Se spune adesea că „timpul înseamnă bani”, o afirmație cu care sunt pe deplin de acord.
În ritmul alert și competitiv al lumii actuale, fiecare secundă are o importanță semnificativă, atât în sfera personală, cât și în cea profesională. Abilitatea de a gestiona eficient timpul influențează profund numeroase aspecte esențiale ale vieții.
Această capacitate se reflectă direct în modul în care conducem o afacere sau o organizație. O gestionare adecvată a timpului poate influența în mod decisiv succesul organizației. Cu cât echipa este mai productivă, cu atât crește potențialul de venituri.
Astfel, organizațiile contemporane acordă o atenție sporită gestionării și utilizării corecte a timpului. Ele explorează metode de monitorizare a timpului pe care angajații îl dedică îndeplinirii sarcinilor.
De ce ar trebui să monitorizăm timpul angajaților?
În general, monitorizarea timpului este strâns legată de productivitate, măsurând eficiența unei persoane în finalizarea sarcinilor. Managerii folosesc aceste date pentru a optimiza procesele și a reduce costurile, maximizând astfel profiturile.
Un studiu al Harvard Business Review a relevat că economia SUA pierde aproximativ 50 de milioane de ore zilnic, echivalentul a 7,4 miliarde de dolari.
Cauzele sunt multiple, variind de la distrageri precum rețelele sociale, discuțiile informale cu colegii, la consultarea știrilor. Monitorizarea timpului, surprinzător, se aliniază cu Legea lui Parkinson, care afirmă că munca se extinde pentru a umple timpul alocat finalizării sale.
Este posibil să fi experimentat acest fenomen. De exemplu, acordăm unui angajat două zile pentru o sarcină de cinci ore, iar aceasta durează exact două zile. Acest lucru se întâmplă deoarece oamenii presupun că au nevoie de mai mult timp și, chiar dacă ar putea termina mai repede, continuă să ajusteze munca până la termenul limită.
În plus, monitorizarea timpului devine esențială, în special în cazul echipelor care lucrează de la distanță. Nu putem monitoriza constant fiecare angajat prin apeluri video sau telefonice, care pot distrage și mai mult atenția.
Care este soluția?
Un instrument de monitorizare a timpului este special conceput pentru a aborda aceste provocări și a contribui la menținerea productivității.
Ce este un software de urmărire a timpului?
Este o aplicație care permite urmărirea timpului, înregistrând durata pe care un angajat o alocă unei anumite sarcini. Acesta oferă rapoarte și statistici.
Scopul principal este sporirea productivității și identificarea pierderilor de timp. Inițial, utilizat în principal în industria serviciilor, acest proces s-a extins la afaceri de toate dimensiunile și din diverse domenii.
În prezent, companii mari, agenții și chiar freelanceri folosesc software-uri de urmărire a timpului pentru a menține un nivel ridicat de productivitate în timpul orelor de lucru.
Cum ne ajută aceste instrumente?
Prin monitorizarea timpului, putem compara timpul efectiv cu cel alocat inițial unei sarcini. Măsurând și identificând factorii care influențează performanța, putem optimiza procesele și îmbunătăți rezultatele.
Înțelegerea modului în care este utilizat timpul ⁉️
Un software de urmărire a timpului oferă o imagine completă asupra modului în care angajații își utilizează timpul. Identificând discrepanțele, putem dialoga cu angajații, stabili priorități corecte și oferi suportul necesar.
Creșterea profiturilor 📈
Monitorizând cu precizie timpul și resursele, putem înțelege ce funcționează și ce nu. Astfel, putem ajusta bugetele proiectelor și prioritiza sarcinile în mod eficient.
Pe baza orelor necesare pentru finalizarea unei sarcini, managerii pot stabili prețurile pentru clienți. Monitorizarea timpului ajută angajații să rămână dedicați și productivi. Pot estima cu exactitate timpul necesar fiecărei sarcini și pot planifica activitățile corespunzător.
Comunicarea progresului 🚧
Erorile și mici întârzieri sunt inerente naturii umane. Dacă un angajat întâmpină dificultăți în finalizarea unei sarcini în timpul alocat, poate comunica acest aspect managerilor în timp util, prin monitorizarea timpului.
Stimularea disciplinei
Urmărirea timpului promovează responsabilitatea și disciplina. Angajații sunt încurajați să finalizeze sarcinile în termenele stabilite, în loc să amâne.
Acum, haideți să explorăm câteva dintre cele mai performante software-uri de urmărire a timpului disponibile pe piață, care pot contribui la creșterea productivității echipei, la eficientizarea proiectelor și la respectarea termenelor limită.
DeskTime
Îmbunătățiți productivitatea echipei și monitorizați progresul proiectelor cu DeskTime, o aplicație de urmărire a timpului sigură și simplă.
Acest software facilitează gestionarea proiectelor și a facturilor. Permite programarea ușoară a zilelor libere și a concediilor. DeskTime oferă și monitorizarea concediilor medicale, a activităților zilnice și o înțelegere mai bună a fluxului de lucru.
Rapoartele pot fi personalizate și trimise clienților pentru o transparență sporită. DeskTime se integrează cu platforme precum Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab și multe altele.
DeskTime asigură o protecție superioară a datelor, respectând standardele industriei prin criptare, firewall-uri, certificare ISO 27001 9001 pentru centrele de date, protecție prin autentificare și stocarea datelor pe servere Tier-3.
Alte caracteristici includ:
- Capturi de ecran automate și monitorizarea nivelului de activitate
- Urmărirea URL-urilor și a aplicațiilor
- Calculul costurilor
- Urmărirea titlului documentelor
- Urmărirea proiectelor
Oferă, de asemenea, suport dedicat prin e-mail și chat.
Bonsai
Bonsai este o platformă completă pentru profesioniștii independenți, incluzând și funcții de urmărire a timpului.
Acest instrument permite stabilirea unei rate orare personalizate pentru diferite proiecte și facturarea orelor către clienți cu un singur clic. De asemenea, puteți alege să rotunjiți timpul pentru o mai mare claritate a calculelor.
Bonsai strălucește atunci când se urmărește timpul întregii echipe. În acest caz, primiți o foaie de pontaj care indică numărul total de ore și suma facturabilă.
Un alt avantaj este funcționalitatea multiplatformă, inclusiv macOS, iOS, Android și extensia de browser Chrome.
Nu există o versiune gratuită permanentă, dar puteți beneficia de o perioadă de probă de 14 zile.
Abonamentele includ, pe lângă urmărirea timpului, instrumente pentru facturare, contabilitate, managementul sarcinilor și planificare fiscală.
RescueTime
Instrumentul de urmărire a timpului premiat de la RescueTime vă ajută să „salvați” timpul prețios și să-l transformați în ore productive.
RescueTime monitorizează automat timpul, fără introducere manuală. Permite, printr-un singur clic, adăugarea timpului petrecut offline, oferind o imagine completă a activității, chiar și atunci când nu sunteți online.
FocusTime vă permite să blocați aplicațiile și site-urile care vă distrag atenția. RescueTime se integrează cu aplicații precum Google Calendar, Slack și alte sute. Este compatibil cu macOS, Windows, Android, iOS și Chrome.
Puteți testa gratuit software-ul timp de 14 zile pentru a evalua beneficiile sale.
Teamdeck
Monitorizați activitatea echipei folosind foile de pontaj și software-ul de urmărire a timpului Teamdeck. Vă permite să urmăriți orele facturabile din cadrul departamentelor și proiectelor organizației. De asemenea, puteți compara planificarea unui proiect cu pontajele angajaților pentru a identifica discrepanțele înainte de a discuta bugetul.
Teamdeck vă ajută să monitorizați performanța echipei, comparând estimările cu rezultatele reale. Utilizând datele disponibile, puteți genera cu ușurință rapoarte din foile de pontaj, calculând indicatorii KPI.
Teamdeck este util pentru monitorizarea rezultatelor și gestionarea volumului de lucru al echipei. Este un instrument valoros pentru agenții creative, companii de software, echipe de produs, operațiuni și departamente financiare.
Software-ul este gratuit pentru maximum doi membri. Puteți adăuga mai mulți utilizatori, plătind 3,99 USD/membru/lună. Începeți cu o probă gratuită de 7 zile pentru a descoperi beneficiile și a economisi timp.
Timecamp
Timecamp este un software de urmărire a timpului puternic și intuitiv, ideal pentru diverse industrii, afaceri și profesioniști.
Evitați micromanagementul și asigurați transparența cu echipa, oferindu-le libertatea cu Timecamp. Angajații își pot monitoriza activitățile și își pot îndeplini responsabilitățile, având conștiința responsabilității pentru utilizarea timpului.
Timecamp scanează automat numele de domenii ale aplicațiilor și le organizează în categorii. Rapoartele detaliate vă ajută să evaluați profitabilitatea și să urmăriți bugetele. Funcția de facturare permite marcarea timpului ca fiind facturabil sau nefacturabil și accelerează procesul de facturare.
Renunțați la prezența manuală și la pontajele tradiționale, deoarece acest instrument automatizează activitățile cu un singur clic. Timecamp se integrează cu peste 100 de aplicații, inclusiv Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar și Xero.
Timecamp este disponibil la prețul de 5,25 USD/lună, cu facturare anuală.
Time Doctor
Nu, nu vorbim despre Doctor Who!
Time Doctor este un software de urmărire a timpului care contribuie la îmbunătățirea productivității și a concentrării echipei. Rapoartele zilnice și foile de pontaj oferă date complete despre întreaga zi, ajutându-vă să evaluați productivitatea. Vă puteți stabili obiective și să vă străduiți să le depășiți.
Interfața intuitivă facilitează monitorizarea timpului, permițând vizualizarea sarcinilor, a clienților și a distragerilor. Time Doctor este complet personalizabil, astfel încât să puteți folosi doar funcțiile necesare și să dezactivați celelalte.
Urmăriți utilizarea anumitor aplicații sau programe, precum și timpul petrecut de angajați pe anumite site-uri. Puteți identifica imediat dacă cineva petrece prea mult timp pe YouTube sau Facebook. Cu Time Doctor, puteți face capturi de ecran ale monitoarelor angajaților pentru a identifica distragerile, ineficiențele și a preveni pierderea de timp.
De asemenea, puteți eticheta clienții, permițându-le să acceseze rapoartele de activitate și capturile de ecran pentru a monitoriza progresul. Calculați automat salariile pe baza tarifelor orare sau a salariilor și gestionați salarizarea angajaților și facturarea clienților. Software-ul este compatibil cu Windows, Android, Mac, Linux, iPhone și Chrome.
Se integrează cu GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho și multe altele. Time Doctor oferă, de asemenea, alerte pop-up și mementouri atunci când angajații folosesc excesiv aplicații neproductive sau rămân inactivi prea mult timp. Monitorizează și prezența și pauzele.
Time Doctor este disponibil la prețul de 10 USD/lună. Vă puteți anula abonamentul oricând, fără contracte.
Harvest
Urmărirea timpului este simplă cu interfața intuitivă a Harvest. Înființat în 2006, acest software este folosit de peste 50.000 de companii la nivel global.
Harvest transformă datele brute din foile de pontaj într-un rezumat care vă oferă o perspectivă asupra performanțelor echipei. Aceste rapoarte vizuale ajută la menținerea proiectelor și sarcinilor pe drumul cel bun.
Transformați costurile și orele facturabile în facturi profesionale, trimiteți-le clienților și primiți plăți online fără probleme. Forecast, o aplicație integrată în Harvest, vă permite să programați timpul pentru utilizare viitoare. Aceste informații pot fi folosite pentru a gestiona mai bine proiectele.
Puteți beneficia de o perioadă de probă de 30 de zile pentru a evalua eficacitatea software-ului.
Toggl
Toggl este un software de urmărire a timpului extrem de simplu care vă ajută să finalizați sarcinile la timp.
Este nevoie doar de un singur clic pentru a începe monitorizarea timpului pentru noi sarcini sau a continua urmărirea sarcinilor anterioare. Aplicațiile Toggl Desktop și Butonul Toggl vă reamintesc să porniți cronometrul. De asemenea, vă atenționează când uitați să-l opriți, detectând perioadele de inactivitate.
Toggl oferă peste 100 de integrări populare. Permite introducerea manuală a timpului la sfârșitul săptămânii sau al zilei și transformarea evenimentelor din calendar în intrări de timp.
Filtrați informațiile de urmărire a timpului pentru a extrage date specifice. Puteți exporta rapoarte în diverse formate, inclusiv PDF, CSV și Excel. Tabloul de bord al proiectului este clar și ușor de înțeles, oferind date vizuale, astfel încât să puteți identifica problemele într-un stadiu incipient și să le abordați.
Alocați tarife facturabile direct proiectelor, asigurându-vă că sunteți plătit corect. Sincronizează datele în timp real, indiferent de dispozitivul folosit. Porniți și opriți cronometrul în browser, pe telefon sau laptop cu ușurință.
TMetric
Renunțați la raportările plictisitoare ale timpului și alegeți TMetric ca aplicație de pontaj a organizației dumneavoastră. Cu peste 20 de ani de experiență, TMetric oferă servicii excelente companiilor din întreaga lume.
TMetric vă poate monitoriza eficient sarcinile la minut și poate analiza productivitatea pe perioade lungi. Stabiliți un buget de activitate, urmăriți costurile de dezvoltare și obțineți o imagine clară a veniturilor.
Gestionați cu ușurință angajații, indiferent dacă lucrează de la birou sau de la distanță. TMetric vă permite să monitorizați zilele de lucru, prezența, orele lucrate, orele suplimentare, nivelurile de activitate și orele facturabile. Creați facturi profesionale și precise.
Integrați TMetric cu aplicațiile pe care le folosiți frecvent. Puteți utiliza un plan gratuit pentru a urmări echipa formată din maximum 5 membri sau puteți opta pentru planuri plătite cu mai multe funcții.
BeeBole
BeeBole oferă monitorizare flexibilă și eficientă a timpului, potrivită pentru diverse afaceri. Puteți monitoriza timpul lunar, săptămânal sau zilnic și puteți gestiona concediile și absențele.
Permite blocarea intrărilor și este accesibil de pe diverse browsere și dispozitive. Integrați BeeBole cu software-ul de facturare și ERP prin API-ul lor. De asemenea, se integrează cu Office 365 și Google Suite, folosind aplicația Google Time-sheet.
Obțineți un control sporit cu fluxul de aprobare, accesul managerial și mementourile automate. Tabloul de bord este personalizabil și oferă rapoarte despre prezență, ore facturabile, buget, profit și marjă. Aceste rapoarte pot fi exportate, auditate și imprimate oricând.
Pentru securitate, BeeBole menține criptare pe 256 de biți, backup-uri zilnice, parole cu hashing, piste de audit și locații restrictive ale serverului pentru a proteja datele clienților.
Aplicația BeeBole Timesheet respectă standardele DCAA și GDPR. Este disponibilă în mai multe limbi, inclusiv engleză, franceză, spaniolă, germană, italiană, olandeză, poloneză și portugheză. Garantează o funcționare de 99,9% și poate fi testată gratuit timp de 30 de zile.
Workpuls
Monitorizați productivitatea cu ajutorul Workpuls.
Gestionați proiectele cu ușurință și accesați datele proiectelor dintr-un panou Kanban. Primiți notificări despre site-urile web și aplicațiile utilizate frecvent de angajați în timpul proiectelor. Workpuls oferă și capturi de ecran pentru a verifica activitatea angajaților.
Urmăriți activitatea angajaților în timp real, înregistrați automat prezența și analizați productivitatea cu ajutorul rapoartelor detaliate. Instrumentul vă permite accesul la datele din ultimii doi ani. Puteți primi rapoarte lunar, săptămânal sau zilnic prin e-mail.
Workpuls permite introducerea manuală a timpului, etichetarea productivității pentru site-uri web și aplicații și gestionarea eficientă a facturilor pentru a asigura profitabilitatea. Permite clienților accesul la datele proiectelor pentru a monitoriza progresul.
Datele pot fi stocate în cloud sau on-premise. Workpuls utilizează infrastructura solidă a Google Cloud pentru o securitate sporită a datelor.
Hubstaff
Concentrați-vă pe productivitate cu urmărirea timpului angajaților prin Hubstaff.
Oferă un tablou de bord bogat în funcții, cu informații detaliate despre orele angajaților, facilitând gestionarea timpului și vizualizarea foilor de pontaj. Monitorizați activitatea angajaților folosind GPS-ul Hubstaff și funcția de urmărire a timpului geofence. Aplicațiile mobile pot porni sau opri automat în funcție de locație.
Puteți trimite mementouri echipelor când accesează site-uri web neproductive. Hubstaff oferă capturi de ecran opționale pentru a monitoriza activitatea angajaților și pentru a înregistra locația și orele de lucru, asigurând eficiența.
Urmăriți ratele de plată și orele lucrate, stabiliți limite de ore și bugete și primiți alerte dacă se depășesc aceste limite.
Clockify
Aplicația minimalistă pentru pontaj și urmărirea timpului – Clockify – este eficientă pentru a menține productivitatea pe tot parcursul zilei.
Acest software este gratuit și oferă utilizatori, urmărire și proiecte nelimitate. Se poate utiliza pe desktop și mobil. Porniți și opriți cronometrul oricând doriți sau introduceți orele manual.
Accesați-vă foaia de pontaj săptămânală într-un minut, vizualizați timpul total/activitatea dintr-o zi, adăugați rapid activități și notații. Tabloul de bord prezintă activitățile de top, evidențiind zonele în care angajații și-au petrecut cel mai mult timp. Diagramele vizuale vă permit să analizați banii și timpul alocat, împreună cu starea muncii.
Filtrați rapoartele după utilizator, activitate și zi; exportați rapoarte în Excel, CSV sau PDF; și partajați-le cu clienții printr-un link. Invitați echipa să înregistreze prezența, oferiți permisiuni suplimentare și stabiliți tarifele pentru fiecare utilizator.
Timely
Automatizați urmărirea timpului și luarea de note cu Timely pentru o precizie mai mare.
Înregistrați munca împreună cu timpul alocat diferitelor aplicații. Inteligenta artificială va crea apoi foile de pontaj cu mare precizie. Sincronizarea și tabloul de bord în timp real mențin vizibilă munca fiecărui membru al echipei.
Obțineți o analiză rapidă a orelor înregistrate, a orelor lipsă, a activităților săptămânale și a capacității. Gestionați cu ușurință proiectele, vizualizând și planificând resursele dintr-un singur spațiu.
Puteți urmări bugetele și obține un raport pentru a vedea modul în care echipa își alocă timpul pe proiect. Timely nu implică capturi de ecran terțe pentru a proteja datele private. Acceptă o gamă largă de integrări și permite monitorizarea locației.
TrackingTime
TrackingTime este o aplicație de pontaj ușor de folosit, care ajută la înregistrarea orelor de lucru și vizualizarea stării proiectelor în timp real, pentru a evalua productivitatea.
Oferă flexibilitate pentru bugetarea proiectelor, salarizare, facturare, analiza muncii și multe altele. TrackingTime este compatibil cu aplicații precum Todoist, Smartsheet, Trello și Microsoft Teams.
Sfaturi pentru adoptarea monitorizării timpului în echipă
- Explicați transparent angajaților motivele și beneficiile monitorizării timpului, atât pentru ei, cât și pentru companie.
- Faceți procesul cât mai simplu și flexibil pentru a evita epuizarea. Automatizați procesul cu ajutorul unui instrument intuitiv.
- Stabiliți linii directoare clare, evitând confuziile, deoarece finalizarea corectă a sarcinilor este esențială.
- Asigurați-vă că toți membrii echipei, inclusiv managerii, urmează aceleași reguli.
- Solicitați feedback despre experiența monitorizării timpului. Înțelegeți punctele sensibile, oferiți ajutor și luați în considerare sugestiile constructive.
Concluzie
Gestionarea timpului este o sarcină dificilă. Necesită dedicare, perseverență și obiective realiste. Utilizarea unui software de urmărire a timpului poate facilita procesul pentru membrii echipei, crescând productivitatea și disciplina, creând o situație avantajoasă pentru toți.