Îmbunătățiți fluxul operațiunilor de achiziție pentru IMM-uri cu ajutorul acestor soluții software de top.
Administrarea procesului de achiziții este o sarcină complexă, cuprinzând aspecte precum achizițiile propriu-zise, gestionarea stocurilor, comenzile, facturile, relațiile cu furnizorii, plățile și multe altele. Totodată, acest proces este fundamental pentru succesul oricărei companii. Din acest motiv, automatizarea și gestionarea eficientă a procesului prin intermediul aplicațiilor dedicate este crucială.
Amânarea implementării unui software de achiziții poate duce la consecințe negative datorate procesării manuale. Prin urmare, este recomandat să se înceapă implementarea acestor instrumente imediat ce apar probleme cauzate de ineficiența proceselor manuale.
Să analizăm elementele fundamentale ale software-ului de achiziții și să descoperim cele mai performante instrumente disponibile.
Ce reprezintă un software de achiziții?
Achiziția se referă la activitatea de identificare și cumpărare a bunurilor și serviciilor necesare unei afaceri. Un software de achiziții este, așadar, o soluție informatică destinată automatizării diferitelor etape ale acestui proces.
Indiferent dacă este vorba despre analiza cheltuielilor, gestionarea contractelor sau efectuarea plăților, aceste instrumente vă oferă controlul total asupra fiecărei operațiuni. De asemenea, acestea se pot integra cu platforme ERP variate, facilitând întregul flux de lucru.
Mai mult, unele instrumente permit tuturor angajaților să acceseze și să execute sarcini dintr-o interfață centrală, ținând cont de permisiunile individuale.
Ce funcții îndeplinesc aceste instrumente?
Un software de achiziții poate gestiona o serie de sarcini, simplificând procesul pentru echipa dumneavoastră. Angajații pot iniția comenzi de achiziție de oriunde și pot colabora cu membrii echipei. Iată principalele funcții pe care un astfel de software le poate îndeplini:
- Generarea și verificarea comenzilor de achiziție.
- Automatizarea transmiterii electronice a comenzilor de cumpărare.
- Reamintirea comenzilor recente și a anulărilor.
- Trimiterea comenzilor de cumpărare în așteptare personalului relevant pentru acțiuni ulterioare.
- Efectuarea tranzacțiilor financiare și actualizarea stocului la primirea comenzii.
- Prevenirea deficitelor prin menținerea unui nivel adecvat de inventar.
- Colectarea și analiza datelor pentru optimizarea profitabilității.
- Standardizarea proceselor pe diverse platforme.
Să discutăm acum despre situațiile în care este indicată utilizarea acestor instrumente.
Cine utilizează un software de achiziții?
Utilizarea unui software de achiziții este necesară atunci când se achiziționează materii prime, echipamente IT, consumabile de birou și alte produse în cantități mari, în mod regulat. Prin urmare, orice afacere care achiziționează frecvent consumabile de la furnizori externi și dorește un sistem de achiziții transparent ar trebui să utilizeze astfel de instrumente.
În general, companiile care utilizează instrumente de achiziții includ:
- Producători de bunuri de larg consum și electrocasnice.
- Producători de vehicule.
- Afaceri din domeniul comerțului electronic și cu amănuntul.
De asemenea, consultanții sau agențiile de achiziții utilizează frecvent acest tip de software.
Multe companii externalizează operațiunile de achiziții către aceste agenții pentru a beneficia de flexibilitate și eficiență. Firme precum Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture sunt lideri în consultanța de achiziții.
Cum ajută un software de achiziții companiile?
#1. Automatizarea achizițiilor
Automatizarea proceselor de afaceri este tot mai răspândită, inclusiv în domeniul achizițiilor. Cu ajutorul software-ului specializat, puteți automatiza întreaga operațiune.
De la identificarea furnizorilor până la înregistrarea acestora, selecția produselor, verificarea calității și, în final, semnarea contractelor, totul este gestionat printr-o singură platformă.
În majoritatea cazurilor, instrumentul procesează automat cererile interne de cumpărare, necesitând doar aprobarea unui manager înainte de a genera comanda de cumpărare.
#2. Transparență în procesul de cumpărare
Persoanele relevante din companie, cum ar fi managerii și directorii financiari, pot analiza tendințele de achiziție dintr-o platformă centralizată. Nu este necesară o cercetare îndelungată pentru a obține rapoarte despre achiziții.
De asemenea, instrumentul urmărește fiecare pas până la finalizarea tranzacției, asigurând o transparență corporativă ridicată și prevenind posibile acte de corupție.
#3. Optimizarea aprobărilor
Aceste instrumente utilizează algoritmi inteligenți pentru a distinge comenzile de cumpărare legitime de cele inutile. Astfel, managerii primesc doar solicitări de cumpărare autentice, ceea ce duce la aprobări rapide.
#4. Vizibilitate asupra cheltuielilor
Panoul de control al instrumentului oferă o imagine de ansamblu asupra cheltuielilor totale ale companiei pentru achiziții, informații despre furnizori, sumele plătite și alte date relevante. Acest lucru vă ajută să bugetați proiecte, să reduceți cheltuielile inutile și să economisiți resurse.
Caracteristici de avut în vedere la alegerea unui software de achiziții
Majoritatea instrumentelor de achiziții oferă un set standard de funcționalități. Totuși, înainte de a alege un anumit software, asigurați-vă că oferă cel puțin următoarele caracteristici:
- Un panou de control pentru gestionarea furnizorilor, unde să puteți adăuga noi furnizori sau să revizuiți contractele existente.
- O funcție de descoperire a furnizorilor.
- Un instrument de gestionare a riscurilor care să blocheze cheltuielile inutile sau comenzile de cumpărare necorespunzătoare.
- O funcționalitate de audit, pentru a putea verifica comenzile de achiziție, plățile către furnizori etc.
- O funcționalitate de bugetare, care să permită introducerea unui buget lunar sau trimestrial și menținerea achizițiilor în limitele acestuia.
- O funcționalitate de comunicare, care să notifice utilizatorii despre noi comenzi de cumpărare, facturi, comenzi scadente etc.
- O versiune mobilă pentru monitorizarea cheltuielilor, aprobarea comenzilor, finalizarea ofertelor și alte operațiuni.
- Posibilitatea de a stabili politica corporativă privind achizițiile.
- Posibilitatea de a crea fluxuri de lucru personalizate pentru scenarii de achiziție specifice, dacă software-ul nu are șabloane predefinite.
Acum că ați înțeles conceptul și funcțiile acestor instrumente, iată o selecție a celor mai bune aplicații software de achiziții disponibile pentru IMM-uri.
Precoro
Pentru echipele mici și mijlocii, Precoro este o soluție eficientă pentru simplificarea procesului de achiziție și eliminarea activităților manuale. Economisiți timp și resurse financiare prețioase, permițând echipei să se concentreze pe priorități esențiale.
Acest software inovator și rapid optimizează sistemul de achiziție la plată al organizației dumneavoastră, sporind eficiența operațională. Precoro gestionează eficient sarcinile implicate în procesul de achiziție, cum ar fi cererile de achiziție, comenzile și facturarea.
În plus, Precoro îmbunătățește fluxul de lucru al aprobărilor. Etapele precum procesul de solicitare, comenzile de achiziție, aprobarea, facturarea și gestionarea facturilor pot fi efectuate electronic cu ajutorul acestui instrument.
Aplicația facilitează, de asemenea, controlul procesului, aprobarea și analiza cheltuielilor, chiar și atunci când sunteți în deplasare.
Cu această soluție fiabilă, companiile pot genera rapoarte regulate și analize de date. Rapoartele detaliate și complete acoperă toate procesele din fluxul de lucru și informațiile relevante despre achiziții.
Aceste rapoarte permit urmărirea și corectarea erorilor, personalizarea formatelor de raport pentru diferitele părți interesate și exportul datelor în timp real pentru contabilitate și analiză financiară.
Kissflow
Dacă doriți să controlați procesul de achiziție la plată, dar cu flexibilitate sporită, Kissflow este soluția ideală datorită interfeței sale simple și personalizabile. Pentru cererile de achiziție, platforma oferă formulare flexibile care facilitează colectarea, aprobarea și urmărirea acestora.
Odată ce o solicitare este aprobată, platforma generează automat comenzi și emite documentele necesare. Pentru gestionarea furnizorilor, instrumentul oferă un portal eficient pentru integrarea, administrarea și menținerea relațiilor cu aceștia.
Cu Kissflow, aprobarea facturilor devine rapidă, efectuându-se chiar și de pe dispozitive mobile. De asemenea, acceptă potrivirea automată a datelor în trei direcții, verificând facturile cu contractele, comenzile de achiziție și documentele de recepție.
Kissflow generează informații detaliate, bazate pe date, despre tendințele achizițiilor, cheltuieli și performanța furnizorilor. Utilizatorii pot genera rapoarte personalizate, cu parametrii ajustabili.
Platforma se integrează perfect cu diverse instrumente terțe. Eliminând redundanța, Kissflow poate fi conectat cu aplicații ERP și financiare precum Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP și NetSuite. De asemenea, această soluție permite utilizarea de pluginuri și API-uri puternice.
Team Procure
Pentru IMM-uri, Team Procure este o soluție ideală pentru simplificarea procesului de achiziție. Totodată, acest software satisface și nevoile companiilor care gestionează operațiuni complexe de achiziții la nivel internațional.
Această platformă unică, bazată pe cloud, gestionează aprobările, comenzile de cumpărare și inventarul. În cazul cererilor de achiziție, soluția le sortează în funcție de buget, departament și nivel de prioritate. Din aceste solicitări, utilizatorii pot genera comenzi și monitoriza programele de livrare.
Team Procure oferă și o funcție de analiză a ofertelor, permițând companiilor să gestioneze ofertele primite de la mai mulți furnizori, alegând cel mai bun preț. Deoarece organizațiile au nevoi diferite, platforma oferă posibilitatea de a crea fluxuri de lucru personalizate.
Integrarea furnizorilor și a vânzătorilor este ușoară. Instrumentul include și indicatori cheie de performanță (KPI) pentru monitorizarea eficienței operaționale. Chiar dacă aveți depozite în mai multe locații, acest instrument oferă un sistem integrat de gestionare a acestora. Serviciul poate fi integrat cu ușurință în sistemul existent, prin intermediul API-ului personalizat.
Procurement Express
ProcurementExpress este un software de achiziții eficient, conceput pentru a simplifica fluxurile de lucru aferente. Eliminați procesele manuale, documentele fizice și riscul de fraude cu ajutorul acestui instrument.
Sistemul său inovator de aprobare permite stabilirea limitelor de cheltuieli și definirea lanțurilor de aprobare. Companiile pot atribui niveluri de aprobare diferiților angajați. De asemenea, organizațiile pot personaliza și automatiza etapele unui lanț de aprobare, pentru o eficiență maximă.
Aplicația vă permite să creați comenzi rapide și precise, pe baza relației cu furnizorii individuali. Puteți include câmpuri și meniuri necesare pentru a genera comenzi profesionale și contextuale.
În funcție de structura financiară a companiei, puteți aloca costuri în diverse locații, evitând cheltuielile excesive. Utilizând funcția de raportare din aplicație, puteți analiza, de asemenea, detaliile cheltuielilor. Mai mult, soluția vă ajută să creați bugete pentru diferite proiecte și departamente.
Procurify
Renunțați la documentele fizice, la aprobările lente și la soluțiile complexe cu ajutorul Procurify. Acest software proactiv de gestionare a cheltuielilor oferă vizibilitate și control asupra finanțelor companiei.
Cu acest instrument, puteți aproba toate comenzile de achiziție dintr-un singur loc. De asemenea, puteți monitoriza cheltuielile în timp real, în raport cu bugetele alocate. Procurify oferă carduri de cheltuieli fizice și virtuale, pentru operațiuni fără probleme.
Procurify permite crearea unui flux de lucru pentru automatizarea și monitorizarea fiecărei etape a procesului de achiziție. De asemenea, puteți seta permisiuni de cumpărare în funcție de departament și locație. O altă funcție importantă este posibilitatea de a sorta toate comenzile pentru un anumit furnizor.
Aplicația poate realiza analize ale performanțelor furnizorilor, facilitând deciziile de achiziții și afaceri. Puteți importa articole și detalii din catalog, inclusiv imagini.
Această soluție se integrează direct cu aplicațiile preferate, precum Amazon Business, Oracle, Quickbooks și Slack.
Coupa
Coupa este o platformă care oferă vizibilitatea și controlul cheltuielilor necesare pentru gestionarea eficientă a procesului de achiziții. Alegând această soluție, veți beneficia de o experiență de cumpărare simplă și eficientă, economisind totodată timpul angajaților.
Caracteristicile cheie ale acestei aplicații includ:
- Simplificarea proceselor de solicitare de achiziție și de comandă.
- Urmărirea în timp real a comenzilor de cumpărare.
- Alerte pentru prețuri reduse și alte beneficii.
- Formulare flexibile pentru introducerea datelor pentru serviciile bazate pe cerințe (SOW).
- Panou de control pentru gestionarea bugetului în timp real.
În plus, instrumentul acceptă aprobări prin email și dispozitive mobile. De asemenea, companiile îl pot folosi pentru gestionarea stocurilor și a contractelor.
Bellwether
Bellwether face ca procesul de achiziții să fie transparent și rapid. Eliminați aprobările verbale și comunicarea dificilă prin email sau telefon.
Acest software permite configurarea rapidă a solicitărilor, comenzilor de achiziție și facturilor. Funcții precum fluxul de lucru avansat și bugetarea asigură o vizibilitate și un control sporit asupra cheltuielilor.
Instrumentul bazat pe cloud oferă flexibilitatea și personalizarea necesare pentru nevoile specifice ale afacerii. Bellwether poate oferi suport pentru diverse limbi sau câmpuri personalizate. Mai mult, vă permite să accesați aplicația de oriunde.
PairSoft
PairSoft este un software ușor de utilizat, destinat automatizării fluxului de lucru în procesul P2P. De asemenea, oferă vizibilitate asupra cheltuielilor și facilitează relații bune cu furnizorii.
Software-ul poate fi implementat rapid în sistemul existent sau ERP și utilizat cu ușurință. PairSoft facilitează gestionarea comenzilor prin eficientizarea întregului proces. De asemenea, obțineți informații complete despre cheltuielile pe categorii.
PairSoft permite comunicarea în timp real între companii și furnizori. Procesarea și validarea facturilor sunt alte sarcini pe care le puteți automatiza cu acest software. De asemenea, platforma oferă funcții de analiză și raportare.
Concluzie
În era digitalizării, gestionarea procesului de achiziții fără un software sau o soluție automată este o provocare. Aceste instrumente pot deschide noi oportunități în fiecare etapă a acestui proces.
Mai mult, aplicațiile asigură o eficiență optimă chiar și atunci când extindeți afacerea. Consultați lista de software de achiziții pentru a selecta soluția potrivită nevoilor dumneavoastră. De asemenea, luați în considerare caracteristicile esențiale pe care ar trebui să le aibă un instrument robust pentru achiziții automate.
În calitate de IMM, vă recomandăm să vă informați și despre cele mai bune instrumente de gestionare a documentelor.