Software-ul de automatizare a sarcinilor reduce munca manuală și crește productivitatea în majoritatea afacerilor care folosesc tehnologia sub formă digitală sau fizică!
Automatizarea este fructul de bază pentru proprietarii de afaceri și manageri atunci când au nevoie să reducă costurile generale fără a compromite productivitatea și producția.
De la fabricarea de aparate de larg consum, bunuri și vehicule până la codarea software, toată industria beneficiază de automatizarea sarcinilor și proceselor.
Dacă sunteți nou în automatizarea sarcinilor sau utilizați deja automatizarea, dar doriți să eficientizați scenariile de automatizare existente, ați ajuns la locul potrivit!
Acest articol va sublinia câteva instrumente remarcabile de automatizare a sarcinilor pe care le folosesc IMM-urile, startup-urile și întreprinderile. În plus, veți afla mai multe despre pașii și beneficiile automatizării sarcinilor. Deci, începe să citești!
Cuprins
Ce este automatizarea sarcinilor? 👩💻
Automatizarea sarcinilor este utilizarea de software sau algoritmi de programare pentru a finaliza sarcini manuale repetitive și predictive folosind computere, smartphone-uri, tablete sau computere cu o singură placă (SBC) precum Raspberry Pi.
Îmbunătățește consistența și acuratețea fluxurilor de lucru. Ca să nu mai vorbim, automatizarea sarcinilor aduce o eficiență extraordinară celor mai complexe sarcini. Cel mai evident, reduce la minimum munca manuală necesară pentru a produce un anumit rezultat, în timp ce eficientizează întreaga afacere sau proiectul comercial.
Automatizarea sarcinilor nu elimină complet implicarea oamenilor. Pur și simplu reduce nevoia de intervenție manuală a forței de muncă din partea companiei dvs., în timp ce aceștia pot investi timp în creșterea vânzărilor, îmbunătățirea valorilor de marketing și, în cele din urmă, aducând mai multe venituri.
Pașii pentru automatizarea unei sarcini de afaceri 🏦
Automatizarea sarcinilor de afaceri se bazează în mare măsură pe condiționale, un segment al programării computerelor care rezolvă problemele IF Then Else (alias If This Then That).
Cu toate acestea, nu trebuie să intri în codificare, deoarece există instrumente de tip drag-and-drop pentru automatizarea sarcinilor. Puteți crea rețete de automatizare extrem de complexe fără a scrie o singură linie de cod.
Iată pașii de urmat pentru majoritatea instrumentelor menționate în acest articol sau găsite în altă parte pe web:
#1. Creați un flux de lucru pentru sarcini repetitive
În primul rând, trebuie să identificați dacă procesul de afaceri este repetitiv. Aruncă o privire la următorul flux de lucru pentru managementul proiectelor pe Asana. Este un exemplu grozav de rețetă de automatizare:
- Managerul de proiect a adăugat o sarcină pe Asana.
- De asemenea, au adăugat un cesionar pe Asana.
- Aplicația Google Calendar a cesionarului va afișa automat această sarcină ca program de activitate.
Vă puteți folosi imaginația și creativitatea pentru a crea fluxuri de lucru ca acesta.
#2. Alegeți o aplicație de declanșare și adăugați evenimente de declanșare
Majoritatea software-ului de automatizare a sarcinilor vă va cere să selectați o aplicație de declanșare și un eveniment de declanșare care va porni fluxul de lucru automatizat. În exemplul de mai sus:
- Eveniment de declanșare: s-a adăugat o nouă sarcină și s-a atribuit un membru al echipei
#3. Alegeți o aplicație de acțiune și un(e) eveniment(e) de acțiune
Acum, trebuie doar să selectați Google Calendar ca aplicație de acțiune și să adăugați un eveniment din calendar ca eveniment de acțiune.
#4. Publicați automatizarea
Instrumentul de automatizare va efectua diverse teste și autentificarea contului pe parcursul întregului proces. Când vedeți că automatizarea testului funcționează așa cum ați dorit, publicați rețeta.
De acum înainte, aplicația de automatizare a sarcinilor va rezerva automat intervalul de calendar al membrilor echipei atunci când atribuiți o nouă sarcină. Nu este nevoie să-i urmăriți sau să trimiteți e-mailuri de memento!
Beneficiile automatizării sarcinilor 👍
Avantajele de care se bucură afacerea dvs. de la automatizarea sarcinilor depind de la industrie la industrie. Dar următoarele sunt beneficiile comune în orice industrie:
- Accelerează sarcinile repetitive. Dacă puteți prezice pașii exacti ai unei sarcini, software-ul poate reproduce acești pași și vă puteți relaxa în timp ce programul execută sarcinile una după alta.
- Vă puteți salva forța de muncă de la epuizare și oboseală utilizând un cod algoritmic pentru a executa sarcini repetitive.
- Oamenii tind să facă erori minore, cum ar fi greșeli de scriere, atunci când lucrează la aceiași pași ai unei sarcini în mod repetitiv. Dar astfel de erori ar putea deveni fatale pentru clienții tăi. Puteți folosi software de automatizare a sarcinilor pentru a executa sarcini repetitive și pentru a vă salva compania de pierderile de reputație.
- Astfel de instrumente vă eliberează forța de muncă de munca manuală, astfel încât să îi puteți îmbunătăți calificarea și să-i numiți în alte departamente generatoare de venituri, cum ar fi vânzări, marketing, vânzări suplimentare și servicii pentru clienți.
- Majoritatea industriilor de producție de bunuri de larg consum, electrocasnice și auto folosesc o combinație de algoritmi și brațe robotizate pentru a automatiza întreaga linie de producție. Reduce în principal costurile de producție.
- Automatizarea sarcinilor asigură că procesul dvs. digital de afaceri este în concordanță cu politicile dvs. corporative, cum ar fi automatizarea fluxului de lucru pentru documente pentru a crea și a aproba documente de afaceri.
- Obțineți mai mult control asupra operațiunilor comerciale și liniilor de producție. În timpul situațiilor de urgență, puteți invoca cu ușurință soluții de recuperare în caz de dezastru, cum ar fi transferul aplicației cloud către un alt furnizor de cloud sau nevoile de producție ale unei fabrici neafectate.
- În cele din urmă, cel mai căutat beneficiu este o mai bună rentabilitate a investiției în procesele de afaceri manuale, cum ar fi marketingul digital, marketingul prin e-mail, integrarea online a clienților, verificarea digitală KYC și multe altele.
Acum cunoașteți definiția software-ului de automatizare a sarcinilor, pașii acestuia și beneficiile sale. Este timpul să explorați câteva instrumente populare pentru automatizarea sarcinilor fără efort și la prețuri accesibile pentru orice afacere sau uz personal:
Pipefy
Când vine vorba de automatizarea sarcinilor sau a fluxului de lucru, Pipefy este aici pentru tine. Pe lângă automatizare, puteți crea și modifica orice tip de flux de lucru pe această platformă, cu posibilitatea de scalare fără sfârșit și fără efort. Cu interfața sa vizuală intuitivă, procesul de automatizare devine perfect.
Ca rezultat, eficiența echipei crește și ei pot profita la maximum de aplicațiile lor. De asemenea, vă ajută să gestionați schimbările rapide ale fluxului de lucru datorită feedback-ului clienților sau noilor cerințe interne.
Acum, trebuie să depindeți mai puțin de traseele de e-mail și foile de calcul, deoarece acest software de automatizare vă permite să evitați erorile prin eliminarea intrărilor de date duplicat.
Pipefy vă permite să construiți un flux de lucru de la zero folosind editorul său vizual sau să alegeți oricare dintre șabloanele sale pentru a le personaliza în funcție de nevoile dvs. Mai mult, tablourile de bord personalizabile și rapoartele acestui instrument sunt utile pentru urmărirea KPI, monitorizarea stării și identificarea de noi oportunități.
Această aplicație vă permite să combinați, să sortați și să direcționați cererile, intrările și biletele primite, indiferent de sursa acestora. Susține colaborarea punând fiecare membru al echipei pe aceeași pagină și determinând permisiunea utilizatorului pentru vizibilitate și colaborare.
Zoho Flow
Te-ai săturat să gestionezi mai multe aplicații individual pentru echipele tale? Zoho Flow vă permite să automatizați fluxurile de lucru și sarcinile de afaceri conectând aplicațiile pe care le utilizați. Acum, scăpați de orice siloz de informații cu funcția de integrare inteligentă a acestui software.
Aplicația conectează toate aplicațiile, astfel încât toate e-mailurile, înregistrările și rapoartele să se deplaseze într-un flux neîntrerupt. Puteți proiecta fluxuri personalizând colecții de fluxuri prefabricate pentru productivitate maximă și îndeplinirea sarcinilor de rutină.
Mai mult, nu este nevoie să depuneți efort în codificarea de integrare complexă, deoarece generatorul său dinamic vă permite să setați un declanșator și acțiuni prin integrare fără întreruperi. Echipele pot chiar crea fluxuri de lucru care se conectează între departamente pentru o mai bună orchestrare a afacerii.
În plus, organizațiile pot crea integrări personalizate cu acest instrument în diferite funcționalități de afaceri. Unele aplicații de top acceptate sunt Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox și Salesforce.
Wrike
Dacă echipa ta s-a săturat să efectueze procese obositoare care afectează productivitatea, este timpul să optezi pentru Wrike. Motorul său de automatizare puternic și eficient poate automatiza fluxurile de lucru de zi cu zi, astfel încât să puteți aborda activitățile cele mai vitale pentru afacerea dvs.
Companiile pot crea reguli pentru sarcini repetitive folosind declanșatoare și acțiuni pentru procese de lucru mai rapide și mai inteligente. În plus, instrumentul vă alertează și vă actualizează automat pentru o scalare mai rapidă, simplificarea procesului și reducerea erorilor.
Când utilizați Wrike, aceasta mută automat sarcina la următoarea etapă a fluxului de lucru, în funcție de prioritatea sarcinii, starea și riscul. Deoarece toți membrii echipei au vizibilitate deplină a fluxurilor de lucru, va exista transparență.
Aplicația are și funcții precum @mențiuni, notificări și mementouri pentru o mai bună colaborare.
Click Up
Cu funcția de automatizări ClickUp, vă puteți automatiza cu ușurință sarcinile de rutină și vă puteți ajuta echipa să se concentreze pe o muncă mai importantă.
Folosind această platformă, se pot crea sarcini în mai mult de 100 de moduri. Pe lângă crearea unei automatizări personalizate, vă permite să automatizați sarcini legate de cesionari, stări, priorități, date, creare și mutare.
În plus, vă permite să atribuiți sarcini, să schimbați starea, să postați comentarii și să efectuați numeroase alte activități. Utilizatorii pot alege acțiunea care va avea loc în timpul declanșării automatizării și, astfel, își economisesc timp prețios.
ClickUp Automations acceptă mai multe aplicații externe, inclusiv Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform și Airtable, pentru a crea un flux de lucru unic, dar partajat. Mai presus de toate, asigură securitatea datelor utilizatorilor cu o platformă sigură și oferă un nivel ridicat de funcționare.
Jira Automation
Căutați o soluție de automatizare a sarcinilor care să vă ajute să vă concentrați asupra sarcinilor dvs. importante? Alege Jira Automation pentru a automatiza orice sarcină sau flux de lucru al afacerii tale cu câteva clicuri.
Cu această platformă, posibilitățile sunt nesfârșite – o puteți folosi pentru automatizarea asignărilor de sarcini pentru sincronizarea sarcinilor între departamente.
De asemenea, nu are nevoie să scrieți coduri. Selectați oricare dintre cele peste 100 de șabloane ale sale (DevOps, Slack, Business, Global etc.) și începeți să creați reguli de automatizare în câteva minute. De asemenea, puteți folosi ghidurile și videoclipurile sale pentru a începe procesul.
Companiile pot folosi acest software cu alte instrumente de afaceri populare, cum ar fi MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket etc.
Zapier
Cu 5.000 de aplicații și automatizare infinită, Zapier este soluția ideală pentru automatizarea sarcinilor pentru mărci renumite precum Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable și multe altele. Este un software de automatizare a sarcinilor fără cod, cu următoarele caracteristici notabile:
- Automatizare în mai mulți pași care poate include până la 100 de aplicații
- Logica simplă dacă/atunci pentru programarea condiționată într-un spațiu de lucru vizual
- Crearea completă a rețetelor de automatizare prin glisare și plasare
- Filtre multiple, astfel încât să puteți face rețete complexe de automatizare
- Formatați-vă datele în formula de automatizare folosind funcția Formatter
La momentul redactării acestui articol, platforma de integrare a aplicațiilor este potrivită pentru roluri de afaceri precum vânzări, tehnologia informației (IT), proprietari de întreprinderi mici și agenți de marketing online.
Când vorbim despre fluxurile de lucru în afaceri, puteți folosi integrările aplicațiilor Zapier sau Zaps pentru comunicațiile cu clienții, gestionarea datelor, managementul clienților potențiali și procesele de afaceri.
Tallyfy
Tallyfy este foarte potrivit pentru companiile cu un volum mai mare de documente, fișiere și date decât altele. Dezvoltatorul platformei de automatizare însuși a subliniat automatizarea sarcinilor pentru formulare online, fluxuri de lucru de afaceri, procese, sarcini, aprobări de documente și multe altele.
Are integrări și webhook-uri pentru diverse aplicații de afaceri și profesionale, cum ar fi e-mail Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau și multe altele.
De asemenea, software-ul de automatizare a sarcinilor acceptă instrumente de automatizare terțe, cum ar fi Zapier Connector și Power Automate. Prin urmare, dacă nu găsiți o integrare pentru aplicația dvs. de afaceri pe Tallyfy, puteți integra aplicația cu Power Automate sau Zapier și apoi o puteți opera pe Tallyfly.
Nintex
Când vine vorba de utilizarea unei platforme complete de automatizare, Nintex este o alegere ideală pentru afaceri. Acest instrument permite utilizatorilor să automatizeze sarcinile manuale și zilnice și să gestioneze fluxul de lucru al afacerii prin automatizarea proceselor robotizate.
Tot ce trebuie să faceți este să aflați procesele care necesită automatizare și să începeți să le automatizați cu câteva clicuri – și fără absolut niciun cod. Nu este nevoie să folosiți formulare pe hârtie, deoarece companiile pot colecta informații digital de pe formulare și smartphone-uri.
Mai mult, Nintex permite semnătura electronică în documentele dvs. și vă permite să generați automat documente ori de câte ori este necesar. De asemenea, puteți deveni parte a rețelei sale globale de parteneri pentru o automatizare rapidă și de succes.
Cuvinte finale
Automatizarea sarcinilor este secretul productivității, eficienței și profitabilității afacerii. Vă ajută să evitați penalizările pentru greșeli și să finalizați mai rapid sarcinile fizice sau digitale. Cu toate acestea, succesul în automatizare se află în software-ul pe care îl utilizați pentru a scrie procese automate sau rețete de sarcini.
Încercați software-ul de automatizare a sarcinilor de mai sus și alegeți unul care se potrivește domeniului dvs. de afaceri și nevoilor de stil de automatizare.
În continuare, puteți consulta instrumentele de automatizare a conturilor de plătit.