Te confrunți cu dificultăți în gestionarea salariilor în cadrul afacerii tale în expansiune? Îți recomandăm să explorezi Zoho Payroll, un sistem inteligent conceput pentru a simplifica plata și procesarea taxelor pentru angajați.
Având în vedere complexitatea sarcinilor legate de gestionarea plăților, beneficiilor, majorărilor și reținerilor de impozite pentru angajați, companiile de toate dimensiunile adoptă software specializat. Acesta oferă o soluție centralizată pentru toate aceste operațiuni. Un astfel de instrument este cunoscut sub numele de aplicație de salarizare.
Cu toate acestea, numeroase companii consideră majoritatea aplicațiilor de salarizare ca fiind prea complicate. Uneori, companiile trebuie să angajeze echipe dedicate de contabili și directori de resurse umane (HR) doar pentru a utiliza instrumentul respectiv.
Procesul de salarizare nu ar trebui să fie atât de complex. Deși nu este o operațiune direct productivă pentru o companie, aceasta necesită o atenție sporită din partea proprietarului afacerii, a membrilor consiliului de administrație și a directorului financiar (CFO).
Imaginează-ți o aplicație cu adevărat simplă, care poate fi operată de un singur administrator de salarizare pentru mii de angajați. Vom analiza în detaliu aplicația Zoho Payroll și vom evidenția cum acest instrument financiar inovator de la Zoho face față acestei provocări.
Ce reprezintă Zoho Payroll?
Zoho Payroll este o aplicație de salarizare cloud, integrată în platforma Zoho Books. Această aplicație a fost proiectată având în vedere legile fiscale și de muncă din SUA, facilitând procesarea salariilor prin automatizare și respectarea normelor legale.
Instrumentul oferă calculul automat al salariilor, generarea fluturașilor de salariu și asigură plata angajaților la timp, crescând astfel satisfacția și implicarea acestora. De asemenea, include un modul de conformitate care ajută afacerea să respecte cerințele legale federale. În plus, oferă structurarea salariilor pentru a gestiona diverse aranjamente salariale pentru angajați diferiți.
Mai mult, oferă angajaților un portal de autoservire pentru a descărca formulare și fluturași de plată sau pentru a încărca declarații de investiții în scopuri fiscale. Această platformă de autoservire reduce sarcinile administrative ale personalului de salarizare, permițându-le să se concentreze asupra unor activități mai importante.
Aplicația se integrează perfect cu funcționalitățile HRMS prin intermediul Zoho People și sincronizează procesele contabile din Zoho Books cu Zoho Payroll, facilitând astfel angajarea și plata rapidă a noilor angajați.
Zoho Payroll se potrivește start-up-urilor, întreprinderilor mici, mijlocii și chiar companiilor mari. În prezent, instrumentul respectă regulile federale fiscale și de muncă din statele California, New York, Washington, Tennessee, Carolina de Nord, Texas, Florida, Illinois și Kansas. Totuși, poți solicita acces anticipat pentru alte state, deoarece Zoho lucrează la extinderea acoperirii geografice.
Funcționalitățile Zoho Payroll
#1. Gestionarea Angajaților
Nu este eficient să gestionezi angajații într-un sistem de resurse umane și să procesezi salariile într-un instrument contabil separat. Zoho a implementat un modul de gestionare a angajaților direct în aplicația Zoho Payroll.
Această funcționalitate oferă toate instrumentele necesare, cum ar fi integrarea personalului, gestionarea documentelor digitale și gestionarea plecărilor angajaților. Poți importa datele istorice ale salariilor angajaților și să continui procesul de salarizare chiar dacă te afli la mijlocul exercițiului financiar în curs.
#2. Procesarea Salariilor
Zoho Payroll vine cu un modul intuitiv de procesare a salariilor, care simplifică gestionarea acestora. Personalul de salarizare poate pregăti plățile, aproba intrările de salarizare și finaliza rularea salariilor fără dificultate.
Funcția de salarizare include subfuncții precum calculul brut-net, revizuirea statului de plată aprobat, programarea zilei de plată (săptămânal, bisăptămânal, lunar) și efectuarea plăților online direct în conturile bancare.
Ai atât angajați salariați, cât și freelanceri care lucrează pe oră? Nu este o problemă să procesezi plățile conform contractelor lor, deoarece instrumentul oferă tipuri de plăți și caracteristici de tarifare flexibile. De asemenea, plățile bonusurilor sunt ușor de realizat, deoarece aplicația calculează automat beneficiile și reținerile fiscale.
#3. Beneficii de Salarizare și Contabilitate
Modulul de beneficii de salarizare și contabilitate permite includerea asigurărilor de sănătate, beneficiilor de pensionare și a beneficiilor impozabile într-un pachet de compensare pentru angajați. Biblioteca Zoho Payroll oferă diverse pachete de beneficii, de la planuri de pensionare 401(k) la asigurări de sănătate. Poți selecta componentele dorite dintr-o listă detaliată.
Poți gestiona concediile plătite, concediile medicale și politicile de concediu folosind instrumentele integrate ale acestei aplicații de salarizare. În plus, poți permite angajaților cu sold de concediu excedentar să încaseze PTO-urile la momentul părăsirii companiei.
#4. Taxe și Formulare
Nu mai este nevoie să cauți pe internet clarificări privind regulile fiscale sau formulare de salarizare. Modulul Taxe și Formulare din Zoho Payroll include toate reglementările în vigoare pentru statele acceptate din SUA. Trebuie doar să selectezi taxa de stat și federală potrivită pentru a finaliza procesul de depunere.
De exemplu, selectează Formularul 944 pentru a genera un raport automat al obligațiilor fiscale anuale ale companiei tale pentru impozitele federale reținute pe venit, asigurările sociale și Medicare. Similar, selectează Formularul 941 pentru a obține declarația trimestrială pentru declarațiile fiscale ale depozitelor fiscale totale, asigurărilor sociale și impozitului reținut la sursă din salariile angajaților.
#5. Indicatori de Salarizare
Analiza datelor de salarizare este esențială pentru optimizarea afacerii și reducerea cheltuielilor inutile. Zoho Payroll îți oferă informații valoroase prin intermediul funcției Indicatori de Salarizare.
Aceasta creează un rezumat al cheltuielilor care prezintă toate costurile, cum ar fi salariile, contribuțiile, beneficiile, taxele de stat și cele federale. Poți exporta aceste rapoarte către alte instrumente de business intelligence pentru o analiză aprofundată.
#6. Administrarea Salariilor
Administrarea salariilor este o caracteristică esențială a oricărui software de salarizare standard. Aceasta îți permite să controlezi accesul la aplicație pentru personalul de salarizare, directori și manageri.
Dacă gestionezi o forță de muncă distribuită, cu angajați sau contractori în SUA sau în străinătate, Administrarea salariilor îți permite să creezi locații de lucru diferite pentru a monitoriza plățile angajaților cu ușurință.
Beneficiile Zoho Payroll pentru Angajați
- Să fii plătit la timp pentru orele de lucru precise, evitând disputele.
- Respectarea taxelor federale cu ușurință.
- Primirea plăților în siguranță prin transferuri bancare.
- Accesul la documente de salarizare, cum ar fi fluturașii de salariu și formularele fiscale, printr-o platformă de autoservire.
Beneficiile Zoho Payroll pentru Start-up-uri
- Controlul operațiunilor de salarizare prin permisiuni și acces bazat pe roluri.
- Concentrarea pe marketingul produselor/serviciilor și pe relațiile cu investitorii prin automatizarea procesului de salarizare pentru plăți, taxe și beneficii.
- Crearea unui sistem de autoservire pentru distribuirea formularelor fiscale, a dovezilor de investiții și a fluturașilor de plată.
- Reducerea cheltuielilor cu personalul departamentului de salarizare.
Beneficiile Zoho Payroll pentru Întreprinderile Mici
- Calcularea exactă a plăților angajaților, evitând pierderi inutile.
- Evaluarea și pregătirea ușoară a taxelor, economisind timp.
- Plăți automate și securizate ale salariilor prin Forte.
- Sincronizarea cu Zoho Books pentru datele contabile de salarizare, eficientizând întregul proces.
Aplicația Mobilă Zoho Payroll
Aplicația mobilă Zoho Payroll funcționează ca un portal de autoservire pentru angajați, similar cu versiunea web. Angajații pot descărca aplicația din Apple Store și Google Play pentru smartphone-urile lor.
Angajații pot vizualiza fluturașii de plată și borderourile de plată în această aplicație mobilă. De asemenea, pot obține o defalcare detaliată a planurilor de compensare din aceeași aplicație și pot planifica timpul liber consultând soldurile și politicile PTO.
Alternative la Zoho Payroll
OnPay
OnPay este un instrument de salarizare care include și funcții HR și beneficii pentru angajați. Aplicația web online facilitează accesul și operarea. În plus, include o gamă largă de tipuri de afaceri, cum ar fi start-up-uri, profesioniști independenți, agricultură, cabinete stomatologice, restaurante, ONG-uri, contabili etc.
Aplicația facilitează integrarea rapidă a noilor angajați, antreprenori și furnizori. Permite conectarea și organizarea documentelor și a datelor financiare ale angajaților într-o singură aplicație securizată. Mai mult, OnPay poate fi integrat cu alte aplicații financiare precum Xero și QuickBooks.
Rippling
Rippling este un instrument complet de procesare a plăților, automatizat pentru companiile mici și mari. Suportă reținerea la sursă a taxelor, salariile, beneficiile și respectarea reglementărilor pentru toate cele 50 de state ale SUA. În plus, facilitează gestionarea angajaților și a contractorilor internaționali, oferind funcționalitățile necesare.
Pe lângă conformitatea automată a forței de muncă și declarațiile fiscale, aplicația oferă funcții esențiale, cum ar fi monitorizarea timpului liber plătit (PTO), monitorizarea orelor de lucru, înregistrarea zilelor de lucru și raportarea detaliată a salariilor. Funcția de cod de muncă permite vizualizarea costului angajaților pentru fiecare client și identificarea modalităților de economisire.
Patriot Software
Patriot Software este un alt instrument popular de procesare a plăților angajaților. Împreună cu modulul de salarizare, oferă și o funcție contabilă completă, în cazul în care alegi să te abonezi. Aplicația online, compatibilă cu dispozitivele mobile, este folosită de startup-uri din diverse industrii și de companii consacrate.
Poți alege între salarizare de bază și cu servicii complete, în funcție de dimensiunea afacerii tale și de complexitatea salarizării. În planul de bază, poți rula salariile și depune taxele pe cont propriu. În schimb, dacă ești foarte ocupat cu generarea de venituri, poți opta pentru planul cu servicii complete, unde echipa Patriot Software se va ocupa de depunerea taxelor federale.
Concluzii
Această analiză ar trebui să evidențieze clar caracteristicile valoroase ale Zoho Payroll pentru afaceri. De asemenea, articolul te ajută să iei decizii strategice atunci când trebuie să alegi aplicația potrivită pentru gestionarea salariilor pentru start-up-uri, întreprinderi mici și mijlocii.
Poți utiliza instrumentul și pentru afaceri mari, având opțiunea flexibilă de a scala. Încearcă aplicația gratuit acum pentru a experimenta diferența și funcționalitățile de productivitate de care ai nevoie.
Poți lua în considerare și soluțiile ADP HR și Payroll.