În contextul economic actual, caracterizat de o dinamică rapidă, companiile resimt tot mai mult necesitatea de a adopta tehnologii avansate. Acestea sunt esențiale pentru a accelera ritmul operațiunilor, a spori eficiența și a reduce costurile. În particular, gestionarea eficientă a comenzilor și reducerea cheltuielilor sunt obiective critice.
Un instrument de mare importanță în acest sens este software-ul de management al comenzilor (OMS). Acesta aduce beneficii semnificative, incluzând optimizarea procesului de gestionare a comenzilor, vizibilitatea completă a inventarului, automatizarea operațiunilor și îmbunătățirea experienței clienților.
Însă, administrarea comenzilor poate deveni o provocare dacă se bazează pe metode tradiționale, cum ar fi foile de calcul. Acest ghid oferă o analiză detaliată a celor mai eficiente soluții software disponibile pentru managementul și urmărirea comenzilor, scopul fiind de a simplifica și eficientiza aceste procese.
Ce reprezintă un software de gestionare a comenzilor?
Pentru a înțelege rolul unui OMS, este esențial să cunoaștem în prealabil procesul de management al comenzilor. Acesta include captarea comenzilor clienților, monitorizarea progresului acestora și finalizarea livrării. Astfel, procesul începe în momentul în care un client plasează o comandă și se încheie când primește produsul.
Sistemele de gestionare a comenzilor sunt instrumente software utilizate de companii pentru a facilita introducerea și procesarea eficientă a comenzilor. O gestionare corectă a comenzilor presupune îndeplinirea specificațiilor clientului, respectarea termenelor convenite și livrarea în condiții optime.
Un OMS este conceput pentru a automatiza și accelera procesul de onorare a comenzilor, reducând timpul necesar pentru a transforma o comandă în venituri. Totodată, îmbunătățește eficiența acestui proces pentru furnizori și distribuitori.
Companiile care adoptă sisteme de gestionare a comenzilor pot introduce și converti cereri de ofertă sau comenzi, pot urmări nivelul stocurilor, analiza facturile anterioare pentru a identifica tendințe, verifica preferințele de livrare și modifica prețurile rapid.
Sistemele moderne de management al comenzilor includ o varietate de funcționalități, precum integrarea cu software-uri de facturare, gestionare a abonamentelor sau sisteme CRM.
Funcționalitățile exacte oferite de un OMS depind de nevoile specifice ale fiecărei afaceri și de rolul pe care îl are acest instrument în cadrul operațiunilor. Un produs din această categorie este relevant dacă oferă următoarele:
- Vizualizare în timp real a nivelului și disponibilității stocurilor
- Posibilitatea de a introduce și converti cereri de ofertă sau comenzi, facilitând astfel onorarea lor
- Evaluarea automată a preferințelor de expediere, inclusiv a transportatorilor, tarifelor și opțiunilor de asigurare
- Urmărirea comenzilor, de la plasare și facturare până la livrare
Beneficiile utilizării unui software eficient de gestionare a comenzilor
Orice companie care dorește să rămână competitivă pe piața actuală, care evoluează într-un ritm alert, are nevoie de un sistem OMS eficient și fiabil.
Implementarea unei astfel de soluții aduce numeroase avantaje companiilor care operează într-o piață tot mai digitalizată. Cele mai importante beneficii ale utilizării unui software de gestionare a comenzilor sunt:
#1. Reducerea costurilor de inventar
OMS automatizează procesele și simplifică gestionarea stocurilor, permițând transferul facil al produselor între locații prin scanare.
Utilizatorii pot stabili reguli pentru automatizarea comenzilor în timpul ambalării, specificând parametri precum greutatea, valoarea, opțiunile de livrare, eliminând astfel necesitatea proceselor manuale și reducând timpul necesar acestora.
#2. Procesarea rapidă și precisă a comenzilor
Un sistem OMS elimină monitorizarea manuală a comenzilor prin actualizări în timp real pe măsură ce acestea sunt expediate. Fiind bazate pe cloud, aceste sisteme permit utilizatorilor să urmărească progresul comenzilor de oriunde, fără necesitatea unei infrastructuri locale.
#3. Eficientizarea operațiunilor de depozit
OMS oferă utilizatorilor o imagine clară asupra depozitului și inventarului, printr-o platformă accesibilă de oriunde, cu actualizări în timp real despre comenzi și livrări.
Caracteristici importante includ scanarea codurilor de bare mobile, hărți ale capacității depozitului, urmărirea detaliată a inventarului și suport pentru multiple locații de depozitare.
#4. Eliminarea documentației pe suport de hârtie
Migrarea către un software de gestionare a comenzilor bazat pe cloud permite accesul de oriunde cu o conexiune la internet, eliminând necesitatea documentelor fizice. Digitalizarea documentației simplifică activitatea, economisește timp și spațiu și facilitează transferul de informații.
Mai mult, digitizarea reduce riscul pierderii documentelor, sporind astfel securitatea. Utilizarea unui OMS înseamnă și reducerea costurilor cu achiziționarea de hârtie, cerneală, imprimante și servicii poștale, precum și reducerea timpului alocat de angajați sarcinilor repetitive.
#5. Rapoarte și documente personalizate
Sistemele OMS permit generarea de rapoarte detaliate, în formate flexibile, compatibile cu platformele moderne de comerț electronic.
Posibilitatea de a personaliza rapoartele conform nevoilor specifice oferă avantaje notabile, comparativ cu procesele tradiționale de transmitere a rapoartelor.
#6. Prevenirea epuizării stocurilor prin actualizarea canalelor
O gestionare defectuoasă a stocurilor poate duce la angajați stresați, clienți nemulțumiți și scăderea profitului. Un OMS performant poate integra nivelul stocurilor cu canalele interne de comerț electronic, menținând actualizate informațiile despre produsele disponibile.
Platformele OMS permit integrarea cu piețe online și coșuri de cumpărături, oferind posibilitatea de a gestiona toate platformele de comerț electronic dintr-o singură interfață.
#7. Facturare simplificată
Facturarea manuală este o sarcină complexă pentru multe companii. Un OMS introduce sisteme de facturare clare și transparente.
Facturarea simplă, care detaliază costurile de onorare, expediere, ambalare și stocare, facilitează logistica și colaborarea, reducând riscul duplicării datelor. În plus, sistemul poate fi integrat cu platforme de contabilitate, facilitând procesele de import și export de date.
#8. Simplificarea comenzilor complexe
Sistemele de gestionare a comenzilor sunt echipate cu tablouri de bord care permit utilizatorilor să gestioneze chiar și cele mai avansate comenzi în funcție de condițiile actuale.
Sistemele pot simplifica comenzile prin sarcini precum crearea de mesaje personalizate, etichetarea produselor în funcție de dimensiune sau destinație geografică sau păstrarea comenzilor pentru revizuire.
Caracteristici esențiale ale unui software de gestionare a comenzilor
Sistemele OMS trebuie să permită companiilor să gestioneze întregul proces de vânzare, de la colectare și inventar, la livrare și vizibilitate. Câteva dintre caracteristicile esențiale includ:
✅ Procese automate de vânzări: automatizarea urmăririi aspectelor legate de vânzări, plăți și starea livrării.
✅ Controlul inventarului: capacitatea de a monitoriza nivelul stocurilor și de a reface automat stocurile.
✅ Managementul relațiilor cu clienții: Gestionarea întregului parcurs al clientului, de la generare până la fidelizare.
✅ Automatizarea vânzărilor: Automatizarea procesului de comandare a produselor, gestionarea plăților și comunicarea cu clienții.
✅ Livrare și primire: Vizibilitatea documentelor de expediție și livrare, oferind actualizări și alerte în timp real despre eventualele probleme.
✅ Urmărirea documentelor: Capacitatea de a urmări documentele pe întreg lanțul de producție și vânzare.
✅ Raportare avansată: Posibilitatea de a analiza rapoarte de performanță privind clienții, comenzile sau canalele de vânzări și de a identifica zonele care necesită îmbunătățiri.
✅ Aplicații mobile: Disponibilitatea aplicațiilor mobile permite accesul la OMS în timp real.
În continuare, vom analiza cele mai performante soluții software de gestionare a comenzilor.
Zoho
Considerat unul dintre cele mai flexibile sisteme de gestionare a comenzilor, Zoho oferă numeroase funcționalități, precum procesarea plăților, urmărirea expedițiilor, gestionarea inventarului și a facturilor, urmărirea loturilor și numerelor de serie, gestionarea mai multor depozite și automatizarea proceselor.
Zoho permite, de asemenea, generarea de comenzi întârziate, comenzi de achiziție și expedieri prin picurare.
Utilizatorii noi pot beneficia de sesiuni gratuite de instruire și onboarding, care includ demonstrații personalizate, adaptate la activitatea și fluxul de lucru al fiecărei companii.
Acest OMS este ideal pentru companiile aflate la început de drum, dar și pentru cele în creștere. Sunt disponibile mai multe planuri de abonament, începând de la 59 USD pe lună pentru 1.500 de comenzi lunar (facturate anual) și până la 329 USD pe lună pentru 25.000 de comenzi lunar (facturate anual). În plus, există un plan gratuit pentru utilizatorii care procesează mai puțin de 50 de comenzi lunar.
Salesforce
Salesforce OMS include toate caracteristicile de bază ale unui sistem de management al comenzilor. Fiind bazat pe cloud, poate implementa eficient toate produsele sale cloud.
Printre beneficiile oferite, instrumentul facilitează automatizarea procesării comenzilor manuale, sincronizarea inventarului și gestionarea programelor de expediere și a comenzilor complexe.
Salesforce OMS urmărește comenzile online, eficientizează procesul de onorare, previne problemele legate de stocuri, oferă rapoarte analitice pentru luarea deciziilor și direcționează comenzile către cel mai apropiat centru de onorare sau depozit.
Extensiv
Cu Extensiv OMS, se pot unifica datele din comenzi, puncte de vânzare și inventar, permițând vânzarea directă dintr-o singură locație. Totodată, se pot automatiza sarcinile repetitive și se pot obține informații utile pentru luarea deciziilor.
Extensiv permite integrarea cu diverse canale de vânzări și transportatori precum Magento, BigCommerce, Shopify, eBay, USPS, DHL e-Commerce, Sears, Newegg, Fedex și UPS Mail.
Acest OMS bazat pe cloud gestionează toate operațiunile, inclusiv desemnarea depozitelor, tipărirea etichetelor de expediere, onorarea comenzilor pe mai multe canale și redirecționarea comenzilor dintr-o singură interfață.
Prin informațiile în timp real oferite de Extensiv OMS, se poate îmbunătăți controlul cheltuielilor, generarea de venituri și eficiența operațională.
Aptos
Aptos OMS este renumit pentru capacitatea sa de a unifica soluțiile de comerț, de la procesarea comenzilor la gestionarea livrărilor. Caracteristicile de bază ale sistemului, în special pentru comercianții cu amănuntul, includ creșterea volumului de comenzi prin vizibilitate îmbunătățită, rutarea comenzilor de onorare în magazin și îmbunătățirea serviciilor pentru clienți.
Aptos oferă o soluție bazată pe cloud care permite utilizarea informațiilor privind stocurile la nivelul întregii companii, prioritizând astfel deciziile centrate pe client, ceea ce duce la creșterea profitabilității.
Printre caracteristicile importante se numără o aplicație mobilă de onorare a comenzilor în magazin, care potrivește cerințele clienților cu stocul disponibil, procesând achizițiile online din magazin, comenzile de la magazin la magazin sau comenzile expediate din magazin.
VTEX
VTEX OMS este un instrument omnicanal de gestionare a comenzilor, specializat în unificarea virtuală a stocurilor, crescând astfel disponibilitatea produselor prin aplicații mobile, magazine fizice și magazine virtuale, generând mai multe vânzări.
VTEX facilitează crearea mai multor puncte de onorare în locații strategice, asigurând livrare rapidă și o experiență de cumpărături perfectă pentru clienți.
În ceea ce privește integrarea, VTEX OMS centralizează stocurile din toate depozitele, creând un inventar extins pentru clienți și crescând eficiența operațiunilor logistice și de vânzare ale companiei.
Rezultatul este o agilitate și eficiență crescută în respectarea termenelor de livrare, oferind vizibilitate asupra inventarului pentru clienți înainte de cumpărare.
ShipStation
ShipStation este un OMS conceput special pentru utilizatorii care preferă instrumente simple, fără funcționalități complexe. Deși este utilizat mai ales pentru expediere și onorarea comenzilor, ShipStation oferă funcții pentru gestionarea stocurilor și a comenzilor.
Caracteristici cheie ale acestui software includ importul și gestionarea comenzilor, trimiterea de informații de urmărire clienților și tipărirea etichetelor.
De asemenea, se poate solicita o demonstrație personalizată prin intermediul site-ului web, în special pentru companiile la început de drum sau pentru utilizatorii care au nevoie de clarificări.
Planurile de preț încep de la 9,99 USD pe lună pentru 50 de expediții pe lună și până la 229,99 USD pentru 7.500 de expediții pe lună.
Kyte
Kyte OMS este o aplicație dedicată punctului de vânzare, care include un sistem mobil de preluare a comenzilor. Permite utilizatorilor să creeze un catalog digital, pe care îl pot integra în platformele de socializare sau îl pot trimite clienților. Atunci când un client plasează o comandă, Kyte trimite o notificare push utilizatorului.
De asemenea, utilizatorul poate mapa operațiunile sau poate crea statusuri precum „în curs de pregătire”, „confirmat” sau „pregătit pentru expediere” pentru fiecare comandă.
Tabloul de bord pentru comenzi ajută utilizatorii să urmărească toate comenzile, oferind numeroase filtre pentru crearea de informații specifice. Kyte este ideal pentru afaceri precum restaurantele, care necesită POS-uri mobile pentru a vinde direct clienților.
Orderhive
Dacă sunteți în căutarea unui instrument de gestionare a comenzilor online, rapid și ușor de utilizat, Orderhive este o alegere potrivită. Această platformă gestionează comenzile de pe toate platformele de vânzări online, integrându-se cu WooCommerce, Magento, Shopify, BigCommerce, Amazon și Etsy.
Orderhive include funcții precum urmărirea vânzărilor, gestionarea stocurilor și actualizarea automată a acestora. De asemenea, poate seta o reordonare automată atunci când nivelul inventarului atinge un prag predefinit.
QuickBooks Commerce
QuickBooks Commerce este un OMS multicanal complet, conceput pentru a integra punctele de vânzare, gestionarea stocurilor, automatizarea marketingului, managementul relațiilor cu clienții într-o singură platformă. Instrumentul este ușor de configurat și utilizat în doar câteva ore.
QuickBooks Commerce include o aplicație mobilă intuitivă, care permite utilizatorilor să gestioneze întreaga afacere în timp real, de pe diverse dispozitive.
Cu acest instrument, se pot gestiona comenzile existente, se pot crea comenzi noi, numere de factură sau un istoric complet al vânzărilor pentru clienți și produsele achiziționate de aceștia.
Kibo
Kibo OMS este o platformă modernă, bazată pe cloud, ideală pentru automatizarea procesului de gestionare a afacerii, deoarece ajută la vizibilitatea inventarului, managementul comenzilor și coordonarea onorării.
Kibo OMS își dezvoltă continuu capabilitățile de gestionare a comenzilor distribuite (DOM), facilitând gestionarea comenzilor complexe sau agregarea furnizorilor rapid și cu costuri minime.
Caracteristici cheie ale Kibo includ notificările prin e-mail, tipărirea etichetelor, o interfață drag-and-drop, managementul catalogului și monitorizarea tendințelor.
Mai mult, instrumentul permite utilizarea mai multor metode de expediere și utilizarea unui editor WYSIWYG încorporat pentru a gestiona conținutul site-ului web și a adapta specificațiile în funcție de preferințele clienților. Instrumentul oferă și integrări cu numeroase aplicații terțe.
Concluzie
Am analizat mai multe soluții de gestionare a comenzilor. Fiecare are puncte forte și puncte slabe, de aceea este important să alegeți soluția care vă ajută să automatizați sarcinile repetitive.
După ce analizați caracteristicile fiecărei soluții, alegeți sistemul cel mai potrivit pentru ecosistemul specific al afacerii dumneavoastră, indiferent dacă este vorba despre o afacere mică sau mare.
Vă recomandăm să consultați ghidul nostru complet pentru comerțul electronic.