Microsoft Excel este un program software versatil, esențial pentru gestionarea, urmărirea și analiza datelor în diverse industrii și sectoare. Datorită flexibilității sale, Excel a devenit o unealtă indispensabilă în multe domenii.
De ce este Excel Considerat Esențial pentru Afaceri?
Excel este una dintre cele mai frecvent utilizate aplicații software la nivel global. Versatilitatea sa permite utilizarea într-o gamă largă de sarcini. Indiferent dacă sunteți antreprenor, student sau pur și simplu doriți să vă gestionați finanțele personale, Excel este un instrument valoros.
Utilizarea Excel a devenit o necesitate pentru afacerile mici și mari datorită capacităților sale de gestionare a datelor, macrocomenzi și registre de lucru. Este ideal pentru înregistrarea datelor, controlul finanțelor și crearea de rapoarte, grafice și diagrame.
Pe lângă flexibilitatea și ușurința de utilizare, Excel este accesibil din punct de vedere financiar. Poate fi utilizat pentru o varietate de sarcini, de la elaborarea bugetelor la urmărirea vânzărilor. De asemenea, dispune de tabele pivot, instrumente de graficare și Visual Basic pentru aplicații, un limbaj de programare macro. Este compatibil cu sistemele de operare Microsoft Windows, Mac OS X, iOS și Android.
Motive Cheie pentru care Orice Firmă Are Nevoie de Excel
- În sectorul financiar, Excel ajută la organizarea listelor de clienți, la bugetare și la analiza stocurilor.
- Pentru companiile de comerț electronic, Excel este util pentru identificarea tendințelor și clasificarea datelor în grupuri semnificative.
- În resurse umane, Excel facilitează sarcini precum clasificarea orelor lucrate, gestionarea profilurilor și a cheltuielilor angajaților.
- Alte aplicații includ crearea de calendare de conținut, colectarea datelor despre clienți, facturarea și administrarea inventarului.
- Capacitatea sa de a se integra cu alte surse de date și instrumente de automatizare, cum ar fi Zapier, îl face unic, permițând conectarea cu mii de aplicații populare.
Excel este indispensabil pentru oricine lucrează cu date tabelare. Cunoașterea modului de utilizare a Excel simplifică sarcinile, fie în afaceri, în mediul academic sau în viața profesională. Este un instrument crucial pentru gestionarea datelor, crearea diagramelor, analizarea datelor și prognoză.
În concluzie, Excel este o abilitate valoroasă pentru oricine dorește să gestioneze eficient datele, să crească productivitatea și să îmbunătățească eficiența, fiind esențial atât pentru proprietarii de afaceri, cât și pentru alți profesioniști.
Ce Sunt Formulele Excel?
Formulele din Microsoft Excel sunt esențiale pentru efectuarea calculelor, operațiilor matematice și a altor sarcini de procesare a datelor. Ele manipulează un grup de date dintr-o celulă pentru a obține rezultatul dorit, furnizând un răspuns, chiar dacă acesta este incorect. Formulele Excel pot efectua de la calcule de bază la operații matematice complexe.
Excel permite, de asemenea, lucrul cu variabile de dată și oră și efectuarea de operațiuni, cum ar fi calculul mediei și al procentelor pentru un grup de celule. În acest articol, vom explora câteva dintre cele mai utilizate formule și comenzi rapide din Excel.
Formule Excel Esențiale
ARRAY (Matrice)
Formulele ARRAY sunt utilizate pentru calcule complexe, adesea dificil de efectuat manual. Ele pot fi folosite în diverse moduri, dar funcția lor principală este de a efectua calcule într-un interval de celule. Există două categorii principale: formulele care returnează o matrice de valori și cele care returnează o singură valoare. Formulele ARRAY sunt un instrument esențial pentru a profita la maximum de Excel.
Exemplu de Matrice cu O Singură Celulă:
În exemplul următor, formula matrice înmulțește numărul de acțiuni (C3:G3) cu prețurile corespunzătoare (C4:G4) și adaugă rezultatele pentru a obține o valoare totală de 14.400. Aceasta este o formulă de matrice cu o singură celulă, deoarece rezultatul este afișat într-o singură celulă.
În Excel, formulele încep cu simbolul egal (=), facilitând utilizarea funcțiilor încorporate. Utilizatorii pot folosi funcțiile ARRAY pentru o gamă variată de calcule. Pentru mai multe detalii despre utilizarea matricelor, puteți consulta documentația Microsoft.
AVERAGE (Media)
Funcția AVERAGE calculează media aritmetică a datelor. Ea adaugă toate valorile numerice dintr-un rând sau coloană și împarte rezultatul la numărul de valori. În exemplul de mai jos, vom calcula prețul mediu al acțiunilor.
Pentru a calcula media, plasați cursorul în celula unde doriți rezultatul, accesați meniul Autosum din colțul din stânga sus al Excel și alegeți AVERAGE. Formula va fi adăugată automat pentru întregul rând, afișând rezultatul în celula corespunzătoare.
Pentru mai multe informații despre funcția AVERAGE, puteți consulta videoclipurile Microsoft.
COUNT (Numărare)
Funcția COUNT numără celulele dintr-un interval care conțin numere. De exemplu, formula =COUNT(D4:D8) va returna 4, deoarece în intervalul D4:D8 există patru celule cu numere.
Formula COUNT este utilă pentru a cuantifica datele numerice. Pentru mai multe detalii, consultați videoclipurile Microsoft.
DATE (Data)
Funcția DATE combină valori pentru an, lună și zi din alte celule pentru a crea date. Sintaxa formulei este =DATE(an, lună, zi). Această funcție este utilă pentru a modifica dinamic datele în funcție de alte informații.
Puteți modifica formatul datei folosind opțiunea Format Cell.
DIVISION (Împărțirea)
În Excel, împărțirea se efectuează folosind simbolul oblic (/), nu există o funcție specială pentru DIVIZIUNE. Este una dintre cele mai simple formule. De exemplu, formula =D/10 va împărți valorile din coloana D la 10.
Formula =C4/D4 va împărți numerele din celula C4 la numerele din celula D4. Glisând colțul celulelor, puteți aplica formula pe mai multe celule.
IF (Dacă)
Funcția IF permite comparații logice între valori și rezultate. Ea poate evalua atât text, cât și valori numerice, și poate fi utilizată pentru operații matematice cu funcții logice AND și OR. De asemenea, este utilă pentru evaluarea erorilor. Sintaxa implicită este IF(test logic, valoare dacă este adevărată, valoare dacă este falsă).
Exemplul 1: Într-un tabel cu note, formula IF poate fi folosită pentru a marca elevii care au obținut un punctaj mai mare de 50 ca „Admis” și pe cei cu punctaje mai mici ca „Respins”.
Poza 1
Exemplul 2: Într-un tabel cu bugetul proiectelor, formula IF poate determina dacă un proiect se încadrează în buget sau este peste buget, comparând costul real cu prețul bugetat.
Funcția IF este utilizată frecvent pentru calculul programelor de rambursare a datoriilor, crearea de programe de amortizare, evaluarea inexactităților datelor, monitorizarea bugetelor și organizarea datelor.
LEFT, MID și RIGHT (Stânga, Mijloc, Dreapta)
Comenzile LEFT, MID și RIGHT sunt folosite pentru a extrage caractere, cuvinte sau numere specifice dintr-o celulă Excel.
Exemplu:
- LEFT: Formula =LEFT(B4,3) extrage primele 3 litere din celula B4 (de exemplu, „Sam”).
- MID: Formula =MID(B4,5,11) extrage numele de mijloc din celula B4, începând de la a cincea literă și terminând la a unsprezecea (de exemplu, „Derling”).
- RIGHT: Formula =RIGHT(C4,2) extrage ultimele 2 caractere din celula C4 (de exemplu, „88”).
Aceste funcții sunt utile pentru extragerea rapidă a informațiilor din baze de date mari, cum ar fi liste de contacte, adrese etc.
MULTIPLICATION (Înmulțirea)
Înmulțirea în Excel se realizează folosind simbolul asterisc (*). De exemplu, formula =11*5 va afișa 55. Pentru a înmulți numere din coloane diferite, formula =C5*D5 va înmulți valorile din celulele C5 și D5.
Puteți folosi formula PRODUCT pentru a înmulți mai multe numere dintr-o coloană, de exemplu =PRODUCT(C5:C10), sau pentru a înmulți un număr constant cu o coloană întreagă, de exemplu, =C5*$D$5.
PRODUSUL poate fi folosit și pentru a menționa celule secvențiale separate prin două puncte (:), așa cum este ilustrat în imaginea 1.
Poza 1
PERCENTAGE (Procentul)
Funcția PERCENTAGE calculează procentele diferitelor date, cum ar fi procente de răspuns corect, reduceri de preț, diferențe procentuale etc. Pentru a calcula procentul, numitorul este împărțit la numărător, iar rezultatul este înmulțit cu 100. În Excel, procentele sunt calculate prin împărțirea datelor și transformarea în format procentual folosind combinația de taste Ctrl+Shift+% sau simbolul procent (%) din fila Acasă.
Exemplu: Pentru a calcula procentul de studenți care au obținut 100 de puncte la fiecare dintre cele patru materii, se împarte numărul punctelor obținute la numărul total de puncte și se transformă în procent.
Pentru mai multe informații despre formatarea celulelor, consultați documentația Microsoft.
RANDOMIZE (Randomizare)
Nu există o funcție precisă de RANDOMIZARE în Excel. Pentru a randomiza o listă, se utilizează funcția RAND, care generează numere aleatorii. Aceste numere sunt apoi sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare, modificând poziția elementelor din listă. După randomizare, coloana cu funcția RAND poate fi ștearsă.
Exemplu: Introduceți funcția =RAND() într-o coloană adiacentă listei, apoi sortați această coloană pentru a randomiza lista originală.
SUBTRACTION (Scăderea)
Scăderea se efectuează folosind simbolul minus (-). Pentru a scădea valorile dintr-o coloană din valorile altei coloane, formula începe cu (=), urmată de celula din care se scade, apoi simbolul (-), și apoi celula care se scade.
De exemplu, =C5-$D$5 va scădea valoarea din celula D5 din toate valorile din coloana C.
SUM (Suma)
Funcția SUM adaugă numere. Puteți adăuga numere din celule alternative, dintr-o coloană, sau din mai multe coloane. Pentru a adăuga numere alternative, se folosește simbolul egal (=), urmat de celula pe care doriți să o adăugați, apoi simbolul plus (+), repetând acest proces pentru toate celulele dorite.
Pentru a adăuga toate numerele dintr-o coloană, puteți folosi funcția AutoSum din fila Acasă.
SUMIF (Suma Dacă)
Funcția SUMIF adaugă numere care îndeplinesc anumite condiții. De exemplu, formula =SUMIF(C4:C10, „>11”) va adăuga toate numerele mai mari de 11 din intervalul C4:C10.
Funcția SUMIF poate fi utilizată și pentru a adăuga numere în funcție de o condiție de text, făcând-o o formulă foarte versatilă.
TRIM (Eliminare Spații)
Funcția TRIM elimină spațiile suplimentare de la începutul și sfârșitul textului dintr-o celulă. De exemplu, formula =TRIM(C7) va elimina spațiile în exces din celula C7.
Funcția TRIM este utilă atunci când formatați foi de lucru mari, deoarece elimină rapid spațiile nedorite.
VLOOKUP (Căutare Verticală)
Funcția VLOOKUP este utilizată pentru a căuta informații într-un tabel sau interval de celule. Ea caută o valoare într-o coloană și returnează o valoare din aceeași linie, dar dintr-o altă coloană.
Exemplu: Pentru a găsi statutul de rezultat al lui Margaret Adleman (numărul 3) dintr-un tabel, se folosește formula =VLOOKUP(G5, B4:E9, 4, FALSE).
- G5: Celula cu numărul de căutare (3).
- B4:E9: Intervalul tabelului.
- 4: A patra coloană din tabel, de unde se returnează rezultatul.
- FALSE: Returnează o eroare dacă nu se găsește o potrivire.
Această formulă va returna statutul „Respins” pentru Margaret Adleman.
Dacă utilizați Excel 365 sau Excel 2021, puteți utiliza funcția XLOOKUP, o versiune actualizată a VLOOKUP, care oferă beneficii suplimentare, cum ar fi căutarea în orice direcție și potriviri exacte în mod implicit.
Ce Sunt Comenzile Rapide Excel?
Comenzile rapide Excel simplifică munca, permițând finalizarea sarcinilor rapid și eficient, fără a naviga constant prin meniuri. Ele sunt utile atunci când lucrați cu baze de date mari și pot accelera analiza datelor.
Comenzi Rapide Excel Populare:
Selectarea Rapidă a Rândurilor sau Coloanelor
- Pentru a selecta o coloană întreagă, faceți clic pe litera din partea de sus a coloanei sau selectați o celulă și apăsați Ctrl + Space.
- Pentru a selecta un rând întreg, faceți clic pe numărul din partea stângă a foii sau selectați o celulă și apăsați Shift + Space.
- Tasta Ctrl, în timp ce faceți clic pe rândurile sau coloanele dorite, le va selecta aleatoriu.
Formatarea Numerelor
Ctrl+Shift+1 este o comandă rapidă pentru aplicarea formatului standard de număr.
Lucrul Instantaneu cu Registrul de Lucru
- Ctrl + N: Creează o nouă foaie de lucru.
- Ctrl + O: Deschide o foaie de lucru existentă.
- Ctrl + S: Salvează registrul de lucru.
- Ctrl + W: Închide foaia de lucru curentă.
- Ctrl + PageDown: Merge la foaia următoare.
- Ctrl + PageUp: Merge la foaia anterioară.
- Alt + A: Accesează fila Date.
- Alt + W: Accesează fila Vizualizare.
- Alt + M: Accesează fila Formule.
Introducerea Datei și Ore Curente
- Ctrl + ; (punct și virgulă): Inserează data curentă.
- Ctrl + Shift + ; (punct și virgulă): Inserează ora curentă.
Copierea în Celulele Adiacente
- Ctrl + R: Copiază valorile sau formulele într-o celulă adiacentă pe orizontală.
- Ctrl + D: Copiază valorile sau formulele în celula următoare pe verticală.
Ignorarea Celulelor Goale În Timpul Editării
Metode pentru a ignora celulele goale:
- Utilizarea funcției IF.
- Utilizarea funcției ISBLANK.
- Utilizarea funcției ISNUMBER.
- Utilizarea funcției COUNT.
Copierea și Lipirea Mai Multor Selecții
- Shift + Săgeată în Jos: Selectează mai multe celule.
- Ctrl + C: Copiază celulele selectate.
- Ctrl + V: Lipește celulele copiate.
Înapoi la Locațiile Anterioare
Tasta F5 sau Ctrl + G deschide caseta de dialog Go-To, de unde puteți naviga la locațiile anterioare.
Schimbarea Formulei în Valoare
Pentru a schimba o formulă în valoare:
- Selectați celulele pe care doriți să le convertiți.
- Apăsați Ctrl + C (copiază).
- Apăsați Shift + F10 și apoi V (lipește ca valoare).
Introducerea în Celulă și Ștergerea Datelor
Pentru a introduce date într-o celulă:
- Selectați celula.
- Introduceți textul sau numerele.
- Apăsați ENTER sau TAB.
- Trageți colțul celulei pentru a completa datele automat.
- Apăsați ALT+ENTER pentru a introduce o nouă linie în celulă.
Pentru a șterge datele complet:
- Accesați fila Acasă, apoi grupul Editare.
- Faceți clic pe butonul Șterge și alegeți „Ștergeți toate”.
Concluzie
Microsoft Excel este un instrument esențial pentru orice afacere. Capacitatea de a utiliza eficient Excel vă poate aduce beneficii indiferent de domeniul dvs., de la vânzări la contabilitate și marketing. Formulele și comenzile rapide prezentate aici vă vor ajuta să gestionați eficient activitățile, să urmăriți datele, să monitorizați campaniile de marketing, să organizați activitățile și multe altele. Puteți obține o versiune de încercare gratuită a Excel de la Microsoft.
Pentru aprofundarea cunoștințelor, consultați cursuri online de Excel pentru niveluri începător și avansat.