Dacă aveți o afacere sau sunteți o persoană ocupată, sunt șanse să primiți și să trimiteți e-mailuri importante zilnic.
Cu toate acestea, acele e-mailuri importante se pot pierde uneori. Ele pot fi șterse accidental sau eliminate cu răutate din căsuța de e-mail. Unele e-mailuri importante sunt, de asemenea, înghițite în căsuța dvs. de e-mail, atunci când primiți numeroase e-mailuri zilnic.
Din numeroasele e-mailuri pe care le primiți în fiecare zi, există unele importante pe care ați putea dori să le accesați mai târziu. Aici este utilă arhivarea e-mailurilor. Arhivând anumite e-mailuri, puteți proteja datele cruciale pe care nu doriți să le pierdeți din cauza supraîncărcării sau a oricărei alte consecințe.
În ciuda utilității arhivării e-mailurilor, este uimitor cum atât de mulți oameni nu folosesc această funcție puternică. În această postare, vom afla mai multe despre arhivarea e-mailurilor și vom explora unele dintre cele mai bune software de arhivare a e-mailurilor pe care trebuie neapărat să le utilizați.
Cuprins
Beneficiile arhivării e-mailurilor
Arhivând un e-mail, îl înregistrați pentru referință ulterioară. Mulți profesioniști din corporații folosesc arhivarea pentru a-și securiza datele sau pentru a reveni la un e-mail important în viitor. Iată de ce arhivarea e-mailului vă poate beneficia:
#1. Depozitare 📦
Fiecare e-mail pe care îl primiți este salvat pe serverele live. Afluxul de e-mailuri poate duce la încetinirea performanței serverului. Pentru a îmbunătăți performanța, va trebui să ștergeți e-mailurile. Dar dacă există date importante în el? Acolo te poate ajuta arhivarea e-mailurilor.
Vă permite să migrați date importante de e-mail către un server securizat din afara site-ului sau un cloud, de pe care le puteți accesa cu ușurință.
Citește și: Servicii de găzduire de e-mail de încredere pentru întreprinderi mici și mari
#2. Securitate 🔒
Când e-mailurile dvs. sunt arhivate, acestea rămân protejate într-un mediu sigur, cu copii de rezervă regulate ale datelor.
Există instrumente de arhivare a e-mailurilor care oferă capabilități excelente de recuperare în caz de dezastru, dar asta doar atunci când ați ales software-ul potrivit. Un indicator vital al unui software bun de arhivare a e-mailurilor este timpul de funcționare garantat de 99,9%.
#3. Productivitate 👨💻
O căsuță de e-mail maximă poate face căutarea unui anumit e-mail dificilă. Dacă munca dvs. cere să căutați un anumit e-mail, mai întâi ar trebui să sortați mai multe e-mailuri.
Arhivându-vă e-mailurile, puteți accesa cu ușurință e-mailurile de care aveți nevoie din arhivă și din backupul datelor de e-mail. De asemenea, pentru a vă menține echipa pe o singură pagină, este logic să utilizați instrumente comune de e-mail pentru a gestiona și e-mailurile echipei.
#4. Conformitate ⚖️
Organizațiile din multe industrii păstrează înregistrări ale comunicărilor prin e-mail în scopuri oficiale. Acestea ar putea fi solicitate în timpul unui audit sau investigație. Ștergerea tuturor e-mailurilor ar putea să nu fie cea mai bună idee dacă doriți să rămâneți pe partea dreaptă a legii și nu doriți să ajungeți în apele fierbinți cu autoritățile.
Puteți arhiva și stoca e-mailuri importante în arhivă și puteți fi mai sigur. În general, arhivarea e-mailurilor poate avea mai multe beneficii la nivel personal și organizațional.
Introducere în software-ul de arhivare a e-mailurilor
Software-ul de arhivare a e-mailurilor este conceput pentru recuperarea în caz de dezastru, ajutându-vă să stocați e-mailurile importante și să le recuperați la cerere. Aceste instrumente ajută, de asemenea, la eliminarea e-mailurilor nedorite, la eliberarea spațiului de stocare pe server și la accelerarea operațiunilor de e-mail. În același timp, puteți utiliza soluții de securitate pentru e-mail pentru a vă proteja și de atacurile de spam și phishing.
Software-ul de arhivare a e-mailurilor poate fi util în multe cazuri, fie pentru uz personal sau profesional.
Dacă conduceți o companie, trebuie să aveți o soluție de arhivare a e-mailurilor pentru a asigura conformitatea cu reglementările industriei, astfel încât toate comunicările prin e-mail din cadrul organizației dvs. să poată fi păstrate în cazul în care există o investigație oficială sau un audit.
Cum funcționează software-ul de arhivare a e-mailurilor
Când arhivezi anumite e-mailuri, în esență le migrați din căsuța de e-mail principală într-un dosar de arhivă separat. Procedând astfel, puteți păstra e-mailul pentru referințe viitoare și le puteți accesa fără probleme.
Cu o soluție eficientă de arhivare a e-mailurilor, vă puteți muta e-mailurile importante într-o locație mai sigură, permițând recuperarea în caz de dezastru.
Principalul beneficiu al utilizării software-ului de arhivare a e-mailurilor este că îndeplinește cerințele de conformitate organizaționale, dar acest lucru variază de la software la software. De asemenea, companiile pot configura instrumentul de arhivare în funcție de nevoile lor. De exemplu, o companie poate arhiva toate e-mailurile primite dacă este necesar, reducând nevoia de a curăța frecvent căsuța de e-mail.
Înainte de a căuta o soluție de arhivare a e-mailurilor, cel mai bine este să analizați caracteristicile și regulile de conformitate ale acesteia și să decideți în consecință.
Caracteristici cheie de căutat în software-ul de arhivare a e-mailurilor
Înainte de a vă angaja într-o soluție de arhivare a e-mailurilor, există câteva caracteristici cheie cu care nu ar trebui să faceți compromisuri.
Acestea sunt cerințele minime dacă doriți un software care funcționează bine și eficient pentru stocarea fără probleme și copierea de rezervă a e-mailurilor importante. Iată care sunt caracteristicile obligatorii ale software-ului de arhivare a e-mailurilor:
- Funcție de căutare rapidă și intuitivă pentru a accesa datele de e-mail stocate în software
- Gestionarea fără întreruperi a unor cantități mari de date cruciale de e-mail
- Conform reglementărilor
- Cost-eficient și eficient
Dacă puteți pune mâna pe o unealtă care bifează ✅toate cerințele de mai sus, aveți o potrivire perfectă.
Acum că am învățat despre software-ul de arhivare a e-mailurilor, haideți să descoperim cele mai bune opțiuni pe care le puteți utiliza pentru cerințele dvs.
Mimecast
Mimecast oferă o soluție bazată pe cloud pentru problemele de arhivare ale unei organizații a cărei listă de arhive de e-mail pare fără sfârșit. Vă permite să scăpați de problemele de arhivare a e-mailurilor cu funcții robuste concepute pentru a face lucrurile mai ușoare ca niciodată.
Spre deosebire de software-ul obișnuit de arhivare a e-mailurilor, Mimecast este excelent pentru companiile în creștere care doresc să opteze pentru o soluție mai rentabilă.
Deoarece întreținerea software-ului de arhivare a e-mailurilor poate fi costisitoare și complexă uneori, am găsit capabilitățile de gestionare a arhivelor de e-mail ale Mimecast extrem de utile. Dacă doriți să stocați e-mailurile vitale într-un loc sigur, sigur și ușor accesibil, este înțelept să optați pentru Mimecast.
Mailstore Acasă
Dacă sunteți în căutarea unei locații unice pentru e-mailuri de la mai multe computere, sisteme și programe, atunci Mailstore Home este o opțiune uimitoare care se întâmplă să fie și gratuită. Păstrează comunicațiile esențiale prin e-mail într-o arhivă centrală sigură și solidă.
Datorită capabilităților avansate ale acestei soluții de arhivare a e-mailurilor, nu mai trebuie să vă pierdeți e-mailurile din cauza fișierelor PST defecte, a unei copii de siguranță a datelor incomplete sau a oricărei alte probleme.
Prin funcția sa de căutare inteligentă, MailStore Home face căutarea unui anumit e-mail mai ușoară, chiar și din date mari de arhivă. Puteți migra e-mailurile în căsuța de e-mail principală și le puteți restaura din arhivă oricând doriți.
Arhiva de e-mail Pro
Email Archive Pro face arhivarea cât se poate de simplă. Cu doar un singur clic, puteți arhiva mai multe conturi de e-mail și foldere și le puteți arhiva într-o locație sigură pentru referințe viitoare. De asemenea, le puteți transforma în fișiere PDF care pot fi căutate pentru o recuperare rapidă și ușoară.
Această soluție de arhivare a e-mailurilor oferă, de asemenea, suport nativ pentru G-suite prin integrarea cu API-ul Gmail. Cu Gmail OAuth, vă puteți bucura de securitate îmbunătățită și de acces la e-mail numai pentru citire.
Pentru o experiență perfectă de arhivare a e-mailurilor, Email Archive Pro este într-adevăr un profesionist în joc.
Barracuda
Compania dvs. dorește să minimizeze cerințele de stocare a e-mailului și să sporească productivitatea utilizatorilor? Barracuda este soluția ideală pentru a vă oferi exact asta. Cu acest instrument, puteți muta în siguranță informațiile vitale într-un nor, tratându-le ca un nivel de stocare secundar pentru o protecție suplimentară a datelor de e-mail.
Deoarece datele sunt stocate în afara mediului operațional de e-mail, sunt păstrate în siguranță, fără a vă face griji cu privire la ștergere sau corupție. Gestionând volumul datelor de pe serverul dvs. de e-mail, puteți reduce considerabil costurile, menținând în același timp nivelurile ideale de eficiență operațională.
Barracuda asigură, de asemenea, conformitatea cu cerințele guvernamentale și de reglementare și eficientizează descoperirea electronică.
Jatheon
Jatheon are o soluție puternică de arhivare a e-mailurilor la nivel local pentru a vă ajuta să stocați, să regăsiți, să gestionați și să auditați un teanc imens de date de e-mail și informații de întreprindere nestructurate.
Suita avansată de arhivare Jatheon vă permite să analizați datele arhivate și să obțineți informații care pot fi utilizate în toate departamentele. Ea eficientizează e-descoperirea permițând accesul pentru gestionarea și protejarea datelor, oferind în același timp funcționalități specifice de căutare pentru a facilita găsirea și recuperarea datelor.
Pentru o soluție all-in-one de arhivare a e-mailurilor, Jatheon este o alegere excelentă. Poate îmbunătăți guvernanța datelor prin detectarea problemelor înainte ca acestea să escaladeze și prevenind conduita greșită a angajaților.
Căutare
O soluție de arhivare a e-mailurilor care face stocarea, gestionarea și recuperarea datelor de e-mail mai ușoare ca niciodată, Quest poate fi implementat destul de fără probleme.
Cu această soluție, puteți reduce nevoile de stocare a datelor pe termen lung și nevoia de a gestiona performanța serverului dvs. de e-mail prin stocarea atașamentelor de e-mail cu o singură instanță separat de servere.
Quest prezintă, de asemenea, capabilități eficiente de reținere prin respectarea politicilor de conformitate cu reglementările. În plus, puteți crea etichete pentru clasificare, permițându-vă să migrați și să preluați numai datele dorite.
Libraesva
Libraesva este una dintre cele mai importante soluții de arhivare a e-mailurilor pentru protejarea informațiilor importante de afaceri, îmbunătățirea eficienței angajaților și simplificarea conformității.
Dacă sunteți în căutarea unei soluții simple, dar eficiente, de guvernare a e-mailului, de gestionare a riscurilor și de conformitate, nu căutați mai departe decât Libraesva.
Indiferent dacă utilizați un server de e-mail on-premise sau în cloud, Libraesva poate oferi cele mai bune soluții de arhivare a e-mailurilor. Vine cu integrare nativă cu Office 365 și Microsoft Exchange, iar suplimentul exclusiv Outlook al software-ului vă permite să accesați cu ușurință e-mailul arhivat, fie că este pe Windows sau Mac.
ArcTitan
ArcTitan este un instrument integrat și automatizat cu Office 365, care vă oferă o căutare super-rapidă prin e-mail pentru datele pe care le-ați stocat în arhivă. V-ar plăcea configurarea ușoară și implementarea rentabilă a acestui software. Transformă datele cruciale ale e-mailului într-un depozit prin stocarea lor în arhivă.
Indiferent dacă aveți nevoie de o soluție de arhivare a e-mailurilor pentru afacerea dvs., educație sau MSP, Arctitan este o opțiune excelentă pentru nevoile dinamice de arhivare. Ca să nu mai vorbim de faptul că accesul de la distanță la e-mailuri face ca afacerea să fie foarte dulce.
N-capabil
Dacă preferați soluții bazate pe cloud pentru stocarea și protejarea datelor de e-mail, veți găsi N-able una dintre cele mai bune din domeniu. Este o soluție robustă și criptată de arhivare a e-mailurilor în cloud pentru a vă asigura că datele dvs. rămân în siguranță și în siguranță.
Vă puteți proteja datele prin intermediul acestuia și vă puteți adresa cerințelor de conformitate stabilite de organismele de reglementare din industrie, cum ar fi HIPAA, FRCP și SOX.
MSP-urile pot gestiona cerințele de stocare ale e-mailurilor de intrare și de ieșire ca un profesionist cu N-able reducând în același timp costurile de stocare a infrastructurii locale.
Smarsh
Un instrument eficient pentru înregistrarea comunicării prin e-mail vitale, Smarsh poate stoca e-mailuri care includ atașamente, permițând în același timp organizației dumneavoastră să respecte reglementările guvernamentale și regulile de păstrare a evidenței.
Una dintre cele mai bune caracteristici ale acestui software este că acceptă captura directă a sursei în format nativ pentru a asigura păstrarea întregului context al datelor.
Poate ajuta la separarea mesajelor interne, externe, de intrare și de ieșire. Mai mult, oferă și acces la arhiva personală, care permite angajaților tăi să-și acceseze istoricul de e-mail.
Nu există nicio îndoială că Smarsh este un pachet pentru arhivarea e-mailurilor.
MailMeter
MailMeter are toate caracteristicile pe care le-ați aștepta de la un software bun de arhivare a e-mailurilor într-un singur loc. De la navigarea în căsuța de e-mail până la efectuarea de e-descoperire și căutări DSAR și furnizarea de gestionare a e-mailurilor în cloud și on-premise, este soluția unică pentru nevoile dvs. de arhivare a e-mailurilor.
Interfața avansată a instrumentului facilitează restrângerea domeniului de căutare a e-mailurilor din orice motiv, folosind criterii definite.
MailMeter poate fi fenomenal dacă conduceți o afacere, deoarece trebuie să vă ocupați de date de e-mail de mare volum. Investiția în acest software poate preveni cu ușurință pierderea de date și vă poate proteja datele de e-mail.
Arcserve
Arcserve face gestionarea e-mailului la fel de simplă pe cât se poate, prin eficientizarea captării și stocării e-mailurilor în mai multe locații, divizii și utilizatori finali.
Software-ul se poate integra cu diverse platforme terțe, inclusiv Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange și IBM Domino. Deci, indiferent de serviciul pe care îl utilizați, aveți nevoie doar de Arcserve pentru a le conecta pe toate împreună.
Crioserve
Pentru a facilita capturarea, stocarea și căutarea e-mailurilor, Cryoserve este o soluție excelentă. Popularitatea acestui software se datorează cât de versatil poate fi. Poate fi folosit ca soluție de arhivare a e-mailurilor, un SaaS bazat pe cloud, un dispozitiv hardware și o soluție hibridă pentru a se potrivi infrastructurii dvs. IT.
Stochând copii ale tuturor e-mailurilor primite și trimise, Cryoserve transformă datele într-o resursă pentru uz zilnic. Puteți fi liniștit știind că toate datele dvs. critice de afaceri sunt în mâini sigure și pot fi recuperate cu ușurință atunci când este necesar.
Intradyn
Doriți să vă securizați datele de e-mail în cazul oricărui litigiu viitor, al unei anchete privind dreptul de a cunoaște sau al unei cereri de eDiscovery? Intradyn vă poate ajuta să faceți asta cu ușurință. Salvează e-mailurile primite și trimise pentru a vă asigura că aveți o evidență a tuturor comunicărilor, protejând în același timp datele pentru referințe viitoare.
Intradyn vă permite să importați e-mailuri brute în format RFC822 și să migrați e-mailurile istorice. În plus, funcționează cu toate cele mai bune servicii de e-mail, inclusiv MS Exchange, Gmail, Office 365 și multe altele.
Microfocus
Microfocus se ocupă de toate nevoile dvs. de arhivare a e-mailurilor în mod flexibil, cu o arhivă și mai multe platforme. Acest instrument simplifică capturarea, stocarea, păstrarea, căutarea și descoperirea tuturor comunicării interne și externe prin e-mail, rețele sociale și texte.
Dacă sunteți în căutarea unei soluții care să țină cont de comunicarea pe toate platformele pe care le utilizează afacerea dvs., Microfocus este instrumentul care o face.
Este sigur să spunem că este o soluție de arhivare a e-mailurilor totul sub un singur acoperiș.
Gânduri de închidere
Soluțiile de arhivare a e-mailurilor simplifică stocarea și protejarea e-mailurilor dvs., asigurând în același timp acces rapid și fără probleme. De asemenea, ajută la respectarea regulilor industriei de înregistrare a comunicărilor prin e-mail în scopuri oficiale. Acest lucru reduce sarcina administrativă a gestionării e-mailului, deoarece procesul este automatizat. Pentru a crește și mai mult productivitatea, puteți utiliza, de asemenea, software-ul de generare de șabloane de e-mail.
În cele din urmă, totul se rezumă la software-ul pe care îl alegeți. Cele enumerate în această postare sunt alese cu atenție și funcționează extraordinar de bine în ceea ce privește viteza, eficiența costurilor și fiabilitatea.
Apoi, verificați cele mai bune soluții de filtrare și protecție a spam-ului prin e-mail.