Etapele sunt evenimentele semnificative care sunt vitale pentru întregul proiect. Managerii de proiect folosesc șabloane de diagrame de reper pentru a măsura progresul unui proiect.
Etapele de referință arată, de asemenea, cum atingeți obiectivele proiectului care au fost stabilite la începutul proiectului.
Ar putea fi o modalitate simplă și de bază de a defini o etapă. Cu toate acestea, este posibil ca toți membrii echipei de proiect să nu înțeleagă etapele proiectului în același mod. Prin urmare, puteți întâmpina dificultăți în gestionarea proiectului dacă membrii echipei nu sunt sincronizați.
Fără a pierde mai mult timp, haideți să aprofundăm subiectul jaloanelor proiectului. Citiți articolul pentru a afla repere, diagrame de reper, șabloane, beneficii și multe altele într-un limbaj ușor de înțeles.
Cuprins
Ce este o diagramă de reper?📈
Înainte de a intra în diagramele reperelor, să înțelegem mai întâi reperele. Etapele funcționează ca puncte de control pentru a evalua progresul proiectului pe măsură ce proiectul trece la obiectivul final. Puteți utiliza reperele proiectului ca puncte de semnalizare pentru fazele importante din cronologia proiectului. De exemplu:
- Data de începere și data de finalizare a unui proiect.
- O revizuire pre-planificată a proiectului de către client, o terță parte sau părțile interesate.
- Un punct din proiect în care trebuie să discutați despre actualizarea bugetului cu investitorii.
- Trimiterea unui produs semnificativ, cum ar fi trimiterea prototipului de aplicație mobil📱 către echipa de experiență a clienților pentru feedback-ul utilizatorilor în timpul procesului de dezvoltare agilă a produsului.
Etapele de referință sunt acolo, astfel încât să puteți vizualiza clar elementele semnificative implicate într-un proiect. De asemenea, ele arată cu ușurință locul în care vă aflați la dezvoltarea produsului sau la ciclul de viață al proiectului la orice dată și oră specifică.
Acum, definirea unei diagrame de reper devine ușor. Este un instrument de management de proiect pentru a vizualiza etapele de dezvoltare a proiectului sau a produsului. De obicei, software-ul de management al proiectelor folosește diagrame Gantt sau alte structuri cronologice ale proiectului și pune reperele acolo.
Etapele din cronologia unui proiect includ adesea detalii vitale ale reperului, cum ar fi data de începere, data scadentă, cui să raportați și așa mai departe. Similar diagramelor Gantt, diagramele de referință utilizează, de asemenea, câteva simboluri de bază suprapuse pe cronologia sau calendarul unui proiect. O astfel de structură oferă informații cu privire la datele de finalizare a reperelor reale și planificate.
Simbolurile diagramei de reper pot fi o săgeată albă verticală pentru finalizarea programată și o săgeată neagră verticală care indică finalizarea efectivă. De asemenea, o formă de diamant alb indică o finalizare programată anterior, care este încă datată în viitor, iar o formă de diamant♦️ de culoare neagră indică o finalizare programată anterior pentru care data a trecut deja.
De ce sunt esențiale diagramele de reper pentru managerii de proiect
Dacă sunteți manager de proiect sau responsabil de un ciclu de dezvoltare a unui produs, veți găsi diagrame de reper utile din următoarele motive:
Monitorizarea termenului limită
Împărțirea unui proiect mare în porțiuni de sarcini și etape vă ajută să creați mai multe termene limită în loc de unul singur. Astfel, echipa de proiect lucrează în mod corespunzător pentru a atinge acele obiective în loc să aștepte ultimul termen limită.
Păstrați datele importante în lumina reflectoarelor
Șabloanele de diagrame de reper vă ajută să vă planificați proiectul ținând cont de vacanțele lungi viitoare, ședințele consiliului de administrație, formarea echipei etc.
Recunoașteți blocajele proiectului
Sarcinile de dezvoltare a produselor care implică dependențe de sarcini de la parteneri sau furnizori externi sunt susceptibile de a intra într-un blocaj, deoarece calendarul de management al proiectelor nu le ține seama.
De aceea, managerii de proiect folosesc diagrame de reper pentru a include factori externi, cum ar fi necesarul de aprovizionare a furnizorului pentru a transmite o sarcină la următoarea etapă. Acesta este modul în care managerii inteligenți de proiect își păstrează proiectele în afara blocajului.
Utilizați-vă echipa de proiect
Managerii de proiect folosesc diagrame de reper pentru a împărți un proiect mare în bucăți mici. Apoi analizează acele etape pentru a descoperi care abilități sunt necesare. În consecință, ei pot atribui etapele echipei în funcție de abilitățile lor.
Transparența în finanțare
Etapele proiectului sunt o componentă indispensabilă atunci când se raportează investitorilor starea proiectului. Îi ajută pe partenerii de finanțare să vizualizeze unde se duc banii și care este rentabilitatea proiectată. Prin urmare, puteți convinge finanțatorii și puteți menține fluxul de numerar.
De ce diagramele de reper sunt mai bune decât foile de calcul
Următoarele sunt câteva dezavantaje ale utilizării foilor de calcul pentru reperele proiectului, mai degrabă decât un instrument de diagramă de reper:
#1. Foile de calcul nu dispun de automatizarea necesară pentru actualizările de agrafe. Prin urmare, trebuie să parcurgeți zeci de foi de lucru pentru a cunoaște starea actuală a proiectelor și a reperelor. Apoi, trebuie să scrieți manual e-mailuri și să urmăriți resursa responsabilă pentru sarcină.
#2. Diagramele de reper bazate pe foi de calcul nu notifică automat întreaga echipă atunci când atingeți o etapă. Trebuie să urmăriți toate foile de lucru și să căutați reperele finalizate.
#3. Majoritatea aplicațiilor pentru foi de calcul nu oferă integrare cu alte instrumente de gestionare a proiectelor, managementul relațiilor cu clienții (CRM), urmărirea timpului și instrumente de videoconferință. Prin urmare, pentru a prezenta rapid datele sau stările proiectului părților interesate, trebuie să treceți prin multe pregătiri înainte de întâlnire.
#4. Majoritatea aplicațiilor pentru foi de calcul nu oferă capabilități avansate de raportare, cu excepția calculelor numerice, diagramelor, graficelor și tabelelor. Dimpotrivă, o aplicație dedicată de management de proiect cu diagrame de reper oferă funcții de raportare specializate, cum ar fi diagrame de ardere, diagrame de viteză, diagrame de flux cumulativ, diagrame de ardere etc.
Cum se creează o diagramă de reper
#1. Primul pas către crearea diagramelor de reper este definirea obiectivelor proiectului. Prin urmare, accesați orice instrument de management de proiect și creați o cronologie a proiectului. De asemenea, va trebui să notați obiectivele proiectului în carduri cu sarcini. În cele din urmă, indicați o dată estimată de început și o dată de încheiere pentru proiectul dvs.
#2. Următoarea sarcină este crearea unei liste de sarcini pentru proiect. Înregistrați sarcinile proiectului în ordine cronologică. De exemplu, pentru un proiect de dezvoltare a unui site web, trebuie să vă înregistrați pentru un domeniu și un furnizor de găzduire, apoi veți începe să lucrați pe site-ul propriu-zis.
#3. Trebuie să legați sarcinile proiectului de intervale de date sau de date, în funcție de efortul necesar pentru a finaliza acele sarcini.
#4. Acum, trebuie să identificați reperele din proiectul dvs. Pentru a afla dacă o componentă a proiectului se califică pentru a fi o piatră de hotar, trebuie să puneți următoarele întrebări. Dacă răspunsul este da la toate întrebările, elementul de proiect este o piatră de hotar:
- Este componenta un punct de control semnificativ care indică progresul proiectului?
- Componenta proiectului afectează termenul limită?
- Părțile interesate ale proiectului trebuie să revizuiască componentele?
#5. Este timpul să creați o cronologie a proiectului în aplicația de management de proiect prin adunarea obiectivelor, sarcinilor, livrabilelor, fazelor și etapelor de referință într-o ordine logică. În timpul creării cronologiei, veți identifica și dependențele sarcinilor care ar putea pune proiectul într-un blocaj.
#6. În cele din urmă, împărtășiți diagrama de reper cu echipa de proiect și cu părțile interesate. De asemenea, poate doriți să activați notificările și e-mailurile pentru a primi actualizări de proiect.
Determinați reperele în managementul produsului
Deoarece majoritatea proceselor de dezvoltare a produselor urmează cadrul agil, datele cheie nu mai sunt repere logice. Pentru că produsele dvs. sunt disponibile continuu, iar îmbunătățirile sunt, de asemenea, în timp real.
Prin urmare, în managementul produselor, reperele ar trebui să fie obiective specifice pe care echipa ta trebuie să le atingă atunci când un ciclu de dezvoltare sau un sprint se încheie. Iată câteva exemple de reper pentru managementul produselor:
- Atingerea unui obiectiv de indicator cheie de performanță (KPI).
- Adăugarea de noi funcționalități la produs
- Lansarea unei aplicații mobile pe o nouă piață de aplicații
- Activarea echipei de vânzări și marketing
- Participarea la o conferință sau la o expoziție comercială și promovarea produsului
- Începutul sau sfârșitul unui trimestru fiscal
Iată câteva dintre cele mai bune șabloane de diagrame de reper pentru managerii de produs.
Șabloane gratuite de repere ale proiectului
Incearca astea Smartsheet șabloane pentru a experimenta diagrame de reper de diferite modele și tipuri. Șabloanele sunt disponibile ca etape ale proiectului, cronologie ale proiectelor cu repere, repere de achiziție de afaceri, foi de parcurs pentru repere etc.
Dacă intenționați să gestionați proiecte sau dezvoltări de produse cu aceste șabloane, trebuie să urmăriți manual stările. Motivul este că aceste șabloane se bazează pe formatele Microsoft Word, Excel și PowerPoint. Unele sunt, de asemenea, disponibile în fișiere PDF pentru trimiterea prin e-mail fără efort a rapoartelor de etape ale proiectului.
Puteți începe cu șablonul de reper de bază. Include o diagramă statică pentru reperele și o cronologie vizuală. Tabelul static conține anteturi precum destinatarul de reper, comentarii, stare etc.
Diagrama de reper
The Diagrama de reper Lucidspark vă permite să vizualizați cu ușurință obiectivele și etapele cheie ale proiectului. Graficul este destul de simplu și vă puteți organiza rapid etapele proiectului, introducând detaliile. Nu trebuie să investiți mult timp în editarea șablonului.
Prin design, este o matrice 3 pe 4 de cărți de formă pătrată. De la stânga la dreapta, coloanele reprezintă Milestone 1, Milestone 2, Milestone 3 și Obiectivul Final. Rândurile de sus în jos reprezintă livrabile, pași și date.
Puteți copia și lipi casetele de text existente pentru Titlu și Descriere pentru a se adapta sarcinilor sau livrabilelor care reprezintă etape ale proiectului. În plus, puteți utiliza Dragline din caracteristica formă pentru a conecta reperele cu sarcini, faze, dependențe etc.
Șabloane de diagrame de reper
Dacă tu și echipa ta colaborezi la un proiect mare cu multe sarcini, termene limită și livrabile, poți folosi exemplul de diagramă cu repere fără efort de la Miro.
Diagrama de reper gata făcută este potrivită pentru urmărirea mai multor proiecte și sarcini folosind diagrame statice și cronologie vizuale. Designul vă ajută să planificați evenimente importante programate să aibă loc la anumite intervale de timp în timpul ciclului de viață al proiectului.
Exemplul de diagramă de reper vă permite, de asemenea, să colaborați în timp real cu echipa de dezvoltare a produsului prin partajarea linkurilor. În plus, puteți converti tabla în modul Prezentare dacă trebuie să prezentați părțile interesate ale proiectului realizările de reper.
Creator de diagrame Gantt
Manager de proiect este un instrument de conducere PM care vă permite să creați diagrame Gantt cu repere ale proiectului. Aceste diagrame sunt disponibile online, astfel încât să puteți configura notificări automate, raportare, evaluarea progresului proiectului și multe altele.
Instrumentul vă permite să vizualizați cu ușurință reperele pe lista, panoul și vizualizarea calendarului unui proiect. Etapele de referință sunt proiectate astfel încât să se potrivească bine cu diagrama Gantt. Toate reperele sunt desemnate prin simboluri de diamant pe cronologia proiectului.
Puteți adăuga și personaliza repere din meniul panglică diagramă Gantt. Odată ce mergi la panglica Gantt, vei vedea un simbol diamant. Faceți clic pe acesta pentru a adăuga o nouă etapă sau pentru a edita una existentă.
Etape de proiect
Creativ este încă o altă platformă populară pentru șabloane și diagrame profesionale. Puteți vizita site-ul web pentru a accesa câteva șabloane interesante de diagrame de reper pe care echipele de dezvoltare a produselor și părțile interesate le înțeleg cu ușurință.
Dacă proiectați corect diagrama de reper folosind diagrame Gantt și cronologie ale proiectului, puteți utiliza diagrama ca loc centralizat pentru managementul proiectelor. Creately vă permite să colaborați live cu resurse externe și interne. În plus, puteți configura notificări inteligente pentru a afla ori de câte ori cineva face modificări la panoul de reper.
Diagrama de reper al proiectului
Cronologia biroului este, de asemenea, o destinație populară pentru suplimente care funcționează online sau offline cu aplicațiile dvs. preferate Microsoft Office, cum ar fi PowerPoint și Excel. Deși majoritatea acestor instrumente de cronologie sunt plătite, puteți descărca o versiune de probă gratuită pentru a vă vizualiza etapele. Dacă găsești șablonul benefic, poți cumpăra o licență comercială de la Office Timeline.
Diagrama sa de reper conține o cronologie a proiectului și simboluri de bază, cum ar fi diamante, cercuri și pătrate pentru a indica reperele. Cronologia proiectului este în esență o scală de timp orizontală pe care apar reperele. Puteți adăuga date de reper, cum ar fi data de început, descrierea, resursele și data de încheiere.
FAQ
Diagrama Gantt este diferită de diagrama de reper?
Diagramele Gantt sunt instrumente diferite de management al proiectelor decât diagramele de reper. Diagramele Gantt vă vor spune ce activități trebuie să finalizați pentru a finaliza un proiect.
Dimpotrivă, o diagramă de reper vă spune datele de încheiere până la care trebuie să livrați anumite livrabile ale proiectului sau să prezentați un raport.
Cuvinte finale
Etapele de referință fac o mare diferență pentru orice proiect în mai multe moduri. Dacă sunteți manager de proiect și nu ați stabilit reperele proiectului, este momentul potrivit pentru a face asta. Dimpotrivă, dacă sunteți membru al echipei de proiect și doriți să stabiliți repere pentru o navigare fără efort a proiectului sau a proceselor de dezvoltare a produsului, discutați acum cu liderul de proiect.
Până acum, ați trecut prin elementele de bază simple ale reperelor, diagramelor de reper și avantajele acestora. De asemenea, ați învățat cum să creați unul pentru orice proiect sau dezvoltare de produs. În plus, v-am prezentat câteva dintre cele mai bune șabloane de diagrame de reper pe care le puteți începe chiar acum, fără a pierde timpul creând unul de la zero.
De asemenea, vă recomandăm să citiți articolul Foaia de parcurs a proiectului: Ghid și șabloane gratuite pentru o mai bună raportare a proiectului către părțile interesate.