Multe companii folosesc software de timp și de facturare pentru a controla datele financiare și de afaceri ale organizației lor.
Ca manager de echipă, probabil înțelegeți importanța urmăririi timpului și a facturării. Veți dori să vă asigurați că membrii echipei dumneavoastră lucrează eficient și că procesul de facturare are un flux simplificat.
Cu toate acestea, pur și simplu nu este posibil ca cineva să execute manual aceste comisioane eficient. Iată cel mai bun software de timp și de facturare pentru urmărirea timpului echipei pentru a ușura urmărirea timpului.
Acest articol vorbește despre timp și software-ul de facturare, de la ceea ce sunt ele la beneficiile integrării unuia și a unor software excelente pentru a vă ajuta să creșteți eficiența fluxului de lucru.
Dar înainte de asta, să înțelegem,
Cuprins
Cum sunt definite orele facturabile?
Orele facturabile sunt definite ca numărul de ore pe care o companie le-a dedicat lucrului pentru un client. Poate fi calculat pe bază de proiect sau poate fi un calcul general.
Pentru a calcula orele facturabile, trebuie mai întâi să urmăriți numărul de ore pe care angajații lucrează la fiecare proiect. Pentru aceasta, puteți utiliza software-ul de urmărire a timpului sau manual, solicitând angajaților să trimită foi de pontaj (ceea ce este destul de obositor, totuși).
Odată ce orele au fost urmărite, puteți determina orele percepute de client. Taxele depind de tipul de proiect, de contractul pe care compania îl are cu clientul și de politicile companiei.
Care sunt ineficiențele în măsurarea manuală?
Măsurarea orelor și a timpului de facturare poate deveni copleșitoare atunci când încercați să o faceți manual. Sunt de așteptat să apară mai multe ineficiențe:
- Poate fi dificil să urmăriți cu exactitate orele lucrate la un proiect, în special pentru fiecare angajat. Poate duce la suprafacturare sau subfacturare a clienților.
- Urmărirea manuală a orelor facturabile este consumatoare de timp și stresantă. Necesită un efort mare și poate distrage atenția de la lucrul la proiecte.
- Include o urmă de hârtie care poate deveni descurajantă de gestionat și are șanse de a fi pierdută sau deplasată.
- S-ar putea să vă simțiți stresați în timp ce vă asigurați că angajații își raportează cu exactitate orele lucrate.
- Determinarea profitabilității unui proiect poate fi și o mică provocare. Când aveți multe pe masă, calcularea ratei de facturare a fiecărui proiect poate duce la inexactitate în facturare.
Care sunt avantajele majore ale software-ului de timp și de facturare?
Există o serie de avantaje și software de facturare pe care nu ați dori să le ratați. Include:
Responsabilitate îmbunătățită
Urmărind orele facturabile, vă puteți factura clienții cu acuratețe și vă puteți asigura că sunteți plătit pentru toată munca dvs. Software-ul vă poate ajuta să urmăriți cheltuielile. Aceste informații vă pot menține bugetul pe drumul cel bun și vă pot asigura că nu cheltuiți mai mult decât vă puteți permite.
În plus, puteți gestiona cu ușurință mai multe proiecte în același timp. Poate ajuta la menținerea proiectelor pe drumul cel bun și la asigurarea livrării la timp.
Eficientizarea plăților
În loc să fie nevoit să țină evidența facturilor și plăților manual, software-ul poate face totul pentru tine. Vă poate elibera mult timp, astfel încât să vă puteți concentra pe mai multe aspecte ale afacerii dvs.
Un alt avantaj este evitarea plăților întârziate. Dacă urmăriți manual plățile, există șanse să pierdeți o plată. Poate afecta reputația afacerii tale și poate face dificilă menținerea pe linia de plutire din punct de vedere financiar. Cu software-ul de urmărire a timpului și a facturării, puteți configura mementouri pentru momentul în care plățile sunt scadente, astfel încât să nu pierdeți niciodată o plată din nou.
Captează date
Când vă urmăriți timpul și datele de facturare, creați o înregistrare istorică a muncii dvs.
Poate fi benefic pentru o varietate de scopuri, cum ar fi:
- Identificarea tendințelor în tiparele dvs. de lucru
- Analizând procesul de lucru pentru a găsi ineficiențe
- Reconstituirea istoricului de lucru pentru facturare sau alte scopuri
Reduceți costurile operaționale
Un software de urmărire a timpului și a facturării vă poate ajuta să reduceți costurile operaționale prin automatizarea procesului de urmărire și facturare a serviciilor dvs. Vă permite să economisiți timp și bani prin reducerea nevoii de introducere manuală a datelor și facturare.
Productivitate mai bună a echipei
Urmărirea timpului petrecut de angajații dvs. lucrând la diferite sarcini vă permite să înțelegeți mai bine unde se îndreaptă timpul echipei dvs. Aceste informații pot fi folosite pentru a ajusta fluxul de lucru al echipei dvs., asigurându-vă că acestea sunt cât mai productive posibil.
Funcții obligatorii într-un software de timp și facturare
Atunci când alegeți software-ul de timp și de facturare, există câteva caracteristici cheie pe care ar trebui să le căutați pentru a vă asigura că software-ul este potrivit pentru afacerea dvs. Un software de timp și facturare ar trebui să aibă în mod ideal următoarele caracteristici:
Atribuirea sarcinilor
Un software de timp și de facturare trebuie să aibă o funcție de atribuire a sarcinilor în care puteți aloca sarcini membrilor echipei și le puteți oferi acces pentru a monitoriza progresul. De asemenea, software-ul trebuie să vă permită să vedeți sarcinile atribuite fiecărui individ și să urmăriți progresul fiecărei sarcini.
Urmărirea timpului — ore facturabile și nefacturabile
Orice companie care furnizează servicii orare are nevoie de timp și de software de facturare pentru a urmări numărul de ore facturabile și nefacturabile. Ne permite să facturăm cu acuratețe clienții pentru serviciile prestate și ajută companiile să identifice zonele în care angajații își petrec timpul.
Rapoarte de facturare
Rapoartele de facturare sunt esențiale, permițându-vă să urmăriți veniturile și cheltuielile. Fără această caracteristică, companiile ar trebui să genereze manual rapoarte, ceea ce necesită mult timp și este predispus la erori.
Funcția de raportare de facturare ajută la generarea de rapoarte pentru o anumită perioadă și include toate informațiile relevante, cum ar fi data, ora, suma facturată și starea plății.
Generarea facturii
Având un software care poate genera automat facturi, vă va economisi timp și bătăi de cap. Această caracteristică face mai ușor să vă asigurați că vă facturați corect clienții.
Accesibilitate prin mobil
Software-ul de timp și de facturare ar trebui să aibă accesibilitate mobilă pentru a le permite profesioniștilor ocupați să își urmărească timpul și orele facturabile. Poate fi o salvare pentru oamenii care lucrează adesea în afara biroului și nu au întotdeauna acces la un computer.
Prețuri accesibile
Software-ul de timp bun și de facturare sunt unul cu o structură de prețuri accesibile și o mulțime de caracteristici relevante. Prețurile trebuie să fie transparente și flexibile, fără taxe ascunse sau contracte pe termen lung.
O încercare gratuită ar trebui să fie oferită pentru a ajuta clienții potențiali să o încerce înainte ca achiziționarea să funcționeze întotdeauna!
Un bun suport pentru clienți
Calitatea asistenței pentru clienți reflectă cât de dedicați sunt în a asculta preocupările clienților lor. Înainte de a face o achiziție, verificați asistența pentru clienți și citiți recenziile pentru a verifica dacă vorbesc!
Iată lista celor mai bune programe de timp și de facturare: –
Clockify Me
Căutați un instrument complet de facturare și urmărire? Vânătoarea ta se termină aici! Clockify este cel mai bun software de timp și facturare din clasă, care vă permite să urmăriți cu ușurință orele facturabile și vă permite să calculați fără probleme orele de facturare, excluzând orele nefacturabile.
Fiecare caracteristică a Clockify este concepută pentru a simplifica procesul de facturare. Puteți simplifica volumul de muncă prin configurarea proiectelor, urmărirea și crearea facturilor.
Indiferent dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, un startup sau o întreprindere, acest instrument este garantat să vă recunoască cerințele. Nu numai acest lucru, dar veți fi informat despre informații valoroase despre profitabilitatea clienților.
Cea mai bună parte? Clockify este complet gratuit de utilizat pentru oricine.
Factură Zoho
Zoho Invoice este unul dintre cele mai bune instrumente de timp și de facturare pentru a vă ajuta să supravegheați investiția de timp făcută de fiecare individ sau de întreaga echipă. Acest instrument vă poate optimiza drastic procesul de facturare și urmărire.
Zoho Invoice a apărut ca instrument de bază pentru facturare și facturare a pontajelor. Folosind acest software, poți să atribui sarcini echipei tale, să gestionezi proiecte și să sporești productivitatea echipei tale. Puteți crea un flux de lucru structurat cu ajutorul funcției avansate de raportare Zoho.
Folosit în principal de întreprinderile mici, Zoho, cel mai bun software de facturare, este gratuit.
Scoro
Scoro este construit pentru a păstra nevoile unei afaceri de a gestiona eficient timpul și de a eficientiza facturile. Este ușor de utilizat și de înțeles pentru toată lumea din echipă.
De asemenea, vă oferă rapoarte de urmărire automată a timpului de generare pentru toată lumea din echipă, statistici săptămânale și lunare pentru nevoile dvs. de facturare și o imagine de ansamblu bună a proiectelor care vă consumă majoritatea resurselor.
Orele mele
Cu planuri accesibile, o interfață intuitivă și funcții impresionante, Myhours a devenit un instrument bine-cunoscut de urmărire a salarizării.
Myhours vă permite să urmăriți activitățile echipei fără a petrece ore întregi cu mai multe instrumente. Cu acest instrument, vă puteți gestiona întreaga echipă dintr-un singur loc și puteți obține o imagine clară asupra activității lor generale.
Acest instrument de facturare și urmărire vă permite să creați rapoarte ale tuturor proiectelor la care ați lucrat pentru clienți individuali. De asemenea, puteți obține o perspectivă asupra disponibilității membrilor echipei dvs., permițându-vă să fiți informat către cine să vă adresați atunci când căutați să externalizați.
Cu acest instrument, puteți crește responsabilitatea prin partajarea rapoartelor automate cu clienții dvs. și dezvoltarea relațiilor cu aceștia.
Bill4time
Bill4time este conceput pentru a vă ajuta cu vizibilitate completă asupra întregii operațiuni a fluxului dvs. de lucru. Cu o interfață de utilizator curată, companiile își pot folosi tabloul de bord fără efort și să obțină analize avansate.
Bill4time vă permite să accesați toate datele cu un singur clic și elimină nevoia de instrumente și foi de calcul. Vă oferă informații în timp real și KPI-uri avansate pentru a ține pasul cu performanța companiei dvs. Acest instrument este construit având în vedere agențiile.
Personalizați și setați facturile recurente, înregistrați cheltuielile și organizați-le cu acest software. Bill4time oferă trei planuri plătite: Time & Billing, Legal Pro și Legal Enterprise.
Comutare
Toggl este încă un alt software rentabil de urmărire a timpului și de facturare. Este conceput pentru a satisface companiile care doresc să abordeze procesele recurente, să monitorizeze timpul investit în fiecare activitate și să creeze o structură organizată a muncii tale.
Acest software vă reduce timpul petrecut în activitatea banală de urmărire a timpului și a facturării, oferă membrilor echipei dvs. un flux de lucru fără întreruperi pentru a înregistra timpul și facturarea și vă permite să lucrați într-un mediu intuitiv și ușor de utilizat.
Cu Toggl, puteți economisi timp de la reintroducerea foilor de pontaj și de la facturare, puteți reduce timpul de audit și puteți îmbunătăți eficiența. Au un plan gratuit, un plan de pornire, un plan premium și un plan personalizabil.
Getcanopy
Getcanopy este un software excelent de facturare pentru industriile bazate pe servicii. Acest instrument fantastic este pentru companiile cărora nu le place să piardă timpul cu fluxurile de lucru și nu au un sistem central pentru a-și gestiona timpul într-un proiect.
Cu Getcanopy, este ușor să verificați timpul petrecut de toată lumea pentru fiecare proiect. Mai mult decât atât, aveți o perspectivă generală asupra progresului echipei dvs. și vă puteți asigura că toată lumea își face partea cu acest instrument.
O altă caracteristică excelentă a Getcanopy sunt rapoartele personalizate și șabloanele de facturare gata de utilizare. Getcanopy are multe planuri plătite și suplimente bazate pe unele funcții avansate, împreună cu un plan gratuit.
Nutcache
Nutcache este o soluție cu mai multe funcții care ajută companiile cu bugetarea proiectelor, gestionarea cheltuielilor și gestionarea foilor de pontaj din mers.
Acest software bine conceput vă poate configura cu ușurință urmărirea timpului, facturarea și facturarea contului, să vadă timpul efectiv petrecut în proiectul clientului dvs. și să genereze facturi precise. În plus, puteți trimite mementouri pentru facturile restante și datele de întârziere a plăților și puteți accepta plăți cu acest instrument.
Pe lângă funcțiile de urmărire a timpului și de facturare, Nutcache vine și cu multe funcții de automatizare și instrumente de urmărire a proiectelor. În funcție de cerințele dvs. și de dimensiunea afacerii, puteți selecta unul dintre planurile lor gratuite, pro și de întreprindere.
Beebole
Beebole este cunoscut pentru instrumentul său robust de urmărire a timpului de proiect, menit să ajute companiile de toate dimensiunile să-și optimizeze productivitatea.
Configurați proiectele pe Beebole și începeți să vă completați orele facturabile oricând, de oriunde. Puteți chiar să lucrați acum și să completați foile de pontaj ulterior folosind rapoartele lor stocate. Membrii echipei își pot vizualiza și actualiza jurnalele de timp și alocarea echipei.
Replicon
Replicon se concentrează pe eliminarea stresului din facturarea pontajului. Vă aduce întreaga sumă a orelor facturabile la îndemână și vă permite să urmăriți progresul proiectului, bugetul și profitabilitatea într-un singur loc.
Salvați-vă de dureri de cap inutile și de timp, Replicon este o soluție accesibilă, eficientă și scalabilă, care vă oferă tot ce aveți nevoie de la un instrument de urmărire a timpului și de facturare.
De la estimări ale proiectelor până la urmărirea cheltuielilor până la rapoarte detaliate care pot fi partajate și un portal pentru clienți, Replicon s-a ridicat la înălțimea așteptărilor. Au trei planuri plătite, de la un instrument de management de proiect la o suită profesională de automatizare a serviciilor.
Timebillingapp
Aplicația Timebilling vă poate îmbunătăți calitatea muncii prin crearea unui spațiu de lucru organizat. Echipa dvs. poate urmări timpul și facturarea în timp ce solicită utilizatorilor să introducă timpul lucrat în timp real. Dispunând de tablouri de bord intuitive, Timebilling vă oferă acces bazat pe roluri membrilor echipei. De asemenea, permite tuturor accesul și urmărirea progresului lor în orice moment, de oriunde în lume.
Jurnalele de timp și facturile sunt generate automat, ceea ce înseamnă că nu se mai petrece timp pentru facturare. Toate jurnalele de timp sunt stocate în cloudul dvs. privat, astfel încât nu există nici un coșmar de export sau de rezervă.
Concluzie
Deși piața are un surplus de timp și software de facturare, doar câteva sunt considerate potrivite pentru afacerea dvs. Software-ul de urmărire a timpului poate fi utilizat pentru o mare varietate de scopuri. Puteți urmări sarcinile și orele facturabile, puteți monitoriza productivitatea angajaților și puteți crea salarii cu cel mai bun software de timp și de facturare.
În plus, veți primi rapoarte despre modul în care echipa dvs. își petrece timpul, astfel încât să puteți optimiza eficiența.
Din lista de 11 instrumente bine cercetată de mai sus, sunteți liber să-l alegeți pe cel care vi se potrivește perfect pentru afacerea dvs. În timp ce faceți acest lucru, nu uitați să verificați dacă vorbesc!
De asemenea, puteți explora unele dintre cele mai bune software-uri de contabilitate pentru întreprinderile mici și mari.