Entitățile non-profit gestionează un volum considerabil de donații, iar procesarea adecvată a acestora, alături de menținerea statutului non-profit, poate reprezenta o sarcină dificilă. Un software specializat de contabilitate pentru organizații non-profit oferă soluții inteligente la aceste provocări.
Sectorul non-profit se caracterizează printr-un flux constant de fonduri. Conform unui raport al Nonprofits Source, doar în Statele Unite, donațiile către diverse organizații caritabile au atins suma de 471,44 miliarde de dolari în 2020, o creștere de 5,1% față de anul precedent.
Dat fiind că organizațiile non-profit gestionează tranzacții financiare, acestea trebuie să respecte standardele fiscale pentru a-și păstra statutul de scutire de taxe. Vom explora în continuare acest aspect și vom prezenta soluțiile software disponibile pentru a facilita procesele contabile.
Ce reprezintă un software de contabilitate non-profit?
Un instrument care simplifică gestionarea sarcinilor contabile ale unei organizații non-profit este definit ca software de contabilitate non-profit.
Există o diferență semnificativă între contabilitatea organizațiilor cu scop lucrativ și cele non-profit. Contabilitatea companiilor urmărește cu precădere profitul și pierderile, analizând veniturile, cheltuielile, economiile sau pierderile pentru a determina profitul.
Contabilitatea non-profit se axează în principal pe gestionarea fondurilor, fiind esențială monitorizarea fluxului acestora, identificând sursa banilor și destinația lor. De asemenea, instrumentul procesează donațiile primite și ține la curent donatorii și membrii consiliului de administrație cu privire la utilizarea fondurilor.
De ce este esențial un software de contabilitate pentru organizațiile non-profit?
O organizație non-profit are nevoie de un software de contabilitate adecvat pentru a-și menține statutul de non-profit, scutirea de taxe și dreptul la deduceri fiscale.
Pentru a păstra aceste privilegii, toate organizațiile non-profit trebuie să gestioneze o serie de sarcini contabile.
Mai jos sunt enumerate câteva dintre motivele principale pentru care este esențial un software de contabilitate non-profit:
- Standardele de contabilitate financiară sunt stricte pentru organizațiile non-profit. Un instrument de contabilitate non-profit ajută la respectarea standardelor precum FAS 116 sau FAS 117.
- Organizațiile caritabile se bazează adesea pe voluntari și un număr redus de personal, astfel că au nevoie de un instrument automatizat și ușor de utilizat, care să eficientizeze procesele contabile și să reducă costurile.
- Aceste instrumente facilitează și sarcini suplimentare, precum urmărirea granturilor, generarea rapoartelor financiare, actualizarea donatorilor cu privire la utilizarea donațiilor și altele.
- Astfel de soluții generează rapoarte contabile în formatul necesar pentru declarația organizației scutite de impozit sau Formularul 990.
Avantajele unui software de contabilitate non-profit
Indiferent dacă organizația dvs. este una la nivel global sau local, un instrument sofisticat de contabilitate este esențial pentru a beneficia de următoarele avantaje:
- Permite organizației să accepte donații online sau offline într-un mod transparent.
- Facilitează obținerea de donații majore sau granturi prin planificare și raportare eficientă.
- Asigură un flux transparent de fonduri către părțile interesate, donatori și membrii consiliului de administrație.
- Multe instrumente sunt aplicații web bazate pe cloud, eliminând necesitatea unei infrastructuri IT costisitoare.
- Anumite programe oferă asistență pentru completarea declarațiilor fiscale, respectând cerințele HMRC și IRS.
- Permit automatizarea sarcinilor recurente, reducând erorile umane.
- Oferă funcții diverse într-o singură platformă, inclusiv importul tranzacțiilor, portalul de donații, chitanțele de plată, reconcilierea bancară, bugetarea, urmărirea angajamentelor și altele.
Am discutat pe larg despre software-ul de contabilitate non-profit, importanța și beneficiile sale. În continuare, vom prezenta câteva soluții software populare, ușor de utilizat și de încredere.
Wave Accounting
Wave Accounting este o opțiune excelentă pentru fundațiile caritabile mici sau în creștere. Instrumentul permite gestionarea contabilității chiar și de către voluntari, economisind resurse din donații. Fiind simplu și intuitiv, poate fi accesat online prin intermediul browserelor web uzuale.
De la facturare la salarizare, totul este integrat într-o singură aplicație web. Printre caracteristicile sale importante se numără:
- Facturarea online simplifică urmărirea plăților de la finanțatori sau donatori.
- Donatorii pot efectua plăți rapid și sigur prin panoul de plăți online.
- Acceptă carduri de debit, carduri de credit, Apple Pay și transferuri bancare directe.
- Monitorizarea donațiilor și a utilizării lor este facilă.
- Modulul de contabilitate generează rapoarte fiscale în formatul adecvat pentru diverse declarații.
- Conectează contul bancar la registrele contabile pentru reconcilieri rapide.
Instrumentul oferă servicii gratuite de facturare, contabilitate și bancare. Se percepe o taxă nominală pentru salarizare și plăți.
MoneyMinder
MoneyMinder este un software de contabilitate simplu, ideal pentru organizațiile caritabile care doresc o soluție rapidă. Chiar și voluntarii fără experiență contabilă pot utiliza instrumentul, eliminând necesitatea angajării unor contabili. Designul său intuitiv și funcțiile concise asigură o utilizare simplă.
Funcțiile sale notabile includ:
- Un modul de contabilitate pentru gestionarea registrelor bancare, a tranzacțiilor, a reconcilierilor, a rapoartelor și a transferurilor.
- Urmărirea strângerii de fonduri, a rambursărilor și a plăților, cu posibilitatea trimiterii rapide a informațiilor către părțile interesate.
- Crearea unui buget sau a unei estimări de cheltuieli bazate pe activitățile și categoriile caritabile.
- Un modul Bibliotecă de documente pentru stocarea chitanțelor, formularelor, înregistrărilor și a altor documente, inclusiv șabloane de depunere a taxelor.
- Generarea de rapoarte anuale, realizarea auditurilor și calcularea totalurilor pentru 990EZ.
Software-ul oferă un abonament gratuit pentru funcții de bază, cum ar fi urmărirea donatorilor, gestionarea grupurilor și calendarul. Abonamentul Pro include un set complet de instrumente pentru organizațiile non-profit.
Zoho Books
Zoho Books este un software cuprinzător pentru organizații non-profit de orice dimensiune. De la fundații caritabile noi la organizații cu operațiuni globale, există planuri și prețuri scalabile pentru a răspunde nevoilor fiecărei agenții.
Voluntarii și personalul pot implementa rapid soluția, fără a necesita experți contabili dedicați. Interfața este intuitivă, iar o echipă de suport este disponibilă pentru a oferi asistență.
Zoho Books simplifică contabilitatea fondurilor, permițând concentrarea pe granturi, donații și evenimente, în timp ce aplicația gestionează fluxul de fonduri și clasifică tranzacțiile.
Aplos
Aplos este un alt instrument performant pentru contabilitatea non-profit, utilizat de peste 40.000 de fundații caritabile pentru a-și menține statutul de non-profit și scutirea de taxe.
Caracteristicile sale esențiale includ:
- Contabilitatea reală a fondurilor
- Un plan de conturi flexibil
- Monitorizarea veniturilor, granturilor și donațiilor
- Bugetarea activităților caritabile prin etichete sau fonduri
- Generarea de rapoarte financiare personalizate pentru departamente, campanii și proiecte
- Exportarea fișierelor ACH
- Alocarea cheltuielilor și a veniturilor
- Urmărirea activelor fixe
- Rapoarte pentru formularul 990
Pe lângă soluția online, Aplos oferă și servicii de contabilitate non-profit la cerere, pentru gestionarea aspectelor contabile complexe sau declarațiilor fiscale. Echipa lor asigură înregistrări exacte, situații financiare precise și soluții simplificate.
Aplos oferă trei pachete de abonament cu o perioadă de probă de 15 zile: Aplos Lite, Aplos Core+, Aplos Core și Advanced Accounting.
Accounting Seed
Accounting Seed este un software cuprinzător pentru contabilitatea non-profit, care ajută organizațiile caritabile să gestioneze diverse campanii și activități. Este adaptat special pentru nevoile non-profit și ușor de utilizat, permițând instruirea voluntarilor pentru a reduce costurile cu personalul.
Caracteristicile principale ale instrumentului includ:
- Gestionarea contabilității fondurilor în mai multe valute
- Gestionarea mai multor campanii de strângere de fonduri, granturi și donatori
- Operațiuni din diverse locații
- Gestionarea mai multor organizații caritabile printr-o singură platformă centralizată
- Rapoarte fără cod
- Închideri rapide la sfârșitul lunii și al anului
- Integrare cu pachetul Salesforce Nonprofit (NPSP)
Utilizatorii beneficiază de control complet asupra managementului financiar al organizației, cu acces la situații financiare, rapoarte de donații și completarea taxelor în timp real. Acest lucru facilitează interacțiunea rapidă cu donatorii și autoritățile de acordare, atragând mai multe fonduri pentru organizație.
Akaunting
Akaunting este o platformă de contabilitate populară pentru freelanceri și întreprinderi mici. Este o opțiune viabilă și pentru organizațiile non-profit de dimensiuni reduse care doresc să reducă costurile, menținând respectarea politicilor stricte ale fundațiilor caritabile.
Funcțiile sale de bază includ:
- Tabloul de bord pentru toate conturile
- Servicii bancare și reconcilieri
- Rapoarte personalizate pentru formulare fiscale precum Formularul 990
- Clasificarea tranzacțiilor
- Urmărirea cheltuielilor
Abonamentul gratuit oferă acces la un profil de utilizator și unul de contabil, un calendar de facturare gratuit, suport comunitar și cursuri valutare live. Pentru a aloca fonduri suplimentare contabilității, planul Premium Cloud oferă conturi nelimitate și toate funcționalitățile software-ului Akaunting.
Concluzie
Un software de contabilitate non-profit este esențial pentru gestionarea eficientă a resurselor unei organizații. Astfel de instrumente facilitează depunerea declarațiilor fiscale corecte, menținând astfel statutul non-profit al organizației.
Selectați unul dintre instrumentele menționate pentru organizația dvs. și respectați legile locale și internaționale pentru entitățile non-profit.
De asemenea, ar putea fi de interes Zoho Payroll pentru procesarea statelor de plată ale organizațiilor non-profit sau cu scop lucrativ.