Resursele Umane reprezintă o arie profesională dedicată oamenilor, mai precis, angajaților, care sunt fundamentul oricărei afaceri prospere.
Prin urmare, este crucial să menținem angajații motivați și să îi gestionăm cu înțelepciune. Avansările tehnologice, precum software-ul HRMS (Sistem de Management al Resurselor Umane) bazat pe inteligența artificială și automatizare, au simplificat semnificativ procesele de resurse umane.
Pe măsură ce afacerea se extinde, apar diverse provocări legate de scalabilitate, gestionarea proceselor și datelor, optimizarea forței de muncă și multe altele. Odată cu creșterea numărului de angajați, administrarea resurselor umane devine din ce în ce mai complexă, de la recrutare și angajare, la instruire, gestionarea salariilor și respectarea reglementărilor. În plus, informațiile sensibile tind să fie dispersate în multiple locații și foldere.
Această situație poate duce la epuizarea personalului HR și la o scădere a eficienței generale.
Într-un mediu competitiv, unde timpul este esențial, ineficiențele nu sunt permise, mai ales în perioada de creștere.
Dacă departamentul dumneavoastră de resurse umane încă operează cu foi de calcul și documente arhivate, este clar că vă lipsește ceva!
Care este soluția ideală?
Un software de management HR, cunoscut și ca HRMS!
Ce este un HRMS?
Într-o formulare simplă, un HRMS este un program software care folosește tehnologia pentru a gestiona operațiunile de HR. Scopul său este de a crește eficiența și productivitatea afacerii prin automatizarea sarcinilor repetitive și manuale. Astfel, echipa de resurse umane poate gestiona eficient procesele și poate aloca mai mult timp unor activități esențiale pentru dezvoltarea afacerii.
Acest software acoperă diverse aspecte ale managementului resurselor umane, inclusiv:
- Planificarea resurselor umane
- Recrutarea
- Integrarea noilor angajați
- Confirmarea postului după perioada de probă
- Administrarea informațiilor angajaților
- Gestionarea cererilor de concediu și a politicilor
- Urmărirea prezenței și a timpului de lucru
- Procesarea salariilor
- Calculul modificărilor salariale
- Procesul de demisie
- Reguli și reglementări de comunicare și management
- Implicarea angajaților
- Conformitatea cu legislația
- Rapoarte MIS (Management Information System)
- Instruire și dezvoltare
- Evaluarea performanțelor
- Planificarea succesiunii
De ce au companiile nevoie de un HRMS?
Metoda tradițională cu pix și hârtie poate funcționa în primele etape, dar nu este sustenabilă pe termen lung, pe măsură ce afacerea se extinde. Pentru IMM-uri, utilizarea unui HRMS adecvat este crucială, deoarece accelerează procesul de creștere prin automatizarea sarcinilor complexe, eliminând erorile potențiale. Chiar și erorile minore pot afecta negativ productivitatea.
Un HRMS combinat cu tehnologii inovatoare, precum analiza datelor și automatizarea, aduce beneficii nu doar angajatorilor, ci și angajaților și clienților, asigurând că informațiile corecte ajung la locul potrivit și la momentul potrivit.
Un raport indică faptul că piața globală a software-ului de resurse umane este estimată la 30 de miliarde de dolari până în 2030, cu o creștere previzionată de 9,4% între 2017 și 2025.
Să explorăm câteva dintre avantajele pe care le oferă afacerilor moderne.
Gestionarea eficientă a angajaților
Echipa de resurse umane poate monitoriza prezența și orele de lucru ale angajaților pentru a asigura productivitate maximă și compensarea orelor suplimentare. De asemenea, poate gestiona trainingul, salarizarea, performanța și implicarea angajaților, încurajând un sentiment de apartenență la organizație.
Monitorizarea KPI-urilor
Un HRMS poate automatiza cu precizie monitorizarea Indicatorilor Cheie de Performanță (KPI) pentru a evalua eficiența angajaților în atingerea obiectivelor. Poate urmări durata petrecută de un angajat într-un anumit rol, absenteismul, timpul necesar pentru atingerea obiectivelor etc.
Promovarea autoservirii angajaților
Una dintre funcțiile cheie ale unui HRMS este autoservirea angajaților, unde aceștia pot accesa profilurile și portalul lor personal. Acesta include informații despre termenele și condițiile companiei, politica de concediu, statul de plată, procesul de demisie etc., reducând necesitatea de a contacta departamentul de resurse umane. Acest lucru economisește timp pentru ambele părți.
Pentru a solicita concediu, angajații nu mai trebuie să scrie o cerere formală. Ei pot face cererea prin intermediul sistemului, verificând totodată soldul de concediu disponibil, lista de sărbători, evenimentele viitoare și alte informații relevante.
Eliminarea erorilor umane
Automatizarea reduce erorile umane care pot costa companiile timp, bani și conformitate cu reglementările. Minimizează posibilitatea greșelilor și a dublării datelor, asigurând executarea corectă a sarcinilor.
Siguranța datelor și confidențialitatea
Asigurarea conformității
Respectarea legilor federale și statale este esențială pentru buna funcționare a companiei. Nerespectarea acestora poate avea consecințe grave asupra reputației și poate atrage sancțiuni. Un HRMS actualizează în mod regulat toate modificările legislative pentru a asigura conformitatea.
De ce un software HRMS bazat pe cloud sau SaaS?
În loc de software-ul tradițional local, care necesită achiziționarea integrală, puteți opta pentru un software Software-as-a-service (SaaS) găzduit în cloud. Acest model este bazat pe abonament, eliminând necesitatea unei investiții inițiale majore. Furnizorul de servicii vă oferă accesul la software pentru o anumită perioadă, conform planului ales.
Sună familiar?
Da, similar cu Netflix!
Spre deosebire de software-ul local, modelul SaaS nu necesită instalare sau configurare complicată. Totul este pregătit în prealabil și poate fi utilizat într-o oră sau două. Acest lucru reduce costurile și economisește timp, eliminând grijile legate de întreținere.
Fiind găzduit într-un mediu cloud, software-ul SaaS oferă o scalabilitate superioară, permițând alegerea unui pachet adaptat capacității organizației dumneavoastră.
Prin urmare, dacă intenționați să implementați un HRMS în organizație, luați în considerare un software SaaS. Pentru a vă ajuta în alegere, iată câteva dintre cele mai bune software-uri disponibile.
Freshteam
Apropiați-vă de angajații dumneavoastră folosind Freshteam pentru a administra inteligent toate procesele HR și pentru a lua decizii bine fundamentate. Cu ajutorul sistemului său de urmărire a solicitanților, puteți găsi candidați, programa interviuri și angaja persoanele potrivite. Recrutați din portaluri de locuri de muncă, site-uri de carieră, recomandări, furnizori, rețele sociale și multe altele.
Creați fișe de evaluare pentru interviuri, adăugați echipe de angajare, stabiliți etape ale fluxului de lucru și personalizați formularele de solicitare pentru fiecare post. Păstrați toate informațiile despre candidați, inclusiv e-mailuri, CV-uri, scoruri, istoricul interacțiunilor, feedback etc., într-un singur loc cu Candidate 360. În timpul programării interviurilor, invitați membrii comitetului și primiți feedback. Software-ul permite, de asemenea, gestionarea ofertelor de muncă și configurarea detaliilor, înregistrarea deciziilor și pregătirea scrisorilor de ofertă.
Cu Freshteam, integrarea noilor angajați este simplă, inițiind procesul în prealabil pentru a finaliza documentația și formularele. Prima zi devine mai ușoară, permițând noilor angajați să interacționeze cu colegii și să se familiarizeze cu organizația. După semnarea documentelor, le puteți încărca în profilurile angajaților, puteți crea sarcini, urmări activitățile și trimite memento-uri pentru finalizarea procesului de înscriere.
Folosiți câmpurile de formular drag-and-drop pentru a crea informații despre angajați și mențineți organigrame pentru a ilustra structura corporativă, incluzând numele, departamentele și pozițiile. Creați și implementați politici de concediu pentru anul calendaristic și alocați-le cu ușurință echipelor, locațiilor, schimburilor sau departamentelor. Urmăriți concediile, generați rapoarte de concediu și identificați tendințele de absenteism.
Aplicația mobilă disponibilă pe iOS și Android facilitează recrutarea, permițând trimiterea de e-mailuri, oferirea de feedback și luarea de decizii. Solicitați concediu sau aprobați/respingeți cererile altora printr-o simplă atingere și accesați înregistrările angajaților de oriunde.
Bizneo HR
Pentru a automatiza și optimiza departamentul de Resurse Umane și pentru a îmbunătăți managementul personalului, una dintre cele mai bune soluții este Bizneo HR Software pentru resurse umane. Această suită include peste 10 instrumente tehnologice care acoperă și oferă soluții pentru a îmbunătăți toate etapele prin care trece un angajat într-o companie.
În primul rând, cele mai puternice instrumente ale sale vizează inovarea și perfecționarea recrutării și selecției candidaților, evaluarea și instruirea angajaților pentru a le măsura abilitățile și pentru a le dezvolta performanța la potențialul maxim.
Apoi, există mai multe funcționalități care simplifică activitatea zilnică:
- Gestionarea timpului și a vacanțelor și managementul schimburilor.
- Procese de onboarding și offboarding pentru a facilita integrarea noilor angajați
- Sondaje pentru măsurarea satisfacției, implicării, climatului de lucru etc.
- Fluxuri de lucru care automatizează sarcinile de rutină, notificările și comunicările (încheierea contractului, data programată pentru o evaluare salarială, notificări că angajatul lipsește de la muncă etc.).
În plus, software-ul se integrează cu alte instrumente (integrare cu salarizarea, controlul accesului, prezența, ERP-uri). Pe scurt, este o tehnologie avansată care îmbunătățește managementul resurselor umane și oferă o atenție deosebită celei mai importante valori a unei companii: angajații.
Sage HRMS
Depășiți provocările legate de resurse umane și luați decizii inteligente cu ajutorul Sage HRMS pentru a crește eficiența organizației. Oferă o soluție dinamică pentru gestionarea întregului ciclu de viață al angajaților, de la angajare până la pensionare. Software-ul este scalabil, adaptându-se nevoilor dumneavoastră în continuă schimbare.
Angajați talente, păstrați cei mai buni angajați și identificați cu ușurință angajații interni pentru poziții de conducere. Reduceți fluctuația de personal prin creșterea nivelului de implicare a angajaților. Îmbunătățiți gestionarea timpului pentru fiecare angajat și acoperiți concediile și prezența, pe lângă managementul salariilor, evaluările performanței, beneficiile, autoservirea și multe altele.
Eliminați erorile costisitoare la înscrieri și la introducerea datelor, evitând totodată documentele complicate legate de beneficii. Analiza de risc permite evaluarea angajaților pe baza informațiilor, statisticilor, abilităților, performanței, asigurărilor, datelor demografice și multe altele.
Sage University oferă cursuri complete susținute de instructori și sesiuni de învățare la cerere pentru a utiliza eficient software-ul. Baza de cunoștințe Sage, Sage City și Sage Resources oferă suport non-stop, răspunzând întrebărilor și oferind cele mai recente actualizări software imediat ce acestea sunt lansate.
Gusto
Răsplătiți echipa dumneavoastră cu un sistem HRMS complex, Gusto. Toate procesele, de la angajare, onboarding și salarizare, la performanță și promovare, sunt gestionate impecabil cu ajutorul acestui software.
Creați scrisori de ofertă profesionale, integrați noii angajați digital, evitând documentele, și permiteți-le să își completeze profilurile. Toate documentele sunt stocate digital în software pentru a menține un sistem organizat. Zilele proceselor de salarizare complicate și riscante au trecut; utilizați sistemul simplificat de salarizare al software-ului și înregistrați cu ușurință taxele.
Sincronizați automat toate datele asociate cu urmărirea timpului, planurile de beneficii, noile angajări și multe altele. Mențineți angajații fericiți, sănătoși și asigurați utilizând același software care poate alimenta planurile dumneavoastră în statul de plată. Gusto oferă echipei instrumente și resurse pentru a-și asigura viitorul financiar prin Gusto Cashout, beneficii de transport, compensații pentru angajați și economii pentru pensie 401(k) și 529 pentru facultate.
În plus, software-ul oferă instrumente precum asistență financiară pentru afaceri mici, un calculator al ratei de ardere, un calculator de taxe pentru angajatori, un instrument de comparare a salariilor și o listă de verificare pentru noii angajați. Este compatibil cu HIPAA, ACA și ERISA. Poate gestiona cerințele COBRA și poate trimite e-mailuri angajaților pentru a finaliza documentele după ce părăsesc organizația.
Cezanne HR
Indiferent dacă organizația dumneavoastră este mică, medie sau mare, Cezanne HR vă ajută să eficientizați fiecare aspect al activităților de resurse umane. Această suită modernă de resurse umane bazată pe cloud vă permite să gestionați și să sprijiniți forța de muncă utilizând tehnologii de ultimă generație, instrumente de automatizare și funcții impresionante.
Oferind servicii companiilor din peste 100 de țări, Cezanne HR pune la dispoziție traduceri în 10 limbi diferite, fără costuri suplimentare. De asemenea, acceptă înregistrarea datelor financiare în moneda locală și facilitează gestionarea birourilor din întreaga lume cu fluxuri de aprobare, centre de cost, portaluri de resurse umane și permisiuni de administrator personalizate. Sistemul oferă o flexibilitate optimă pentru gestionarea diferitelor sarcini, de la adăugarea de angajați până la demisii.
Oferă un portal online non-stop, bogat în articole specializate, ghiduri, sfaturi de configurare, training, consultanță, notificări inteligente, rapoarte integrate, formulare personalizabile, management eficient al fluxului de lucru și servicii de implementare. Interacționați eficient cu forța de muncă utilizând aplicația mobilă și instrumentele online pentru a încuraja colaborarea și comunicarea eficientă.
Nu pierdeți timp cu întreținerea, deoarece Cezanne se ocupă de acest aspect, pe lângă actualizările periodice. Toate datele sunt protejate cu ajutorul securității avansate și a protecției datelor prin criptare, parole și conformitatea GDPR. În plus, arhitectura sa deschisă vă ajută să creșteți productivitatea și permite conectarea ușoară cu aplicații terțe.
People HR
V-ați săturat să irosiți timp cu sarcini repetitive?
Folosiți People HR pentru a automatiza aceste procese și pentru a vă concentra asupra zonelor care necesită mai multă atenție. Acum puteți uita de urmărirea zilelor de boală, actualizarea datelor angajaților, aprobarea cererilor de concediu, compilarea statisticilor privind fluctuația de personal și multe altele. Cu ajutorul sistemului său de urmărire a solicitanților, puteți angaja și reține talente care se potrivesc culturii organizaționale. Partajați locurile de muncă disponibile pe diverse portaluri și identificați și interacționați cu persoanele potrivite pentru a contribui la dezvoltarea afacerii.
Prezentați informații HR cu ajutorul rapoartelor grafice detaliate pentru liderii de afaceri și obțineți recomandări și planuri de acțiune. Învățați de la alți profesioniști din domeniul HR prin intermediul HRMS și îmbunătățiți-vă procesul decizional. De asemenea, puteți compara informațiile HR cu alte companii din industria dumneavoastră pentru a identifica zonele care necesită îmbunătățiri.
Interacționați mai bine cu angajații și ajutați-i să își optimizeze potențialul cu ajutorul sistemului dinamic de management al performanței. Identificați angajații cu performanțe remarcabile și pe cei care au nevoie de sprijin pentru a-și îmbunătăți performanța. People HR vă permite să migrați cu ușurință datele în noul sistem și să oferiți training de specialitate pentru a utiliza software-ul la capacitate maximă.
Chiar și fără cunoștințe tehnice avansate, puteți utiliza acest software datorită simplității și ușurinței sale.
Zenefits
Gestionarea proceselor HR nu mai este o provocare cu Zenefits, care aduce beneficii afacerii dumneavoastră în diverse moduri. Printr-un simplu click, puteți trimite scrisori de ofertă cu toate detaliile esențiale, împreună cu un link pentru acceptarea online. Software-ul oferă șabloane de scrisori de ofertă bine concepute și opțiunea de a încărca un șablon personalizat.
Partenerul său, Checkr, realizează verificări complete și rapide ale antecedentelor direct din software. Permite noilor angajați să se integreze singuri utilizând aplicația mobilă sau site-ul web Zenefits, economisind timp prețios în prima zi. Software-ul creează digital documente fiscale pentru angajați, bazate pe informațiile disponibile.
Software-ul încurajează tranziția către un mediu fără hârtie prin funcția de semnătură digitală. Prin integrarea perfectă cu Slack, Salesforce, Google Workspace etc., noii angajați se pot conecta automat la conturile lor. Oferă organigrame dinamice și un director de angajați cu informații necesare pentru a îmbunătăți comunicarea între departamente.
Automatizați evenimentele angajaților, cum ar fi promoțiile, transferurile de echipă/departament, rezilierile, demisia și multe altele. Software-ul sincronizează proactiv datele și orice modificări în timp real, astfel încât acestea să se reflecte în toate părțile sistemului. Sprijină nu doar angajații, ci și alți colaboratori, inclusiv freelanceri, antreprenori independenți și consultanți. Asigurați conformitatea cu reglementările guvernamentale prin automatizarea sarcinilor.
Creați și administrați politica PTO, aprobați cererile de concediu, stabiliți date de blocare și utilizați Calculatorul automat de sold PTO pentru a economisi timp. Sprijină business intelligence prin rapoarte despre compensații, activități ale angajaților, statistici privind egalitatea de șanse, rate de fluctuație a personalului și opțiuni pe acțiuni acordate.
BambooHR
Angajații dumneavoastră sunt activele companiei dumneavoastră și contează cel mai mult. Gestionați-i cu atenție folosind BambooHR, un software complet pentru colectarea, organizarea și analizarea datelor angajaților. Îmbunătățiți procesul general de recrutare și integrare, gestionați compensațiile inteligent și dezvoltați o cultură organizațională sustenabilă.
BambooHR vă permite să stocați toate informațiile într-o bază de date unică și sigură, folosind instrumente dinamice de editare și raportare pentru fluxuri de lucru mai rapide. Puteți controla sistemul prin intermediul site-ului web sau al aplicației mobile, accesibile oricând și de oriunde.
Personalizați formalitățile și documentele pentru a facilita procesul de onboarding, asigurând o primă zi mai puțin stresantă. Utilizați semnăturile electronice pentru a gestiona înregistrările digital și a elimina haosul de pe birou. Urmărirea timpului, PTO, beneficiile, salarizarea etc. sunt simplificate cu BambooHR.
Obțineți informații aprofundate despre managementul performanței, satisfacția angajaților și alte statistici importante pentru a modela planul dumneavoastră de acțiune. În prezent, BambooHR are peste 1,56 milioane de utilizatori activi în întreaga lume și oferă o perioadă de probă gratuită de șapte zile pentru a testa software-ul în practică.
Concluzie
Procesele de resurse umane sunt esențiale în afacerile moderne, fie că este vorba de recrutare, salarizare, performanță sau promovare. Acestea necesită un grad ridicat de precizie, iar chiar și o mică eroare poate avea consecințe costisitoare. Însă nu vă mai faceți griji; implementați un HRMS bazat pe cloud în organizație pentru a automatiza toate sarcinile și a minimiza erorile.