Software-ul de documentare a proceselor este esențial pentru companii, deoarece oferă o foaie de parcurs structurată pentru ca întreprinderile să își eficientizeze operațiunile. Documentarea procesului este o componentă esențială a managementului de proiect, deoarece răspunde la o întrebare importantă – Cum se vor face lucrurile?
Anterior, managerii de proiect se bazau pe abordarea manuală pentru a crea documentația procesului, dar acum pot trece la instrumente complete de documentare a procesului care eficientizează cu pricepere întregul proces.
În acest ghid, am enumerat cel mai reputat software de documentare a procesului disponibil, dar mai întâi, să înțelegem ideea de documentare a procesului într-un mod mai bun. Dar înainte de a începe, iată un tabel la îndemână cu software-ul de documentare a procesului pe care l-am enumerat.
Titlu
Descriere
Explora
Scrib
Instrument AI pentru documentare ușoară a procesului cu capturi de ecran.
Miro
Documentare și mapare scalabilă a proceselor cu integrări.
Document360
Procesele de afaceri simplificate și managementul schimbărilor.
Strada Procesului
Șabloane drag-and-drop, liste de verificare standardizate.
Heflo
Suport BPMN 2.0, descărcare/export, editor WYSIWYG.
Șabloane bogate, colaborare în timp real, drag-and-drop.
FlowShare
Urmărire dinamică, captură de ecran, export în diverse formate.
ProProfs
Import din Word/PDF, ajutor sensibil la context, multimedia.
Deci, cum funcționează software-ul pentru documente de proces? Pur și simplu vorbind, un document de proces este un ghid detaliat care explică cum se realizează o sarcină. De exemplu, explică procedura completă de transfer a datelor dvs. de pe serverele vechi pe mediul de stocare în cloud.
Un document de proces poate fi sub forma unei organigrame, un tutorial sau pur și simplu o politică. Aceasta implică faptul că documentarea procesului este activitatea de înregistrare sau documentare a procesului pas cu pas de realizare a unei sarcini.
Documentația procesului se dovedește benefică pentru membrii echipei, noii membri și chiar și clienții atunci când trebuie să înțeleagă cum să facă o anumită lucrare.
Cuprins
Cum documentezi un proces?
Procedura de documentare a procesului este împărțită în următorii pași:
- Alegeți procesul pe care trebuie să îl documentați și stabiliți scopul și domeniul de aplicare al acestuia.
- Descrieți limitele procesului și oferiți răspunsuri la întrebări precum ceea ce începe procesul și când procesul este finalizat.
- Menționați rezultatele procesului și acțiunile care trebuie efectuate ulterior.
- Specificați software-ul și echipamentul necesar pentru efectuarea procesului. Acest lucru ar putea varia de la platforme de codare la spațiu de stocare în cloud și servere.
- Găsiți ideea cum va funcționa procesul. Puteți crea un proces pas cu pas de la etapa inițială până la etapa finală.
- Enumerați numele părților interesate, factorilor de decizie și angajaților care joacă un rol în documentația procesului.
- Acum, transferați toate detaliile în sistemul de documentare a procesului și asigurați-vă că nu pierdeți nimic.
Odată ce ați abordat cele de mai sus, ajungem la partea simplă, deoarece nu o puteți partaja membrilor echipei, care o pot accesa cu ușurință mai târziu.
Importanța documentării proceselor de afaceri
Documentarea proceselor de afaceri oferă numeroase beneficii pe termen lung. Unele dintre cele notabile sunt următoarele:
- Proces coerent de afaceri – Eliminați ambiguitatea proceselor, astfel încât angajații să poată oferi rezultatul dorit.
- Reduceți erorile operaționale – Eliminați ineficiența operațiunilor de afaceri pentru a îmbunătăți cultura muncii.
- Respectați conformitatea legală – Evitați răspunderile legale în viitor dacă o procedură este gestionată greșit în neștire.
- Managementul schimbării – Asigurați-vă că angajații se pot adapta cu ușurință la schimbările efectuate în procesele de afaceri existente.
- Minimizați timpul de pregătire – Reduceți timpul de integrare pentru noii angajați, asigurându-vă că învață rapid.
- Atribuiți sarcini – Asigurați-vă că fiecare angajat are un set definit de responsabilități, astfel încât fluxul de lucru al afacerii să nu fie perturbat.
Când procesul este deja pus într-un format procedural, este mai ușor pentru angajați să știe care sunt pașii care trebuie urmați.
Ce este software-ul de documentare a proceselor de afaceri?
Fără îndoială, documentarea procesului este o sarcină complexă și există șanse de erori umane dacă este făcută manual. Această declarație de problemă a condus la introducerea unui software de documentare a proceselor, care simplifică procesul de afaceri de creare a documentelor, eliminând spațiul pentru greșeli. Mai jos sunt câteva dintre beneficiile probabile pe care le oferă software-ul de documentare a proceselor.
- Instrumentele online permit membrilor echipei să acceseze toate documentele procesului de afaceri dintr-un loc centralizat.
- Funcțiile de stocare în cloud vă permit să accesați documentația procesului din mers, spre deosebire de documentul manual, care este disponibil doar offline.
- Software-ul vă permite să gestionați, să actualizați și să colaborați la el în timp real.
- De asemenea, este posibil să accesați analiza utilizatorilor, ceea ce ajută în continuare la îmbunătățirea bazei de cunoștințe și la luarea deciziilor în cunoștință de cauză.
În plus, găsirea informațiilor este mai ușoară, deoarece instrumentul de căutare online facilitează căutarea rapidă a informațiilor sau a ghidului de care aveți nevoie.
Caracteristici de căutat
Când alegeți un software de documentare a proceselor pentru afacerea dvs., verificați următoarele caracteristici:
- Ar trebui să vă asigurați că software-ul oferă o experiență de utilizator plăcută persoanelor care nu sunt familiarizate cu astfel de instrumente.
- Aceste platforme ar trebui să poată reprezenta vizual diferite tipuri de date și ar trebui să accepte, de asemenea, link-uri și alte forme de media.
- Asigurați-vă că funcția de documentare a procesului permite membrilor echipei să colaboreze în timp real.
- Ar trebui să fie posibil să exportați documentul procesului într-o varietate de formate sau să îl încărcați direct pe diferite platforme.
- Software-ul ar trebui să accepte integrarea cu unul sau mai multe instrumente de afaceri utilizate în prezent de organizația dvs. pentru a permite reutilizarea informațiilor.
Acestea fiind spuse, haideți să verificăm unele dintre cele mai bune software de documentare a proceselor pe care le-am încercat practic și am dori să le recomandăm.
Scrib
Dacă răspunzi adesea la întrebări repetate cu privire la finalizarea sarcinii, avem o soluție pentru tine! Întâlni Scribo metodă rapidă și ușoară de documentare și partajare a proceselor legate de afaceri în câteva secunde.
Caracteristici:
- Încurajați angajații și noii angajați să înțeleagă rapid procesul.
- Consolidarea programelor de instruire prin automatizarea documentației procesului și crearea POS.
- Îmbunătățiți consistența proceselor organizaționale cu conținut de instruire la cerere.
- Automatizați procesul de creare a ghidului de instruire pentru a actualiza centrele de ajutor și baza de cunoștințe.
Scribe este un instrument bazat pe inteligență artificială pentru a converti rapid procesele digitale într-un ghid pas cu pas, fără a investi tone de efort. Tot ce trebuie să faceți este să activați reportofonul Scribe și să efectuați o plimbare prin întregul proces. Și iată! Ai creat automat ghidul pas cu pas, împreună cu capturile de ecran relevante atașate!
Miro
Pe care se bazează mărci precum Dell, Cisco și Deloitte Miro, un software de cartografiere și documentare de proces ușor de utilizat, care vă permite să mapați informațiile esențiale legate de afaceri. Ușor scalabilă, platforma permite membrilor echipei să se conecteze și să optimizeze procesele de afaceri folosind instrumentele de cartografiere încorporate.
Caracteristici
- Încorporați procesele de afaceri și hărțile steam în instrumente precum Confluence, Coda și Notion.
- Integrarea Jira pentru a revizui procesul de afaceri, a cartografi călătoriile clienților și a urmări anumite acțiuni.
- Diferite pachete pentru managementul proiectelor, maparea călătoriei clienților și maparea proceselor de afaceri.
- Importați cu ușurință hărți de proces de pe platforme precum Microsoft Visio, Draw.io și Lucidchart.
- Bibliotecă bogată de șabloane pentru a oferi clienților dvs. cea mai bună experiență și pentru a răspunde nevoilor acestora.
Miro oferă instrumente precum diagrame de flux, diagrame BPMN, Value Stream Mapping și Swimlanes, care vă ajută să analizați scenarii specifice și să îmbunătățiți utilizarea resurselor.
În acest fel, puteți vizualiza planurile de afaceri și puteți comunica eficient strategia și transformarea membrilor echipei.
Document360
Verifică Document360, care ajută la transmiterea experiențelor clienților mai bune pentru peste 10.000 de utilizatori din peste 80 de țări. Oferind proceduri standard de operare, platforma vă permite să eficientizați diferitele procese de afaceri pentru o mai bună înțelegere a angajaților dumneavoastră.
Caracteristici:
- Proces operațional pentru a oferi o înțelegere clară a proceselor de afaceri aprobate și pentru a răspândi conștientizarea despre rolurile și responsabilitățile angajaților.
- Managementul schimbării pentru o tranziție fără întreruperi de la procesele de afaceri învechite la cele noi.
- Modul de instruire a angajaților pentru a se asigura că noii angajați pot înțelege eficient cunoștințele și își pot îmbunătăți capacitățile.
Cu Document360, vă puteți asigura că procesele de afaceri sunt clare și consecvente, ceea ce va îmbunătăți indirect productivitatea în întreaga organizație.
Strada Procesului
Conceput pentru echipe conștiincioase, Strada Procesului este un software popular de documentare a proceselor care garantează creșterea performanței echipei tale. Acest instrument intuitiv este util atunci când trebuie să documentați toate procesele organizaționale de bază, astfel încât toți angajații să rămână pe aceeași pagină.
Caracteristici:
- Trageți și plasați editorul pentru a crea și actualiza șabloanele în câteva minute.
- Liste de verificare standardizate cu funcții precum sarcini de oprire, aprobări și termene dinamice pentru a urmări fiecare proces în mod corespunzător.
- Funcția de actualizare automată pentru a actualiza listele de verificare odată ce modificările sunt efectuate.
- O platformă centralizată permite colaborarea ușoară și căutarea documentelor.
- Experiență simplificată a utilizatorului pentru a oferi un proces de instruire mai rapid.
Companiile pot alege Process Street pentru a documenta tot felul de procese de afaceri, cum ar fi fluxul de lucru Git, configurarea noilor clienți, integrarea angajaților, sarcini zilnice și săptămânale, selectarea candidaților, generarea de facturi și procesele de audit intern.
Heflo
Dispunând de un aspect modern și proiectat profesional, Heflo este un instrument de documentare a proceselor de afaceri care vă permite să efectuați procesele astfel încât documentele să fie generate automat. Datorită Heflo, colaborarea în timp real pentru a proiecta procesul de afaceri este acum posibilă în câteva clicuri.
Caracteristici:
- Suport pentru notația BPMN 2.0.
- Descărcați documentația ca imagine sau exportați-o pe o altă platformă.
- Editor WYSIWYG pentru a formata texte și modele.
- Clasificați procesele în biblioteci de interogări și procesați documentația în anteturi de articole pentru o identificare adecvată.
- Definiți regulile de afaceri și integrările și efectuați optimizarea în noul ciclu BPM.
Sunteți liber să modelați, să analizați, să mapați, să optimizați, să automatizați și să documentați procesele de afaceri și să le descărcați în diferite formate precum PDF, Word, HTML și Excel sau să le exportați în BPMN. Cu funcția de stocare în cloud a Heflo, este posibil să accesați documentația procesului de oriunde și oricând.
Creativ
Creativ, o platformă de management al muncii oferă șabloane de documentare a proceselor pentru a eficientiza procesul de documentare a procesului de afaceri. Acest lucru vă ajută să enumerați procesele de afaceri executate sistematic în organizația dvs.
Caracteristici:
- Bibliotecă bogată de șabloane personalizabile pentru a descrie diferite procese, fluxuri de lucru în echipă, piste de înot și multe altele.
- Trageți și plasați instrumente pentru a descrie cu ușurință procesele complexe de documentare.
- Importați rapoarte, capturi de ecran și imagini necesare pentru a crea un document de proces cuprinzător.
- Exportați toate tipurile de date de pe diferite platforme pentru o recuperare și o analiză ușoară.
- Conectați forme pentru a construi structuri de navigare în și între spațiile de lucru pentru a elimina inconsecvențele.
Dispunând de capabilități de documentare convingătoare, software-ul oferă biblioteci bogate de forme și instrumente de diagrame, cum ar fi diagrame de flux, hărți ale fluxului de valoare, BPMN, hărți de proces, hărți de activitate și multe altele. Cu Creately, este posibilă colaborarea în timp real, care este necesară pentru a susține fluxul de lucru al echipei interfuncționale în timpul procesului de documentare.
FlowShare
Alege FlowShare pentru a crea documentație de proces interesantă și demonstrații pentru toate aplicațiile utilizate de organizația dvs. Peste 1.000 de companii au creat deja ghiduri aprofundate pentru a organiza sesiuni de instruire interactive pentru angajații lor folosind acest instrument.
Caracteristici:
- Motor dinamic de urmărire pentru a capta toate acțiunile și a forma automat un ghid.
- Capturați ecrane și acțiuni, cum ar fi clicurile mouse-ului, precum și comenzile rapide.
- Estompați toate datele sensibile folosind instrumentul încorporat.
- Generați automat descrieri de text, inclusiv numele elementelor – butoane, meniuri, file etc.
- Decupați în bloc capturile de ecran și imaginile pentru a evita sarcinile redundante.
- Exportați în formate precum PDF, PPTX, DOCX, HTML, Demo interactivă, PNG, RPA, SCORM, xAPI etc.
FlowShare nu numai că va reduce timpul și erorile care apar din cauza proceselor manuale, dar va permite și organizației dvs. să adapteze o procedură standard de documentare. Aplicația vă permite să modificați rapid documentația existentă fără a fi nevoie să o recapturați din nou.
ProProfs
Preferat de Dell, Sony, Cisco și alte corporații notabile, ProProfs este un software de documentare a proceselor care vă permite să importați fișiere pentru a crea rapid documente și, dacă este necesar, să creați documentația direct de la zero.
Caracteristici
- Importați conținutul din documente Word sau PDF-uri direct în document
- Ajutor sensibil la context pentru o înțelegere holistică a jargonului tehnic
- Includeți sfaturi cu instrumente, ferestre pop-up și casete luminoase pentru a oferi informații suplimentare
- Adăugați imagini, videoclipuri și infografice pentru o explicație mai bună a procesului de afaceri
- Bibliotecă bogată de fonturi, modele și teme pentru estetică și branding.
Platforma ProProfs vă permite să adăugați imagini și videoclipuri pentru o mai bună explicare a proceselor angajaților și clienților dumneavoastră. Este echipat cu editorul WYSIWYG care vă permite să alegeți dintr-o gamă de opțiuni de stilare și formatare a textului.
Ultimele Cuvinte
Documentarea diferitelor procese în desfășurare în organizația dvs. este vitală pentru a evita inconsecvența în efectuarea operațiunilor și pentru a prezenta o foaie de parcurs atât pentru angajați, cât și pentru clienți. Dar ceea ce este mai important este să alegeți cel mai bun software pentru a crea documentația pentru compania dvs., deoarece cu software-ul potrivit de gestionare a proceselor, veți vedea o creștere îmbunătățită a afacerii.
Platformele enumerate în acest ghid sunt încercate și testate de noi și s-au dovedit destul de utile. Cu toate acestea, alegerea ideală pentru organizația dvs. va depinde exclusiv de nevoile dvs. individuale.
În continuare, software-ul de automatizare a documentelor pentru a economisi orele de lucru.