Top 12 software de management de proiect pentru IMM-uri

Succesul proiectelor este direct legat de modul în care sunt gestionate. Instrumentele adecvate sunt cheia pentru a atinge acest succes!

Managementul eficient al proiectelor este elementul esențial care asigură finalizarea cu succes a acestora, permițând companiilor să se dezvolte. Acesta nu este un titlu senzațional; am fost martor direct la două companii de software (unde am lucrat) care s-au prăbușit în decurs de 1-2 ani din cauza unei gestionări necorespunzătoare a proiectelor. Multe altele și-au văzut lansările de produse amânate cu luni bune. Deși sunt de acord că, similar altor domenii, managementul proiectelor este uneori afectat de practici dubioase, acest lucru nu diminuează importanța și impactul său real.

Același principiu se aplică și instrumentelor de management al proiectelor. Cele performante pot îmbunătăți eficiența managerială, reduce durata proiectelor, diminua confuzia și frustrarea. Vă prezint așadar câteva dintre cele mai bune instrumente de management al proiectelor, adaptate pentru companii de toate dimensiunile și nevoile.

Teamwork

Așa cum sugerează și numele, Teamwork facilitează colaborarea eficientă între echipe, oferind în același timp părților interesate o perspectivă clară asupra evoluției proiectului.

Teamwork integrează panouri similare cu cele din Trello și funcții de urmărire a timpului. Dacă sunteți în căutarea unei aplicații curate și practice, cu aceste caracteristici, Teamwork este ideal pentru dumneavoastră. Este gratuită pentru până la cinci utilizatori, iar planurile premium încep de la 9 USD per utilizator pe lună.

Merită menționat că Teamwork este o suită de produse, aplicația de management de proiect fiind doar una dintre ele. Include de asemenea un CRM, un software de suport tehnic, un sistem de gestionare a documentelor, o aplicație de chat (asemănătoare cu Slack) și multe altele.

Monday

Când aveți nevoie de o platformă de management al proiectelor capabilă să gestioneze atât proiecte simple, cât și portofolii complexe, Monday poate fi soluția. Beneficiați de un nivel avansat de management al proiectelor cu funcții personalizabile, care vă permit să planificați, să stabiliți strategii și să livrați rezultate optime.

Monday facilitează colaborarea eficientă între membrii echipei, aducându-i împreună pe o singură platformă. Astfel, puteți spori implicarea, accelera dezvoltarea proiectelor și elimina barierele de comunicare.

Veți fi la curent cu starea proiectului și veți putea accesa rapid aprobările bugetare, stadiul sarcinilor, actualizările progresului, productivitatea echipei și multe altele printr-un tablou de bord interactiv și intuitiv. Cu ajutorul diagramelor Gantt, puteți vizualiza, planifica, monitoriza și gestiona totul, luând decizii informate bazate pe date reale. În fiecare etapă a ciclului de viață al proiectului, puteți modifica și controla dependențele, linia de bază și etapele importante ale proiectului.

Puteți monitoriza volumul de muncă al fiecărui membru cu ajutorul datelor actualizate în timp real, observând capacitatea lor curentă și putând aloca eficient resursele. Astfel, veți economisi timp pe care îl veți putea investi în activități mai creative, reducând munca repetitivă. Nu se limitează la un singur stil; beneficiați de o varietate de șabloane pentru diferite proiecte, pe care le puteți alege în funcție de preferințele dumneavoastră.

Aceste șabloane sunt concepute special pentru program, portofoliu și managementul proiectelor. Organizați și prioritizați sarcinile echipei pentru a avea vizibilitate deplină. Puteți adăuga cronologii, alinia toți membrii și stabili termene limită.

Există o varietate de moduri de a vizualiza datele, folosind abordări agile, cascade și hibride. Instrumentul vă permite de asemenea să implicați părțile interesate cu date în timp real și actualizări live, folosind automatizări pentru a eficientiza proiectele și a economisi timp.

De asemenea, menține standarde înalte de securitate, cu funcții precum proprietatea completă a datelor, jurnale de audit detaliate și permisiuni de acces, pentru a asigura o experiență sigură pentru utilizator. Se integrează perfect cu instrumente precum Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams etc.

Monday oferă patru planuri de prețuri, pe care le puteți alege în funcție de nevoile și dimensiunea echipei dumneavoastră. Dacă nu sunteți sigur, puteți începe cu o perioadă de încercare gratuită.

Smartsheet

Smartsheet oferă instrumente inteligente de management al proiectelor, utilizate în prezent de aproximativ 90% dintre companiile din Fortune 100.

Această platformă inteligentă de management este ideală pentru colaborare eficientă și oferă flexibilitate prin intermediul formatelor de vizualizare grilă, Gantt, card și calendar.

Puteți aplica formule celulelor și coloanelor pentru calcule simple în aceleași foi sau între foi separate. Smartsheet acceptă politici de autentificare robuste, permițând utilizarea unei singure acreditări pe toată platforma.

Modificările sunt actualizate automat în toate zonele relevante. Funcția de „Formulare” include logică condițională care permite colectarea feedback-ului de la publicul țintă.

Automatizările pre-configurate reduc munca repetitivă, iar funcția de „Proofing” centralizează totul într-un tablou de bord unic, facilitând aprobările și sugestiile.

Platforma permite publicarea foilor și rapoartelor pentru toți utilizatorii, inclusiv cei din afara Smartsheet, pentru o acoperire mai extinsă.

Smartsheet oferă o perioadă de probă gratuită de 30 de zile pentru a testa toate funcțiile fără niciun risc.

Basecamp

Basecamp este un veteran în domeniul managementului proiectelor. Lansat în 2004, a rămas fidel principiilor de simplitate și claritate. Acești dezvoltatori au creat framework-ul web foarte popular Ruby on Rails, ceea ce sugerează că au experiență în crearea unor instrumente simple și utile. 🙂

Basecamp include echipe, proiecte, sarcini, dar are și câteva caracteristici notabile pe care aș dori să le evidențiez:

• Chat în timp real: Folosind Basecamp, nu este necesar să schimbați între platforme pentru a comunica în timp real. Chat-urile de grup includ toate funcționalitățile așteptate în prezent de la o aplicație de chat: @mențiuni, atașamente media, emoji și altele.
• Acces clienți: Basecamp permite integrarea clienților direct în proiectele dumneavoastră (controlând ce pot vedea sau nu) și colaborarea eficientă. Puteți redirecționa e-mailurile clienților către Basecamp, iar livrabilele pot fi vizualizate, discutate și aprobate direct în platformă.
• Liste de sarcini: Oricât de avansate devin instrumentele de management al proiectelor, listele de sarcini rămân utile. Există multe situații în care sarcinile sunt clare pentru toți cei implicați și este necesară o modalitate rapidă de a le urmări. În Basecamp, listele de sarcini sunt funcționale, cu memento-uri și notificări automate, eliminând necesitatea de a solicita actualizări de stare. 😉
• Panouri de mesaje: Atunci când se generează idei sau se fac anunțuri, pot apărea discuții relevante care se pot pierde ușor. Panourile de mesaje Basecamp vă permit să transformați aceste comunicări într-un spațiu structurat, unde echipa poate discuta, reacționa și atașa fișiere.
• Documente și fișiere: Sistemul de gestionare a documentelor și fișierelor din Basecamp este solid. Toate proiectele sunt încărcate și stocate, iar fișierele modificate sunt versionate. Documentele Google pot fi partajate și editate direct în Basecamp.

Basecamp este o platformă practică, potrivită pentru echipe de toate dimensiunile, ale căror cerințe sunt generale și simple. Este important de menționat că Basecamp nu este ideal pentru sarcini foarte specializate (cum ar fi dezvoltarea software Agile), lucru pe care compania nu îl ascunde.

Un avantaj major este prețul: un abonament fix de 99 USD pe lună (indiferent de dimensiunea echipei!) face ca Basecamp să fie o opțiune atractivă.

Jira

Spre deosebire de Basecamp, Jira este o suită de management al proiectelor orientată spre gestionarea proiectelor software agile. Prin urmare, piața țintă, prețurile, complexitatea și capabilitățile diferă. Adesea, echipele de software încep cu Basecamp și apoi trec la Jira.

Jira este dezvoltat de Atlassian, compania din spatele BitBucket, care pentru o perioadă lungă de timp a fost preferată de proiectele cu sursă închisă în detrimentul GitHub-ului, datorită depozitelor private nelimitate.

Dacă echipele dumneavoastră de software au crescut până la punctul în care instrumentele de management al proiectelor folosite până acum par inadecvate, este momentul să treceți la Jira. De la planificarea proiectelor până la raportare, urmărirea erorilor și gestionarea riscurilor, Jira oferă tot ce aveți nevoie. Iată câteva caracteristici notabile ale Jira:

• Un set bogat de API-uri disponibile pentru cei care doresc să construiască interfețe alternative pentru fluxurile de lucru.
• Panouri Scrum și Kanban.
• Sunt acceptate multiple metodologii de dezvoltare. Dacă acestea nu sunt suficiente, există opțiunea de a vă crea propria metodologie.
• Se integrează cu peste 3.000 de aplicații.
• Automatizarea inteligentă, cum ar fi alocarea automată a sarcinilor, legarea problemelor la cod, reduce efortul mental și permite crearea rapidă a fluxurilor de lucru complexe.
• Raportare puternică și extinsă.

Jira este un instrument costisitor, mai ales comparativ cu alte platforme populare de management al proiectelor. Costul per utilizator pe lună (7 USD pentru standard, 14 USD pentru premium) poate ajunge la mii de dolari pentru echipele mari. Totuși, acest cost este compensat de faptul că, fără Jira, echipele de această dimensiune ar fi cu greu gestionabile. 🙂

Asana

Asana este un instrument de management al proiectelor cu scop general, axat pe viteză și intuitivitate. Asana este un exemplu excelent de aplicație bine concepută, cu o singură pagină. Totul se întâmplă instantaneu la un clic, ceea ce este foarte util când lucrați sub presiune.

Iată câteva dintre caracteristicile remarcabile ale Asana:

• Volumul de muncă: Această caracteristică oferă o imagine de ansamblu a volumului de lucru al fiecărui membru al echipei. Astfel, puteți vedea dintr-o privire dacă echipele de marketing, design și inginerie vor putea colabora la modificările importante ale produsului din luna următoare.
• Cronologii vizuale: Cronologia proiectelor în Asana este structurată vizual și foarte eficientă. Acestea vă permit să planificați un proiect cu ușurință și să vizualizați progresul acestuia.
• Calendar: Calendarul Asana este conectat la toate sarcinile și planificarea, indicând modul în care este structurat programul echipei. Este instrumentul ideal pentru a verifica dacă programul este sincronizat și funcțional.
• Verificarea imaginii: Aceasta este doar o denumire sofisticată, dar funcția de bază este foarte utilă – permite recenzorilor să adauge comentarii la diferite părți ale unei imagini. Aceasta este foarte valoroasă pentru echipele de design, deoarece colectarea feedback-ului fără referințe vizuale precise este adesea dificilă.

Versiunea de bază a Asana este gratuită și permite maximum 15 membri ai echipei. Dacă aveți nevoie de mai mulți membri sau doriți să accesați funcții avansate, precum consola de administrare și verificarea imaginilor, prețurile încep de la 10 USD pe utilizator pe lună.

Există multe alte funcționalități, însă spațiul nu permite acoperirea tuturor. Concluzia este că Asana a crescut rapid în popularitate și este o alegere excelentă pentru managementul proiectelor, indiferent de dimensiunea organizației.

Trello

Trello oferă o abordare minimalistă și simplă a managementului proiectelor. Nu include caracteristici complicate care necesită un studiu aprofundat și un angajament substanțial. De fapt, puteți număra funcțiile cheie pe degetele unei singure mâini. Înainte să respingeți această platformă, dați-i o șansă.

Trello a preluat conceptul de Panou Kanban din metodologia software Agile și l-a popularizat. Ideea este simplă: sarcinile sunt create în carduri, care sunt stivuite pe unul dintre numeroasele panouri create.

Aceste panouri pot reprezenta orice: departamentele companiei, stadiul sarcinii sau chiar lunile anului. Membrii echipei pot comenta cardurile, pot participa la discuții și pot atașa imagini. După finalizarea sarcinii de pe un card, acesta este mutat la următorul panou. Iată un exemplu:

Planul gratuit al Trello este foarte util, având ca limitare numărul de panouri și dimensiunea atașamentelor, nu numărul de utilizatori! Pentru majoritatea utilizatorilor, acest plan este suficient, deși planurile premium încep de la 10 USD per utilizator pe lună. Dacă sunteți o echipă mică (sau chiar o singură persoană!) ale cărei proiecte nu necesită o planificare complexă, Trello este o opțiune distractivă și eficientă!

Podio

Următorul pe listă este Podio, o platformă robustă pentru echipe mari și companii care au nevoie de personalizare și funcționalități CRM.

De ce să folosiți Podio? Iată câteva motive:

• Personalizare: Spre deosebire de mulți concurenți, Podio oferă opțiuni extinse de personalizare. Acest lucru vă permite nu doar să modificați funcționalitatea modulelor sale, ci și să eliminați elementele care nu sunt relevante pentru dumneavoastră.
• CRM integrat: Podio CRM include gestionarea informațiilor despre clienți, urmărirea parcursului clientului, urmărirea oportunităților și alte funcții importante ale unui CRM.
• Managementul angajaților: Podio oferă suport excelent pentru gestionarea angajaților, permițându-vă să gestionați cheltuielile, concediile, fluxurile de lucru și multe altele dintr-un singur loc.
• Managementul proiectelor: Colaborarea cu clienții, conectarea e-mailurilor la sarcini, drepturi de acces personalizate, planificarea proiectelor Scrum și implementarea sprinturilor, toate acestea sunt incluse.
• Managementul evenimentelor, managementul e-mailului, managementul afacerilor… lista continuă! 🙂

Deși Podio are un plan gratuit, acesta oferă doar managementul de bază al sarcinilor. Sincer, există puține motive pentru a utiliza planul de bază, în afară de a testa platforma. Nivelurile plătite sunt cele care deblochează funcții importante, iar costurile variază între 9 USD și 24 USD per utilizator pe lună.

Airtable

În materie de inovație, Airtable este cea mai interesantă dezvoltare recentă în instrumentele de management al proiectelor. Puteți considera Airtable ca un spreadsheet „pe steroizi” – și chiar compania îl descrie în acest fel – dar, în opinia mea, această viziune minimalizează adevăratele capabilități ale instrumentului.

Airtable include într-adevăr foi de calcul, dar este atât de îmbunătățit cu funcții încât s-ar putea să ajungeți să nu mai folosiți programul dumneavoastră preferat de foi de calcul! Iată un exemplu:

Este la fel de concis ca un spreadsheet, dar include o separare vizuală a sarcinilor, etichete colorate ușor de distins, posibilitatea de a aloca sarcini membrilor echipei, notificări și multe altele.

O altă caracteristică extraordinară sunt „Blocks” – module mici, complete și specializate, pe care le puteți include în fluxurile de lucru pentru a crește productivitatea. Știu că sună abstract, așa că iată câteva exemple concrete: hărți și geocodare, diagrame Gantt, diagrame cu bare/linii/dispersie, generatoare de pagini vizuale, explorator de modele 3D, urmărire timp, organigrame. Aceste „Blocks” sunt funcționale și pot fi introduse în orice sarcină și flux de lucru.

Adăugați la acestea funcțiile uzuale, cum ar fi gestionarea documentelor, panouri Kanban și calendare și veți avea la dispoziție un instrument remarcabil.

Cel mai important, prețul: planul gratuit permite echipe de dimensiuni nelimitate, singura limitare fiind că o singură bază (foaie) nu poate conține mai mult de 1.200 de elemente. Această ofertă este greu de refuzat!

Microsoft Project

Când Microsoft creează ceva, s-ar putea să nu fie cea mai atrăgătoare platformă, dar își face treaba bine, iar oamenii nu se mai pot desprinde de ea. Windows, Office, Outlook, Sharepoint și Exchange sunt câteva exemple în acest sens. Același lucru este valabil și pentru Microsoft Project, un produs conceput special pentru managerii de proiect profesioniști, care lucrează cu echipe mari.

Indiferent dacă este vorba despre managementul proiectelor, managementul resurselor sau managementul portofoliului, Microsoft Project oferă un instrument cuprinzător pentru a înțelege complexitatea proiectelor cu precizie. Recent, Microsoft a adăugat suport pentru fluxurile de lucru Agile, care vor atrage companiile care au echipe ce lucrează în acest mod.

Există două motive principale pentru a alege acest instrument:

• Instalare on-premise: Deși instrumentele prezentate anterior sunt excelente, multe companii nu pot găzdui date în afara propriilor active din motive de conformitate. Microsoft Project oferă o versiune on-premise, ușurând implementarea în acest context.
• Stabilitate pe termen lung: Microsoft este o companie cu tradiție, ceea ce vă oferă certitudinea că procesele dumneavoastră de afaceri nu vor fi oprite brusc din cauza închiderii companiei care a dezvoltat instrumentul.

Planificare, PMP, Enterprise – dacă aceste cuvinte vă sunt cunoscute, atunci Microsoft Project este pentru dumneavoastră!

TeamGantt

După cum sugerează și numele, TeamGantt este pentru diagramele Gantt ceea ce este Trello pentru panourile Kanban. Compania s-a concentrat pe diagramele Gantt ca principal (și unic) instrument pentru planificarea și fluxurile de lucru ale proiectelor. Deși acest lucru limitează funcționalitatea, face ca TeamGantt să fie ușor de utilizat și eficient.

Însă nu vă lăsați induși în eroare de ideea că singurul lucru pe care îl puteți face cu TeamGantt este să creați diagrame Gantt. Există numeroase funcționalități menite să faciliteze colaborarea, cum ar fi:

• Conversații
• Managementul documentelor
• Urmărirea timpului
• Dependențe (reprezentarea proiectelor care depind de alte proiecte)

Planul gratuit permite doar trei membri și un proiect, oferind posibilitatea de a testa aplicația. Planurile plătite costă 10 USD și 15 USD per utilizator pe lună. Dacă sunteți de părere că diagramele Gantt sunt cele mai eficiente pentru dumneavoastră și doriți să vă construiți fluxurile de lucru în jurul acestora, TeamGantt este o alegere elegantă și utilă.

Zoho Projects

Zoho Projects este una dintre numeroasele oferte de la Zoho, o companie cu care ați putea fi deja familiarizat. Zoho Projects poate fi considerată o combinație solidă a tuturor funcțiilor prezentate anterior.

Diagrame Gantt, etape, urmărirea erorilor, foi de pontaj, managementul documentelor, funcții financiare, integrare cu aplicații populare, forumuri și multe altele – oferă o varietate de funcții de înaltă calitate. Planul de bază este gratuit pentru până la 10 utilizatori, iar după aceea costul variază între 20 și 35 USD pe lună (cost lunar fix, nu per utilizator).

Zoho Projects este o opțiune bună în sine, dar este și mai practică dacă folosiți deja suita de aplicații de afaceri Zoho.

Concluzie

Nu se poate nega că instrumentele de management al proiectelor sunt esențiale pentru succesul unei echipe. Cu atâtea opțiuni disponibile, poate fi dificil să alegeți ce este cel mai potrivit pentru dumneavoastră. De aceea, această listă include cele mai bune și diferite instrumente. Sper din tot sufletul să vă ajute să alegeți instrumentul potrivit! 🙂