Directorii de asistență pentru clienți trebuie să răspundă la sute de întrebări în fiecare zi. Aplicațiile de răspuns predefinite își pot face munca rapidă și ușoară.
Multe dintre întrebările pe care echipa de asistență le primește zilnic sunt similare. Tastarea manuală a răspunsurilor la aceste întrebări este o sarcină contraproductivă. Însă, utilizatorii pot genera răspunsuri predefinite la întrebările frecvente și le pot stoca în instrumente de răspuns predefinite pentru utilizare instantanee.
Să explorăm mai multe despre răspunsul predefinit, inclusiv despre beneficiile și instrumentele de top care oferă acest serviciu.
Cuprins
Ce este un răspuns predefinit?
Mulți oameni confundă răspunsul predefinit cu răspunsul automat. În timp ce răspunsurile automate sunt robotizate și impersonale, răspunsurile predefinite sunt descriptive și personalizate.
Acestea sunt răspunsuri prestabilite la întrebări frecvente. Răspunsurile predefinite sunt întotdeauna utile și personalizate, așa că nu sună generate de mașină pentru clienți.
Cum funcționează răspunsurile predefinite cu Întrebările frecvente/Wiki pentru compania dvs.?
Răspunsurile predefinite și Wiki-ul companiei, întrebările frecvente și baza de cunoștințe de depanare ar trebui să fie sincronizate. Ar trebui să existe un sistem automat pentru a injecta pași specifici de depanare sau informații generale într-un substituent din răspunsul predefinit.
Dacă nu utilizați substituenți de text, răspunsurile predefinite se vor îngrămădi. Va fi dificil pentru agenții de servicii pentru clienți să gestioneze o listă atât de lungă de răspunsuri predefinite. Pentru a rezolva această problemă, unele servicii sau instrumente de verbiage scriptate vin cu sintaxe.
Când un personal de asistență introduce anumite coduri scurte sau sintaxe într-o consolă de e-mail sau de chat, instrumentul creează automat scriptul. Instrumentul extrage, de asemenea, informații de asistență dintr-o bază de cunoștințe a companiei, Întrebări frecvente sau Wiki.
Conectarea instrumentului de răspunsuri predefinite cu baza de cunoștințe a companiei vă ajută, de asemenea, să furnizați explicații actualizate sau pași de depanare. În caz contrar, va trebui să actualizați manual toate scripturile de asistență.
Beneficiile utilizării răspunsurilor predefinite
#1. Salveaza timp
Un răspuns predefinit vă asigură că nu trebuie să introduceți răspunsuri la întrebările frecvente. Deoarece directorii de asistență pentru clienți pot răspunde rapid la întrebările comune cu aceste răspunsuri, ei se pot concentra pe sarcini mai productive în timpul economisit.
#2. Management fără întreruperi
Furnizorii de servicii pentru clienți pot gestiona cu ușurință un număr mare de clienți cu ajutorul aplicațiilor de răspuns predefinite. Dacă lucrați pentru un furnizor de servicii de internet, prețul pachetelor disponibile este o întrebare pe care s-ar putea să o primiți frecvent.
În loc să răspunzi tuturor cu același răspuns tastând, poți face cu ușurință această treabă inserând răspunsul predefinit în fereastra de chat.
#3. Satisfacerea Clienților
Clienții doresc o rezolvare instantanee a problemelor lor. Dacă există o întârziere în a răspunde, le puteți pierde în fața concurenților dvs. Folosind răspunsurile predefinite, puteți răspunde la întrebările lor și vă puteți asigura că rămân loiali companiei dvs.
#4. Creșteți rata de conversație
Răspunsurile predefinite vă ajută, de asemenea, să convertiți un client potențial într-un client, răspunzând la întrebările acestora rapid și cu succes. Uneori, un potențial client pune o întrebare unică, iar personalul de asistență are multe în platou.
În această situație, ei pot răspunde la întrebările ușoare cu răspunsurile predefinite și pot folosi timpul pentru a răspunde la întrebarea unică. Astfel, puteți converti acel client potențial într-un client și vă puteți îmbunătăți rata de conversie.
Iată câteva dintre cele mai bune aplicații de răspuns predefinite.
birou de tipar
Tastarea repetitivă poate fi frustrantă și plictisitoare pentru personalul de asistență pentru clienți. Typedesk este o platformă simplă care îi ajută să scape de acest lucru, permițându-i să creeze și să gestioneze răspunsuri consecvente.
În plus, acest instrument multilingv poate fi integrat cu toate site-urile web și aplicațiile pe care le utilizează compania dvs., inclusiv Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk și Linkedin.
Dacă alegeți să utilizați typedesk, echipa dvs. va avea puterea de a răspunde la întrebările clienților în mod constant. Ca rezultat, clienții și clienții potențiali vor primi o experiență îmbunătățită în timp ce vă contactează biroul de asistență.
Acest instrument vine și cu funcția Team Folders care vă permite să partajați și să sincronizați instantaneu toate răspunsurile predefinite cu fiecare membru al echipei. În plus, directorii de asistență pot face fiecare răspuns unic folosind variabile.
Freshdesk
Scopul serviciului pentru clienți este de a răspunde la întrebările clienților, iar Freshdesk vă permite să faceți acest lucru fără probleme. Puteți interacționa cu clienții într-o conversație semnificativă pe diferite canale folosind această aplicație de răspuns predefinită.
Această suită omnicanal oferă o soluție completă de asistență care se concentrează pe furnizarea rapidă a unui serviciu extraordinar pentru clienți. Înțelege în mod proactiv cerințele clienților și le răspunde cu cel mai intuitiv suport.
Pe măsură ce trebuie să efectuați mai puține sarcini repetitive, economisiți timp și îl investiți în ceva mai fructuos. Această platformă unificată oferă baza de cunoștințe și automatizarea fluxului de lucru pentru a răspunde rapid întrebărilor clienților.
Folosind Freshdesk, puteți, de asemenea, să vă conectați cu clienții prin canalul lor de comunicare preferat și să schimbați fără probleme modul în orice moment.
Intenții sociale
V-ați săturat să comutați între mai multe instrumente de mesagerie și chat? Apoi, este timpul să folosiți Social Intents, una dintre cele mai bune aplicații de răspuns predefinite. Folosind această soluție, puteți discuta cu vizitatorii site-ului dvs. direct din aplicația de colaborare pe care o utilizați deja ca echipă.
Software-ul de chat live este o aplicație populară care funcționează pe Microsoft Teams, Slack și Webex. Deoarece nu trebuie să părăsiți aplicația existentă, puteți răspunde instantaneu la întrebări și puteți face clienții mulțumiți.
Social Intent vă permite să utilizați răspunsuri predefinite pentru a ajuta clienții cu timpi de răspuns rapid și pentru a construi relații cu clienții. Declanșatoarele sale proactive de chat live sunt, de asemenea, utile în atragerea vizitatorilor site-ului. Mai mult, aplicația susține colaborarea cu toți membrii echipei pentru a rezolva problemele clienților.
HappyFox
HappyFox este un sistem all-in-one de eliberare a biletelor de birou de asistență pentru o asistență mai rapidă și mai bună pentru clienți. Vă ajută să reduceți haosul și să vă organizați procesul de asistență cu funcții precum un sistem puternic de bilete de asistență și o bază de cunoștințe cu autoservire.
Puteți răspunde mai rapid la întrebările obișnuite și frecvente folosind instrumentul său de asistență. Pe lângă adăugarea de șabloane de răspuns, această aplicație efectuează acțiuni de bilete, cum ar fi schimbarea stării și adăugarea de etichete.
Când sunteți pe cale să răspundeți la un bilet, toate acțiunile predefinite disponibile vă vor fi vizibile. De asemenea, este posibil să căutați anumite acțiuni conservate și apoi să le aplicați. Această platformă acceptă și crearea de acțiuni predefinite specifice unei echipe.
HappyFox acceptă, de asemenea, integrarea cu numeroase aplicații de afaceri, inclusiv MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier și Twitter.
crocant
Scenariile de afaceri moderne impun companiilor să se conecteze cu clienții și să conducă instantaneu. crocant este o platformă de mesagerie multicanal care vă permite să faceți acest lucru. Acesta constă dintr-o listă de instrumente sofisticate cu ajutorul cărora puteți realiza o revoluție condusă de clienți pentru compania dvs. și puteți debloca hipercreșterea prin conversații cu aceștia.
Această platformă vine cu o funcție numită Shared Inbox. Acesta vă centralizează conversațiile de pe diverse canale, cum ar fi e-mail, messenger, SMS, chat live și Twitter DM. Prin urmare, devine fezabil să oferiți cel mai bun serviciu clienți printr-o colaborare fără efort.
Crisp acceptă, de asemenea, un hub central pentru o bază de cunoștințe. Îl puteți combina cu chatbot-uri și chat-uri live pentru a îmbunătăți experiența clienților cu răspunsuri în timp real.
UseResponse
UseResponse este un software de asistență clienți multicanal care reduce semnificativ timpul de răspuns și îmbunătățește experiența clienților. Platforma este o suită complet scalabilă și personalizabilă, care își propune să vă ajute echipa de asistență.
Folosind acest instrument, puteți gestiona fără efort mai mult de 10 canale de asistență, cum ar fi e-mail, chat live, messenger, forumuri comunitare și rețele sociale. Notificarea automată și alocarea de interogări fac sarcina mai ușoară pentru toți directorii de asistență pentru clienți.
În plus, UseResponse vă oferă analize avansate și rapoarte privind performanța procesului de asistență pentru clienți. Cu un instrument de urmărire a evaluării personalului și un SLA, instrumentul poate oferi un serviciu mai bun pentru clienți. Mai mult, utilizatorii pot integra această aplicație cu alte instrumente, cum ar fi Google, Salesforce, Jira și Zapier.
Klutch
Te-ai săturat să cauți prin documente și discuri pentru a găsi răspunsul potrivit la momentul potrivit? Utilizare Klutch pentru a stoca toate răspunsurile și ghidurile rapide într-o singură bază de cunoștințe a companiei.
Acum, nu trebuie să pierdeți timp căutând răspunsurile adecvate sau să tastați aceleași răspunsuri pentru întrebări repetitive. Accesați răspunsurile predefinite potrivite de pe orice dispozitiv și răspundeți cu asta.
Puteți chiar să scrieți un e-mail cu un singur clic clienților dvs. De asemenea, această platformă vă permite să stocați fragmente și link-uri utilizate frecvent. Utilizatorii pot accesa acest instrument din aplicația desktop, Chrome, Edge și orice dispozitiv mobil.
EngageBay
EngageBay vă poate furniza cele mai bune răspunsuri predefinite care sunt utile pentru serviciile pentru clienți, cum ar fi biroul de asistență și e-mailurile. Mai ales atunci când primiți sute de întrebări similare privind serviciile, aceste răspunsuri predefinite vă pot economisi timp și vă pot ajuta să vindeți mai mult.
Astfel, serviciul dumneavoastră pentru clienți va vedea un impuls și va deveni mai productiv prin vânzarea mai multor produse în mai puțin timp.
Pentru o mai bună conexiune cu clienții, puteți încerca și instrumentele rapide de personalizare. Funcțiile de personalizare vor face ca răspunsurile predefinite să sune ca niște răspunsuri proaspăt tastate și personalizate.
Pentru a spori eficiența afacerii, EngageBay promovează funcții de automatizare. Pur și simplu definiți condițiile interogărilor clienților, iar instrumentul va răspunde cu răspunsuri personalizate, predefinite.
Nu trebuie să fiți o persoană expertă în tehnologie pentru a utiliza acest instrument datorită comenzilor rapide și pictogramelor sale intuitive. În plus, utilizatorii pot scrie orice răspuns și îl pot marca cu ușurință ca conservat pentru utilizare ulterioară.
Concluzie
Când există un volum mare de interogări, aplicațiile de răspuns predefinite vă pot oferi cele mai simple soluții. Pe lângă faptul că răspund rapid, aceste aplicații fac echipa ta de asistență productivă și transformă mai mulți clienți potențiali.
Dacă sunteți interesat și să creați o bază de cunoștințe pentru compania dvs., puteți încerca aceste platforme pentru a crea o bază de cunoștințe.