Proxyclick
Împuterniciți vizitatorii, contractanții și angajații să se întoarcă în siguranță, respectând în același timp confidențialitatea și respectând la nivel global Proxyclick. Rezervarea la birou este o modalitate ușoară, sigură și simplă de a întâmpina angajații la locul de muncă.
Permiteți angajaților să aleagă unde, cu cine și când stau în spațiile predefinite. Veți obține vizibilitate deplină despre cine lucrează și unde stă toată lumea. Vă va ajuta să organizați locul de muncă pentru a fi sigur, primitor și eficient.
În plus, puteți explora volumul și profunzimea posibilităților cu sistemele extreme. Integrați instrumentele cu care dumneavoastră și echipa dumneavoastră sunteți familiarizați pentru implementări fără întreruperi. Acesta este singurul VMS cu o atestare completă de confidențialitate ISAE 3000 de tip 1, astfel încât oamenii să aibă încredere în tine.
Acceptă 30 de milioane de vizite în 7000 de locații pentru a vă ajuta să vă bazați mai mult pe echipa dvs. De asemenea, puteți scala cu VMS care oferă gazde, chioșcuri și vizitatori nelimitat. Obțineți o listă nesfârșită de funcții pentru a îmbunătăți experiența fiecărui vizitator, pentru a simplifica recepția și a securiza activele.
Caracteristicile sale includ rezervare la birou și angajați, fluxuri de vizitatori, tablouri de bord puternice, fluxuri inteligente pentru vizitatori și angajați, integrări premium, securitate avansată, servicii pentru întreprinderi, succesul clienților și multe altele. În plus, vă puteți menține în siguranță angajații și vizitatorii cu programul de prevenire a COVID-19.
Verificați-vă vizitatorii și angajații înainte de sosire, împărtășiți instrucțiuni de siguranță, acordați-le acces cu codul QR, rămâneți în siguranță și flexibili și limitați riscurile pentru sănătate. Alegeți un plan care se potrivește cel mai bine cerințelor dvs. pentru 100 USD/lună per locație.
WhosOnLocation
Păstrați-vă contractorii, vizitatorii și angajații în siguranță și în siguranță cu verificări de bunăstare, urmărire a contactelor, conectare fără atingere și multe altele în timp ce lucrați în afara șantierului și la fața locului cu WhosOnLocation. Este o soluție cuprinzătoare care gestionează preînregistrările, identitatea vizitatorilor, urmărirea contactelor, alertele de securitate și creează conștientizarea politicii vizitatorilor.
Gestionați conformitatea contractanților cu notificările de pericol, gestionarea de inducție în diverse facilități și participarea. De asemenea, puteți gestiona permisiunile și prezența angajaților pentru a sprijini securitatea site-ului și profilurile. Ca să nu mai vorbim că totul este susținut de o perspectivă și raportare puternice.
Instrumentul oferă o conectare fără atingere și ușoară pentru a urmări fiecare angajat care lucrează singur. De asemenea, obțineți funcții de urgență, cum ar fi autoverificarea, rapoartele de evacuare și de adunare, informații și colaborare și apeluri nominale manuale. Limitați accesul la angajații, contractorii și vizitatorii calificați și autorizați pentru a vă asigura instalațiile.
WhosOnLocation vă ajută să monitorizați vizitatorii, antreprenorii și angajații pentru a reduce riscul de intruși sau oaspeți neautorizați. De asemenea, asigurați-vă că cine este permis la fața locului și care a finalizat controlul de sănătate.
Are planuri care funcționează pentru toată lumea, indiferent de dimensiunea companiei. Gestionați totul la un preț de pornire de 599 USD/an per locație.
Traction Guest
Oferiți organizației dvs. un singur loc pentru a gestiona, guverna și asigura un întreg proces de operațiuni cu vizitatori Traction Guest. Traction Guest vă menține site-urile în siguranță, procesele conforme și angajații în siguranță, asigurându-vă că fiecare interacțiune conduce la productivitate maximă.
Ajută vizitatorii și angajații să-și găsească intrarea și locația corectă, să-și valideze sau să-și scaneze identitatea, să-și cunoască gazda, să-și aleagă limba. În plus, puteți urmări cine se află pe site pentru a menține protocoalele de urgență și siguranță. De asemenea, colectați datele necesare pentru a îndeplini standardele de conformitate.
Reprezentați-vă marca atunci când primiți vizitatorii pentru a construi experiențe și pentru a crea un impact vizual care face fiecare vizită memorabilă și productivă. Cu ajutorul unui singur sistem configurabil, răspundeți cerințelor dvs. de locație globală, cum ar fi permisiuni, limbi și date.
Luați un plan potrivit pentru organizația dvs. la doar 115 USD/lună/iPad.
Pronestor Vizitator
Pronestor Vizitator oferă o platformă sigură pentru gestionarea vizitatorilor. Este o soluție inovatoare de management în care puteți obține o imagine de ansamblu completă a vizitatorilor din trecut, prezent sau viitor. De asemenea, vă permite să urmăriți fiecare întâlnire și rezervare prin furnizarea de notificări automate.
Pronestor Visitor vă ajută să trimiteți indicații către vizitatorii dvs. și să le oferiți un card de îmbarcare pe care să îl scanați cu telefonul pentru a face check-in. Cu rapoarte adecvate, veți ști cine este unde și pe cine să vedeți. Instrumentul poate gestiona, de asemenea, multe puncte de intrare în mai multe locații simultan. În plus, puteți informa ghidurile vizitatorilor dvs. la înregistrare sau înainte de întâlniri.
Această platformă vă arată o vedere la 360 de grade asupra activităților organizației. Începeți să combinați feedback-ul și datele pentru a îmbunătăți disponibilitatea facilităților dvs., esențială pentru productivitate. În plus, platforma facilitează ca oaspeții și organizația dvs. să rămână sănătoși și în siguranță.
SwipedOn
Creați cel mai accesibil sistem de conectare pentru angajați și vizitatori SwipedOn este sigur, simplu și simplificat. Vă permite să experimentați un mediu de lucru flexibil cu management complet al locului de muncă.
SwipedOn vă ajută să transformați locul de muncă prin înlocuirea cărților vechi de vizitatori cu o soluție simplă, modernă și elegantă de gestionare a vizitatorilor. Obțineți o mulțime de beneficii de pe această platformă unică, cum ar fi autentificarea fără contact pentru angajați și vizitatori.
Veți primi funcții precum instrumente de urmărire a contactelor, notificări instantanee, imprimare insigne de identitate, acorduri digitale, consiliu pentru angajați, managementul evacuării și întrebări de screening cu alerte. Vizitatorii se pot conecta direct prin scanarea codului QR folosind camera mobilă fără contact fizic. Acesta va preveni expunerea afacerii și a personalului dumneavoastră la boli infecțioase.
În plus, puteți gestiona cu ușurință registrele de securitate și sănătate, politica COVID-19, acordurile de nedivulgare etc. Multe industrii folosesc SwipedOn, cum ar fi construcții, logistică, organizații non-profit, utilități, educație, îngrijire pentru vârstnici, producție, sport, maritim, turism, colaborare și multe altele. Cel mai bun lucru este că SwipedOn plantează copaci pentru fiecare client nou.
Experimentați și mai bine platforma cu multe suplimente, cum ar fi catering, livrări și SMS-uri nelimitate. Pentru opțiuni de gestionare mai bune pentru angajații și vizitatorii dvs., puteți conecta SwipedOn cu instrumentele de afaceri pentru a vă desfășura activitatea fără probleme, cum ar fi Microsoft Active Directory sau Azure Active Directory.
Veți găsi, de asemenea, costuri de configurare zero, urmărire ușoară a contactelor, instrumente de filtrare a vizitatorilor și conectare fără atingere în fiecare plan. Modernizați recepția pentru vizitatori la doar 49 USD/lună pentru o singură locație.
Concluzie 👨🏫
Sistemele de management al vizitatorilor sunt solicitate în zilele noastre în diferite industrii și dimensiuni de afaceri. Software-ul vă poate ajuta să oferiți o experiență remarcabilă vizitatorilor, asigurând în același timp siguranța organizațională, securitatea și nevoile de conformitate.
Apoi, explorați unele dintre cele mai bune software de urmărire a timpului pentru echipă.