6 moduri de a șterge toate e-mailurile de pe Gmail

Instrumentele pentru ștergerea e-mailurilor s-au dovedit a fi un avantaj pentru angajați și companii, deoarece cresc productivitatea prin reducerea timpului petrecut cu ștergerea unei căsuțe de e-mail pline.

Știați că mai multe sondaje au raportat că un angajat cheltuiește în medie 28% pe e-mailuri în fiecare zi?

Verificarea și lucrul la e-mailuri poate fi copleșitoare dacă încă nu ne organizăm sau gestionăm e-mailurile. În acest articol, vom discuta modalități de a obține zero căsuțe de e-mail și de a lucra eficient cu e-mailurile. Iată un tabel cu câteva instrumente obligatorii pe care trebuie să le adăugați la arsenalul dvs. de e-mail pentru o căsuță de e-mail clară și proaspătă!

Titlu

Descriere

Explora

SaneBox

Elimină e-mailurile nedorite, creează foldere și viteză inteligentă AI.

E-mail curat

Asistent organizat, opriți e-mailurile nedorite, axat pe confidențialitate.

Supraomenesc

Gestionarea e-mailurilor bazată pe inteligență artificială, cu mementouri și vizualizare de stare.

Mailstrom

Acțiuni de e-mail în bloc pentru suport Google, Yahoo și Outlook.

Ștergeți Inbox = Productivitate mai bună

Gestionarea e-mailurilor este eficientă în maximizarea eficienței la locul de muncă. Cererea continuă de lucru la distanță a crescut utilizarea Gmail, deoarece este considerat o sursă profesională de comunicare în comparație cu alte platforme.

Prin urmare, devine necesară organizarea e-mailurilor în cel mai bun mod posibil, care va ajuta la eficientizarea fluxului de lucru. Este cea mai bună metodă de comunicare, care ar trebui gestionată zilnic sau la o oră fixă ​​deoarece conține documente organizaționale importante.

#1. Eficiența timpului

O gestionare mai bună a e-mailurilor crește eficiența timpului, permițându-ne să ne concentrăm pe munca principală în loc de alte e-mailuri. De obicei, multe e-mailuri ne distrag atenția de la sarcina țintă de a merge la Gmail, ceea ce necesită mai mult timp, chiar și pentru sarcini mici. Gestionarea Gmail ne ajută să găsim e-mailuri importante și reduce timpul petrecut căutând. Prin urmare, rezultatul potențial al e-mailurilor importante este găsit mai rapid decât înainte.

Citește și: Modalități de automatizare a sarcinilor Gmail pentru a crește eficiența

#2. Mai multe profituri

Eficiența timpului afectează profitabilitatea afacerii și reduce suma cheltuită cu forța de muncă. De la organizarea a sute de e-mailuri pe zi până la efectuarea regulată de copii de rezervă și sortarea e-mailurilor importante, acest lucru se adaugă la costurile de afaceri. Gestionarea e-mailurilor a făcut ca gestionarea și sortarea e-mailurilor să fie necesare. Aceasta este o soluție cu costuri reduse pentru prioritizarea sarcinilor importante.

#3. Crește productivitatea

Atunci când software-ul îndeplinește cu ușurință o sarcină care necesită timp, le permite oamenilor de afaceri să se concentreze asupra altor sarcini. Acest lucru permite problemelor să lucreze mai ușor, contribuind la îmbunătățirea altor fluxuri productive. O gestionare mai bună previne distragerile prin blocarea notificărilor pop-up inutile. Prin urmare, poate fi util să vă concentrați asupra activității continue fără întrerupere.

#4. Echilibru între viață și profesie

Beneficiile managementului e-mailului se unesc pentru a recompensa companiile printr-un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată. Economiile de timp, beneficiile și productivitatea la locul de muncă ne ajută să trăim o viață sănătoasă și atentă după muncă. Gestionarea e-mailurilor personale separă e-mailurile personale și cele profesionale, reducând sarcina de muncă inutilă acasă.

Ce este Zero Inbox și beneficiile sale?

Zero Inbox este o abordare a gestionării e-mailurilor care urmărește să mențină Gmail gol aproape tot timpul. Strategia a fost dezvoltată de expertul în productivitate Merlin Mann, care explică modul în care confundarea căsuței de e-mail cu listele de sarcini poate afecta productivitatea.

Pentru companii sau angajați, e-mailurile sunt pline cu mii de e-mailuri care distrag atenția de la munca importantă și le pot încurca pe parcursul zilei. Merlin Mann a prezentat cinci concepte pentru a rezolva această problemă:

• Unele e-mailuri sunt mai importante decât altele: nu toate e-mailurile trebuie tratate la fel. Trebuie să răspundeți doar la câteva e-mailuri importante, iar restul trebuie șterse. Acest concept se dovedește a economisi timp, dar este important să îl separați, ținând cont de ceea ce este important și ar putea fi necesar în viitor.
• Timpul este neprețuit: Inbox zero este o modalitate utilă de a economisi timp pentru o zi productivă. O persoană trebuie să se ocupe de câte e-mailuri poate gestiona într-o zi; acest lucru ajută, de asemenea, să urmăriți zilnic progresul muncii. Conceptul asigură că numai munca importantă și demnă necesită o atenție în primul rând și ne protejează timpul.
• Mai puțin poate fi mai mult: conceptul de inbox zero demonstrează că mai puține cuvinte sunt suficiente pentru a transmite sens într-un răspuns prin e-mail. Eseurile lungi sunt inutile și nu trebuie să ne simțim obligați când scriem.
• Eliberarea de vinovăție: Prea multe e-mailuri pot fi copleșitoare, dar a trăi în vinovăție nu este soluția. Potrivit lui Mann, lăsați vinovăția în urmă, concentrați-vă pe curățarea mizeriei și încercați mai întâi să rezolvați problemele importante.
• Mințitul pe noi înșine nu golește căsuța de e-mail: în primul rând, trebuie să fim sinceri cu noi înșine, să acceptăm situația care se întâmplă și să încercăm să o rezolvăm. Mii de e-mailuri trebuie să primească răspuns într-un timp limitat, dar evitarea acestora va continua să strângeți e-mailurile care nu mai sunt utile.

Citește și: Cel mai bun software de arhivare a e-mailurilor de stocat pentru audituri/preluări viitoare

Beneficiile

Gestionarea e-mailului și conceptul de zero inbox economisesc timp și s-a dovedit că funcționează pentru companii. E-mailul zero este considerat benefic, deoarece ne permite să ne concentrăm asupra sarcinilor importante fără întrerupere.

• Metoda Zero Inbox economisește timp în principal pentru că ne învață cum să gestionăm e-mailurile în acel moment. Când înțelegem clar cu ce trebuie să ne confruntăm, este mai probabil să răspundem la sarcinile necesare fără distragere.
• Acest lucru îmbunătățește comunicarea cu părțile interesate, deoarece căsuța de e-mail zero permite răspunsuri imediate la e-mailurile primite. Respondenții primesc beneficiul în loc să aștepte ore întregi.
• Conceptele zero de căsuță de e-mail împiedică ratarea sarcinilor importante, deoarece căsuța de e-mail goală arată mai întâi e-mailurile nou primite. E-mailurile care merită atenție primesc prioritate și îmbunătățesc productivitatea afacerii.

De ce curățați Inbox Gmail

Ștergerea căsuței de e-mail este o modalitate ideală de a crește productivitatea. Există o mulțime de mesaje în Gmail într-o singură zi, inclusiv programe malware, mesaje nedorite, spam și chiar promoții. Aceste fișiere nedorite trebuie eliminate deoarece perturbă funcția principală sau consumă spațiul Gmail. O căsuță de e-mail organizată este cheia unei zile productive, cu accent pe listele de sarcini.

• Găsiți cu ușurință e-mailurile importante: un Gmail organizat este esențial pentru a păstra e-mailurile importante în siguranță. Acest lucru este important atunci când urmărim, astfel încât să putem găsi cu ușurință e-mailurile de care avem nevoie. E-mailurile nedorite sau de tip spam strâng productivitatea într-un program de afaceri încărcat. Când ștergem regulat căsuța de e-mail, ne putem ocupa de sarcini importante fără întreruperi.
• Pentru a elibera spațiu de stocare: Google oferă 15 GB de spațiu de stocare gratuit partajat în Drive, Foto și alte aplicații Google. Spațiul de stocare complet umplut provoacă întârziere și nu mai primiți e-mailuri. Prin urmare, este necesar să ștergeți spațiul de stocare din când în când pentru a menține căsuța de e-mail sănătoasă și pentru a menține un flux eficient de e-mailuri.
• Pentru a șterge fișierele nedorite: Gmail are dosare de spam care stochează automat e-mailurile nedorite în căsuța de e-mail. Google îl șterge automat în 30 de zile, dar unele e-mailuri sunt rău intenționate și au scopuri comerciale care încearcă să intre în legătură cu noi. Este necesară ștergerea și blocarea acelor e-mailuri, deoarece expeditorul ar putea încerca să se conecteze prin alte e-mailuri. Este foarte recomandat să ne dezabonam sau să ștergem e-mailurile nedorite pentru a evita orice distragere a atenției sau vătămare.
• Rămâi concentrat: o ordine sistematică împiedică mintea să rătăcească. Când ne începem ziua, un val de e-mailuri creează presiune și ne face să ne pierdem de unde să începem; structura sistematică a e-mailurilor ne dă ideea să luăm măsuri.

Astfel, o căsuță de e-mail clară este o modalitate simplă de a începe ziua productiv.

Cum să curățați inbox Gmail

Există modalități de a șterge e-mailurile, deoarece acestea trebuie filtrate în funcție de categorie, dimensiune, expeditor, citite sau necitite. Iată câțiva pași pentru a șterge e-mailurile în bloc:

#1. Ștergeți în bloc

Ștergerea este o modalitate ușoară de a șterge rapid căsuța de e-mail Gmail, în primul rând pentru a rezolva problema de stocare completă. Google permite eliminarea multor e-mailuri nedorite care consumă spațiu de stocare, cum ar fi spam-ul, promoțiile și altele. Acest lucru reduce sarcina ștergerii e-mailurilor individual, ceea ce necesită timp.

Pași pentru ștergerea e-mailurilor în bloc:

• Conectați-vă la Gmail de pe un mobil, computer sau laptop.
• Faceți clic pe caseta din stânga butonului Reîmprospătare.

• Făcând clic pe casetă, se vor selecta toate e-mailurile.

• Faceți clic pe butonul Șterge, care apare ca un buton de gunoi pe rând.
• De asemenea, ne permite să ascundem e-mailurile pe care nu dorim să le ștergem, dar să le accesăm ori de câte ori este posibil. Butonul Arhivare activează această funcție, situată chiar pe partea laterală a cutiei.

Și voila! O mare parte din căsuța dvs. de e-mail este acum clară!

#2. Ștergeți după categorie

Google a clasificat e-mailurile în funcție de utilizarea sa, adică socială, actualizată, principală sau promoțională. Permite ștergerea unor categorii specifice de mesaje, făcând posibilă ștergerea unei anumite categorii de e-mailuri și salvarea altora.

Pași pentru ștergerea e-mailurilor din categorii:

• Faceți clic pe meniul derulant din stânga; lista afișată are o secțiune Categorie în partea de jos.
• Selectați-l pe cel pe care vrem să îl ștergem, cum ar fi Social, Actualizări, Forumuri sau Promoții.

• Bifați caseta ca de obicei din stânga sus.
• Faceți clic pe textul albastru pentru a selecta toate e-mailurile.
• Faceți clic pe Ștergere sau Arhivare după cum dorim.

Astfel, puteți șterge rapid actualizările, e-mailurile spam și promoțiile fără a fi nevoie să pierdeți timpul bifându-le manual.

#3. Ștergerea după perioada de timp

Google permite ștergerea e-mailurilor pe baza unor date specifice, reducând astfel sarcina derulării. Putem vizualiza e-mailurile înainte sau după data lor preferată și putem șterge e-mailurile vechi nedorite sau e-mailurile noi care nu au nicio utilitate în viitor.

Pași pentru ștergerea în bloc:

• În panoul de căutare al Gmail, tastați înainte de:AAAA/LL/ZZ pentru a selecta e-mailul înainte de o anumită dată.
• Tastați după:AAAA/LL/ZZ în caseta de căutare și apăsați Enter pentru a primi e-mailul după o anumită dată.

• E-mailurile afișate pe ecran aparțin intervalului de timp selectat.
• Bifați din nou caseta și faceți clic pentru a selecta toate conversațiile.
• Faceți clic pe Ștergere sau Arhivare.

Acest lucru funcționează bine pentru e-mailurile vechi care sunt redundante și doar ocupă spațiu.

#4. Ștergerea de la un anumit expeditor

Gmail facilitează ștergerea e-mailurilor de la un expeditor individual, ceea ce face utilă ștergerea datelor de la o anumită adresă. Putem folosi această funcție atunci când căsuța lor de e-mail este plină de la o singură persoană, cum ar fi agenții de marketing prin e-mail.

Pași pentru a șterge e-mailurile de la un anumit expeditor:

• Verificați caseta din partea stângă dacă vrem să ștergem toate e-mailurile sau putem selecta în mod specific mesajele necitite citite.
• Faceți clic pe ștergere sau arhivare

Pf! Cine a crezut că o căsuță de e-mail curată ar putea fi atât de satisfăcătoare, nu?

#5. Ștergerea Citite/Necitite

Ștergerea mesajelor citite sau necitite este o modalitate bună de a curăța e-mailurile ocazional. Aceasta înseamnă că le putem șterge toate mesajele citite sau le putem șterge căsuța de e-mail fără a le privi.

Pași pentru a șterge e-mailurile citite sau necitite:

• Pentru a șterge mesajele citite sau necitite din e-mail, Type is: read or is: unread.

• Apăsați Enter și bifați caseta din partea stângă.
• Urmați pașii ștergerii în bloc, bifați caseta și selectați toate conversațiile.
• În plus, putem alege opțiunea între ștergere sau arhivare

Acest lucru este grozav pentru acele e-mailuri plictisitoare de abonament pe care pur și simplu nu doriți să vă deranjați să le deschideți!

#6. Ștergerea după dimensiune

Ștergerea e-mailurilor după dimensiune este cea mai bună modalitate de a elibera spațiul de stocare limitat al Gmail. Unele e-mailuri conțin atașamente sau fișiere mari care consumă spațiu de stocare inutil, chiar dacă sunt inutile. Google permite ștergerea e-mailurilor în funcție de dimensiunea acestora, scutind astfel platforma de stocare.

Pași pentru ștergerea e-mailurilor în funcție de dimensiunea acestora:

• Faceți clic pe Setări în partea dreaptă a barei de căutare.
• Aceasta va afișa opțiunea de a selecta dimensiunea pentru atașament.

• Introduceți dimensiunea și selectați mai mare decât sau mai mic decât.
• Selectați e-mailul și faceți clic pe Ștergere.

Astfel, puteți elibera rapid spațiu scăpând de e-mailurile care consumă cel mai mult spațiu de stocare.

Iată câteva instrumente care, cred, sunt foarte utile pentru a ne ajuta să curățăm și să gestionăm eficient e-mailurile:

SaneBox

SaneBox este un software de gestionare a e-mailurilor cu un asistent de e-mail automat. Instrumentul elimină e-mailurile nedorite din căsuța de e-mail și le plasează într-un folder specific, economisind timp de gestionare.

Caracteristica cheie

• Instrumentul elimină e-mailurile nedorite din căsuța de e-mail și le plasează într-un folder specific.
• Are un folder SaneBlackHole, care ne permite să punem un anumit expeditor pe el și nu vom primi niciun e-mail de la acel expeditor.
• SaneBox permite crearea de foldere pentru chitanțe sau familii, reducând complexitatea Gmail.
• Oferă un folder SaneAttachment care stochează toate atașamentele de e-mail în cloud pentru a elibera spațiu de stocare.
• Putem programa o pauză de la e-mail modificând funcția „Nu deranja” sau putem amâna un e-mail pentru a ne concentra asupra muncii noastre.

Este un AI inteligent și antrenat care accelerează e-mailurile și ne permite să ne concentrăm asupra activității noastre de bază.

E-mail curat

Clean Email este un asistent de e-mail organizat care gestionează eficient e-mailurile supraîncărcate, nedorite și necitite. Este un software axat pe confidențialitate care preia controlul complet asupra e-mailurilor noastre. Filtrează și grupează segmentele de e-mail, ajutând la identificarea e-mailurilor importante și spam.

Caracteristici cheie

• Acest software ne permite să oprim e-mailurile nedorite, inclusiv dezabonarea de la buletine informative.
• Are o funcție de screening care blochează e-mailurile de la expeditori nedoriți și noi.
• Clean Email permite ștergerea ușoară a unui număr mare de e-mailuri și recomandă sugestii de curățare bazate pe obiceiurile noastre.
• Software-ul permite crearea unei reguli personalizate pentru e-mailuri, ajutând la menținerea cu efort minim. Aceasta înseamnă că utilizatorii se pot configura să arhiveze sau să citească automat e-mailurile sociale zilnic.

Email Assistant gestionează cu ușurință un număr mare de e-mailuri, oferind cea mai bună confidențialitate pentru noi.

Supraomenesc

Supraomenesc este un software de management bazat pe inteligență artificială care ne ajută să gestionăm cu ușurință e-mailurile pe Gmail și Outlook. Software-ul are fragmente încorporate care ajută la compunerea mai rapidă a e-mailurilor, scriind cele mai potrivite fraze, paragrafe sau e-mailuri reci întregi, dacă este necesar.

Caracteristici cheie

• Permite setarea mementourilor pentru e-mailurile trimise, ajutând la gestionarea lucrărilor importante fără delegare.
• Permite amânarea e-mailurilor pentru o anumită perioadă de timp, vă ajută să lăsați o povară deoparte și se concentrează pe alte activități după cum este necesar.
• Putem vedea starea e-mailului lor atunci când destinatarul îl primește sau îl citește. De asemenea, permite partajarea statutului între echipe pentru a îmbunătăți eficiența.
• AI permite corecția automată pentru scriere, acceptând caractere suplimentare, caractere lipsă, caractere transpuse, semne de punctuație lipsă și scrierea incorectă cu majuscule.

Software-ul activat AI îmbunătățește capacitățile de scriere a e-mailurilor, economisind astfel timp. De asemenea, ne reamintește despre e-mailuri, astfel încât utilizatorul să poată îndeplini sarcini importante.

Mailstrom

Mailstrom este un software de gestionare a e-mailurilor pe care îl acceptă Google, Yahoo și Outlook. Acest sistem este conceput pentru companii de toate tipurile și dimensiunile pentru a ajuta la trimiterea, ștergerea sau arhivarea în bloc cu un singur clic.

Caracteristici cheie

• Acest instrument este alimentat de inteligența umană care identifică și grupează cu ușurință mii de e-mailuri.
• Protejează inbox-ul de spam, permițând blocarea expeditorilor sau subiecților nedoriți.
• Folosește IMAP lider în industrie prin criptare OAuth2, ceea ce înseamnă că software-ul nu primește niciodată parola utilizatorului.
• Software-ul permite dezabonarea de la newsletter fără a vizita un anumit site web.

Inteligența umană a Mailstrom Software îl deosebește de alții, deoarece tratează e-mailurile dintr-o perspectivă umană.

Cuvinte finale

Curățarea Gmail este o sarcină importantă pentru fiecare om de afaceri, profesionist și individ. Căsuța noastră de e-mail este adesea plină de mesaje și sarcini importante, dar gestionarea aglomerației de e-mail și a mesajelor nedorite este, de asemenea, parte a sarcinii.

O căsuță de e-mail organizată menține mintea fericită la începutul zilei și are un impact pozitiv asupra productivității. Când căsuța de e-mail este plină cu prea multe e-mailuri, avem nevoie de clarificări despre ce să facem sau cum să o facem.

Prin urmare, e-mailurile ar trebui să fie clare și fără fișiere și mesaje inutile pentru a asigura cele mai bune rezultate. Diverse software-uri disponibile pe internet oferă servicii pentru cea mai bună optimizare a Gmail.

Unii folosesc AI pentru a oferi cele mai bune rezultate, dar dintre toate acestea, securitatea este cea mai mare preocupare dintre noi. Gmail conține e-mailuri pe care nu dorim să le partajăm, așa că software-ul a fost ales după analiza securității acestuia.

Nu folosești Gmail? Iată câteva aplicații de curățare a e-mailurilor care funcționează și pe Yahoo și Outlook!