Este indiscutabil faptul că o comunicare eficientă reprezintă fundamentul oricărei afaceri. Într-o perioadă în care munca la distanță a devenit o normă, iar membrii echipelor sunt adesea dispersați geografic, acordarea unei atenții sporite comunicării este mai importantă ca niciodată.
Dincolo de echipele care lucrează de la distanță, chiar și companiile care se întorc la birou apelează la aplicațiile de chat pentru a optimiza comunicarea, datorită avantajelor și funcționalităților pe care le oferă. Aici intervin aplicațiile de chat destinate mediului de lucru. Aceste instrumente simplifică schimburile de informații și contribuie la crearea unei culturi organizaționale sănătoase între colegi.
Ce sunt platformele de comunicare profesională? 💻
Platformele de comunicare profesională reprezintă instrumente care au înlocuit emailul, metoda principală de comunicare în trecut. Aceste aplicații depășesc limitele emailului, permițând membrilor echipei să interacționeze, să discute aspecte profesionale și să genereze idei inovatoare pentru a-și îndeplini sarcinile. Aceste instrumente oferă funcții diverse, precum chat-uri private, conversații de grup, apeluri audio și video, alături de alte instrumente de creștere a productivității.
Să analizăm beneficiile majore pe care le oferă utilizarea acestor platforme de comunicare pentru afacerea ta:
Sursa imagine: Unsplash
Comunicare optimizată
Unul dintre cele mai importante avantaje pe care le vei obține prin utilizarea platformelor de chat este o comunicare clară și eficientă între membrii echipei, indiferent de locația lor. Aceștia pot schimba mesaje, discuta idei și participa la apeluri video chiar și atunci când nu se află fizic în același loc.
Flux de lucru eficientizat
Instrumentele de comunicare profesională ajută echipele să organizeze munca și să îmbunătățească fluxul de lucru. Angajații pot stabili întâlniri zilnice pentru a-și planifica activitățile, a atribui sarcini și a obține feedback rapid.
Implicarea angajaților
Dincolo de optimizarea fluxului de lucru și a comunicării, platformele de chat încurajează angajații să participe la activitățile echipei, sporind astfel productivitatea generală.
Organizare sporită
A fi neștiutor cu privire la evoluția sarcinilor și a uita de responsabilitățile ce trebuie îndeplinite este o problemă frecventă la birou, dar această problemă este eliminată cu ajutorul aplicațiilor de chat. Platformele de comunicare pentru echipe mențin totul organizat, ținându-te la curent cu activitățile și sarcinile tale.
Economisirea timpului ⏳
Gestionarea eficientă a timpului este crucială atunci când colaborezi cu colegii pentru a finaliza un proiect. Aplicațiile de comunicare profesională economisesc timpul pe care l-ai petrece părăsind biroul pentru a discuta cu o persoană. Astfel, se reduc eforturile și resursele, scăzând cheltuielile inutile.
Construirea relațiilor de echipă 👨💻
Un mediu de lucru sănătos este esențial pentru angajații care lucrează ca o echipă. Utilizarea platformelor de comunicare pentru colaborarea la proiecte și sarcini ajută la consolidarea relațiilor și la generarea de idei noi.
În acest ghid, am prezentat cele mai bune platforme de chat pentru spațiul de lucru, care pot îmbunătăți semnificativ comunicarea în afacerea ta. Un aspect interesant la aceste platforme este faptul că oferă planuri gratuite pentru echipe mai mici.
Workplace
Workplace Chat este o platformă de comunicare concepută pentru companii, care facilitează conectarea membrilor echipelor care lucrează de la distanță, într-un mod simplu și sigur. Deținută de Meta, platforma include funcții precum chat, apeluri video, postări, flux de știri și grupuri, care ajută la diseminarea tuturor informațiilor relevante pentru afacere.
Workplace Chat se integrează ușor cu instrumentele de afaceri ale organizațiilor, creând o modalitate sigură și productivă de a partaja cunoștințe și de a construi comunități de lucru. Acest software de chat permite echipelor să interacționeze prin intermediul sugestiilor în timp real, oferite prin comentarii, reacții și mesaje instantanee. Astfel, devine mai ușor să consolidezi cultura de lucru și să te conectezi cu colegii de oriunde în lume.
Workplace by Meta îți permite să creezi spații de colaborare, denumite grupuri. Aceste grupuri sunt utile pentru gestionarea proiectelor, alocarea sarcinilor colegilor, oferirea de feedback, partajarea actualizărilor, menționarea colegilor și partajarea fișierelor în siguranță, fără limite de stocare. Poți configura aceste grupuri ca fiind private, publice sau secrete și poți crea grupuri cu membri din mai multe companii. Administratorii grupurilor pot restricționa accesul membrilor, pentru a se asigura că doar persoanele autorizate pot accesa conținutul.
Aplicația Workplace Chat se poate integra cu peste 50 de instrumente de afaceri, cele mai importante fiind Office 365, Google Workspace și ServiceNow. De asemenea, se pot dezvolta integrări personalizate pentru a conecta chat-ul Workplace cu orice alt instrument al companiei tale. Compania garantează confidențialitatea informațiilor sensibile ale utilizatorilor.
Caracteristicile cheie ale Workplace Chat by Meta sunt următoarele:
- Funcțiile de apeluri video și vocale live facilitează comunicarea, permițând diseminarea evenimentelor și informațiilor companiei, stimulând spiritul de echipă.
- Biblioteca de cunoștințe este utilă pentru crearea, stocarea și partajarea documentelor de afaceri în aplicația de chat. Astfel, toate informațiile sunt mai bine organizate și accesibile pe computer și smartphone-uri.
- Grupurile de lucru facilitează comunicarea și colaborarea eficientă cu echipa, contribuind la consolidarea culturii de lucru.
- Fluxul de știri bazat pe ML afișează informații personalizate, relevante și prioritizate, ajutându-te să rămâi concentrat și productiv.
Workplace by Meta este independent de platformă, fiind accesibil pe desktop și dispozitive mobile, permițându-ți să fii la curent cu informațiile indiferent de locație. Prețul pentru Workplace Chat începe de la 4 USD pe lună. De asemenea, ai la dispoziție o perioadă de probă de 30 de zile pentru a testa software-ul înainte de a-l achiziționa.
Chatwork
Chatwork oferă echipelor o nouă modalitate simplificată de a lucra. Există camere de chat pentru fiecare proiect de echipă, astfel conversațiile despre fiecare proiect rămân organizate în spații separate. Toți membrii echipei pot vizualiza progresul, detaliile și deciziile și pot participa în timp real.
Chatwork oferă următoarele funcționalități pentru a le permite membrilor echipei să-și sincronizeze activitatea și să comunice:
Gestionare chat
- Secțiunea „Chatul meu” îți permite să notezi informații importante.
- Discută direct cu oricare dintre membrii echipei.
- Creează un grup separat pentru fiecare proiect, în camera de chat de grup.
- Caută mesajele vechi folosind cuvinte cheie.
Managementul sarcinilor
- Creează și alocă sarcini colegilor tăi, astfel toată lumea fiind conștientă de responsabilitățile sale.
- Urmărește progresul sarcinii în raport cu termenul limită.
- Marchează sarcina ca finalizată și managerul va fi notificat automat.
Partajarea fișierelor
- Partajează fișiere în diferite formate, cum ar fi Word, Excel și Imagini.
- Previzualizează fișierele încărcate în browser înainte de a le trimite.
- Descarcă fișierele partajate de colegi.
Apeluri video
- Organizează un apel video cu membrii grupului.
- Discută cu membrii grupului față în față.
- Partajează cu ușurință ecranul cu ceilalți participanți la apelul video.
- Partajează imagini în apelurile video de pe smartphone.
Managementul contactelor
- Invită colegii să se alăture serviciului de chat al organizației tale.
- Acceptă sau refuză solicitările de înscriere.
- Introdu ID-ul de chat sau emailul pentru a căuta colegi.
Gestionarea notificărilor
- Permite browserului să te notifice cu privire la activitatea de pe Chatwork.
- Activează sau dezactivează sunetele de notificare.
- Configurează Chatwork pentru a te anunța când primești emailuri în căsuța poștală.
Managementul utilizatorilor
- Adaugă membri noi în grup (numărul maxim de utilizatori depinde de abonament).
- Clasifică și verifică membrii.
- Actualizează detaliile utilizatorului, cum ar fi parola.
Managementul profilului
- Adaugă avatarul sau imaginea ca poză de profil.
- Adaugă imaginea de copertă care apare în profil.
Personalizează ID-ul de chat
- Adaugă datele de contact, cum ar fi adresa de email și numărul de telefon.
O versiune gratuită a Chatwork este disponibilă, dar are funcționalități limitate. Dacă dorești să treci la versiunea premium, aceasta costă 5 USD per utilizator pe lună, facturată anual.
Microsoft Teams
Teams este un instrument de colaborare popular dezvoltat de Microsoft, parte a suitei Office 365. Organizațiile apreciază Microsoft Teams pentru rolul său esențial în facilitarea conversațiilor la locul de muncă, colaborarea între membri, chat-ul video și partajarea documentelor, care contribuie la îmbunătățirea comunicării și a productivității angajaților.
Deși Microsoft Teams este renumit pentru capacitățile sale de videoconferință, segmentul Group Chat este la fel de important. Platforma a înlocuit cu succes emailul ca metodă de comunicare, în special pentru membrii echipelor care lucrează de la distanță.
Pe lângă interacțiunea dintre membri, Microsoft Teams Group Chat permite integrarea cu alte aplicații de afaceri. Astfel, angajații se simt ca și cum ar lucra într-un birou virtual. Teams Group Chat este disponibil ca parte a clientului desktop, clientului web și a aplicației mobile Microsoft Teams. Poți accesa Microsoft Teams de pe orice sistem de operare, iOS, macOS, Windows sau Android. Mai mult, Microsoft Teams este disponibil și ca extensie de browser, care poate fi adăugată în browserul preferat.
Teams Group Chat are o gamă variată de funcții, incluzând toate instrumentele specifice unei aplicații de chat profesionale. De la emoji-uri, GIF-uri, formatare de text, menționări, răspunsuri în fir și partajare de fișiere. Utilizatorii pot trece cu ușurință de la mesageria instantanee la apeluri video, printr-un simplu click pe o pictogramă. În plus, poți opri discuțiile pentru a nu mai primi notificări și chiar să fixezi conversațiile importante.
Alte caracteristici includ:
- Notificări atunci când cineva te etichetează sau te anunță.
- Partajarea fișierelor cu membrii echipei și accesul la fișierele trimise de aceștia.
- Funcția de căutare a mesajelor, care permite căutarea prin introducerea cuvintelor cheie.
- Posibilitatea de a iniția apeluri audio pentru a comunica cu membrii echipei, pe lângă mesageria instantanee.
- Integrarea cu alte instrumente de afaceri utilizate în cadrul companiei.
- Posibilitatea descărcării instrumentului ca supliment pentru anumite abonamente sau servicii, cum ar fi Outlook 365.
După cum am menționat anterior, Microsoft Teams este disponibil ca parte a suitei Office 365. Versiunea gratuită a Teams oferă spațiu de stocare limitat și alte restricții. Pe de altă parte, Microsoft Teams Essentials oferă funcționalități suplimentare și costă 4,00 USD per utilizator pe lună. Microsoft 365 Business Basic are un preț de pornire de 5,00 USD per utilizator pe lună.
Google Chat
Google Chat este un software de comunicare profesională, parte integrantă a Google Workspace. Platforma oferă membrilor echipelor din companii și organizații o modalitate de a colabora și de a comunica pe marginea proiectelor și sarcinilor. Google Chat acționează ca un hub centralizat în care membrii echipei și managerii pot crea camere virtuale de chat, pot organiza conversații în fir, pot urmări progresul sarcinilor și pot face follow-up.
Fiecare cameră de chat oferă opțiuni separate pentru chat, partajare de fișiere, alocarea și finalizarea sarcinilor. Acest lucru facilitează accesul la fișierele partajate de tine și de colegii din cameră. În plus, poți aloca sarcini altor membri și poți vizualiza sarcinile care ți-au fost atribuite. Pe lângă acestea, există mai multe butoane pentru efectuarea diverselor acțiuni, cum ar fi încărcarea atașamentelor, inserarea emoji-urilor și a GIF-urilor animate, și inițierea unui apel video prin Google Meet.
Google Chat acceptă atât mesajele directe, cât și conversațiile de grup; angajații pot activa notificări pentru a fi anunțați când colegii partajează fișiere, linkuri și comentarii în Documente, Foi de calcul sau Prezentări Google. Companiile pot sincroniza aplicația de mesagerie cu Google Calendar, facilitând programarea întâlnirilor în funcție de disponibilitatea membrilor echipei. Google Chat respectă reglementările GDPR, HIPAA, ISO și AICPA și permite configurarea autentificării în doi pași pentru a spori securitatea.
Google Chat are suport API, ceea ce permite integrarea cu aplicațiile GSuite și cu alte instrumente și aplicații terțe. Platforma de chat oferă și funcția de căutare în inbox, permițând utilizatorilor să caute rapid mesaje vechi și fișiere partajate în conversații.
Google Chat este independent de platformă și poate fi accesat pe smartphone-uri Windows, Mac, Android și iPhone, prin intermediul clientului web și al aplicației dedicate. Pentru a accesa Google Chat, este necesar un cont Google Workspace.
Un cont Google Workspace este implicit pentru utilizatorii care au un cont Gmail. Google Chat face parte din Google Workspace și poate fi folosit din contul gratuit Google Workspace. Totuși, poți face upgrade la versiunea premium a Google Workspace, care costă 6 USD de persoană pe lună, pentru a accesa funcții suplimentare.
Slack
Slack este o aplicație populară de mesagerie și comunicare profesională, care ajută companiile să îmbunătățească comunicarea și colaborarea între membrii echipei, oferind acces la instrumente de afaceri, indiferent de locație sau modul de lucru. Aplicația acceptă canale, care grupează membrii echipei în funcție de proiect, departament, locația biroului sau alte criterii. Astfel, utilizatorii pot rămâne la curent cu aspectele care îi interesează.
Toată lumea poate accesa canalele publice, astfel încât echipele să fie conștiente de activitățile celorlalte echipe. De exemplu, noii angajați pot înțelege rapid situația, în loc să aștepte ca cineva să-i ghideze de la zero.
Slack suportă și discuții deschise, grupuri private, mesagerie directă, arhivarea mesajelor, partajarea fișierelor și căutări contextuale. Se poate sincroniza cu alte instrumente și servicii utilizate de companie, centralizând notificările, fișierele și alte date într-un singur loc. Astfel, este eliminată necesitatea de a schimba constant filele, a memora datele de conectare pentru diverse platforme și a gestiona mai multe instrumente de lucru.
Slack este proiectat pentru a se integra cu instrumente precum MailChimp, Dropbox și Google Drive, ajutând la o muncă inteligentă și la luarea de decizii eficiente. Aplicația indexează și arhivează automat toate datele, permițând construirea unei baze extinse de cunoștințe. Pe lângă funcțiile comune tuturor platformelor de mesagerie profesionale, Slack se diferențiază prin trei caracteristici unice:
- Programarea mesajelor: Slack îți permite să programezi mesajele pentru a fi trimise la o anumită oră în viitor.
- Slack Huddles: Această funcție permite oricărui membru al echipei să invite rapid alți membri dintr-un canal sau grup să se alăture unui apel audio sau video. Este utilă pentru o comunicare verbală rapidă.
- DM-uri Slack Connect: DM-urile Slack Connect sunt disponibile doar în conturile premium și permit invitarea altor utilizatori care nu fac parte din grup, pentru a purta conversații directe.
Versiunea gratuită oferă acces doar la funcțiile de bază. Versiunea Pro, care costă 2,67 USD per utilizator, oferă funcții avansate pentru echipe mici, iar versiunea Business+ are un preț de 5 USD per utilizator și ajută la extinderea afacerii. Slack oferă și o versiune Enterprise potrivită pentru companiile mari care au nevoie de funcții mai avansate.
Mattermost
Mattermost este o soluție de comunicare puternică, all-in-one, care permite dezvoltatorilor să colaboreze fără a compromite securitatea. Include trei platforme principale:
- Canale – Ajută echipa să comunice și să rămână conectată, prin mesaje individuale și de grup.
- Playbooks – Permite companiilor să organizeze și să configureze procese și să obțină rezultatele dorite.
- Boards – Mattermost include structuri Kanban Boards care facilitează gestionarea proiectelor și sarcinilor pentru atingerea obiectivelor.
Abordarea colaborativă bazată pe canale a Mattermost ajută la conectarea angajaților, a proceselor și a tuturor instrumentelor companiei într-un singur loc. Această aplicație unică și open-source de mesagerie este independentă de platformă, fiind disponibilă ca aplicație bazată pe browser, client desktop și aplicație mobilă.
Platforma de canale Mattermost include funcții extinse, precum raportarea conformității, arhivarea chat-urilor și căutarea mesajelor. În plus, Mattermost include chat-uri private/de grup, partajarea de fișiere și link-uri, emoji-uri personalizate, suport în mai multe limbi, comenzi slash, istoricul mesajelor, webhooks și multe altele.
Toate aceste funcționalități fac din Mattermost o platformă importantă de mesagerie profesională pentru companii, permițând o comunicare fluidă între membrii echipei, evitând neînțelegerile.
Pe lângă aceste funcții, ediția Enterprise a acestei platforme de comunicare oferă mai multe avantaje, cum ar fi Single Sign On (SSO), permisiuni avansate și Autentificare Multi Factor (MFA), funcții de monitorizare a performanței, rapoarte de conformitate, branding personalizat și funcții de căutare pentru întreprinderi. Alte aspecte importante ale acestui canal de comunicare sunt:
- Mattermost îndeplinește toate cerințele de securitate ale organizațiilor, oferind un control maxim asupra datelor sensibile ale companiei.
- Este extrem de extensibil și compatibil cu o gamă largă de aplicații și integrări terțe.
- Suportă formatarea textului și evidențierea sintaxei codului, facilitând comunicarea ușoară între dezvoltatori.
- Conferința audio/video integrată permite trecerea instantanee la o comunicare directă, printr-un simplu click.
Versiunea Starter a Mattermost este disponibilă gratuit și este potrivită pentru echipele mici, care au nevoie de funcții de bază. Dacă ai nevoie de funcții suplimentare, poți beneficia de versiunea profesională, care costă 10 USD per utilizator pe lună. Pentru a utiliza ediția Enterprise, este necesar să soliciți o ofertă personalizată.
Mattermost este disponibil și ca soluție auto-găzduită, permițând implementarea pe serverul cloud preferat sau pe Kamatera, la un preț de 6 USD pe lună.
Concluzie
Sperăm că ai descoperit cele mai bune platforme de chat care pot optimiza comunicarea și colaborarea între membrii echipei din compania ta, în special cei care lucrează de la distanță. Indiferent de platforma de chat aleasă, colaborarea la locul de muncă se va îmbunătăți cu siguranță într-un mediu de lucru la distanță.