Importanța serviciilor notariale și evoluția lor digitală
Serviciile notariale reprezintă deseori etape esențiale în viața noastră. Indiferent dacă achiziționăm o proprietate, adoptăm un copil, ne căsătorim sau redactăm un testament, probabil că vom avea nevoie de asistența unui notar pentru a finaliza documentele necesare.
Conform ultimului raport al Asociației Naționale a Notarilor, în 2021, Statele Unite numărau peste 4,4 milioane de notari.
În ultimii ani, serviciile notariale online au câștigat o popularitate semnificativă. Acestea oferă același nivel de servicii ca și cele tradiționale, dar cu avantajul suplimentar al accesibilității online. Această dezvoltare oferă o gamă mai largă de opțiuni pentru cei care caută cele mai bune servicii notariale.
Am analizat temeinic piața pentru a identifica cele mai de încredere companii din acest domeniu. Evaluarea noastră a inclus factori precum istoricul, reputația, platforma utilizată, procedurile și structura de prețuri a fiecărei afaceri.
În continuare, vă prezentăm câteva metode sigure de a obține documente legalizate fără a părăsi confortul casei dumneavoastră. Înainte de a explora instrumentele specifice, vom aborda câteva concepte de bază.
Ce este un software pentru notari (e-notari)?
Un software e-notar oferă funcționalitatea necesară notarilor publici, avocaților și tuturor celor care trebuie să semneze documente electronice în mod securizat. Această tehnologie este esențială pentru oricine se confruntă cu necesitatea semnării digitale a documentelor.
Software-ul e-notar crește securitatea și ușurința în utilizare pentru companii și persoane fizice care necesită notarizare. De asemenea, permite vizualizarea rapidă a documentelor care mai trebuie legalizate. Mai mult, oferă posibilitatea de a controla cine are acces la informații confidențiale.
Companiile și organizațiile care necesită asistența unui notar folosesc frecvent software-ul e-notar. O varietate largă de documente pot fi legalizate prin aceste servicii, printre care se numără actele de proprietate, acordurile de asigurare și declarațiile pe propria răspundere.
Utilizarea software-ului e-notar în locul metodelor tradiționale economisește timp și bani. De asemenea, reduce riscul compromiterii datelor din documentele confidențiale. Unele sisteme, care includ conferințe web, oferă posibilitatea legalizării documentelor de la distanță.
O caracteristică importantă a software-ului e-notar este jurnalul notarial electronic. Acesta eficientizează activitatea notarilor, integrându-se adesea cu software-uri pentru semnături electronice, gestionarea contractelor și platforme de conferințe web.
Pentru ca un produs să fie clasificat drept e-notar, acesta trebuie să aibă următoarele capacități:
- Să permită notarilor și persoanelor să semneze cu ajutorul tehnologiei de semnătură digitală sau electronică.
- Să asigure autentificarea și alte metode de verificare a securității.
- Să ofere destinatarului un sigiliu electronic valid în instanță și un certificat notarial specific notarului care a efectuat legalizarea.
- Să faciliteze conferințele web pentru a permite legalizarea de la distanță.
Beneficiile software-ului E-Notar
Deși beneficiile sunt numeroase, cele mai importante sunt:
- Eliminarea necesității de a te prezenta fizic la un notar. Aceasta oferă flexibilitate în alegerea notarilor autorizați din punct de vedere al timpului și al locației.
- Un risc redus de fraudă, datorită îmbunătățirilor în verificarea digitală a identității.
- Economie de timp, un avantaj esențial în contextul modern.
- Auditare mai ușoară și măsuri de securitate sporite, datorită software-ului pentru notari online.
În concluzie, software-ul pentru notariat online asigură legalizarea doar a documentelor de încredere. Notarizarea electronică de la distanță, care folosește conferințe video și audio în direct, facilitează semnarea documentelor de oriunde din lume, oferind un avantaj competitiv prin accesibilitate și rapiditate.
Ce face ca software-ul pentru notariat online o alegere ideală?
O combinație de autentificare cu mai mulți factori, analiza acreditărilor și autentificarea dinamică bazată pe chei constituie un sistem eficient de protecție pentru notarizările online la distanță.
În alegerea unui software de notarizare online, este important să luați în considerare anumite aspecte, precum:
- Dacă asociația impune ca aceste verificări să fie realizate de notari.
- Dacă software-ul respectă regulile HIPAA.
- Dacă se asigură că notarii au acreditările corespunzătoare și se află în zone în care notarizarea online la distanță este legală.
Asociația Națională a Notarilor verifică anual antecedentele membrilor săi. Instrumentele notariale disponibile trebuie să ofere răspunsuri clare la aceste întrebări.
Serviciile de notarizare online sunt disponibile 24/7. Platformele securizate accelerează procesele de afaceri și reduc timpul necesar pentru procedurile manuale. Companiile pot oferi clienților o modalitate rapidă și digitală de legalizare a documentelor esențiale. Procesul implică încărcarea unui document electronic, verificarea identității cu un act oficial cu fotografie, conectarea video cu un notar autorizat și descărcarea documentului legalizat.
Puterea și versatilitatea acestor tehnologii sunt remarcabile. Este crucial să selectați un software de notarizare online care să prioritizeze siguranța și ușurința de utilizare pentru clienții dumneavoastră.
Notar PandaDoc
Cu PandaDoc Notary, procesul de legalizare este la fel de simplu ca semnarea electronică a unui document. Legalizarea online este folosită de companii atunci când întâlnirile fizice sunt imposibile (semnatarul este în spital, în alt stat etc.).
PandaDoc Notary permite companiilor să transfere procesul de notarizare online, economisind timp și bani în comparație cu metodele tradiționale. Mai mult, oferă o soluție unică pentru întregul proces, de la început până la sfârșit.
PandaDoc Notary protejează documentele prin notificări și stocare securizată, folosind criptare de ultimă generație. Această abordare asigură protecția informațiilor confidențiale.
PandaDoc Notary include, de asemenea, multiple modalități de verificare a identității și păstrează un jurnal complet al activității notarului, conform legilor statului. Aceste măsuri reduc riscul de fraudă, asigurând validitatea și aplicabilitatea legală a semnăturilor.
Semnarea Securizată
Secured Signing este o platformă de semnătură electronică sigură și de încredere, ideală pentru companiile care valorifică semnăturile. Interfața sa intuitivă și rapiditatea sunt apreciate atât de clienți, cât și de personal.
Platforma oferă opțiuni avansate pentru securizarea documentelor, semnăturilor și operațiunilor companiei. Semnăturile digitale generate de Secured Signing sunt mai mult decât simple marcaje, ele includ un marcaj temporal. Configurarea platformei este rapidă și ușoară.
Eliminând nevoia de a scana, semna și scana documentele, Secured Signing economisește timp prețios. Generatorul de formulare personalizabil simplifică formularele digitale pentru procedurile uzuale.
Funcțiile avansate de semnătură digitală, care verifică identitatea semnatarului, integritatea documentului, marcarea temporală a semnăturii și integritatea datelor, asigură validitatea și obligativitatea legală a documentelor de afaceri serioase.
Echipa Secured Signing se dedică dezvoltării continue, adăugând funcționalități noi și îmbunătățind platforma pentru a eficientiza procesul.
DocuSign
DocuSign este un serviciu de semnătură electronică bazat pe cloud, care permite companiilor de toate dimensiunile să comunice, să semneze și să gestioneze contractele de pe orice dispozitiv. Platforma este utilizată de peste 250.000 de companii din 188 de țări, facilitând semnarea diferitelor documente, cum ar fi permise școlare, contracte corporative, acorduri și aprobări.
DocuSign permite utilizatorilor să trimită documente prin e-mail și să le semneze în mai multe limbi. Serviciul include și o aplicație mobilă pentru dispozitivele Android, iOS și Windows.
DocuSign eNotary extinde procesul de notarizare în mediul digital, oferind o modalitate pentru notarii publici de a semna electronic documente ca martori personali. Platforma oferă și o probă gratuită de 30 de zile.
Planul Personal începe de la 10 USD pe lună per utilizator, planul Standard de la 25 USD pe lună per utilizator și planul Premium de la 40 USD pe lună per utilizator.
SemNiX
Software-ul SIGNiX pentru notarizare online la distanță (RON) este mai sigur decât metodele tradiționale. Acesta folosește informații criptate în documente digitale care nu pot fi modificate.
SigNiX permite verificarea identităților, realizarea de semnături digitale, înregistrarea video, crearea de copii ale documentelor notariale și menținerea unui jurnal electronic securizat. Software-ul oferă toate instrumentele necesare pentru legalizarea documentelor electronic și în siguranță.
Soluția de notarizare online la distanță bazată pe cloud elimină necesitatea echipamentelor speciale pentru notari. Orice persoană poate participa la o legalizare de pe orice dispozitiv cu un browser web.
Deoarece eNotaryDoX folosește platforma de semnătură digitală SIGNiX, fiecare semnătură, nu doar documentul final, este sigilată criptografic cu dovezi legale. Acest lucru garantează că nimeni nu poate schimba documentul după ce a fost semnat de un notar.
Legitimați
Legitify oferă clienților posibilitatea de a-și legaliza documentele online, de la distanță și de oriunde, folosind autentificarea audio-video bazată pe inteligență artificială. Această soluție elimină necesitatea deplasării fizice la un notar public.
Platforma oferă în prezent un serviciu de tip pay-as-you-go, cu o taxă de confort/sesiune de notarizare de 35 EUR. În curând, vor fi lansate abonamente și planuri Enterprise.
Cu Legitify, puteți încărca documentul, programa o întâlnire online, întâlni notarul într-un apel audio-video și legaliza documentul înainte de finalizarea sesiunii. Platforma end-to-end garantează că procesul de legalizare online este sigur și respectă cele mai recente standarde de securitate stabilite de industrie.
Notar LMI
Serviciul Notarial LMI a colaborat cu Notary Hub, producătorul software-ului RON necesar pentru autentificarea documentelor online. Acesta oferă toate resursele necesare pentru a deveni notar public, inclusiv școlarizare, obligațiuni și acces la notar online de la distanță. Pentru protecția notarului, oferă, de asemenea, Asigurare de Erori și Omisiuni Notariale.
Serviciile LMI includ și formarea necesară pentru jobul de notar, cum ar fi instrucțiuni privind notarizarea online la distanță. LMI este activă în prezent în SUA, în New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware și Districtul Columbia.
Concluzie
Pentru a deveni notar electronic, este suficientă activarea contului. Dacă nu sunteți sigur dacă statul dumneavoastră permite notarilor să efectueze acte notariale electronice sau la distanță online, puteți verifica site-urile web corespunzătoare. De asemenea, acolo puteți analiza și tarifele practicate, pentru a alege cea mai potrivită opțiune.
Vă invităm, de asemenea, să explorați și alți furnizori de servicii de documente juridice la prețuri accesibile pentru IMM-uri.